Un cadru de economisire a costurilor în cloud pentru CIO

În calitate de proprietar sau lider al unei afaceri, există câțiva factori pe care trebuie să îi luați în considerare și să puneți în aplicare pentru operațiunile bune de zi cu zi ale afacerii dvs. Unii dintre acești factori includ ușurința accesului pietonilor și vehiculelor, calitatea și cantitatea produselor și/sau serviciilor dvs., cererea și evaluarea clienților, securitatea mediului dumneavoastră și informațiile clienților, printre alți alți factori.

Cu toate acestea, există un aspect important care este de obicei neglijat de proprietarii de afaceri și acesta este guvernarea costurilor și cadrul de economisire a costurilor care ghidează organizația în cheltuieli. Acest lucru explică de ce multe organizații cheltuiesc mulți bani pe abonamente și instrumente inutile și mai târziu nu au nimic de cheltuit sau de investit atunci când apare o nevoie mai importantă.

Nu există nicio regulă care să le ghideze sau să le reglementeze costul, ei operează practic un sistem „Cheltuiește la voință”. Motivul pentru care neglijează guvernarea costurilor este că de fapt nu au o cunoaștere convingătoare a numeroaselor sale beneficii și, dacă ești o astfel de persoană care citește acest articol chiar acum, ești în locul potrivit. Stabiliți-vă în timp ce vă prezentăm importanța sa, pas cu pas, în cuvintele lui Gartner.

Este vital pentru fiecare afacere ca directorii informatici să urmeze un cadru de optimizare a costurilor care va ajuta la determinarea domeniilor necesare pentru a reduce costurile IT și ale afacerii din cauza consecințelor economice cauzate de pandemia din 2020, a menționat Gartner.

Gartner, care a produs această analiză, a concluzionat că pandemia de COVID-19 a crescut nivelul obișnuit de presiune asupra directorilor CIO cu 50% pentru a face mai mult cu puținul pe care îl au și a lua decizii dificile.

Cesar Lozada, analist principal de cercetare la Gartner, a remarcat într-un articol despre cadrul în șase pași(1) că „Ideile de optimizare a costurilor sunt de obicei cântărite aproape exclusiv pe potențialele lor economii de costuri, fără a lua în considerare efectele pe care le-ar putea avea astfel de economii de costuri propuse. pe afaceri” și acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile mari.

El a spus și cităm:- „Acest lucru este echivalent cu prioritizarea noilor inițiative bazate doar pe potențialele beneficii, fără a se preocupa de impactul lor. Folosirea beneficiului potențial ca singur criteriu de decizie ar putea duce la o listă prioritizată de inițiative care ar putea genera economii, dar ar putea fi, de asemenea, riscante, ar putea avea impact negativ asupra afacerii sau cel mai probabil eșuează.”

Chris Ganly, director senior de cercetare la Gartner, a mai remarcat: „Pentru ca companiile să obțină cele mai sustenabile rezultate de afaceri(2), directorii trebuie să se asigure că managementul costurilor depășește simpla reducere a costurilor, înghețarea cheltuielilor sau reducerea personalului, deoarece aceasta este de obicei gândire pe termen scurt”, a mai spus el, „Organizațiile ar trebui să abordeze managementul costurilor ca pe un efort expansiv care poate avea o semnificație imediată și pe termen lung pentru performanța afacerii. Managementul costurilor necesită o combinație de abordări și îmbunătățiri care să atingă fiecare parte a organizației, dacă este de a servi cu adevărat întreprinderii.”

Gartner a recomandat ca CIO și liderii IT trebuie să pună accent și să se concentreze pe șase domenii de bază ori de câte ori trebuie să evalueze costurile, beneficiile, eficiența și viabilitatea diferitelor inițiative de optimizare a costurilor. Acești șase factori sunt motivele pentru care ar trebui să construiți și să mențineți un cadru pentru guvernarea costurilor.

(Citiți și: Cloud Computing | Ghid definitiv pentru începători )

De ce ar trebui să construiți un cadru de guvernare a costurilor?

