Что такое счет-проформа и как его создать?

Счет-проформа действует как котировка или смета, позволяя вам указать детали заказа и обеспечить предоплату, прежде чем брать на себя риск доставки. Но если он составлен неправильно, счет-проформа может вызвать серьезные головные боли, задержки и упущенную выгоду.

В этой статье вы узнаете все о счетах-проформах: от того, что они собой представляют, до того, как шаг за шагом их создавать. Вы узнаете, какие необходимые детали нужно включить, избежите любительских ошибок и будете использовать счета-проформы для бесперебойной обработки заказов каждый раз.

Независимо от того, являетесь ли вы небольшим продавцом электронной коммерции, выполняющим ваши первые заказы, или опытным менеджером по экспорту, это руководство поможет вам. К концу вы сможете уверенно создавать счета-проформы, которые произведут впечатление на покупателей и ускорят торговлю. Итак, давайте начнем!

TLDR; Что такое счет-проформа и как его создать?

• Счета-проформы — это предварительные счета, в которых перед отправкой описываются предлагаемые детали заказа.
• Они используются в торговле для определения условий, обеспечения оплаты и ускорения таможенных процедур.
• Проформы действуют как котировки, а окончательные счета-фактуры выставляют счета за товары после доставки.
• Проформы требуют такой информации, как количество, цены, способ доставки, пошлины и условия оплаты.
• Продавцы используют счета-проформы, чтобы снизить риски при экспортных заказах и получить предоплату.
• Покупатели могут просмотреть и подтвердить расходы перед завершением покупки.
• Проформы в конечном итоге становятся окончательными счетами-фактурами после отправки груза.

Счета-проформы и стандартные счета

Счета-проформы функционируют как ценовые котировки, а окончательные счета-фактуры документируют фактическую доставку и требуют оплаты. Юридически проформы представляют собой договорное предложение, требующее одобрения покупателя, а стандартные счета-фактуры служат доказательством продажи полученных товаров.

Проформы предоставляют оценки перед отправкой, чтобы обеспечить авансовые платежи в соответствии с согласованными условиями. Стандартные счета-фактуры требуют оплаты после отгрузки товаров, которые покупатель уже получил в соответствии с этими условиями.

Проформы снижают риск благодаря согласованным условиям, но не позволяют обращаться за помощью в случае неоплаты. Стандартные счета-фактуры доказывают выполнение заранее согласованных условий с возможностью обращения в суд, если они не оплачены.

Вместе проформа и стандартные счета-фактуры формально документируют начало и завершение продаж, защищая при этом как покупателя, так и продавца. В Интернете можно найти множество шаблонов счетов-проформ. А такие инструменты, как бесплатный генератор счетов от Freshbooks, помогают легко создавать стандартные счета.

Что такое счет-проформа?

Счет-проформа — это предварительный счет, отправляемый покупателям перед отправкой товаров или услуг. В отличие от обычного счета-фактуры, требующего оплаты, в счете-проформе излагаются детали заказа, чтобы дать покупателю время подтвердить и организовать оплату до отправки заказа.

Счета-проформы обычно используются в торговых и экспортных заказах. Они позволяют экспортерам определить коммерческие детали с покупателем и обеспечить предоплату, прежде чем брать на себя риски и логистику доставки.

В то время как обычный счет-фактура представляет собой счет с просьбой оплатить уже доставленные товары, счет-проформа представляет собой скорее цитату или смету с подробным описанием того, что продавец намеревается отправить, и предлагаемых затрат, если покупатель согласен. Думайте об этом как о форме заказа, согласованной до производства или доставки.

Как только покупатель утвердит счет-проформу и внесет необходимые изменения, он отправит платеж на основе данных проформы. Затем продавец преобразует проформу в окончательный коммерческий счет-фактуру и отправляет товар.

Счета-проформы вносят ясность в заказы и защищают продавцов, требующих залога. Они также ускоряют таможенный процесс, поскольку коммерческие детали устанавливаются заранее. По этим причинам счета-проформы являются стандартной практикой при экспорте.

Ключевые детали в счете-проформе

Счет-проформа включает все соответствующие сведения о заказе, покупателе и коммерческую информацию для надлежащего документирования экспортной транзакции. Ключевые детали включают в себя:

• Номер счета/идентификатор для внутреннего отслеживания
• Название поставщика, адрес, контактная информация
• Имя покупателя, адрес, контактная информация
• Более полное описание товаров
• Точные объемы отгрузки
• Цена за единицу каждого товара
• Подробный список, отображающий затраты
• Условия оплаты и сроки оплаты
• Валюта транзакции
• Инкотермс, устанавливающие обязанности покупателя/продавца.
• Способ доставки и сроки доставки
• Страхование и транспортные расходы
• Применимые налоги и пошлины
• Общая сумма к оплате от покупателя
• Срок действия предложения
• Подписи покупателя и продавца

Счета-проформы помогают избежать сюрпризов в дальнейшем, поскольку все коммерческие аспекты заранее отражены в официальном ценовом предложении. Они позволяют обеим сторонам подтвердить логистику, такую ​​​​как стоимость доставки, налоги и ожидаемую доставку, до оплаты.

Обеспечение точных данных в проформе также ускоряет последующее окончательное выставление счетов и таможенный процесс. Покупатель приобретает уверенность, зная, за что и когда он платит. Ключевое значение имеет раннее определение этих особенностей.

Использование и преимущества счетов-проформ

Счета-проформы имеют несколько ключевых преимуществ:

Для торговли: счета-проформы позволяют экспортерам заранее в письменной форме определить операции, затраты, условия и обязанности. Это уменьшает недоразумения и сюрпризы при доставке.

