Cele mai bune practici pentru găzduirea întâlnirilor online

Multe companii adoptă întâlnirile online ca o soluție rentabilă pentru a desfășura seminarii web, a organiza cursuri și a găzdui conferințe. Companiile optează pentru aceste tipuri de întâlniri datorită, în parte, ușurinței de adoptare și comoditate. În plus, piața este plină de instrumente concepute pentru a satisface nevoile întreprinderilor mici, mijlocii și mari.

Întâlnirile virtuale oferă o modalitate viabilă de a spori productivitatea unei entități și de a respecta regulile de distanțare socială asociate cu pandemia de COVID-19. Pentru a asigura o comunicare fără erori, trebuie să selectați tehnologiile și software-ul ideale. Alegerea corectă a instrumentului este determinată de tipul de informații partajate și de publicul participant.

Experții recomandă proiectarea prezentării, inclusiv a datelor bazate pe mediul de birou. Prezentarea datelor sau informațiilor către un public live diferă de prezentarea către un public virtual. Din acest motiv, ar trebui să evitați utilizarea materialului dintr-o întâlnire live pe un monitor video pentru o întâlnire online.

Întâlnirea virtuală limitează sfera interacțiunii cu publicul. Întâlnirile desfășurate într-o locație fizică vă permit să adoptați o abordare mai informală a agendei și a utilizării materialelor. Pe de altă parte, întâlnirile virtuale necesită o pregătire adecvată. Prin urmare, necesitatea de a planifica evenimentul cu mult timp înainte.

Ar trebui să livrați agenda participanților din timp. De asemenea, luați în considerare crearea de materiale vizuale puternice pentru a vă face mesajul mai captivant. Asigurați-vă că imaginile și materialele ajung la participanți înainte de eveniment. Destinatarii trebuie să aibă acreditări de conectare, adrese URL și numere de apel cu cel puțin 24 de ore înainte de întâlnire.

Acest lucru le permite participanților să verifice dacă totul funcționează conform planului sau să descarce software-ul necesar. Pentru a evita erorile, asigurați-vă, de asemenea, că participanții se conectează cu între 10 și 15 minute înainte de începerea întâlnirii. Acest lucru vă permite să testați conectivitatea.

Experții recomandă efectuarea apelului nominal pentru a verifica sistemul și a revizui cronologia. De asemenea, este vital să oferiți detalii de contact offline pentru ca panelist să vă contacteze în cazul unor probleme tehnice.

Atunci când întâlnirea este transmisă de un prezentator unui public numeros, ar trebui să atribuiți rolul de facilitator unui coleg. Facilitatorul oferă prezentatorului asistența foarte necesară.

Întâlniri online în perioada COVID-19

Pe măsură ce coronavirusul se răspândește în mai multe țări din întreaga lume, întâlnirile online au devenit o soluție critică pentru companii și guverne. Întâlnirile virtuale le permit participanților să desfășoare afaceri în timp ce respectă regulile de distanțare socială declanșate de pandemie.

Mulți profesioniști lucrează de acasă; prin urmare, necesitatea de a conduce întâlniri virtual. Această nouă realitate determină organizațiile să exploreze modalități de a utiliza instrumentele de conferință mai eficient. Instrumentele pentru întâlniri online facilitează găzduirea neîntreruptă a conferințelor.

Logodnă

Pentru a crește implicarea în timpul unei întâlniri online, ar trebui să rezistați tentației de a vă lansa direct în sarcină. Acest lucru compromite construirea relațiilor. În schimb, trebuie să spargeți gheața solicitând participanților să se prezinte și să împărtășească pe scurt orice informații interesante.

Această abordare crește nivelul de implicare prin adăugarea unui element social la întâlnire. Când participați, partajați ceva personal, procedurile virtuale simulează interacțiunea în persoană. Pe de altă parte, trebuie să invitați întrebări de la panel înainte de începerea întâlnirii.

Aceste măsuri oferă o modalitate sigură de a menține panoul activat. De asemenea, luați în considerare un sondaj și să cereți răspunsuri prin chat pentru a primi feedback cu privire la probleme specifice. Punerea frecventă a întrebărilor facilitează menținerea unei legături personale cu participanții. Cu toate acestea, evitați să puneți întrebări deschise care conduc adesea la fenomenul aerului mort.

Rămâi concentrat

Întâlnirile online oferă o mare varietate de avantaje, inclusiv posibilitatea de a vă conecta din orice locație. Cu toate acestea, participanții nu ar trebui să se prezinte în spațiile publice pentru a evita distragerea atenției. Locuri precum saloanele de aeroport și cafenelele pot îngreuna ca un participant să rămână concentrat. Zgomotul ambiental poate fi problematic chiar și în birourile de acasă.

La un alt nivel, experții sfătuiesc să nu înghesuiți prea multe subiecte sau agende într-o singură întâlnire virtuală. Încercați să vă concentrați pe unul sau două subiecte și acordați panoului o pauză înainte de a introduce un subiect nou. Fiecare segment trebuie să fie scurt (maximum 30 de minute) pentru a se asigura că participanții pot rămâne atenți în timpul discuțiilor.

