Seguridad en la nómina: 12 medidas que debes tomar hoy
Publicado: 2021-09-25Antes de entrar en la discusión de cómo garantizar la seguridad de la nómina, comprendamos qué es.
La seguridad de la nómina se puede definir como las medidas tomadas (en forma de instalación de software en algunos casos) para garantizar la protección de la información sensible sobre la empresa y sus empleados.
Es importante contar con un sistema de nómina seguro para evitar la pérdida de propiedad intelectual, la interrupción de las operaciones comerciales, los ataques de ransomware y el pago de multas y sanciones reglamentarias. Además, no tener un sistema de nómina seguro también puede afectar los pagos oportunos a los empleados y otras partes como vendedores, proveedores, etc.
Imagine experimentar una brecha de seguridad de datos en su sistema de nómina. No solo perderá datos importantes y confidenciales de empleados y empresas, sino que también perderá la confianza de sus empleados y la reputación de su marca. Tener un sistema de nómina seguro puede resultar una ventaja competitiva, ya que puede optimizar las operaciones de recursos humanos, la confidencialidad y la transparencia de los datos, lo que puede ayudarlo a retener empleados talentosos.
Ahora que tenemos una comprensión adecuada de qué es la seguridad de la nómina y por qué es importante, exploremos las 12 formas y medidas que puede tomar para reforzar la seguridad de la nómina.
12 medidas que debe tomar para garantizar la seguridad de la nómina
- Capacitar a los empleados en el uso del sistema de nómina: capacitar a cada nuevo empleado sobre el uso del sistema de nómina les ayuda a comprender el protocolo de acceso y uso compartido de información confidencial. Para mantener los estándares de seguridad, se debe proporcionar capacitación uniforme obligatoria a cada nuevo miembro.
- Limitación del acceso: la mayoría de las empresas operan sobre la base de la "necesidad de saber" cuando se trata de compartir datos confidenciales. La misma regla debe aplicarse para mantener la seguridad de la nómina. Es pertinente asegurarse de que los empleados no tengan acceso a los registros de los demás para que la información confidencial no sea mal manejada.
- Segregación de deberes: el manejo de la seguridad de la nómina no debe ser un trabajo de una sola persona. Si una persona tiene acceso a todo el funcionamiento del sistema, podría terminar usándolo para su beneficio. Sin embargo, si el proceso se divide entre varias personas, las posibilidades de que una persona maneje mal o se aproveche de la información confidencial se vuelven muy bajas.
- Actualización de su software: si el software que está utilizando para la seguridad de la nómina no se actualiza regularmente, puede convertirse en un objetivo para la piratería u otras amenazas de seguridad. Puede proporcionar pautas claras con respecto a las actualizaciones en las pautas de nómina de la empresa para que sus empleados también estén en la misma página. Las actualizaciones deben reflejarse en todos los niveles en lugar de actualizarse manualmente para cada departamento.
- Eliminación cuidadosa de información confidencial: todos los documentos importantes que se supone que deben eliminarse deben eliminarse con cuidado. La trituración segura de documentos confidenciales y proporcionar acceso a los mismos solo al personal autorizado es esencial para garantizar la seguridad de la nómina.
- Estandarización del proceso de aprobación de solicitudes externas: las consultas externas de acreedores o compañías hipotecarias con un interés financiero pueden dejarlo vulnerable a una posible infracción. La creación de un sistema estándar para que dicha información esté disponible o la creación de una base de datos pública son opciones viables. Todos los empleados deben estar capacitados para seguir los procedimientos adecuados para divulgar cualquier información confidencial sobre los empleados y la empresa.
- Actualización periódica de las credenciales de inicio de sesión: además de otras medidas de seguridad, contar con un proceso de actualización periódica de las credenciales de inicio de sesión puede resultar una estrategia eficaz para evitar posibles amenazas a la seguridad. La frecuencia del cambio depende de las necesidades únicas de su negocio y la probabilidad de posibles infracciones.
- Revisión de los informes de control de nómina: la revisión de los informes de control puede ayudar a identificar cualquier discrepancia, como la entrada de horas de trabajo, obligaciones tributarias, horas extras acumuladas, etc.
- Clasificación de datos según la sensibilidad: esta es una medida eficaz para hacer cumplir la accesibilidad segura de la información entre los empleados. Por ejemplo, la información más confidencial solo sería accesible para la alta dirección, cualquier información confidencial del cliente solo estaría disponible para las personas que trabajan con ese cliente en particular.
- Reforzar la seguridad al dar de baja a los empleados: si no sigue el procedimiento adecuado al dar de baja a los empleados, es posible que sus antiguos empleados puedan acceder al sistema a través de sus credenciales. Para reducir la probabilidad de cualquier amenaza, es importante recuperar los activos de la empresa, como computadoras portátiles y credenciales de seguridad, y desactivar sus cuentas.
- Realización de auditorías periódicas de nómina: las auditorías ayudan a los propietarios de empresas a detectar discrepancias y ayudan a garantizar el cumplimiento de las normas fiscales. En general, una auditoría de nómina debe realizarse anualmente. Sin embargo, las auditorías trimestrales o mensuales pueden ayudar a detectar cualquier infracción desde el principio y obtener información sobre el estado del sistema de nómina.
- Prevención del robo de tiempo: El robo de tiempo o la falsificación de la hoja de horas es cuando un empleado tergiversa intencionalmente el tiempo que ha trabajado en su hoja de horas. El robo de tiempo es la forma más común de fraude de nómina y aparentemente afecta al 75% de las empresas en los EE. UU. cada año. Sin embargo, muchos sistemas de nómina incluyen funciones de seguridad para salvaguardar los informes de hojas de tiempo. Puede encontrar los mejores sistemas de nómina para ayudarlo a hacer cumplir la seguridad de la nómina.
Para resumir
Los fraudes de seguridad ocurren de varias maneras, desde falsificaciones de hojas de tiempo hasta trabajadores que falsifican sus salarios y filtraciones de información. Todos estos problemas causan un daño significativo a la empresa y su reputación.
Para evitar esto, es importante mantener la seguridad de la nómina, porque no solo lo protege de las infracciones de seguridad y los fraudes, sino que también refuerza la uniformidad y la organización de los datos.
Consejos profesionales:
- La integración del software de nómina con un sistema de asistencia puede ayudarlo a prevenir el fraude en la hoja de horas.
- La formalización de un sistema integral de baja en el software puede evitar que los empleados fantasma obtengan acceso no autorizado. Es fundamental aprovechar el software adecuado para evitar daños a largo plazo y evitar que se produzcan fraudes en primer lugar.
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