วิธีการวาดแผนภาพองค์กร?

ส่วนนำ:

แผนผังองค์กรหรือแผนผังองค์กรโดยทั่วไปคือภาพประกอบลำดับชั้นของโครงสร้างภายในของบริษัทที่แสดงโครงร่างของพนักงานและหัวหน้าที่แตกต่างกันตามบทบาท ความรับผิดชอบ และความสัมพันธ์ส่วนบุคคลภายในเอนทิตีหนึ่งๆ ในแผนผังองค์กรแบบละเอียด เราแสดงพนักงานและบทบาทตามลำดับตามกรอบ และบางครั้งเรายังใช้รูปถ่ายและข้อมูลติดต่ออื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแผนผังองค์กรแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับแผนกนั้นๆ

แผนผังองค์กรที่ใช้บ่อยที่สุดคือ:

• โครงสร้างองค์กรแบบลำดับชั้น
• แผนผังองค์กรการทำงาน
• แผนผังองค์กรแนวนอน
• โครงสร้างแผนผังองค์กรเมทริกซ์
• โครงสร้างแผนผังองค์กรเครือข่าย
• และอื่น ๆ

อย่างที่คุณเห็น มีโครงสร้างที่แตกต่างกันให้เลือกเมื่อมีแผนจะวาดไดอะแกรมแผนผังองค์กร และจะซับซ้อนขึ้นหากเราใช้วิธีดั้งเดิมในการวาดแผนผังองค์กร

องค์กรส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร เช่น EdrawMax เพื่อสร้างแผนผังองค์กรอย่างง่ายดาย ประโยชน์บางประการของการใช้ซอฟต์แวร์ผังองค์กรคือ:

• ช่วยในการแก้ไขรายละเอียดของพนักงานโดยไม่กระทบต่อโครงสร้างทั้งหมด
• เพิ่มรูปภาพ ไอคอน และองค์ประกอบกราฟิกอื่นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแผนผังองค์กรโดดเด่น
• ซอฟต์แวร์ผังองค์กรทำให้การแชร์เนื้อหากับสมาชิกในทีมใหม่หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นเรื่องง่าย
• ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร พนักงานหรือสมาชิกในทีมสามารถระบุหัวหน้าทีมทั้งหมดได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ
• ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำงานร่วมกันจากระยะไกล เพื่อให้สมาชิกในทีมเสมือนสามารถตรวจสอบและอัปเดตแผนผังองค์กรได้อย่างง่ายดาย

ความสำคัญของแผนผังองค์กร

แผนผังองค์กรธุรกิจเชื่อมโยงผู้คนภายในองค์กร การสร้างแผนผังองค์กรได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นโซลูชันที่เหมาะสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตหรือองค์กรที่ต้องการส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันมากขึ้นที่ทุกคนแบ่งปันข้อมูล ประโยชน์บางประการของการสร้างแผนผังองค์กรคือ:

• ช่วยให้พนักงานใหม่เริ่มงานได้ ด้วยความช่วยเหลือจากแผนผังองค์กร พนักงานใหม่เข้าใจแนวทางการทำงานในสำนักงานด้วยวิธีที่ดึงดูดสายตามากขึ้น
• หากทีมทำงานจากระยะไกล พวกเขาจะรู้ข้อมูลเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงาน สมาชิกในทีม และลีดโดยการตรวจสอบแผนผังองค์กร
• ประสิทธิภาพโดยรวมของพนักงานเพิ่มขึ้นเมื่อเราแบ่งปันแผนผังองค์กรกับพวกเขา
• ด้วยแผนผังองค์กร พนักงานที่ต้องการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับแผนกของตนจะไม่ไปหาสมาชิกในทีมของแผนกต่างๆ
• แผนภูมิองค์กรช่วยในการสร้างโครงสร้างการรายงานที่ชัดเจนสำหรับพนักงานทุกคน ในขณะเดียวกันก็ช่วยสร้างแผนงานสำหรับวิธีการทำงานภายในองค์กรเฉพาะ