Rezervă-ți întotdeauna timp pentru spărgătorul de gheață pentru a distruge orice bariere sociale și pentru a crea o atmosferă optimă de grup. De asemenea, spargerea gheții permite oamenilor să se familiarizeze între ei, ceea ce stimulează încrederea.

Majoritatea spărgătoarelor de gheață în persoană sunt posibile virtual. Este posibil să faci angajamentul distractiv prin partajarea fotografiilor sau folosind fundaluri virtuale atrăgătoare pentru Zoom.

Brainstorming virtual

Activități precum brainstormingul și votul contribuie la creșterea angajamentului. Puteți începe aceste activități folosind o mare varietate de instrumente specializate. Păstrați întotdeauna procedurile interesante pentru a evita ca participanții să se obosească sau să se plictisească. Puteți oricând să le cereți să ia o pauză și să-și împrospăteze mințile înainte de a continua cu conferința.

Stabilirea unei modalități eficiente de a apela la panel este o parte esențială a gestionării întâlnirilor online. Metoda adecvată depinde de platforma de conferință pe care o utilizați. Dacă întâlnirea dvs. folosește o platformă doar audio, luați în considerare tehnica ceasului. Această metodă implică alocarea numerelor participanților pe ceas, pe care le veți folosi pentru a face prezentări.

Când lucrați cu o platformă de videoconferință, puteți apela participanții prin comandă pe ecran. Alternativ, puteți opta pentru introducerea panoului folosind ordinea alfabetică.

Este important să monitorizați mișcarea ochilor paneliștilor în timpul unei întâlniri de videoconferință. Mișcarea rapidă a ochilor poate fi un semn că un participant citește, iar mișcarea brațului se poate datora tastării. De asemenea, ai grijă la expresiile plictisite și semnele de oboseală mentală.

Când observi că o persoană este distrasă, trebuie să atragi atenția întregului panou. La sfârșitul întâlnirii, rezervați timp pentru a evalua productivitatea conferinței. Evidențiați toate domeniile de îngrijorare și găsiți modalități de a corecta deficiențele.

Întâlniri hibride

Dacă intenționați să găzduiți întâlniri hibride care implică atât participanți virtuali, cât și participanți live, luați în considerare angajarea unui moderator bridge. Acest rol poate fi ocupat de un coleg care participă la o întâlnire fizică. Moderatorul monitorizează conexiunea dintre panoul live și cel virtual.

Este important să vă asigurați că membrii juriului online pot vedea, auzi și contribui la proceduri. Pe de altă parte, moderatorul ar trebui să-i țină la cunoștință pe participanții fizici cu privire la grupul virtual. Cel mai simplu mod de a atinge acest obiectiv este să arăți fețele participanților la distanță pe un ecran mare.

Mulți membri nu citesc procesele verbale de ședință. Vă puteți asigura că toată lumea citește documentele minute făcându-le scurte și concise. Mulți membri nu citesc procesele verbale de ședință. Vă puteți asigura că toată lumea citește documentele minute făcându-le scurte și concise cu acest exemplu. Acest lucru le permite colegilor să învețe despre subiectele pe care le-au ratat în timpul întâlnirii online.

În unele cazuri, profesioniștii nu se bazează pe informațiile obținute verbal, deoarece acestea pot duce la o comunicare greșită. Din acest motiv, luați în considerare trimiterea unui e-mail de urmărire scurt și concis, care să enumere detaliile cheie ale conferinței.

Considerații suplimentare

Dacă participanții nu sunt familiarizați unul cu celălalt, ar trebui să spargeți gheața permițând tuturor să se prezinte. Procedând astfel, participanților le este mai ușor să se simtă confortabil unul cu celălalt. La rândul său, atmosfera plăcută îmbunătățește nivelul de productivitate al întâlnirii.

Încurajați liderii de echipă să spargă gheața împărtășind câteva momente mai ușoare cu grupul. De asemenea, promovați rezolvarea problemelor de colaborare în timpul întâlnirii online. Aceste tipuri de sesiuni pot oferi o modalitate mai ușoară de a înlocui rapoartele standard care compromit desfășurarea fără probleme a procedurilor.

Rezolvarea problemelor în colaborare presupune ca liderul să selecteze un subiect pe care să îl discute paneliştii. Grupul lucrează împreună pentru a descoperi puncte de vedere și informații vitale. Ca rezultat, devine mai ușor să se formuleze soluții inovatoare care abordează provocările specifice ale afacerii.

Toți participanții ar trebui să aibă timp să se concentreze asupra agendei. Procedând astfel, contribuiți la creșterea productivității în timpul sesiunilor de rezolvare a problemelor.

Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.

Recomandările editorilor:

• Dacă ai distribuit nuduri pe Zoom, știi doar că folosește AI pentru a te urmări
• Google Meet tocmai a primit o actualizare foarte necesară, asemănătoare Zoom - iată ce este nou
• Hackerii vând peste 500.000 de parole Zoom, așa că treceți deja la Discord
• Cea mai bună alternativă la Zoom nu este să vă conectați niciodată, lașilor