ปรับขนาดจากโรงแรมหนึ่งไปสู่หลาย ๆ แห่ง – คู่มือการจัดการทรัพย์สินหลายรายการและการย้ายข้อมูลที่ไม่มีดราม่า

การเติบโตจากร้านบูติกแห่งเดียวไปสู่พอร์ตโฟลิโอขนาดเล็กเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นจนกระทั่งสเปรดชีตขยายตัวเพิ่มขึ้น และการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างให้ความรู้สึกเหมือนเป็นโปรเจ็กต์ขนาดเล็ก วิธีที่เร็วที่สุดในการกลับมาควบคุมคือปฏิบัติต่อระบบของคุณเหมือนกับหน้าร้านที่มีการดำเนินงานอย่างดี จากนั้นย้ายการจองในอดีตและโปรไฟล์แขกของคุณอย่างเป็นระเบียบและรอบคอบ สำหรับภาพรวมทีละขั้นตอน บุ๊กมาร์กขั้นตอนการย้ายข้อมูลของเราสำหรับคำแนะนำซอฟต์แวร์การจัดการหลายทรัพย์สิน ซึ่งแสดงลำดับที่เจ้าของปฏิบัติตามเพื่อย้ายจากเครื่องมือแบบเดิมไปยังแพลตฟอร์มที่รวมเข้าด้วยกันอย่างหมดจด โดยไม่กระทบต่อส่วนหน้าของบริษัท

เหตุใดเครื่องมือด้านอสังหาริมทรัพย์หลายรายการจึงมีความสำคัญสำหรับพอร์ตโฟลิโอโรงแรมขนาดเล็ก

การจัดการทรัพย์สินหลายรายการไม่ใช่ความหรูหราขององค์กร มันเป็นวิธีที่เจ้าของรายย่อยปกป้องมาร์จิ้นเมื่อพวกเขาเพิ่มที่อยู่ ชื่อห้องและนโยบายหนึ่งชุด บันไดอัตราหนึ่งรายการ สินค้าคงคลังที่รวบรวมไว้ข้ามช่องทาง และแดชบอร์ดรายวันเดียวเปลี่ยน "โรงแรมสองแห่ง" ให้เป็นการดำเนินงานที่สงบสุขเพียงแห่งเดียว ผลตอบแทนจะปรากฏอย่างรวดเร็ว: ADR คงที่มากขึ้นในคืนที่มีนักท่องเที่ยวหนาแน่น ขายเกินจำนวนน้อยลง ยอดบัญชีที่น่าอึดอัดใจน้อยลงเมื่อชำระเงิน และตัวเลขสำหรับการตัดสินใจที่แม่นยำยิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์ที่ดีไม่ควรให้ความรู้สึกดัง มันควรทำให้จังหวะบ้านของคุณมองเห็นได้และทำซ้ำได้

สิ่งที่ควรมองหา (ในภาษาธุรกิจ ไม่ใช่ศัพท์เฉพาะ)

แพลตฟอร์มที่แข็งแกร่งสำหรับพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์สองถึงห้ารายการควร:

• เก็บ แหล่งข้อมูลเดียว เกี่ยวกับห้องพัก ราคา และข้อจำกัดที่ส่งไปยังเว็บไซต์และ OTA ของคุณภายในไม่กี่นาที
• เสนอ ราวกั้นตามบทบาท เพื่อป้องกันไม่ให้ "การแก้ไขด่วน" ทำลายความเท่าเทียมกันระหว่างที่อยู่
• จัดส่ง รายงานพอร์ตโฟลิโอ (อัตราการเข้าพัก, ADR, RevPAR, อัตราก้าว 30/60/90 วัน) ที่คุณจะเปิดทุกเช้า
• ทำให้ โปรไฟล์แขกสามารถพกพาได้ เพื่อให้การตั้งค่าและบันทึกเดินทางจาก City Hotel ไปยัง Beach Hotel โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ
• มอบ การเชื่อมต่อที่ชัดเจน กับการชำระเงิน ระบบการจองของคุณ และพันธมิตรช่องทางการขาย เพราะการจัดจำหน่ายคือหัวใจสำคัญ

หากผู้ขายไม่สามารถแสดงผลลัพธ์เหล่านี้ได้ คุณจะต้องซื้อความซับซ้อนที่คุณไม่ต้องการ