วิธีสร้างแผนผังองค์กร

ในขณะที่สร้างแผนผังองค์กร คุณต้องเข้าใจองค์ประกอบสำคัญสามประการ:

• แผนก : หมายถึงวิธีที่องค์กรจัดโครงสร้างกระบวนการเพื่อให้แน่ใจว่างานได้รับการประสานงานอย่างเท่าเทียมกัน
• ขอบเขต การควบคุม : ในแผนผังองค์กร ขอบเขตการควบคุมจะแสดงจำนวนคนหรือพนักงานในแผนกหรือโครงสร้างเฉพาะที่รายงานต่อสมาชิกอาวุโส
• สาย การบังคับบัญชา : ในแผนผังองค์กร สายการบังคับบัญชามักจะหมายถึงบุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจหรือทำการตัดสินใจที่สำคัญเพื่อพัฒนาพนักงานและบริษัทให้ดีขึ้น

ในตอนนี้ เพื่อนำองค์ประกอบที่สำคัญทั้งหมดในแผนผังองค์กรไปใช้ ผู้จัดการโครงการหรือนักพัฒนาธุรกิจจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร เช่น EdrawMax ด้วยซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรฟรีนี้ หัวหน้าแผนกต่างๆ สามารถทำงานและสร้างแผนผังองค์กรหลายรายการได้อย่างง่ายดาย ซึ่งพวกเขายังสามารถเชื่อมโยงระหว่างกันได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างแผนผังองค์กรโดยใช้ซอฟต์แวร์ฟรี:

• ดาวน์โหลดและเปิด ใช้งาน : ขั้นตอนแรกที่หัวหน้าแผนกหรือพนักงานต้องทำคือดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ผังองค์กรตามระบบปฏิบัติการ เครื่องมือบางอย่างขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มและไม่สามารถเข้าถึงได้ใน macOS หรือ Linux ดังนั้น ทำการค้นคว้าอย่างเหมาะสมเมื่อคุณเริ่มออกแบบแผนผังองค์กร เมื่อคุณดาวน์โหลดแผนผังองค์กรฟรีในระบบของคุณแล้ว คุณจะพบประเภทไดอะแกรมตรงกลางแดชบอร์ด เทมเพลตในตัวทางด้านขวา และตัวเลือกการนำเข้า/ส่งออกข้อมูลทางด้านซ้าย ในซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรฟรีนี้ ให้คลิกที่ 'แผนผังองค์กร' ใต้ประเภทไดอะแกรม 'พื้นฐาน' คุณจะเห็น 'แผนผังองค์กร (อัตโนมัติ),' 'แผนผังองค์กร (กำหนดเอง)' และ 'ผังครอบครัว' เมื่อคลิกประเภทไดอะแกรมที่เกี่ยวข้อง คุณจะเห็นเทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้

• เข้าถึงเทมเพลต : ในเครื่องมือแผนผังองค์กรฟรีนี้ คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตแผนผังองค์กรที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้จากแดชบอร์ด หรือไปที่ส่วน 'เทมเพลต' เพื่อตรวจสอบเทมเพลตที่ผู้ใช้สร้างขึ้นหรือเทมเพลตแผนภูมิ ในชุมชนแม่แบบของเครื่องมือนี้ คุณจะพบแม่แบบแผนภูมิองค์กร เช่น แผนภูมิองค์กร IT แผนภูมิองค์กร HR แผนภูมิองค์กรส่วนบุคคล แผนภูมิองค์กรบริษัท แผนภูมิองค์กรการขาย แผนภูมิองค์กรเมือง แผนภูมิองค์กรสำหรับโรงพยาบาล และอื่นๆ ในฐานะผู้ใช้ที่ลงทะเบียน คุณสามารถทำซ้ำเทมเพลตที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเหล่านี้และปรับแต่งตามความต้องการของคุณ ด้วยตัวเลือกการนำเข้า คุณยังสามารถนำเข้ารูปภาพของพนักงานและแทนที่ด้วยเนื้อหาที่มีอยู่