Для расценок/оценки: Проформы представляют собой официальную расценку с указанием предлагаемых цен и деталей. Покупатели могут подтвердить объем и стоимость в письменной форме, а не полагаться на неформальные обсуждения.

Для обеспечения оплаты: Продавцы могут потребовать залог или предоплату на основании проформы до начала производства. Это гарантирует, что они не возьмут на себя расходы до тех пор, пока не будет произведена оплата.

Для таможенного оформления: подробные счета-проформы ускоряют таможенное оформление в стране покупателя. Когда таможенники заранее знают стоимость и подробную информацию, они избегают задержек доставки, связанных с заниженной стоимостью.

Для управления недвижимостью: счета-проформы позволяют управляющим недвижимостью предоставить арендаторам подробную смету затрат до начала работ. Это позволяет арендатору просматривать и утверждать прогнозируемые расходы на техническое обслуживание, ремонт или реконструкцию. Как только арендатор подписывает счет-проформу, у управляющего недвижимостью возникает обязательство по оплате, и он может с уверенностью планировать работы. Счета-проформы уменьшают путаницу, поскольку обеспечивают четкую письменную запись объема и стоимости услуг по управлению имуществом . Они также дают арендаторам возможность увидеть прогнозируемые расходы для целей составления бюджета.

Счета-проформы также поддерживают покупателей благодаря ясности в отношении затрат, гибкости для внесения изменений перед завершением оформления, а также возможности заранее организовать финансирование или открыть аккредитивы. В целом, счета-проформы снижают риски и задержки на каждом этапе.

Создание счета-проформы

Создание счета-проформы включает в себя:

Сбор необходимой информации. Соберите подробную информацию о покупателе, продуктах/услугах, количествах, стоимости, условиях продажи, способе доставки, дате доставки, а также налогах или пошлинах.

Использование шаблона счета-фактуры. Используйте шаблон проформы, чтобы обеспечить запись всех обязательных полей и юридического языка. Многие бухгалтерские программы или инструменты онлайн-выставления счетов предоставляют шаблоны.

Настройка полей шаблона. Заполните шаблон деталями транзакции, коммерческими условиями, расчетами и итоговыми суммами. Четко опишите продукты и определите количество, тарифы и затраты.

Проверка перед окончательной доработкой. Перед отправкой покупателю дважды проверьте все коммерческие детали, характеристики, тарифы и итоговые суммы. Попросите кого-нибудь еще проверить, чтобы выявить ошибки.

Рассмотрите возможность нумерации счетов и включения ограничений по срокам. Последовательная нумерация счетов и включение даты истечения срока действия предотвращает путаницу и обеспечивает организованность предложений.

В целом, выставление счетов-проформ является простым процессом. Цель — обеспечить полную и точную информацию, профессиональный формат и быструю доставку покупателю для предварительного рассмотрения и утверждения. Благодаря организованному подходу и тщательной проверке счета-проформы ускоряют процесс экспортных продаж.

Отправка и получение платежа

Как только счет-проформа будет составлен, незамедлительно отправьте его покупателю. Дайте понять, что следующим шагом будет проверка всех деталей и организация оплаты в соответствии с указанными условиями.

После того, как покупатель утвердит форму, он отправит оплату за депозит или полную указанную сумму. Только после получения оплаты продавец должен произвести или отправить заказ.

После отгрузки товара продавец отправляет окончательный коммерческий счет-фактуру за поставленные товары на основании соглашения-проформы. Окончательный счет-фактура действует как счет продажи после доставки.

Преобразование счета-проформы в окончательный счет-фактуру

При преобразовании проформы в окончательный счет проверьте наличие необходимых корректировок:

• Если фактическая стоимость доставки отличалась, обновите стоимость перевозки/страхования.
• Если налоги или пошлины оказались выше, скорректируйте итоговые суммы соответствующим образом.
• Если количества изменились в связи с производством, измените отдельные позиции.
• Если покупатель запросил изменения, примените любые кредиты/изменения.

После внесения всех утвержденных изменений преобразуйте проформу в окончательный коммерческий счет:

• Обновите заголовок на «Счет-фактура».
• Отметьте его как оригинальную копию, а не как дубликат.
• Обновите общие суммы или ставки, если они были скорректированы.
• Добавьте дату выставления счета и дату платежа
• Примечание «Счет-фактура» заменяет проформу.

Благодаря этим шагам проформа плавно становится окончательным платежным документом.

Ключевые выводы: что такое счет-проформа и как его создать?

За большим риском приходит большая награда. Для экспортеров счета-проформы являются ключом к безопасному получению глобальных выгод.

Эти предварительные «формы предложений» заранее снижают риск, согласовывая с покупателями затраты, логистику и оплату до того, как вы выполните крупные заказы. Больше никаких сюрпризов в последнюю минуту или задержек на таможне!

Теперь у вас есть полное руководство по созданию впечатляющих счетов-проформ, которые сделают вашу компанию опытным экспортером. Вы знаете, какие детали следует определить, ошибок следует избегать и шаги, которые следует выполнить безупречно. Самое главное, вы точно понимаете, как счета-проформы защищают прибыль и ускоряют продажи.

Мир ждет. Клиенты вашей мечты в самых отдаленных уголках земного шара ждут вас. Воспользуйтесь этими возможностями, вооружившись своим опытом в счетах-проформах. Плавно подготавливайте котировки, фиксируйте депозиты, ускоряйте таможню и уверенно управляйте клиентами, используя эти важные торговые инструменты. Просто помните: сначала проформы, затем прибыль. Теперь идите процветать на этих рынках! Чего же ты ждешь?