Çevrimiçi toplantılara ev sahipliği yapmak için en iyi uygulamalar

Birçok işletme, web seminerleri yürütmek, eğitim yürütmek ve konferanslara ev sahipliği yapmak için uygun maliyetli bir çözüm olarak çevrimiçi toplantıları benimsiyor. Şirketler, kısmen benimseme kolaylığı ve rahatlığı nedeniyle bu tür toplantıları tercih ediyor. Ayrıca pazar, küçük, orta ve büyük işletmelerin ihtiyaçlarına uygun olarak tasarlanmış araçlarla dolup taşıyor.

Sanal toplantılar, bir varlığın üretkenliğini artırmanın ve COVID-19 salgınıyla ilişkili sosyal mesafe kurallarına uymanın uygun bir yolunu sunar. Hatasız iletişim sağlamak için ideal teknolojileri ve yazılımı seçmeniz gerekir. Doğru araç seçimi, paylaşılan bilgi türüne ve katılan izleyici kitlesine göre belirlenir.

Uzmanlar, ofis ortamına dayalı veriler de dahil olmak üzere sunumu tasarlamanızı önerir. Verilerin veya bilgilerin canlı bir izleyiciye sunumu, sanal bir izleyiciye yapılan sunumdan farklıdır. Bu nedenle, çevrimiçi bir toplantı için video monitöründe canlı bir toplantıdan alınan materyali kullanmaktan kaçınmalısınız.

Sanal toplantı, izleyiciyle etkileşimin kapsamını sınırlar. Fiziksel bir mekanda gerçekleştirilen toplantılar, gündem ve malzeme kullanımı konusunda daha rahat bir yaklaşım benimsemenizi sağlar. Öte yandan, sanal toplantılar uygun bir hazırlık gerektirir. Bu nedenle, etkinliği önceden planlamak gerekir.

Gündemi katılımcılara önceden teslim etmelisiniz. Ayrıca, mesajınızı daha ilgi çekici hale getirmek için güçlü görsel materyaller oluşturmayı düşünün. Görsel ve materyallerin etkinlik öncesi katılımcılara ulaşmasını sağlayın. Alıcıların toplantıdan en az 24 saat önce oturum açma kimlik bilgilerine, URL'lere ve gelen arama numaralarına sahip olmaları gerekir.

Bunu yapmak, katılımcıların her şeyin planlandığı gibi çalıştığını kontrol etmelerini veya gerekli yazılımı indirmelerini sağlar. Hatalardan kaçınmak için, katılımcıların toplantı başlamadan 10 ila 15 dakika önce oturum açtığından da emin olun. Bu, bağlantıyı test etmenizi sağlar.

Uzmanlar, sistemi kontrol etmek ve zaman çizelgesini gözden geçirmek için yoklama yapılmasını tavsiye ediyor. Ayrıca, teknik sorunlar olması durumunda panelistin size ulaşabilmesi için çevrimdışı iletişim bilgilerinin sağlanması da hayati önem taşımaktadır.

Toplantı bir sunucu tarafından geniş bir izleyici kitlesine yayınlandığında, kolaylaştırıcı rolünü bir meslektaşınıza atamalısınız. Kolaylaştırıcı, sunum yapan kişiye çok ihtiyaç duyulan yardımı sağlar.

COVID-19 sırasında çevrimiçi toplantılar

Koronavirüs dünya çapında daha fazla ülkeye yayıldıkça, çevrimiçi toplantılar işletmeler ve hükümetler için kritik bir çözüm haline geldi. Sanal toplantılar, katılımcıların pandeminin tetiklediği sosyal mesafe kurallarına uyarak iş yapmalarını sağlar.

Birçok profesyonel evden çalışıyor; bu nedenle, toplantıları sanal olarak yürütme ihtiyacı. Bu yeni gerçeklik, kuruluşları konferans araçlarını daha etkili kullanmanın yollarını keşfetmeye teşvik ediyor. Çevrimiçi toplantı araçları, kesintisiz konferanslara ev sahipliği yapmayı kolaylaştırır.

