วิธีบันทึกมาโครใน Excel

การทำสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าไม่ได้เป็นเพียงความน่าเบื่อ แต่ยังเป็นการเสียเวลาและสิ้นเปลืองผลผลิตอีกด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ Excel ระดับเริ่มต้น ที่อาจไม่ทราบว่าการทำงานทั่วไปเป็นไปโดยอัตโนมัติด้วยการบันทึกมาโคร แต่มาโคร Excel คืออะไร?

แมโคร Excel ช่วยให้คุณสามารถทำงานทั่วไปหลายอย่างที่คุณจะทำโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่การแทรกสูตรไปจนถึงการจัดรูปแบบข้อมูล คุณไม่จำเป็นต้องเป็นโปรแกรมเมอร์ในการสร้าง เนื่องจาก Excel สามารถบันทึกการกระทำของคุณในขณะที่คุณดำเนินการได้ ถ้าคุณต้องการทราบวิธีการบันทึกแมโครใน Excel คุณจะต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

มาโคร Excel คืออะไร?

มาโคร Excel คือชุดคำสั่งที่บันทึกไว้ ซึ่งสร้างขึ้นด้วยตนเองใน VBA (Visual Basic for Applications) หรือบันทึกโดยอัตโนมัติโดยใช้เครื่องมือ Macro Recorder ของ Excel แมโครช่วยให้คุณสามารถบันทึกการกระทำทั่วไปจำนวนเท่าใดก็ได้ เช่น การลบคอลัมน์ว่าง การเปลี่ยนรูปแบบข้อความ หรือการแทรกสูตรใหม่ลงในเวิร์กบุ๊ก

การดำเนินการที่บันทึกไว้เหล่านี้สามารถเรียกใช้ได้ด้วยการคลิกปุ่มหรือโดยใช้แป้นพิมพ์ลัดเฉพาะ แมโครแต่ละตัวมีทางลัดเฉพาะที่คุณสามารถใช้เพื่อทำซ้ำการกระทำอย่างรวดเร็ว

ถ้าคุณใช้ Excel เพื่อบันทึกมาโคร คุณจะลดเวลาที่ใช้ในการสร้างหรือแก้ไขสเปรดชีต ซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณในกระบวนการเร็วขึ้น

วิธีบันทึกมาโครใน Excel

วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างมาโครใหม่ใน Microsoft Excel คือการบันทึกโดยใช้เครื่องมือ Macro Recorder ซึ่งคุณสามารถใช้ใน Excel บน Windows หรือ Mac ขออภัย ไม่สามารถบันทึกแมโครใน Excel Online

1. หากต้องการบันทึกแมโครใหม่ใน Excel ให้เปิดเวิร์กบุ๊กใหม่หรือที่มีอยู่ ในแท็บ นักพัฒนา บนแถบริบบอน ให้เลือกปุ่ม บันทึกมาโคร หรือกด แป้น Alt + T + M + R บนแป้นพิมพ์

2. ในหน้าต่าง บันทึกมาโคร คุณสามารถตั้งชื่อสำหรับแมโครของคุณเพื่อระบุวัตถุประสงค์ในกล่อง ชื่อมาโคร รวมทั้งให้คำอธิบายสำหรับผู้ใช้รายอื่นในกล่อง คำอธิบาย คุณยังสามารถเพิ่มปุ่มลัด (เช่น Ctrl + T ) เพื่อกำหนดมาโครใหม่ให้กับแป้นพิมพ์ลัด

3. ในเมนูดรอปดาวน์ของ Store macro in คุณสามารถตั้งค่าตำแหน่งที่คุณต้องการบันทึกแมโครเมื่อมีการบันทึก เช่น สมุดงานนี้ (เพื่อบันทึกลงในเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่), เวิร์กบุ๊กใหม่ (เพื่อบันทึกลงในเวิร์กบุ๊กใหม่ ) หรือ Personal Macro Workbook (เพื่อให้คุณใช้ในสมุดงานได้หลายเล่ม) เลือกปุ่ม ตกลง เพื่อเริ่มบันทึกเมื่อคุณยืนยันตัวเลือกของคุณแล้ว

4. เมื่อคุณเลือก ตกลง โปรแกรม Excel Macro Recorder จะอยู่ในโหมดบันทึก การทำงานแต่ละอย่างที่คุณดำเนินการ ตั้งแต่การคลิกปุ่มไปจนถึงการแก้ไขเซลล์ จะถูกบันทึก ดำเนินการตามที่คุณต้องการบันทึกเป็นมาโคร ณ จุดนี้ จากนั้นเลือกปุ่ม หยุดการบันทึก ในแท็บ นักพัฒนา เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

การเรียกใช้ การแก้ไข หรือการลบ Microsoft Excel Macros ที่มีอยู่

ขึ้นอยู่กับตำแหน่งบันทึกที่คุณเลือกในหน้าต่าง บันทึก มาโคร แมโครที่บันทึกไว้ของคุณจะพร้อมที่จะทำงานในเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่หรือในเวิร์กบุ๊กที่เพิ่งเปิดใหม่

1. เมื่อต้องการเรียกใช้ แก้ไข หรือลบแมโครที่คุณสร้างขึ้น เลือก นักพัฒนา > แมโคร จากแถบริบบอน