• Beneficiu financiar potențial

  Trebuie să luați în considerare în ce măsură (fie mici, medii sau mari și dacă sunt pozitive sau negative) inițiativele de cost vor afecta rezultatul final. CEO-ul și conducerea trebuie să pună întrebări vitale, cum ar fi:

  
  1. Cât de mult va economisi întreprinderea dacă acțiunea este implementată?
  2. Cum afectează acțiunea fluxul de numerar al întreprinderii?
  3. Dacă se întreprinde această acțiune, cât va fi disponibil pentru investiție companiei?

• Impactul asupra afacerii

  Vă va ajuta să determinați nivelul de impact (fie mic, mediu sau mare) pe care îl va avea o inițiativă asupra tuturor angajaților dvs. și asupra activităților de afaceri de zi cu zi. Deci, practic, sunteți pe o monitorizare pentru a vedea dacă acea inițiativă va avea un impact negativ sau pozitiv asupra productivității sau lansării unui produs.

• Necesar de timp

  Lucrurile bune necesită adesea timp, iar guvernarea costă, de asemenea. Rețineți că va dura timp pentru ca companiei să realizeze economiile de costuri și valoarea îmbunătățită a afacerii din inițiativele de optimizare a costurilor, indiferent de metoda utilizată. Întrebarea importantă pe care trebuie să o pună CIO este cum arată acel interval de timp (săptămâni, luni sau chiar dacă durează mai mulți ani).

  Deși majoritatea organizațiilor preferă lunile, s-a dovedit că un interval de timp care implică ani aduce de obicei mai multe profituri și beneficii pe termen lung.

• Gradul de risc organizațional

  Știți că eficacitatea și eficiența inițiativei de optimizare a costurilor depind parțial de capacitatea echipelor de a se schimba și de a se adapta la noua realitate? Dacă conducerea companiei este capabilă să articuleze beneficiile unei inițiative solide de optimizare a costurilor cu modificări minime ale proceselor organizaționale, atunci ei vor putea demonstra cât de impact ar putea fi rezultatele afacerii și să ofere o bază pentru succes.

• Gradul de risc tehnic

  Dar riscurile tehnice inevitabile? Riscul, chiar și în cea mai mică formă a sa, va exista întotdeauna, dar pentru a atenua riscul tehnic, directorii CIO trebuie să evalueze modul în care o inițiativă de optimizare a costurilor va fi integrată în operațiunile curente și arhitectura întreprinderii.

  Orice tip de întârziere cauzată de sau atribuită inițiativei ar putea duce probabil la o pierdere a furnizării de servicii, servicii slabe pentru clienți sau producție și productivitate teribile.

• Cerința de investiție

  Înainte de a începe orice proiect sau inițiativă de optimizare a costurilor, consiliul executiv trebuie să se așeze, să discute, să sprijine și să fie de acord să-l finanțeze. CIO trebuie să se asigure că prezintă un caz de afaceri care să arate modul în care inițiativa de optimizare a costurilor va îmbunătăți procesele de afaceri, productivitatea, timpul de lansare pe piață și altele asemenea, spre deosebire de a continua pur și simplu cu status quo-ul obișnuit.

  Este important ca nivelul de investiție necesar să fie evaluat înainte de a putea fi realizate economii reale.

(Citiți și: 4 tendințe de luat în considerare în cloud computing )

Gânduri finale

Pentru orice afacere care este dispusă, nu doar să supraviețuiască, ci și să prospere în timpul acestei crize economice care a cuprins întreaga lume, acești șase factori trebuie să fie în fruntea listei lor atunci când iau în considerare construirea unui cadru de guvernanță a costurilor.

Alte resurse utile:

Top 14 beneficii ale cloud computingului pentru afacerea dvs. în 2020

Contabilitatea în cloud: un ghid pentru începători

Top 15 instrumente de migrare în cloud în 2020

15 Cele mai bune practici importante de securitate cibernetică pentru angajații de la distanță