Tempo é dinheiro: como se tornar resiliente com o monitoramento de tempo Planfix para pequenas empresas

Não é nenhum segredo que as pequenas empresas estão frequentemente numa posição mais fraca em comparação com as grandes empresas. Com recursos financeiros e humanos limitados, as pequenas empresas devem estar constantemente vigilantes e otimizar a utilização desses recursos. No entanto, algumas ferramentas podem ajudar a mitigar pontos fracos, aumentar a eficiência do trabalho e permitir que estas empresas concorram com os grandes players do seu setor. Uma dessas ferramentas de software é um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) com recursos de controle de tempo.

Por que o controle do tempo é tão crucial para as pequenas empresas?

O controle do tempo desempenha um papel crucial na gestão eficiente de recursos e na distribuição de tarefas. De acordo com um estudo da AffinityLive, da American Payroll Association e da TSheets, as empresas perdem quase 7,4 bilhões de dólares diariamente devido a atividades de trabalho não monitoradas. É por isso que monitorar o tempo para pequenas empresas, onde cada hora trabalhada é importante, é essencial. Não só permite às empresas monitorizar o tempo gasto nas tarefas, mas também permite-lhes optimizar os processos de trabalho e identificar estrangulamentos e áreas problemáticas.

Gestão de recursos: Se uma empresa souber quanto tempo é gasto em tarefas e projetos, poderá redistribuir a carga de trabalho e utilizar os recursos de sua equipe de forma mais eficiente.

Insights financeiros: O software de controle de tempo para pequenas empresas pode fornecer dados valiosos para orçamento e gerenciamento de recursos financeiros.

Produtividade dos funcionários: o monitoramento do tempo do projeto ajuda os funcionários a se concentrarem em suas tarefas, enquanto os líderes de equipe e supervisores recebem relatórios sobre o tempo e o dinheiro gastos em diversas atividades.

Motivação e controle: Ao acompanhar as horas de trabalho de seus funcionários, você pode motivá-los a serem autodisciplinados, ajudar o RH a desenvolver sistemas de motivação e evitar a procrastinação da equipe.

Esta é apenas uma pequena parte de como o gerenciamento do tempo pode aumentar a eficiência do fluxo de trabalho e otimizar os processos de negócios.

Como as pequenas empresas podem otimizar o controle do tempo?

Para otimizar os processos de negócios e construir um ambiente de negócios individual para gerenciamento de tempo e recursos, existem diversas opções disponíveis. Cada ferramenta de monitoramento de tempo com seus próprios recursos e benefícios. Aqui está uma visão geral:

Métodos tradicionais de controle de tempo

Claro, os métodos tradicionais de cronometragem podem estar um pouco desatualizados, mas ainda estão em uso. Pense em planilhas do Excel, registros em papel ou até mesmo em máquinas dedicadas de controle de tempo. A desvantagem? Esses métodos muitas vezes não fornecem uma visão abrangente do tempo gasto em projetos ou tarefas, e a precisão dos dados coletados pode ser questionável.

Software de controle de tempo

Este software especializado de controle de tempo para pequenas empresas permite que os funcionários monitorem suas horas de trabalho, incluindo horários de início e término, intervalos e atividades em diversas tarefas. O mercado possui opções como Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime e Clockify. Embora sejam muito poderosos, a desvantagem é o tempo e os recursos necessários para a integração com os sistemas de gerenciamento de tarefas existentes; como resultado, aumenta o número de programas que os funcionários devem utilizar.

Aplicativos móveis de rastreamento de tempo

Alguns aplicativos permitem que os funcionários monitorem suas horas de trabalho usando dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. Esses aplicativos de controle de tempo para pequenas empresas geralmente oferecem uma interface amigável e direta para controle de tempo e funções adicionais. No entanto, nem todos os funcionários ficam satisfeitos em instalar esses aplicativos em seus dispositivos. Esses aplicativos podem não fornecer uma imagem completa sem uma integração perfeita aos processos de negócios de uma organização.

