فكر فيما وراء جدول البيانات: 3 أدوات يمكنها تحسين فعاليتك التشغيلية

العمليات اليومية هي جوهر كل عمل. يحافظ الموظفون وأوامر المبيعات والعمليات والمعدات والأدوات على استمرار عمل الشركة. يجب أن تتحرك كل قطعة من هذه القطع في كثير من الأحيان كالساعة حتى يكون النشاط التجاري ناجحًا. عندما تظهر الانقطاعات أو الاختناقات ، يمكن أن تؤدي إلى خفض الإنتاجية وتعطيل وظائف العمل وتعريض الأمن والسلامة للخطر.

تعد إدارة شركاتهم بكفاءة وسلاسة أولوية قصوى لأصحاب الأعمال. ولا يمكن أن تكون هذه المهمة أكثر أهمية في وقت تتزايد فيه التهديدات عبر الإنترنت ومعايير الامتثال المعقدة. سنناقش أدناه ثلاث أدوات يمكن أن تعزز الفعالية التشغيلية للشركة مع إبقائها آمنة.

1. برامج الحوكمة والمخاطر والامتثال

تجعل قوانين خصوصية المستهلك وتهديدات برامج الفدية وخطر انتهاكات البيانات العمل في العصر الرقمي معقدًا بشكل متزايد. ومع ذلك ، لا يمكن إلقاء اللوم على تقنيات الشبكات مثل الإنترنت فقط. الأفراد والعمليات هم العوامل الأخرى التي يمكن أن تعرض الشركات للمخاطر وقضايا الامتثال.

لنفترض أن شركتك تبني أبراجًا خلوية وتؤجر المعدات لشركات أخرى وشركات اتصالات لاسلكية. هدفك هو استكمال بناء الأبراج بأقل قدر ممكن من التكاليف ، حتى تتمكن من تحقيق أقصى قدر من الربح. لكن العمل في هذه الصناعة يعني أنه يجب عليك الامتثال للوائح البلدية والولائية والفيدرالية.

إن تركيزك على عمليات البناء وتكاليفه ليس بالضرورة نهجًا خاطئًا. ومع ذلك ، فقد تسبب ذلك في اختيار الشركة لمعدات سوببر في الماضي. لم تكن المعدات أقل من معايير الصناعة فحسب ، بل قامت الحكومة الفيدرالية أيضًا بحظرها بسبب مخاوف تتعلق بالأمن القومي. كان على الشركة أن تمر بعملية مؤلمة ومكلفة لاستبدال معدات الراديو الخاصة بكل برج.

تساعد حلول الحوكمة والمخاطر والامتثال في تقييم التقنيات والإشراف البشري والعمليات التي تخلق نقاط ضعف الأعمال. يُعرف هذا النهج أيضًا باسم GRC ، وينظر إلى عمليات الشركة كنظام شامل. بدلاً من رفع العلم الأحمر في إجراء واحد ، تُظهر أداة مركز الخليج للأبحاث كيف تخلق العمليات بأكملها مخاطر محتملة. يمكن للمالكين والمديرين بعد ذلك تحديد الأساليب والقرارات التي قد لا تكون في مصلحة الشركة بشكل واضح.

2. نظم إدارة المخزون

يجب أن تجد الشركات التي تبيع المنتجات طرقًا لإيواء المخزون ونقله وتتبعه. تعتمد عملياتك أيضًا على الإمدادات والمعدات الداخلية ، حتى لو كان عملك لا يبيع منتجات ملموسة. يجب عليك الاحتفاظ بعلامات تبويب على أصول شركتك ، مثل أجهزة الكمبيوتر وتراخيص البرامج والمواد المكتبية. خلاف ذلك ، قد يخرج انكماش المخزون أو خسارته عن نطاق السيطرة ، وقد يكون تحديد المصادر أمرًا صعبًا.

يمكن أن يصبح انكماش المخزون مكلفًا بسرعة ، وقد تشير المصادر إلى مخاوف أمنية أكبر. تكشف بعض الأبحاث أن سرقة الموظفين والسرقة من المتاجر تسبب 78.3٪ من خسارة المخزون. تمثل أخطاء الرياضيات والأوراق 15.4٪ من الحالات ، بينما يؤدي احتيال البائع إلى 3.7٪ منها. 3.9٪ أخرى تأتي من أسباب غير معروفة لا تستطيع الشركات تتبعها ، أحيانًا بسبب ضعف أو عدم كفاية العمليات.