2. ในหน้าต่าง มาโคร รายการของมาโครที่พร้อมใช้งานเพื่อเรียกใช้ในเวิร์กบุ๊กที่เปิดอยู่จะแสดงรายการ ในการเรียกใช้แมโคร ให้เลือกจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่ม เรียกใช้ คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเลือกเมื่อสร้างมาโครเพื่อเรียกใช้แทน

3. หากต้องการเปลี่ยนแปลงแมโครที่บันทึกไว้แทน ให้เลือกปุ่ม แก้ไข ซึ่งจะเปิดโปรแกรมแก้ไข Excel VBA ให้ผู้ใช้ขั้นสูงสามารถแก้ไขโค้ด VBA และเปลี่ยนวิธีการทำงานของมาโครได้ ผู้เริ่มต้น VBA อาจพบว่าง่ายต่อการลบมาโครและบันทึกอีกครั้ง

4. หากต้องการลบมาโคร ให้เลือกจากรายการ จากนั้นเลือกปุ่ม ลบ

5. Excel จะขอให้คุณยืนยันว่าคุณต้องการลบมาโคร เลือก ใช่ เพื่อยืนยันสิ่งนี้ เมื่อลบแล้ว คุณจะต้องบันทึกมาโครอีกครั้งโดยใช้ขั้นตอนที่แสดงด้านบน

การบันทึกไฟล์ Excel ด้วย Macros ที่บันทึกไว้

โดยทั่วไปสมุดงาน Excel จะถูกบันทึกใน รูปแบบไฟล์ XLSX (หรือ XLS สำหรับสมุดงานที่สร้างใน Excel 2007 และเก่ากว่า) ไฟล์ประเภทนี้รองรับข้อมูล Excel ส่วนใหญ่ แต่ไม่รวมมาโคร Excel ที่บันทึกไว้

หากต้องการบันทึกไฟล์ Excel ด้วยมาโครที่บันทึกไว้ คุณจะต้องใช้รูปแบบไฟล์ XLSM แทน

1. เมื่อต้องการบันทึกไฟล์ Excel เป็นเวิร์กบุ๊กที่เปิดใช้งานมาโคร ให้เลือก ไฟล์ > บันทึกเป็น > เรียกดู

2. ในหน้าต่าง บันทึกเป็น เลือก Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) จากเมนูแบบเลื่อนลง เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ จากนั้นเลือกปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึก

3. เมื่อคุณเปิดไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโครบนพีซีหรือ Mac เครื่องอื่น คุณอาจต้องอนุญาตให้ Excel เรียกใช้แมโครที่รวมอยู่ก่อน เลือกปุ่ม เปิดใช้งานมาโคร เพื่อทำสิ่งนี้

การแชร์ไฟล์ Excel กับ Macros ที่บันทึกไว้

แมโคร Excel มีประโยชน์ แต่ยังมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น หากคุณเปิดไฟล์ Excel ที่มีมาโครจากแหล่งที่คุณไม่รู้จักหรือไม่เชื่อถือ แสดงว่าคุณกำลังอนุญาตให้ไฟล์นั้นเรียกใช้โค้ดอันตรายบนพีซีของคุณ

ด้วยเหตุนี้ ผู้ให้บริการอีเมลออนไลน์เช่น Gmail จะบล็อกผู้ใช้โดยอัตโนมัติไม่ให้ส่ง ไฟล์ XLSM (เวิร์กบุ๊ก Excel ที่เปิดใช้งานมาโคร) ไปยังผู้ใช้รายอื่น หากเป็นเช่นนี้ คุณอาจใช้บริการแชร์ไฟล์ เช่น Google ไดรฟ์เพื่อแชร์ออนไลน์กับผู้ใช้รายอื่นได้

หากคุณต้องการแชร์ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโครกับผู้ใช้รายอื่นที่อยู่ใกล้เคียง คุณสามารถดูวิธีการถ่ายโอนไฟล์ในเครื่องเพื่อแชร์กับพีซีหรือ Mac เครื่องอื่น หรือกับอุปกรณ์อื่นๆ เช่น สมาร์ทโฟน

ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งานมาโครสามารถบรรจุไวรัสหรือมัลแวร์อื่นๆ ได้ ดังนั้นหากคุณเปิดไฟล์ Excel ที่คุณไม่เชื่อถือ คุณอาจต้องสแกนหามัลแวร์ในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่าพีซีของคุณจะไม่ถูกบุกรุก หรือสแกนไฟล์เองก่อนเปิด

เคล็ดลับและเทคนิค Excel ขั้นสูง

การบันทึกมาโครเป็นเพียงเคล็ดลับหนึ่งของ Excel ที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลา แต่ยังมีฟีเจอร์อื่นๆ ของ Excel ที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเช่นกัน ผู้ใช้ระดับสูงอาจสนใจที่จะใช้ Excel เพื่อขูดข้อมูลออนไลน์ ในขณะที่นักวิเคราะห์ข้อมูลอาจสงสัยเกี่ยวกับวิธีใช้ COUNTIFS, SUMIFS และ AVERAGEIFS สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างละเอียด

ถ้าคุณต้องการทำงานเป็นทีม หรือคุณกำลังประสบปัญหากับสูตร Excel ที่ซับซ้อน คุณยังสามารถทำงานร่วมกันบนสเปรดชีต Excel โดยใช้เวิร์กบุ๊กที่แชร์ได้ คุณอาจพบว่า Google ชีตเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ แต่มีฟังก์ชันและคุณลักษณะหลายอย่างที่เหมือนกัน