Sistemas de controle de tempo integrados ao CRM

Sistemas de CRM específicos como Planfix, monday.com, ClickUp e Wrike oferecem recursos de controle de tempo em suas plataformas. Os sistemas de controle de tempo para pequenas empresas permitem monitorar o tempo gasto na comunicação com o cliente, conclusão de tarefas e outras atividades diretamente no sistema de gerenciamento de clientes. Esta opção é a abordagem ideal para integrar perfeitamente o controle de tempo de pequenas empresas ao fluxo de trabalho diário.

A escolha da solução certa de controle de tempo pode aumentar significativamente a produtividade e a eficiência operacional, especialmente para pequenas empresas que lidam com as complexidades do gerenciamento de recursos.

Aumente a eficiência da sua pequena empresa com Planfix

O sistema Planfix CRM é uma ferramenta poderosa para gestão de pequenos negócios. É mais do que apenas uma plataforma para gerenciamento eficaz de relacionamento com clientes e processamento de projetos e tarefas; também inclui um recurso de controle de tempo que ajuda a monitorar o tempo gasto em tarefas.

Benefícios de usar Planfix para otimização de fluxo de trabalho

Planfix é um sistema de gestão empresarial, mas além disso é também um transformador de CRM único. Com o Planfix, você pode acompanhar o tempo gasto em diversas tarefas, bem como:

• Organizar o trabalho: O sistema permite estruturar tarefas, criar projetos e definir prazos. Isso aumenta a produtividade e o cumprimento dos prazos e ajuda a identificar gargalos no projeto e minimizar riscos.
• Personalize espaços de trabalho com flexibilidade: Com o Planfix, você pode personalizar processos de negócios para toda a empresa ou para departamentos ou equipes específicos. Você decide quais dados rastrear e analisar – seja tempo, gastos financeiros, uso de recursos, etc.
• Rastrear e registrar o tempo: o recurso de controle de tempo registra o tempo gasto em cada tarefa ou projeto, facilitando a análise da eficiência do trabalho e otimizando a alocação de tempo.
• Gerenciar recursos: Planfix fornece ferramentas para gerenciar recursos de equipe, atribuir tarefas, monitorar seu progresso e controlar tempo e gastos de recursos.

Graças à flexibilidade e aos recursos abrangentes do Planfix, ele pode crescer e escalar de acordo com as necessidades do seu negócio.

Ferramentas para otimizar o fluxo de trabalho no Planfix

No que diz respeito ao rastreamento de tempo e recursos, o Planfix se destaca por seu rastreador integrado e ferramentas de análise que permitem rastrear praticamente qualquer recurso.

• Planfix Timer: Este recurso permite monitorar com precisão o tempo dos funcionários em tarefas individuais ou atividades relacionadas ao projeto. Você pode gerar diversos relatórios a partir dos dados coletados, desde o tempo gasto até cálculos de custos do projeto e alocações de bônus. Graças à interface de usuário intuitiva, você não precisa investir tempo em treinamento ou integração de seus funcionários. O cronômetro pode ser ativado diretamente no sistema ou por meio de extensões do navegador.
• Controle de tempo: as tags de dados do Planfix fornecem uma visão geral abrangente das horas de trabalho, divididas por tarefas, projetos, horas de trabalho da equipe e carga de trabalho. Estes dados facilitam a gestão e otimização dos processos de negócio e permitem o cálculo preciso das horas trabalhadas, a atribuição de bónus e a visão dos gastos reais nas diversas categorias.
• Etiquetas contábeis e de dados: Além do horário de trabalho, o Planfix permite rastrear todos os dados que você gerencia no sistema. Você decide o que rastrear; dados podem ser coletados sobre projetos, tarefas e desempenho dos funcionários. Calcule o ROI de um projeto, o tempo e os recursos necessários para desenvolver um produto ou serviço, preveja receitas e leve em consideração os custos indiretos e de clientes ou a manutenção do escritório.

Conclusão

A implementação de um sistema CRM com recursos de controle de tempo como o Planfix pode aumentar significativamente a eficiência operacional das pequenas empresas. Ajuda a monitorar tempo e recursos, otimizar processos de trabalho e aumentar a produtividade da equipe. Desta forma, as pequenas empresas podem permanecer competitivas no mercado e crescer com sucesso.