Word에서 편지 병합을 사용하여 편지, 레이블 및 봉투를 만드는 방법

편지 병합은 개인화된 편지, 레이블, 봉투, 전자 메일 및 디렉터리를 능률적으로 만드는 데 도움이 되는 Microsoft Word 기능입니다. 편지 병합은 가장 일반적으로 사용되는 MS Word 기능이 아니기 때문에 일부 사용자는 Word에서 편지 병합을 수행하여 편지, 레이블 및 봉투를 만드는 방법을 모를 수 있습니다.

각 문자, 레이블 또는 기타 문서를 수동으로 개인화하는 데 드는 시간을 절약하려는 경우 편지 병합이 유용할 수 있습니다. 편지 병합 편지를 만들어 본 적이 없더라도 프로세스는 매우 간단하며 아래에서 각 단계를 안내합니다.

편지 병합 편지를 만드는 방법

Microsoft Word에는 편지 병합 편지를 만드는 과정을 안내하는 마법사가 있습니다. 마법사는 사용하려는 편지와 편지의 수신자를 묻는 메시지를 표시하므로 삽입할 수 있는 수신자 목록이 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우 큰 문제는 없습니다. 언제든지 수동으로 받는 사람 목록을 추가할 수 있습니다.

1. Word 문서를 열고 메시지를 입력합니다. 개인화된 요소(예: 제목, 이름, 도시 등)는 생략합니다. 지금은 다음과 같이 이러한 요소를 삽입할 위치에 공백을 남겨둘 수 있습니다.

2. 템플릿이 준비되면 상단 리본에서 우편물 > 편지 병합 시작 > 단계별 편지 병합 마법사 를 선택합니다.

3. MS Word 창의 오른쪽 테두리를 따라 새 창이 나타납니다. 이 프로세스를 안내하는 마법사입니다. 첫 번째 단계로 작업 중인 문서 유형을 선택해야 합니다. 편지 를 선택하고 다음: 문서 시작 을 선택합니다.

4. 다음에 편지 병합에 사용할 문서를 선택해야 합니다.
   편지 내용을 이미 입력했다면 현재 문서 사용 을 선택하십시오.
   바로 사용할 수 있는 템플릿을 사용하려면 템플릿에서 시작을 선택합니다. 시작 문서를 선택했으면 수신자 선택 을 클릭합니다.

5. 다음 단계는 수신자를 선택하는 것입니다. 받는 사람 데이터로 채워진 Excel 시트가 있다고 가정하면 기존 파일 사용 옵션을 선택하고 다음 섹션에서 찾아보기 를 선택하여 데이터를 가져올 수 있습니다.

탐색기를 사용하여 수신자 목록이 포함된 시트로 이동하고 시트를 선택한 다음 열기 를 선택합니다.

시트를 선택하면 테이블 선택 창이 표시됩니다. 관련 테이블을 선택합니다. 데이터에 해당하는 경우 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글 이 포함됨 텍스트 옆의 확인란을 선택하고 확인 을 선택합니다.

다음으로 Word에서 병합에 사용할 받는 사람 목록이 표시됩니다. 모든 것이 좋아 보이면 확인 을 선택합니다.

Excel 시트를 추가했으면 다음: 편지 쓰기 를 선택합니다.

6. 이제 편지에 자리 표시자를 추가할 준비가 되었습니다. 자리 표시자를 추가할 위치로 커서를 이동하고 편지 병합 창에서 추가 항목 을 선택합니다.

관련 자리 표시자를 선택하고 삽입 을 선택하여 편지에 추가할 수 있는 병합 필드 삽입 대화 상자가 열립니다.

7. 모든 병합 필드를 삽입했으면 다음: 편지 미리보기 를 선택합니다.

이렇게 하면 편지 병합으로 생성된 모든 편지의 미리 보기가 표시됩니다. 편지 병합 창에서 화살표 단추를 사용하여 편지 미리 보기를 전환할 수 있습니다.

8. 다음: 병합 완료를 선택합니다 . 다음 단계에서 인쇄 (모든 문자를 인쇄하려는 경우) 또는 개별 문자 편집 > 모두 (문자를 단일 문서로 병합하려는 경우)를 선택합니다.

편지 병합 레이블을 만드는 방법

메일링 리스트를 Excel 시트에 깔끔하게 정리하여 누군가의 메일링 세부정보가 필요할 때 현기증을 느끼지 않도록 하는 것은 항상 좋은 생각입니다. 그러나 레이블을 인쇄하려는 경우 Excel 시트 편집에서 레이블이 잘리지 않습니다. 대신 MS Word에서 편지 병합 레이블을 만들어야 합니다.

