Număr de telefon virtual: cum funcționează și cum să obțineți unul?

Un număr de telefon virtual, uneori numit număr de apelare internă directă (DID), vă permite să ajungeți la clienți îndepărtați și să adăugați o prezență națională afacerii dvs., chiar dacă tocmai ați început să vă extindeți în afara pieței dvs. de origine.

Oferă mai multă flexibilitate decât un număr de telefon tradițional, deoarece nu există o conexiune prin cablu și îl puteți utiliza practic din orice loc din lume.

Să aruncăm o privire la ce este un număr virtual, cum funcționează, beneficiile sale și cum să obțineți unul.

Salt la ↓

• Ce este un număr de telefon virtual?
• Cum funcționează un număr de telefon virtual?
• Cum să obțineți un număr de telefon virtual
• Numere de telefon virtuale vs numere de telefon tradiționale
• Beneficiile unui număr de telefon virtual
• Prezentare generală a furnizorilor de numere de telefon virtuale
• Întrebări frecvente privind numărul de telefon virtual

Ce este un număr de telefon virtual?

Un număr de telefon virtual este un număr de telefon bazat pe cloud care permite contactarea unei afaceri fără a depinde de rețelele fixe tradiționale. Numerele de telefon virtuale de afaceri folosesc internetul pentru a se conecta la rețelele telefonice fără a fi nevoie de o linie sau un schimb tradițional. Există un hardware fizic foarte minim cu un număr virtual, astfel încât la apelurile primite se poate răspunde pe orice dispozitiv care se conectează la cloud.

Compania dvs. poate achiziționa câte numere de telefon virtuale are nevoie de la un furnizor de servicii VoIP pentru a ajunge la localnici din diferite piețe. Fiecare număr este gestionat cu ușurință prin software-ul VoIP, iar prefixele locale, 800 de coduri și numerele internaționale sunt toate atribuibile afacerii dvs.

Cum funcționează un număr de telefon virtual?

Un număr de telefon virtual folosește internetul pentru a efectua apeluri telefonice. Nu necesită o cartelă SIM, acoperire în turnul celular sau adresă fizică pentru a efectua sau primi apeluri. Urmează aceleași reguli ca și numerele fixe tradiționale - numerele locale și naționale au 10 cifre, care include prefixul zonal, schimbul de trei cifre și numărul de abonat din patru cifre.

Pentru a utiliza un număr virtual, aveți nevoie de o conexiune rapidă la internet prin cablu, rețea LTE sau Wi-Fi și un dispozitiv precum desktop, laptop sau telefon mobil. Dacă conexiunea dvs. la internet nu este de încredere, calitatea apelurilor poate avea de suferit.

Nu este nevoie să fiți conectat la rețeaua de fire de cupru, ceea ce aduce cu sine taxe pentru distanțe lungi, instalații costisitoare și cerințe de cablare.

Există patru tipuri principale de numere de telefon virtuale pe care companiile le folosesc:

• Numere vanitare: Acestea folosesc expresii alfanumerice atrăgătoare sau numere care vă ajută să vă amintiți marca.
• Numere gratuite: Acestea sunt numere naționale pe care clienții le folosesc pentru a ajunge la o marcă de oriunde, fără taxe de distanță lungă.
• Numere locale: numerele de telefon locale folosesc anumite coduri de zonă pentru a face o companie să pară mai locală, chiar și atunci când este situată departe.
• Numerele internaționale locale: similar numerelor locale, numerele internaționale locale fac ca o afacere să pară locală pe piețele de peste mări.

Serviciul de telefonie virtuală permite companiilor să accepte apeluri în funcție de cerințele afacerii.

Doriți să primiți apeluri după ora 17:00 pe Coasta de Est după terminarea programului de lucru al unui centru de apeluri? Software-ul pentru numărul de telefon virtual direcționează automat apelurile de la serviciul clienți către centrele de apeluri de pe Coasta de Vest, care sunt deschise ulterior.

Cum să obțineți un număr de telefon virtual

Indiferent dacă aveți nevoie de numere locale, vanitare sau gratuite, majoritatea furnizorilor vă stabilesc un număr de telefon virtual în timpul procesului de înscriere. De obicei, ei taxează pe linie telefonică, pe lună și port peste numere vechi la serviciul lor.

Deși există furnizori de numere de telefon virtuale care oferă numere gratuite, aceștia nu vor oferi opțiuni de apelare nelimitată sau posibilitatea de a se conecta la mai mulți utilizatori. Când doriți ca apelurile clienților să fie direcționate către locul potrivit, fără restricții, un serviciu de abonament este calea de urmat.