تساعد أنظمة إدارة المخزون على تحسين عمليات تتبع المخزون ومراقبته والتحكم فيه. تعمل هذه التطبيقات أيضًا على مزامنة تغييرات توزيع الأصول والمنتجات مع زيادة الشركة لمواقعها. يمكنك معرفة مكان المنتجات والأصول الأخرى في الوقت الفعلي ، بما في ذلك مقدار القيمة التي تمثلها. تعمل أنظمة إدارة المخزون أيضًا على أتمتة العمليات الحسابية ، مثل تكاليف الشراء والإهلاك ، والتي يمكن أن تساعد في تحديد مكان حدوث الانكماش.

عندما يكون لديك أكثر من مستودع واحد يستقبل المنتجات ويشحنها إلى متاجر متعددة ، فمن الصعب مواكبة جداول البيانات. بالنسبة إلى الشركات غير العاملة في مجال البيع بالتجزئة ، فإن جداول البيانات ليست ديناميكية بما يكفي لتتبع مكان انتقال أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة المحمولة الصادرة عن الشركة. أنت بحاجة إلى نظام آلي يدير مستويات المخزون والأصول بكفاءة ولا يتطلب تدخلاً بشريًا ثابتًا.

3. تطبيقات إدارة علاقات العملاء

هل لا يزال عملك يدير قاعدة عملائه باستخدام جداول البيانات؟ إلى جانب كونه مضيعة للوقت ، قد يعرض هذا النهج شركتك لمخاوف تتعلق بالأمان والخصوصية. نظرًا لأن جداول البيانات تتطلب إدخالًا ومعالجة مستمرة للبيانات ، فقد تحتوي على معلومات قديمة. قد يكون لديك أشخاص في جدول البيانات لم يعودوا عملاء أو لا يرغبون في تلقي اتصالات معينة.

على سبيل المثال ، قد يرغب بعض العملاء في إلغاء الاشتراك في رسائل البريد الإلكتروني الترويجية أو المتعلقة بالتسويق. سيتعين على شخص ما إنشاء عمود في جدول البيانات الخاص بك للإشارة إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون التسويق مسؤولاً عن استعراض جدول البيانات يدويًا لتحديد من يجب عليهم إزالته من قائمتهم. ثم هناك مشكلة مشاركة جدول البيانات وتخزينه ، بما في ذلك إدارة وصول الموظفين والامتثال للوائح الخصوصية.

تعمل تطبيقات إدارة علاقات العملاء على تبسيط بيانات العميل وتفضيلات الاتصال وأمن المعلومات. يسمح لك تطبيق CRM بتقييد وصول الموظفين ومنح مستويات أذونات مختلفة. على سبيل المثال ، قد يحتاج موظفو المبيعات والخدمة إلى عرض الأذونات وتعديلها لإضافة معلومات العميل أو تغييرها. ومع ذلك ، ربما لا يحتاجون إلى وصول المسؤول الذي يسمح لهم بإضافة مستخدمين أو حذفهم أو دمج برامج أخرى.

تمتد إمكانيات برنامج CRM إلى الاتصالات التسويقية ، بما في ذلك قوائم البريد الإلكتروني. لنفترض أن العميل يتلقى رسائل ترويجية كل شهر ، لكنه لم يعد يرغب في رؤيتها. يمكنهم إلغاء الاشتراك ، وإزالتهم تلقائيًا من قائمة جهات اتصال التسويق. بينما ستبقى معلوماتهم في قاعدة البيانات ، سيسجل تطبيق CRM أيضًا إجراءات العميل. سيرى الموظفون على الفور سبب عدم تلقي هذا العميل لرسائل البريد الإلكتروني الترويجية.

أدوات لتعزيز الفعالية التشغيلية

يتطلب تحقيق الفعالية التشغيلية إيجاد وتنفيذ أفضل الممارسات التي تعمل على تحسين الجودة أو الكفاءة أو الأداء. التطبيقات البرمجية هي أدوات مهمة تساعد الشركات على تنفيذ أفضل الممارسات. في حين أن جداول البيانات ربما تكون قد قطعتها في الماضي ، إلا أنها يمكن أن تصبح الآن حاجزًا أمام الامتثال والإنتاجية والأمان. تعمل الحلول الأكثر ديناميكية ، مثل برنامج GRC وأنظمة إدارة المخزون وتطبيقات CRM ، على إزالة العقبات التشغيلية التي قد تعرض نجاح الأعمال للخطر.