Jak prawidłowo przechowywać dane małych firm

Przechowywanie danych to kluczowy aspekt prowadzenia małej firmy. Wszyscy właściciele małych firm wiedzą o niebezpieczeństwach naruszenia danych.

Więc co robisz? Jak dokładnie właściciel małej firmy chroni swoje dane małej firmy?

Najlepszym sposobem jest znalezienie efektywnego rozwiązania do przechowywania danych. Potrzebujesz miejsca do przechowywania plików, do którego masz dostęp z dowolnego miejsca. Potrzebujesz usługi, która zapewni bezpieczeństwo Twoim plikom.

Przewodnik po przechowywaniu danych małych firm

Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to dowiedzieć się więcej na temat tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Gdy masz już rozwiązanie do odzyskiwania danych w małych firmach, możesz teraz przejść do znalezienia najlepszych opcji przechowywania danych.

Oto, co powinieneś rozważyć:

Obraz: KnowTechie

1. Zewnętrzny dysk twardy

Pierwszym krokiem jest zainwestowanie w zewnętrzny dysk twardy dla wszystkich pracowników. Powinieneś wymagać od swoich pracowników tworzenia kopii zapasowych plików na tym dysku twardym. Ten zewnętrzny dysk twardy powinien pozostać na biurku pracownika. Możesz zainwestować w dysk twardy o pojemności od 4 terabajtów do 6 terabajtów w przystępnej cenie.

Poproś swoich pracowników o regularne potwierdzanie, kiedy ostatnio utworzyli kopię zapasową swoich plików na tym zewnętrznym dysku twardym. Zewnętrzny dysk twardy również powinien być chroniony hasłem. Gwarantuje to, że pliki nie będą dostępne, jeśli dysk twardy zostanie skradziony lub zgubiony.

2. Pamięć flash USB

Powinieneś także zainwestować w pendrive'a dla każdego pracownika. Ponieważ dyski flash mogą przechowywać mniejszą ilość danych, pracownicy powinni używać ich do przechowywania pilnych danych, których nie można wymienić ani zreplikować.

Ponownie dysk flash USB powinien być również chroniony hasłem i przechowywany w biurze. Hasło do dysku flash powinno być znane tylko pojedynczemu pracownikowi oraz każdemu administratorowi lub przełożonemu.

3. Tradycyjna pamięć masowa

Choć mogą wydawać się staromodne, nadal jest miejsce na przechowywanie danych na płytach CD i DVD. Jeśli twoje komputery mają możliwość korzystania z płyt CD/DVD, możesz chcieć przechowywać kilka plików na płytach CD/DVD.

Z dysków CD/DVD można korzystać w taki sam sposób, jak z dysku flash USB. Używaj ich do przechowywania pilnych plików, których nie można łatwo zastąpić. Jeśli Twój pracownik musi udostępnić plik innemu pracownikowi, może użyć dysku CD/DVD jako jednej formy przechowywania do udostępniania pliku.

4. Aplikacja do monitorowania

Istnieją aplikacje monitorujące, takie jak Prey Project, które mogą zdalnie uzyskać dostęp do komputera. Zwykle dzieje się tak, jeśli komputer zostanie skradziony/zgubiony. Możesz go użyć do natychmiastowego tworzenia kopii zapasowych plików w usłudze przechowywania w chmurze.

Następnie, po utworzeniu kopii zapasowej plików, możesz je zdalnie usunąć z komputera. Zwłaszcza jeśli Twoi pracownicy mogą pracować zdalnie przy użyciu laptopów, zalecamy poproszenie ich o zainstalowanie usługi takiej jak Prey Project.

5. Magazyn w chmurze

Wreszcie ostatnią opcją jest użycie pamięci w chmurze. Pliki te są przechowywane w chmurze i można do nich uzyskać zdalny dostęp – z biura i poza nim.

Przechowywanie w chmurze jest często bezpłatne, a dodatkowe miejsce jest dostępne za opłatą abonamentową. Pliki danych biznesowych można przechowywać w wielu usługach przechowywania w chmurze. Usługi te będą miały również podwyższone bezpieczeństwo, co utrudni hakerom znalezienie Twoich danych. Możesz (i powinieneś) także zabezpieczyć swoje pliki hasłem.