Obținerea unui număr de telefon virtual este un proces simplu care se poate face în câțiva pași:

1. Găsiți furnizorul de servicii de telefonie virtuală potrivit și înscrieți-vă pentru serviciul său
2. În timpul înscrierii, alegeți un oraș sau un prefix al viitorului număr
3. Finalizați procesul de înscriere introducând detaliile de plată. Rețineți că acest pas va amâna în funcție de furnizor

Odată ce totul este configurat, veți fi gata să începeți să utilizați sistemul de telefonie virtuală.

Numere de telefon virtuale vs numere de telefon tradiționale

Principala diferență dintre numerele de telefon virtuale și numerele de telefon tradiționale este că numerele de telefon virtuale permit utilizatorilor să efectueze și să primească apeluri prin Internet, în timp ce liniile fixe tradiționale cu fir se bazează pe PSTN fizic pentru comunicarea telefonică.

Tabelul de mai jos oferă o imagine de ansamblu rapidă a telefoanelor virtuale față de sistemele telefonice tradiționale:

Telefoanele PSTN sunt limitate la un număr de telefon și o linie pe adresă fizică, ceea ce înseamnă că le lipsește mobilitatea și portabilitatea numerelor de telefon virtuale. Telefoanele cu fir necesită companiilor să achiziționeze numere de telefon separate pentru fiecare locație în care își desfășoară activitatea.

Deoarece un sistem telefonic tradițional PBX este găzduit la fața locului, adăugarea de noi linii telefonice sau modernizarea tehnologiei este o bătaie de cap de mult timp pentru echipele IT - ca să nu mai vorbim de o cheltuială majoră pentru proprietarii de afaceri. În plus, pentru ca mai mulți agenți să utilizeze linia telefonică simultan, departamentele IT trebuie să treacă prin procesul perturbator de instalare a unui sistem telefonic cu mai multe linii.

Un număr virtual, pe de altă parte, nu este legat de fire sau de locație fizică, bazându-se în întregime pe VoIP (Voice over Internet Protocol) pentru a efectua/primi apeluri telefonice prin Internet.

VoIP facilitează apelurile vocale printr-o aplicație de telefon mobil care este accesibilă pe mai multe dispozitive simultan. Utilizatorii sistemului de telefonie virtuală pot efectua/primi apeluri vocale în orice moment, de oriunde și pe orice dispozitiv cu o conexiune la Internet, cum ar fi smartphone-uri, computere desktop și laptopuri și tablete.

Sistemele de telefonie virtuală sunt, de asemenea, mult mai scalabile decât cele tradiționale, iar adăugarea de noi linii telefonice/extensii la un număr de telefon VoIP existent nu necesită instalare fizică. În schimb, administratorii adaugă pur și simplu noi linii telefonice cumpărând și atribuindu-le direct pe site-ul web al furnizorului VoIP. Întregul proces durează doar câteva minute și elimină perioadele de nefuncționare cauzate de instalarea manuală a liniei telefonice.

Cu un număr de telefon virtual de afaceri, echipe întregi de agenți, nu doar un utilizator, pot avea conversații vocale sau pot trimite mesaje text SMS de afaceri simultan folosind același număr de telefon.

Numerele de telefon virtuale vin și cu funcții mai avansate decât omologii lor de telefonie fixă.

De exemplu, administratorii pot direcționa apelurile primite către dispozitive prestabilite în anumite ore, aliniate cu programul de lucru al agenților. Fiecare număr de telefon sau extensie poate îndeplini o anumită funcție – de exemplu, utilizatorii pot forma un număr pentru departamentul de vânzări sau pot pune o extensie pentru a se conecta la serviciul pentru clienți.

În scurt?

Sistemul telefonic de afaceri virtual oferă mult mai mult confort, mobilitate, funcționalitate și accesibilitate decât telefoanele fixe standard.

Beneficiile unui număr de telefon virtual

Există mai multe beneficii unice pentru numerele de telefon virtuale. Pentru întreprinderile mai mici, aceste numere sunt adesea folosite atunci când proprietarul afacerii nu dorește să ofere date personale sau un număr personal. Un număr de telefon virtual de afaceri sună orice telefon compatibil și majoritatea serviciilor permit chiar și mesaje text și mesagerie vocală.

Toate acestea sunt gestionate cu aceeași tehnologie de comutare de pachete care este utilizată cu alte servicii bazate pe internet. Nu este nevoie de întreținere a cablurilor telefonice și nu există circuite deschise de luat în considerare pe măsură ce se fac apelurile.

Există câteva alte motive pentru a lua în considerare serviciul de telefonie virtuală pentru o afacere mică.

Conectați locații comerciale cu un singur număr de telefon

Cu un număr de telefon virtual, mai multe locații de pe glob folosesc un singur număr centralizat pentru a răspunde la apeluri. Dacă un client dintr-un anumit fus orar are nevoie de ajutor, îl primește de la agenții din zona lor din lume. Utilizarea extensiilor cu un număr virtual este, de asemenea, posibilă, așa că, dacă un client are nevoie de ajutor mai specializat, este conectat la departamentul potrivit. Acest lucru se face chiar și atunci când centrul numărului inițial este situat la sute de mile distanță de extensie.

