Как сократить раздувание SaaS для перехода к бережливому подходу к ИТ

SaaS неуклонно набирает популярность на протяжении двух десятилетий, делая модель бессрочного лицензирования загружаемого программного обеспечения устаревшей благодаря интегрированным облачным функциям, применимым к предприятиям любого размера и типа. Однако обеспечение полной прозрачности технологической инфраструктуры для любого предприятия может оказаться сложной задачей.

Хотя инструмент SaaS существует практически для каждого актива организации и обещает повысить эффективность рабочего процесса, без надлежащей структуры и структуры управления повторения, ненужные дублирования и фрагментированная авторизация могут привести к увеличению раздувания программного обеспечения. Погрузитесь, чтобы понять динамику раздувания SaaS и стратегии по его смягчению, стремясь к более компактной и эффективной ИТ-функции.

Понимание раздувания SaaS и его проблем

Раздувание программного обеспечения в своей простейшей форме происходит, когда последовательные выпуски компьютерной программы становятся заметно медленнее, потребляя больше памяти, дискового пространства и вычислительной мощности. В эпоху облачных технологий эта проблема обостряется не только в рамках одной системы, но и в масштабах всего предприятия, поскольку рост количества SaaS-приложений истощает ресурсы. По оценкам на 2022 год, 58% расходов на прикладное программное обеспечение будет приходиться на облачные решения, а к 2025 году эта цифра, по прогнозам, вырастет до 66%. Эта тенденция обусловлена ​​легкостью приобретения, внедрения и использования SaaS-приложений.

Хотя повышение эффективности является благом, простота закупок SaaS ставит перед ИТ-отделом различные проблемы. Свидетельством распространения SaaS является то, что бизнес-подразделения, не связанные с ИТ, теперь контролируют более половины систем компании. Теневые ИТ часто составляют значительную часть портфеля SaaS стандартного бизнеса. Следовательно, ИТ-руководители могут с трудом регулировать расходы на SaaS, не имея возможности легко определить возможности сокращения затрат. Последствия отсутствия прозрачности и понимания огромны для организаций любого размера. Исследования показывают, что средняя организация постоянно использует менее 50% своих подписок на приложения, что приводит к значительным потерям.

Как минимизировать раздувание SaaS? Практические советы для ИТ-менеджеров

Крайне важно осознавать, что стоимость инструмента выходит за рамки платы за лицензию и включает затраты на обучение, настройку, сбои при переходе на новую систему и общее обеспечение ресурсами, и все это может истощить ресурсы команды. Следовательно, крайне важно сократить раздувание SaaS с помощью таких шагов, как:

1. Проведение регулярных аудитов. ИТ-руководители должны проводить регулярные аудиты программного обеспечения, чтобы выявить и оценить эффективное использование всех приложений SaaS на предприятии. Сбор данных о внедрении и использовании программного обеспечения, а также отзывов пользователей поможет определить, какие инструменты действительно приносят пользу, а какие излишни или недостаточно используются. Эта оценка помогает принимать обоснованные решения о сохранении, сокращении или отмене лицензий.
2. Понимание моделей использования. ИТ-менеджеры должны предоставить нужные функции наиболее подходящим группам сотрудников и установить фактическую потребность и частоту использования в этих группах. Такой подход помогает предприятиям более эффективно договариваться о ценах.
3. Классификация раздутых технологий на основе рисков. Оптимизация технологической среды и минимизация излишков включают три фундаментальных этапа оценки рисков: критический, необходимый и высокий потенциал.
4. Внедрение процесса авторизации SaaS. Чтобы предотвратить перегрузку SaaS, особенно в крупных или удаленных командах, внедрите надежный механизм авторизации. Убедитесь, что существуют простые шаги и процедуры для регистрации одобрений и отказов.
5. Проведение регулярных проверок и аудитов поставщиков. Периодическая оценка текущих поставщиков SaaS и контрактов гарантирует их соответствие организационным требованиям, помогая выявлять раздувание до того, как оно станет бременем для вашей организации.

Почему контроль раздувания SaaS имеет решающее значение в 2024 году

По мере того, как компании переходят на цифровые технологии, неиспользуемые приложения SaaS стали серьезной проблемой, продолжающей эпоху пандемии, которая стала свидетелем ускоренного и зачастую незапланированного внедрения технологий. Когда раздувание SaaS превышает определенный порог, это может привести к ненужным расходам на ИТ, увеличению рисков безопасности и возможности привязки к поставщику.

• Ненужные расходы на ИТ . Чрезмерные расходы на приложения SaaS могут привести к перерасходу бюджета и финансовым затруднениям для организации. Очень важно учитывать влияние этого на план цифровой трансформации вашей организации и распределение ресурсов.
• Повышенные риски безопасности . Если вы не сможете контролировать распространение SaaS, использование теневых приложений в вашем бизнесе, скорее всего, увеличится. Эти неавторизованные приложения могут не соответствовать нормам безопасности и соответствия организации, что повышает вашу уязвимость к утечке данных.
• Возможность привязки к поставщику : организации часто продлевают контракты и связывают себя расширенными соглашениями с поставщиками, которые, к сожалению, не приносят адекватной пользы. Это затрудняет переход к экономически целесообразному решению, даже если проблема выявлена.

Вкратце: сокращение раздувания SaaS

Облачные SaaS-платформы, лежащие сегодня в основе большинства технологических инфраструктур, предлагают существенные преимущества по сравнению с традиционно принятой моделью программного обеспечения с бессрочной лицензией. Однако без усердия вы можете накопить избыточное количество лицензий, некоторые из которых могут быть ненужными или чрезмерными, и в итоге среда SaaS будет загромождена теневыми приложениями и неавторизованными лицензиями. Обсуждаемые пять шагов помогут избежать раздувания программного обеспечения, сделав вашу ИТ-среду более компактной, эффективной и экономичной. Кроме того, активное избегание покупки неподходящих программных продуктов — тех, которые не имеют достаточной интеграции, ненужных функций или сложного пользовательского интерфейса — имеет решающее значение для предотвращения и предотвращения раздувания SaaS.

Ознакомьтесь с нашей системой экономии затрат на облако для ИТ-директоров, чтобы получить дополнительные советы по уменьшению раздувания.

Другие статьи по теме:

Бухгалтерский учет SaaS: преимущества и лучшие практики для финансовых отделов

Талапати Виджай и Анируд Равичандер зажгли сцену жизнерадостным танцевальным номером в промо-ролике Leo Song Naa Ready.

Основные ключевые инструменты, необходимые для запуска вашего SaaS-бизнеса

4 преимущества аутсорсинга бухгалтерского учета для SaaS-стартапов