Как правильно хранить данные малого бизнеса

Опубликовано: 2020-08-28

Хранение данных является важным аспектом ведения малого бизнеса. Все владельцы малого бизнеса знают об опасностях утечки данных.

Ну так что ты делаешь? Как именно владелец малого бизнеса защищает данные своего малого бизнеса?

Лучший способ — найти эффективное решение для хранения данных. Вам нужно место для хранения ваших файлов, к которому вы можете получить доступ из любого места. Вам нужен сервис, который может обеспечить безопасность ваших файлов.

Руководство по хранению данных малого бизнеса

Первое, что вы должны сделать, это узнать больше о резервном копировании и восстановлении данных. Когда у вас есть решение для восстановления данных малого бизнеса, вы можете перейти к поиску лучших вариантов хранения данных.

Вот что вам следует учитывать:

Изображение: KnowTechie

Внешний жесткий диск

Первый шаг — инвестировать во внешний жесткий диск для всех ваших сотрудников. Вы должны потребовать, чтобы ваши сотрудники делали резервные копии своих файлов на этом жестком диске. Этот внешний жесткий диск должен оставаться на столе сотрудника. Вы можете приобрести жесткий диск емкостью от 4 до 6 терабайт по доступной цене.

Попросите своих сотрудников регулярно подтверждать, когда они в последний раз создавали резервные копии своих файлов на этот внешний жесткий диск. Внешний жесткий диск также должен быть защищен паролем. Это гарантирует невозможность доступа к файлам в случае кражи или потери жесткого диска.

Флешка

Вы также должны инвестировать в флэш-накопитель USB для каждого сотрудника. Поскольку флэш-накопители могут хранить меньший объем данных, вашим сотрудникам следует использовать их для хранения срочных данных, которые невозможно заменить или воспроизвести.

Опять же, флешка тоже должна быть защищена паролем и храниться в офисе. Пароль для флэш-накопителя должен быть известен только отдельному сотруднику и любому администратору или руководителю.

Традиционное хранилище

Хотя они могут показаться старомодными, все еще есть место для хранения ваших данных на компакт-дисках и DVD-дисках. Если на ваших компьютерах есть возможность использовать CD/DVD, вы можете сохранить несколько файлов на CD/DVD.

Вы можете использовать CD/DVD так же, как USB-накопитель. Используйте их для хранения срочных файлов, которые нельзя легко заменить. Если вашему сотруднику необходимо поделиться файлом с другим сотрудником, они могут использовать CD/DVD в качестве одного из способов хранения файла.

Приложение для мониторинга

Существуют приложения для мониторинга, такие как Prey Project, которые могут получить удаленный доступ к компьютеру. Обычно это делается, если компьютер украден/утерян. Вы можете использовать его для немедленного резервного копирования файлов в облачное хранилище.

Затем, после резервного копирования файлов, вы можете удаленно удалить их с компьютера. Особенно, если ваши сотрудники могут работать удаленно с помощью ноутбуков, мы рекомендуем вам попросить их установить такой сервис, как Prey Project.

Облачное хранилище

Наконец, последний вариант — использовать облачное хранилище. Эти файлы хранятся в облаке и доступны удаленно — из офиса и за его пределами.

Облачное хранилище часто предоставляется бесплатно, а дополнительное место для хранения доступно за абонентскую плату. Вы можете хранить файлы бизнес-данных в нескольких облачных хранилищах. Эти службы также будут иметь повышенную безопасность, что затруднит хакерам поиск ваших данных. Вы можете (и должны) также защитить свои файлы паролем.

Некоторые службы облачного хранения также позволяют создавать такие файлы, как документы, презентации и электронные таблицы.

Итак, какие варианты облачного хранилища следует рассмотреть?

Давайте посмотрим на несколько:

Гугл Диск

Google Drive бесплатно предоставляет вам 15 гигабайт места для хранения данных. Вы можете организовать свои файлы в разных папках. Вы также можете создавать документы, электронные таблицы и презентации с помощью Google Диска.

Вы можете увеличить объем хранилища за плату за подписку. Вы можете поделиться доступом к своим отдельным файлам. Например, вы можете предоставить доступ к балансу на Google Диске своему бухгалтеру. Вы и бухгалтер можете редактировать этот файл в любое время.

Вы также можете ограничить определенные файлы, чтобы они были доступны только определенным сотрудникам. Или вы можете сделать некоторые файлы общедоступными (например, бесплатную электронную книгу, которую предлагает ваша компания). Файлы с Google Диска доступны удаленно и могут быть загружены на компьютер в любое время.

Коробка

Box — это популярное облачное хранилище для бизнеса. Это платная услуга, которая предлагает множество замечательных функций. Это включает в себя шифрование высокого уровня для ваших файлов. Он также включает в себя простой обмен файлами между вашими сотрудниками.

Вы можете синхронизировать свои автономные файлы с вашим «ящиком». Вы также можете использовать Microsoft Office 365 для создания документов, электронных таблиц и презентаций. Box также имеет техническую поддержку высокого уровня, чтобы помочь вашему бизнесу с хранением данных.

Всего за 10 долларов в месяц вы можете получить 100 гигабайт дискового пространства.

Дропбокс

Это еще один популярный вариант хранения, который предоставляет вам 2 гигабайта бесплатно. Вы можете перейти на 5 терабайт за 15 долларов в месяц.

DropBox позволяет легко обмениваться файлами с вашими сотрудниками. Если у вас есть какие-либо файлы, к которым вы хотите, чтобы ваши клиенты имели доступ (без их редактирования), у вас также есть такая возможность. DropBox также позволяет создавать файлы с нуля, поскольку в нем есть встроенный инструмент для создания документов, электронных таблиц и презентаций.

DropBox также позволяет защищать файлы паролем, что затрудняет доступ хакеров.

Майкрософт OneDrive

Это еще один отличный вариант облачного хранилища. Вы получаете 5 гигабайт бесплатно. Вы также можете перейти на 6 терабайт за 9,99 долларов в месяц. Это может быть отличным вариантом для установки для каждого отдельного сотрудника. Это может быть отличным дополнением к внешнему жесткому диску, который они держат на своих рабочих местах.

Microsoft OneDrive имеет функции кросс-синхронизации и позволяет легко находить ваши файлы. Существует множество сторонних приложений, которые могут работать с облачным хранилищем.

Держите ваши данные в безопасности

Теперь, когда вы знаете, как хранить данные малого бизнеса, вы можете обеспечить их сохранность. Мы рекомендуем использовать все варианты, упомянутые в этом руководстве, чтобы вам не приходилось беспокоиться о хранении данных.

Не забудьте прочитать больше интересного контента о технологиях на нашем сайте.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.