1. 메일링 세부정보가 포함된 Excel 시트가 이미 있는 경우 다음 단계로 건너뛸 수 있습니다. 그렇지 않은 경우 Excel 시트에 메일링 리스트를 구성하십시오. 헤더(이름, 성, 주소 등)를 추가하고 목록을 정렬합니다.
2. MS 워드로 전환합니다. 레이블을 만드는 데 마법사를 사용합니다. 빈 문서를 열고 우편물 > 편지 병합 선택 > 단계별 편지 병합 마법사를 선택합니다.

3. 레이블 을 선택한 다음 다음: 문서 시작 을 선택합니다.

4. 다음 화면에서 문서 레이아웃 변경 을 선택합니다. 그런 다음 레이블 옵션 을 선택하여 제품 번호와 레이블 브랜드를 설정합니다.

확인 을 선택하면 문서에 설명된 레이블이 표시됩니다. 그렇지 않은 경우 표 디자인 > 테두리 로 이동하고 눈금선 보기를 선택합니다.

5. MS Word의 우편물 탭으로 돌아가서 받는 사람 선택 > 기존 목록 사용을 선택합니다.

메일 목록이 포함된 Excel 파일로 이동합니다. 파일을 선택하고 열기 를 선택합니다.

6. 테이블 선택 창이 표시됩니다. 통합 문서에 여러 시트가 있는 경우 여기에 항목이 두 개 이상 표시됩니다. 메일링 리스트가 포함된 것을 선택하십시오. 데이터의 첫 번째 행에 열 머리글이 포함됨 텍스트 옆의 확인란을 선택하고 확인 을 선택합니다.

7. MS Word는 메일링 리스트를 가져옵니다. 주소 블록 을 선택합니다. 오른쪽의 미리보기를 보십시오.

원하는 모양이 아닌 경우 필드 일치를 선택합니다. 모든 세부 정보가 워크시트의 적절한 헤더와 일치하는지 확인하고 확인 을 선택 합니다 .

미리보기를 다시 봅니다. 좋아 보이면 확인 을 선택합니다.

8. 이제 레이블에 <<AddressBlock>> 이 표시됩니다. 우편물 > 레이블 업데이트 로 이동하여 모든 레이블에 <<AddressBlock>> 을 추가합니다.

9. 이제 레이블을 병합할 준비가 되었습니다. 우편물 > 완료 및 병합 > 개별 문서 편집 으로 이동합니다.

작은 창이 팝업되는 것을 볼 수 있습니다. 모두 를 선택한 다음 확인 을 선택합니다.

10. 이제 모든 레이블이 병합된 것을 볼 수 있습니다.

편지 병합 봉투를 만드는 방법

편지 병합 봉투를 만드는 것은 레이블과 거의 같지만 약간의 조정이 있습니다.

다시 우편물 > 편지 병합 시작 > 단계별 편지 병합 마법사 를 클릭합니다. 하지만 이번에는 봉투 를 선택한 후 아래에서 다음: 문서 시작 을 선택합니다.

1. 시작 문서를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 봉투 옵션 을 선택하여 배달/반품 주소의 봉투 크기와 위치를 선택하고(다음 단계 참조) 다음: 수신자 선택 을 선택합니다.

2. 봉투 옵션 을 선택하면 작은 창이 나타납니다. 원하는 봉투 크기를 선택하고 글꼴과 배송 위치 및 반품 주소를 선택하십시오.

3. 마법사의 다음 단계는 받는 사람을 선택하는 것입니다. 기존 목록 사용 (수신자 데이터가 포함된 Excel 시트가 이미 있다고 가정)을 선택하고 찾아보기 를 선택하여 파일을 찾습니다 . 관련 파일을 선택하고 다음: 봉투 정렬 을 클릭합니다.

4. 다음 화면에서 주소 블록 을 선택하고 원하는 모양인지 미리보기를 보고 확인을 선택 합니다 .

이제 봉투에 <<AddressBlock>> 이 표시됩니다.

5. 다음: 봉투 미리보기를 선택합니다. 이전 단계에서 본 것과 동일한 미리보기가 문서에 표시됩니다. 마법사 창의 화살표 버튼을 사용하여 봉투 사이를 전환할 수 있습니다.

이제 봉투를 병합할 준비가 되었습니다. 다음: 병합 완료를 선택합니다 .

6. 다음 화면에 개별 봉투 편집 옵션이 표시됩니다. 그것을 선택하고 모두 를 선택하여 모든 레코드를 병합하고 확인 을 선택합니다.

이제 모든 봉투가 단일 문서로 병합된 것을 볼 수 있습니다.

대량 인쇄 및 이메일 전송이 간편해짐

편지 병합을 사용하면 편지, 레이블 또는 봉투를 사용자 지정하는 데 드는 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 하지만 MS Word로 할 수 있는 일은 이것이 전부가 아닙니다. 연하장, 소책자 및 색인 카드를 만들 수도 있습니다.

편지 병합은 한동안 사용되어 왔지만 프로세스를 효율적으로 만들고 싶다면 Microsoft Office 2019에서 살펴보고 싶을 수 있는 몇 가지 깔끔한 기능을 도입했습니다.