Nişanlanmak

Çevrimiçi bir toplantı sırasında katılımı artırmak için, doğrudan göreve başlama isteğine karşı koymalısınız. Bunu yapmak, ilişki kurmayı tehlikeye atar. Bunun yerine, katılımcılardan kendilerini tanıtmalarını ve ilginç bilgileri kısaca paylaşmalarını isteyerek buzu kırmanız gerekir.

Bu yaklaşım, toplantıya sosyal bir unsur ekleyerek katılım düzeylerini artırır. Katılım kişisel bir şey paylaştığında, sanal işlemler yüz yüze etkileşimi simüle eder. Öte yandan, toplantı başlamadan önce panelden soruları davet etmeniz gerekiyor.

Bu önlemler, paneli devrede tutmak için kesin bir yol sağlar. Ayrıca, belirli konularda geri bildirim almak için bir ankete katılmayı ve sohbet yoluyla yanıt istemeyi düşünün. Sık sık soru sormak, katılımcılarla kişisel bir bağlantı kurmayı kolaylaştırır. Ancak, genellikle ölü hava fenomenine yol açan açık uçlu sorular sormaktan kaçının.

Odaklanın

Çevrimiçi toplantılar, herhangi bir yerden bağlanabilme dahil olmak üzere çok çeşitli avantajlar sağlar. Ancak, dikkat dağıtıcılardan kaçınmak için katılımcılar halka açık alanlara girmemelidir. Havaalanı dinlenme salonları ve kafeler gibi yerler, bir katılımcının odaklanmasını zorlaştırabilir. Ortam gürültüsü ev ofislerinde bile sorunlu olabilir.

Başka bir düzeyde, uzmanlar çok fazla konuyu veya gündemi tek bir sanal toplantıya sıkıştırmamayı tavsiye ediyor. Bir veya iki konuya odaklanmaya çalışın ve yeni bir konuyu tanıtmadan önce panele ara verin. Katılımcıların tartışmalar sırasında dikkatli olmalarını sağlamak için her bölüm kısa (en fazla 30 dakika) olmalıdır.

Buzkıranların sosyal engelleri yıkmaları ve optimal bir grup atmosferi yaratmaları için daima zaman ayırın. Buzları kırmak aynı zamanda insanların birbirlerine aşina olmalarını sağlar ve bu da güveni besler.

Yüz yüze buz kırıcıların çoğu sanal olarak mümkündür. Zoom için fotoğraf paylaşarak veya göz alıcı sanal arka planlar kullanarak etkileşimi eğlenceli hale getirmek mümkün.

Sanal beyin fırtınası

Beyin fırtınası ve oylama gibi etkinlikler katılımın artmasına katkıda bulunur. Çok çeşitli özel araçlar kullanarak bu faaliyetlere başlayabilirsiniz. Katılımcıların yorulmalarını veya sıkılmalarını önlemek için işlemleri her zaman ilginç tutun. Konferansa devam etmeden önce onlardan her zaman bir mola vermelerini ve zihinlerini yenilemelerini isteyebilirsiniz.

Panelde arama yapmak için etkili bir yol oluşturmak, çevrimiçi toplantıları yönetmenin önemli bir parçasıdır. Uygun yöntem, kullandığınız konferans platformuna bağlıdır. Toplantınız yalnızca sesli bir platform kullanıyorsa, saat tekniğine dönmeyi düşünün. Bu yöntem, tanıtım yapmak için kullanacağınız saate katılımcı numaraları atamayı içerir.

Bir video konferans platformuyla çalışırken, katılımcıları ekrandaki sıraya göre arayabilirsiniz. Alternatif olarak, alfabetik sırayı kullanarak paneli tanıtmayı tercih edebilirsiniz.