Niektóre usługi przechowywania w chmurze umożliwiają również tworzenie plików, takich jak dokumenty, prezentacje i arkusze kalkulacyjne.

Jakie opcje przechowywania w chmurze należy wziąć pod uwagę?

Spójrzmy na kilka:

dysk Google

Dysk Google zapewnia 15 gigabajtów miejsca na dane za darmo. Możesz organizować swoje pliki w różnych folderach. Za pomocą Dysku Google możesz też tworzyć dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje.

Możesz uaktualnić do większej przestrzeni dyskowej za opłatą subskrypcyjną. Możesz udostępnić dostęp do swoich indywidualnych plików. Na przykład możesz przyznać dostęp do bilansu na Dysku Google swojemu księgowemu. Ty i księgowy możecie następnie edytować ten plik w dowolnym momencie.

Możesz także ograniczyć niektóre pliki, aby były dostępne tylko dla określonych członków personelu. Możesz też udostępnić niektóre pliki publicznie (na przykład bezpłatny e-book oferowany przez Twoją firmę). Pliki z Dysku Google są dostępne zdalnie i można je pobrać na komputer w dowolnym momencie.

Skrzynka

Box to popularna opcja przechowywania w chmurze dla firm. Jest to płatna usługa oferująca wiele wspaniałych funkcji. Obejmuje to szyfrowanie plików na wysokim poziomie. Obejmuje również łatwe udostępnianie plików wśród pracowników.

Możesz zsynchronizować swoje pliki offline z „pudełkiem”. Możesz także użyć Microsoft Office 365 do tworzenia dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji. Box oferuje również wsparcie techniczne wysokiego poziomu, które pomoże Twojej firmie w przechowywaniu danych.

Za jedyne 10 USD miesięcznie możesz mieć 100 gigabajtów pamięci.

DropBox

To kolejna popularna opcja przechowywania, która zapewnia 2 gigabajty za darmo. Możesz uaktualnić do 5 terabajtów za 15 USD miesięcznie.

DropBox umożliwia łatwe udostępnianie plików pracownikom. Jeśli masz jakieś pliki, do których chcesz, aby Twoi klienci mieli dostęp (bez ich edycji), masz również tę opcję. DropBox umożliwia również tworzenie plików od podstaw, ponieważ ma natywny dokument, arkusz kalkulacyjny i narzędzie do tworzenia prezentacji.

DropBox umożliwia również ochronę plików hasłem, co utrudnia dostęp hakerom.

Microsoft OneDrive

To kolejna świetna opcja do przechowywania w chmurze. Otrzymujesz 5 gigabajtów za darmo. Możesz także uaktualnić do 6 terabajtów za 9,99 USD miesięcznie. To może być świetna opcja do zainstalowania dla każdego pracownika. Może to być świetnym uzupełnieniem zewnętrznego dysku twardego, który trzymają na biurku.

Microsoft OneDrive ma funkcje synchronizacji krzyżowej i umożliwia łatwe wyszukiwanie w celu znalezienia plików. Istnieje wiele aplikacji innych firm, które mogą współpracować z usługą przechowywania w chmurze.

Dbaj o bezpieczeństwo swoich danych

Teraz, gdy wiesz, jak przechowywać dane małej firmy, możesz mieć pewność, że są one zawsze bezpieczne. Zalecamy korzystanie ze wszystkich opcji wymienionych w tym przewodniku, aby nie stresować się przechowywaniem danych.

Koniecznie przeczytaj więcej świetnych treści dotyczących technologii na naszej stronie internetowej.

Masz jakieś przemyślenia na ten temat? Daj nam znać poniżej w komentarzach lub przenieś dyskusję na naszego Twittera lub Facebooka.

Rekomendacje redaktorów:

• Jak chronić bazę danych przed hakerami
• TikTok narażony na zbieranie unikalnych danych o urządzeniach od użytkowników Androida przez prawie 15 miesięcy
• Najważniejsze wytyczne dotyczące organizowania i wyszukiwania metadanych w 2020 roku
• Gdzie aplikacje na Androida przechowują dane?