หมายเหตุเกี่ยวกับบทเรียนข้ามอุตสาหกรรม

คุณจะเห็นวลี ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินหลายครอบครัว ในผลการค้นหาของคุณ ประเภทนั้นถูกสร้างขึ้นสำหรับสัญญาเช่าพอร์ตโฟลิโอที่อยู่อาศัย ใบสั่งงาน และรายการค่าเช่า แม้ว่าเป้าหมายการดำเนินงาน (มาตรฐาน ข้อมูลที่สะอาด การรายงานแบบรวม) จะคล้ายกัน แต่โรงแรมจะคงอยู่และตายเมื่อมีจำนวนห้องว่างทุกคืน ความเท่าเทียมกันของราคา และการเขียนตอบการจอง ยืมระเบียบวินัย (การกำกับดูแล บทบาทของผู้ใช้ สุขอนามัยของข้อมูล) จากการคิดแบบหลายครอบครัว แต่เลือกแพลตฟอร์มแบบโรงแรมที่ออกแบบมาสำหรับการเข้าพักระยะสั้นและการซิงค์ช่องทาง

การย้ายข้อมูล อธิบายให้เจ้าของทราบ

“การอพยพ” ฟังดูเป็นการผ่าตัด ในทางปฏิบัติ เป็นโครงการดูแลทำความสะอาดธุรกิจที่มีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจน เช่น ทำความสะอาด สร้างแผนที่ ทดสอบ และใช้งานจริง ให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ ความพร้อมใช้งานที่ถูกต้องในเช้าวันพรุ่งนี้ และใบหน้าที่คุ้นเคยในโปรไฟล์แขก แทนที่จะพูดถึงเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ทางเทคนิค นี่เป็นเส้นทางที่เงียบสงบและเป็นภาษาอังกฤษ

1) ทำความสะอาดเรื่องราวของคุณก่อนที่จะย้าย

ตัดสินใจว่าคุณต้องการให้โลกใหม่พูดอะไร จากนั้นส่งต่อเฉพาะเรื่องราวนั้นต่อไป

• ตั้งชื่อให้เป็นมาตรฐาน: ใช้ชื่อประเภทห้อง จำนวนเตียง และจำนวนผู้เข้าพักในที่พักเดียวกัน
• เห็นด้วยกับอัตรา: เก็บบันไดธรรมดา ยืดหยุ่น กึ่งยืดหยุ่น ไม่สามารถคืนเงินได้ และเลิกยุ่งวุ่นวาย
• ทำให้นโยบายชัดเจนกับแขก: เขียนข้อความมัดจำ การยกเลิก และค่าธรรมเนียมท้องถิ่นใหม่ด้วยเสียงที่คุณต้องการที่โต๊ะและในอีเมล
• คัดสรรภาพถ่าย: เลือกภาพที่ชัดเจนสามภาพต่อประเภทห้อง ความสอดคล้องจะขายและลดข้อผิดพลาดในการแมปในภายหลัง

การแก้ไขนี้ช่วยประหยัดเวลาได้มหาศาลที่สุด มันป้องกันการเคลื่อนย้ายขยะที่คุณจะลบในภายหลังเท่านั้น

2) เลือกสิ่งที่จะย้าย (และสิ่งที่จะเก็บถาวร)

ไม่ใช่ทุกเศษของประวัติศาสตร์ที่สมควรได้รับบ้านใหม่

• จะต้องย้าย: การจองในอนาคต การจองภายในองค์กร กลุ่มที่ใช้งานอยู่ แผนราคาสด ภาษี/ค่าธรรมเนียม และโทเค็นการชำระเงินที่ถูกต้อง
• ควรย้าย: โปรไฟล์แขกล่าสุดพร้อมข้อมูลติดต่อและหมายเหตุที่มีความหมาย (อาการแพ้ การตั้งค่าห้องพัก)
• เก็บถาวร: อายุหลายปีและราคาเก่าทำให้สามารถส่งออกเป็น CSV/PDF เพื่อใช้อ้างอิงและตรวจสอบได้ แต่อย่าอัดแน่นในระบบใหม่