Acces la un bazin mai larg de talente

Nu există limitări fizice când vine vorba de deschiderea unui centru telefonic în întreaga lume cu un telefon virtual. Aceasta înseamnă că sistemul dvs. de telefonie comercială leagă clienții cu agentul lor potrivit, indiferent de punctul de origine sau locația agentului. Deoarece numerele de telefon virtuale sunt independente de hardware-ul tradițional PSTN și PBX, agenții care se află pe drum primesc apeluri de afaceri pe smartphone-urile și laptopurile lor. Cu acest tip de conectivitate, clienții sunt ușor conectați cu agenți care i-au ajutat anterior.

Potrivirea punctului de origine cu un call center din zonă este, de asemenea, mult mai ușoară. Statele Unite și Canada sunt pline de dialecte regionale și centrele de apel locale care abordează cazurile locale facilitează înțelegerea nevoilor clienților de către agenți. Cu un telefon virtual local, companiile pot potrivi cu ușurință anumite apeluri cu agenți care vorbesc dialectul sau argou. Chiar dacă sunt situate la sute de mile distanță, apelantul vede codul zonal și crede că apelul este direcționat local.

Primiți apeluri oriunde

Numerele de telefon virtuale oferă mai multă flexibilitate angajaților din afara biroului. De exemplu, dacă un recepționer trebuie să lucreze de la distanță, el sau ea primește în continuare orice apeluri direcționate către companie. Acest lucru se face prin intermediul aplicațiilor desktop sau mobile. Deoarece numerele virtuale vin cu software pentru gestionarea apelurilor, este ușor să utilizați redirecționarea sau rutarea apelurilor pentru a vă conecta cu alte departamente.

Unele software VoIP au funcționalitatea de a transfera apeluri de la dispozitiv la dispozitiv. Un apel primit pe un softphone este trimis rapid către un smartphone sau un telefon mobil atunci când angajatul trebuie să schimbe locația. Când un angajat are un apel invers programat, el sau ea își desfășoară treburile fără a fi nevoie să aștepte lângă telefon. Din cauza pandemiei de COVID-19, acest lucru a devenit important deoarece numerele virtuale le-au permis angajaților să primească apeluri de acasă, chiar și atunci când erau distanțați social.

Furnizați numere de apelare pentru piețele internaționale

Unele produse prosperă în străinătate, iar una dintre cele mai bune modalități de a vă extinde pe piețele străine este oferind clienților un număr local pentru a ajunge la organizația dvs. Numerele de telefon virtuale nu se limitează la prefixele regionale din SUA și la numerele 800. De asemenea, puteți achiziționa numere internaționale de la unii furnizori pentru ca clienții străini să vă contacteze.

Cu un număr de telefon virtual, este ușor să configurați un centru de apel într-o regiune precum Nova Scoția și să primiți apeluri de la clienți cu sediul pe piețe străine precum Italia. Apelantul nu va trebui să formeze distanțe lungi, iar software-ul call center direcționează aceste tipuri de apeluri către agenți care cunosc bine limba italiană. Pentru apelant, nu există nicio indicație că apelează în afara țării și veți oferi o experiență puternică de servicii pentru clienți celor care ajung la marca dvs. de pe piețele străine, fără a fi nevoie să deschideți centre de apel locale.

Deoarece această tehnologie direcționează toate apelurile către un singur număr, oferă o modalitate de a garanta că piețele internaționale au un număr de apelare localizat, unde clienții ajung la afacerea și departamentul cu care trebuie să vorbească și să își rezolve problemele rapid. .

Măsurați performanța vânzărilor și marketingului

În marketing sau vânzări, trebuie să puteți urmări numărul de apeluri pe care le primiți, mai ales dacă primiți apeluri din mai multe campanii. Puteți asocia anumite numere de telefon cu campaniile de marketing, în loc să utilizați numărul dvs. de telefon principal și să măsurați eficient performanța și ratele de conversie ale acestor campanii.

Cu un număr de telefon virtual, este ușor să creezi succesul pe diferite piețe. De exemplu, dacă apelanții formează numărul dvs. în prefixul 515 mai des, acesta este un indicator că campania dvs. poate avea mai mulți apelanți din Des Moines. Poate că campania din acel oraș s-ar putea transfera bine într-o altă zonă pentru a crește vânzările.

Prezentare generală a furnizorilor de numere de telefon virtuale

Tabelul de mai jos oferă o prezentare generală a celor cinci furnizori care oferă numere de telefon gratuite, locale și virtuale în planurile lor.

Întrebări frecvente privind numărul de telefon virtual

Mai jos, am răspuns la unele dintre cele mai importante întrebări frecvente despre numerele de telefon virtuale.