Bir video konferans toplantısı sırasında panelistlerin göz hareketlerini izlemek önemlidir. Hızlı göz hareketi, bir katılımcının okuduğunun bir işareti olabilir ve kol hareketi yazmaktan kaynaklanıyor olabilir. Ayrıca, sıkılmış ifadelere ve zihinsel yorgunluk belirtilerine dikkat edin.

Bir kişinin dikkatinin dağıldığını fark ettiğinizde, tüm panelden dikkat çekmeniz gerekir. Toplantının sonunda, konferansın verimliliğini değerlendirmek için zaman ayırın. Herhangi bir endişe alanını vurgulayın ve eksiklikleri düzeltmenin yollarını bulun.

Hibrit toplantılar

Hem sanal hem de canlı katılımcıları içeren karma toplantılar düzenlemeyi planlıyorsanız, bir köprü moderatörü kullanmayı düşünün. Bu rol, fiziksel bir toplantıya katılan bir meslektaş tarafından ele alınabilir. Moderatör, canlı ve sanal panel arasındaki bağlantıyı izler.

Çevrimiçi panelistlerin duruşmaları görebilmelerini, duyabilmelerini ve katkıda bulunabilmelerini sağlamak önemlidir. Öte yandan moderatör, fiziksel panelistleri sanal gruptan haberdar etmelidir. Bu amaca ulaşmanın en kolay yolu, uzaktaki katılımcıların yüzlerini büyük bir ekranda göstermektir.

Birçok panelist toplantı tutanaklarını okumaz. Tutanakları kısa ve öz hale getirerek herkesin okumasını sağlayabilirsiniz. Birçok panelist toplantı tutanaklarını okumaz. Bu örnekle tutanakları kısa ve öz hale getirerek herkesin okumasını sağlayabilirsiniz. Bu, iş arkadaşlarınızın çevrimiçi toplantı sırasında kaçırmış olabilecekleri konular hakkında bilgi edinmelerini sağlar.

Bazı durumlarda, profesyoneller sözlü olarak elde edilen bilgilere güvenmezler çünkü bu yanlış iletişimle sonuçlanabilir. Bu nedenle, konferansın önemli ayrıntılarını listeleyen kısa ve öz bir takip e-postası göndermeyi düşünün.

Ek hususlar

Katılımcılar birbirini tanımıyorsa, herkesin kendini tanıtmasına izin vererek buzu kırmalısınız. Bunu yapmak, katılımcıların birbirleriyle rahat hissetmelerini kolaylaştırır. Buna karşılık, samimi atmosfer, toplantının üretkenlik seviyelerini artırır.

Grupla daha hafif anlar paylaşarak ekip liderlerini buzları kırmaya teşvik edin. Ayrıca, çevrimiçi toplantı sırasında işbirliği sorununun çözülmesini teşvik edin. Bu tür oturumlar, işlemlerin sorunsuz ilerlemesini tehlikeye atan standart raporların yerini almak için daha kolay bir yol sağlayabilir.

Sorunları işbirliği içinde çözmek, liderin panelistlerin tartışacağı bir konu seçmesini içerir. Grup, bakış açılarını ve hayati bilgileri keşfetmek için birlikte çalışır. Sonuç olarak, belirli iş zorluklarını ele alan yenilikçi çözümler formüle etmek daha kolay hale geliyor.

Tüm katılımcılara gündeme odaklanmaları için zaman verilmelidir. Bunu yaparak, problem çözme oturumları sırasında üretkenliği artırmaya yardımcı olursunuz.

Bu konuda herhangi bir fikriniz var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin veya tartışmayı Twitter veya Facebook'a taşıyın.

Editörün Önerileri:

• Zoom'da çıplak fotoğraflar paylaşıyorsanız, sizi izlemek için AI kullandığını bilin.
• Google Meet, çok ihtiyaç duyulan Zoom benzeri bir yükseltmeye kavuştu - işte yenilikler
• Bilgisayar korsanları 500.000'den fazla Zoom şifresi satıyor, bu yüzden şimdiden Discord'a geçin
• Zoom'a en iyi alternatif asla oturum açmamaktır, sizi korkaklar