เป้าหมายคือการเริ่มต้นที่ว่องไว ไม่ใช่พิพิธภัณฑ์

3) สร้างแผนผังสะพานเชื่อมระหว่างเก่าและใหม่

นี่คือการแปล ไม่ใช่เวทมนตร์

• แผนที่ห้องและราคา: สร้างตารางแบบตัวต่อตัวจากประเภทห้องเดิมไปจนถึงห้องใหม่ ทำเช่นเดียวกันกับเรทแพลน
• ตรรกะด้านภาษี: ยืนยันว่าภาษีและค่าธรรมเนียมแต่ละรายการควรปรากฏในโฟลิโอและการยืนยันในระบบใหม่อย่างไร
• บทบาทของผู้ใช้: ตัดสินใจว่าใครสามารถแก้ไขอัตราฐาน ภาษี และนโยบายได้ จำกัดการอนุญาตเพื่อป้องกันความวุ่นวาย "ที่เป็นประโยชน์"

สเปรดชีตเดียวที่มีการแมปเหล่านี้ช่วยให้ทุกคนซื่อสัตย์ในระหว่างการนำเข้า

4) ทดสอบชิ้นส่วนที่มีชีวิตก่อน

ก่อนที่จะย้ายประวัติศาสตร์ พิสูจน์กระแสที่จะสร้างหรือทำลายสัปดาห์ของคุณ

• การจัดจำหน่าย: กำหนดขั้นต่ำสองคืนสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ในโรงแรม A; ยืนยันไซต์ของคุณและ OTA สองแห่งจะสะท้อนให้เห็นภายในไม่กี่นาที
• การจอง: จองการเข้าพักหนึ่งครั้งบนเว็บไซต์ของคุณและอีกหนึ่งการเข้าพักผ่าน OTA สำหรับโรงแรม B; ยืนยันที่ดินที่ตีกลับด้วยผลรวมและนโยบายที่ถูกต้อง
• การชำระเงิน: ดำเนินการคืนเงินบางส่วนและตรวจสอบคณิตศาสตร์ภาษีและเส้นทางการตรวจสอบ
• รายงาน: เปิดแดชบอร์ดพอร์ตโฟลิโอความจริงของเมื่อวาน การคาดการณ์ของวันนี้ และอัตราการก้าว 30 วันถัดไปบนหน้าจอเดียว

หากสิ่งเหล่านี้ได้ผล การโยกย้ายจะกลายเป็นเรื่องโลจิสติกส์มากกว่าความวิตกกังวล

5) นำเข้าสิ่งที่จำเป็นแล้วฝึกซ้อม

โหลดการจองในอนาคต โปรไฟล์แขก และเรทแพลนตามสถานที่ให้บริการ ตรวจสอบเฉพาะการจอง 10-15 รายการต่อโรงแรม

• ความสมบูรณ์ของโฟลิโอ: ยอดรวม ภาษี และเงินฝากควรตรงกับระบบเก่า
• การเชื่อมโยงโปรไฟล์: แขกที่มาซ้ำควรปรากฏเพียงครั้งเดียว โดยมีบันทึกย่อรวมกันตามความเหมาะสม
• ความเป็นจริงของปฏิทิน: ความพร้อมใช้งานควรดูน่าเชื่อถือในอีก 30 วันข้างหน้าในแต่ละพร็อพเพอร์ตี้

จากนั้นซ้อมการเดินทางในโลกแห่งความเป็นจริงทั้งห้า: การเปลี่ยนวันที่ การย้ายห้อง การจองแบบกลุ่ม การยกเลิก OTA และการคืนเงินบางส่วน แก้ไขสิ่งที่โยกเยก

6) ถ่ายทอดสดกลางสัปดาห์และป้องกัน 72 ชั่วโมงแรก

เลือกหน้าต่างที่เงียบสงบเพื่อเปิดไฟ

• เก็บระบบเก่าเป็นแบบอ่านอย่างเดียวไว้สองสามวัน
• ตรวจสอบความเท่าเทียมกันและการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดทุกๆ สองสามชั่วโมง
• แจกเอกสารหน้าเดียว “สิ่งที่เปลี่ยนแปลง” ให้กับแผนกต้อนรับ (ว่าจะค้นหาสิ่งของได้ที่ไหน จะโทรหาใคร)
• มอบหมายเจ้าของหนึ่งรายสำหรับราคา/ข้อจำกัด อีกหนึ่งรายสำหรับโฟลิโอ/ภาษี อีกหนึ่งรายสำหรับเนื้อหา/ภาพถ่าย

ความเป็นเจ้าของที่สั้นและชัดเจนเอาชนะความกล้าหาญได้

สิ่งนี้รู้สึกอย่างไรต่อแขก (และทีมของคุณ)

ทำได้ดีมาก แขกจะมองไม่เห็นการย้ายถิ่นฐาน: การยืนยันที่ชัดเจนยิ่งขึ้น คำถามในการเช็คอินน้อยลง และการสะกิดอย่างสุภาพให้จองโดยตรงในครั้งถัดไป สำหรับพนักงาน ควรรู้สึกว่ามีการคลิกน้อยลงและคำขอโทษน้อยลง การย้ายห้องแบบลากแล้ววาง การคำนวณใหม่อย่างรวดเร็ว และโฟลิโอที่สะอาดขึ้นจะช่วยลดความเครียดได้ทันที การประชุมในช่วงเช้าจะสั้นลง: การดูข้อมูลจำนวนผู้เข้าพัก, ADR, RevPAR และจำนวนก้าวตามสถานที่ให้บริการอย่างสม่ำเสมอ การตรวจสอบการผสมผสานช่องสัญญาณอย่างรวดเร็ว และรายการดำเนินการหนึ่งรายการก่อนดื่มกาแฟ

ความเสี่ยงในการจัดการ (และวิธีการต่อต้านความเสี่ยง)

• สำเนาอัตราด้วยตนเอง: ใช้อัตราที่ได้รับ ตัวเลขที่คัดลอกด้วยมือล่องลอยไปภายใต้ความกดดัน
• ค่าธรรมเนียมที่ซ่อนอยู่: หากมีค่าธรรมเนียม ให้ติดป้ายกำกับทางออนไลน์และบนโฟลิโอ ในลักษณะเดียวกับที่ความประหลาดใจกลายเป็นบทวิจารณ์และการปฏิเสธการชำระเงิน
• สิทธิ์ไม่จำกัด: Guardrails ปกป้องส่วนต่าง; จำกัดผู้ที่สามารถเปลี่ยนภาษี อัตราฐาน และนโยบายได้
• ตั้งค่าและลืมการรายงาน: หากไม่มีการตรวจสอบอัตราการก้าวรายวัน คุณจะพบว่าสัปดาห์ที่ไม่แน่นอนสายเกินไปที่จะแก้ไขได้ในราคาถูก

นี่ไม่ใช่ปัญหาทางเทคนิค มันเป็นนิสัยการปกครองที่ตอบแทนทุกสัปดาห์

คำถามของผู้ขายที่แยกการเสนอขายออกจากการพิสูจน์

1. “แสดงการเปลี่ยนแปลงอัตราปัจจุบันบนเว็บไซต์ของฉันและ OTA สองรายการ ใช้เวลานานเท่าใด”
2. “แก้ไขวันที่และห้องในการจอง ส่งการยืนยันอีกครั้ง ยอดรวมและภาษีอัปเดตโดยอัตโนมัติหรือไม่”
3. “จะเกิดอะไรขึ้นถ้าอินเทอร์เน็ตหลุดเป็นเวลาสิบนาที”
4. “ฉันจะส่งออกการจองและโปรไฟล์ผู้เข้าพักในอนาคตได้อย่างไร หากกลยุทธ์มีการเปลี่ยนแปลง”
5. “ใครตอบตอน 22.00 น. เมื่อล็อบบี้เต็ม?”

คำตอบที่ชัดเจนบ่งบอกถึงทัศนคติของผู้ปฏิบัติงาน ไม่ใช่แค่การสาธิตซอฟต์แวร์เท่านั้น

ชัยชนะอันเงียบสงบของการคิดหลายทรัพย์สิน

แม้จะมีโรงแรมสองแห่ง คุณก็สามารถควบคุมแบบลูกโซ่ได้: ราคาที่สม่ำเสมอ โฟลิโอที่เป็นระเบียบ และประสิทธิภาพแบบเคียงข้างกันที่คุณวางใจได้ ยืมระเบียบวินัยจาก ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพย์สินหลายครอบครัว สุขอนามัยของข้อมูล และความชัดเจนของบทบาท แต่ทำงานบนระบบประปาของโรงแรมที่สร้างขึ้นสำหรับราคาต่อคืนและการซิงค์ห้องว่าง รักษาความเป็นมนุษย์ในการอพยพ ปฏิทินให้สะอาด และพิธีกรรมในตอนเช้าสั้นลง ทำเช่นนั้นแล้วคุณจะเติบโตจากล็อบบี้แห่งหนึ่งไปสู่อีกหลายๆ แห่งโดยไม่สูญเสียความสงบที่ทำให้แขกหลงรักล็อบบี้แรก