• สร้างจากศูนย์ : หากผู้จัดการต้องการสร้างแผนผังองค์กรตั้งแต่เริ่มต้น ให้คลิกที่ 'แผนผังองค์กร (อัตโนมัติ)' หรือ 'แผนผังองค์กร (ด้วยตนเอง)' ตามด้วยการคลิกที่ '+' เพื่อเริ่มต้นด้วยการวาดภาพเปล่า หากคุณเลือกแผนผังองค์กร (อัตโนมัติ) ระบบจะแสดงพนักงาน 3 คนพร้อมกับรูปภาพ ชื่อ ตำแหน่ง และแผนก คุณสามารถเริ่มเพิ่มข้อมูลที่นี่และแทนที่ภาพจำลองด้วยภาพจริงของสมาชิกในทีมของคุณ ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรฟรีนี้จะเพิ่มพนักงานที่แตกต่างกันโดยอัตโนมัติ และช่วยให้คุณเปลี่ยนโครงสร้างภายในแผนผังเดียวได้

• การเพิ่มด้วยตนเอง : หากคุณเลือกแผนผังองค์กร (กำหนดเอง) คุณจะเห็นผืนผ้าใบว่างและสัญลักษณ์/องค์ประกอบแผนภูมิองค์กรทางด้านซ้าย เริ่มวางไว้ตามตำแหน่งที่ต้องการ ด้วยคุณสมบัติเครื่องมือเชื่อมต่อ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีมต่างๆ ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

• ส่งออกและแชร์ : เมื่อพอใจกับแผนผังองค์กรแล้ว คุณสามารถแชร์กับสมาชิกในทีม พนักงานใหม่ หรือแม้แต่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กรฟรีนี้มีหลายวิธีในการแบ่งปันแผนผังองค์กรของคุณ สำหรับผู้เริ่มต้น คุณสามารถส่งออกแผนผังองค์กรในรูปแบบต่างๆ เช่น JPEG, PNG, HTML, Docs, EDDX, VSDX และอื่นๆ นอกจากนี้ ด้วยเครื่องมือแผนผังองค์กรนี้ คุณยังสามารถฝังแผนผังองค์กรและแนบไปกับเว็บไซต์ของคุณหรือส่งเนื้อหาไปยังทีมของคุณทางไปรษณีย์ ผู้ใช้สามารถเผยแพร่แผนผังองค์กรไปยังชุมชนเทมเพลตและเข้าถึงในภายหลังเพื่อปรับแต่งด้วยข้อมูลและข้อมูลใหม่

ความคิดสุดท้าย

เมื่อสร้างแผนผังองค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พิจารณาองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของแผนภูมินั้นแล้ว ซึ่งก็คือผู้คน! ในท้ายที่สุด แผนผังองค์กรจะถูกสร้างขึ้นสำหรับองค์กร แต่พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากสิ่งเดียวกัน เมื่อทำงานในแผนผังองค์กรโดยละเอียด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มข้อมูลที่ถูกต้องแล้ว นอกจากนี้ อย่าลืมเพิ่มรูปภาพหรือรูปภาพ เนื่องจากจะช่วยให้พนักงานใหม่จำชื่อของพนักงานคนอื่นๆ ได้ หากวางแผนที่จะทำงานกับแผนผังองค์กรเป็นประจำ คุณสามารถเริ่มใช้ซอฟต์แวร์แผนผังองค์กร เช่น EdrawMax ซึ่งมาพร้อมกับเทมเพลต สัญลักษณ์ การปรับแต่ง และตัวเลือกการแชร์ฟรี และมีแหล่งข้อมูลออนไลน์มากมายที่ช่วยสร้างแผนผังองค์กรที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย