10 formas de mejorar la experiencia del usuario final de los equipos de Microsoft

La pandemia ha transformado enormemente la forma en que vivimos y trabajamos. Para facilitar el trabajo remoto e híbrido, las empresas de todo el mundo han adoptado soluciones como Slack, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Esto significa que las empresas que utilizan nubes tradicionales han cambiado a nubes avanzadas para aprovechar las funciones de colaboración que ofrecen para comunicarse entre equipos remotos.

Tras el viaje de trabajo remoto, muchas empresas cambiaron entre las diferentes plataformas de colaboración y almacenamiento en la nube, es decir, migraron de Box a Google Drive , de Dropbox a Google Drive, y muchas migraron de Slack a Microsoft Teams según los requisitos de su negocio.

Desde finales de 2019, Microsoft Teams ha sido la principal herramienta de colaboración de la empresa. Todos los días, casi 115 millones de personas usan Teams en su trabajo diario. Microsoft ha agregado varias funciones nuevas para las empresas que comenzaron a adoptar su plataforma de colaboración desde que comenzó el brote de COVID-19, además de migrar de Slack a Teams.

Este artículo lo ayudará a explorar las mejores formas de aprovechar al máximo Microsoft Teams y mejorar la experiencia del usuario final mediante el uso adecuado de sus funciones.

1. Crea canales relevantes

Los canales son una excelente manera de organizar conversaciones con su equipo. Cree canales para todas las áreas de su equipo y luego publique sus comunicaciones en esos canales. Hará que sea más fácil para todos en su equipo encontrar la información que necesitan.

2. Colaborar en archivos de Office

Si usted y sus compañeros de equipo necesitan colaborar en el mismo documento simultáneamente, Microsoft Teams le permite hacerlo. Muchas empresas han cambiado de Slack a Microsoft Teams para que la colaboración sea más efectiva y productiva al colaborar en archivos de forma remota en tiempo real.

Abra el archivo en su aplicación de escritorio y colabore con su equipo después de compartirlo en el canal apropiado o chatear en Microsoft Teams. Puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento por sus compañeros de equipo y proporcionarles comentarios si es necesario.

3. Administrar tareas con Microsoft Planner

Para mantenerte organizado a ti y a tu equipo remoto, usa Planner en Microsoft Teams. Esta es una herramienta fantástica, y puede usarla diariamente para realizar un seguimiento de sus actividades y rendimiento. Haga una lista de tareas pendientes, categorice las tareas, especifique una fecha límite, priorícelas y asígnelas al

respectivos miembros de su equipo. También puede adjuntar enlaces y documentos a su mensaje. También puede utilizar los comentarios para colaborar con otros profesionales.

Ver también: Cotizaciones de trabajo en equipo

4. Manténgase organizado con los calendarios de Teams

Cuando un equipo está ubicado en todo el mundo y opera en varias zonas horarias, puede ser difícil programar reuniones que sean convenientes para todos. Con el Asistente para programación en Teams, puede encontrar el mejor momento conveniente para organizar una reunión para cada miembro de su equipo.

Si no está migrando a Microsoft 365 y en lugar de cambiar de Box o Dropbox a Google Drive para aprovechar Google Workspace, Google Calendar es una excelente alternativa al Asistente de programación de Microsoft. Con Google Calendar, puede integrar los calendarios de los miembros de su equipo para saber cuándo estarán disponibles todos, y es sencillo planificar y programar una reunión.

5. Comparta su pantalla durante una reunión

Las presentaciones y la presentación de los resultados de nuestro trabajo son componentes esenciales de nuestra rutina diaria. Y, si bien puede hacerlo en la oficina en una reunión o hablando con un compañero de trabajo, tendrá que hacerlo en línea si trabaja de forma remota. Sin embargo, también hay una solución para esto.

Puede compartir su pantalla o elegir qué ventana desea compartir con otras personas en la reunión con Microsoft Teams. De esta manera, nadie verá ni escuchará las notificaciones que reciba de otras aplicaciones.

6. Grabe sus reuniones

Si tiene una reunión importante a la que desea volver y repasar algunos temas cruciales, grabarla e incluso obtener resúmenes de la reunión es una idea fantástica. Luego puede compartirlos con su equipo.

Esta función es especialmente valiosa para las personas que no pudieron asistir a la reunión pero que desean mantenerse informadas sobre la agenda y las acciones realizadas.

7. Cambie fácilmente entre diferentes dispositivos

Las emergencias ocurren y también pueden ocurrir durante una videoconferencia. Su computadora portátil puede averiarse, su Internet puede fallar, su cámara puede dejar de funcionar o es posible que deba irse por una emergencia. Tales situaciones pueden afectar su trabajo cuando está en una llamada importante.

Afortunadamente, Microsoft Teams te permite unirte a una llamada desde varios dispositivos. Puede permanecer en la llamada usando su teléfono, tableta y PC simultáneamente, o puede pasar de un dispositivo a otro según lo requiera.

8. Use las aplicaciones de Microsoft Teams

Gracias a la rica conexión digital y física, los equipos pueden trabajar sin problemas con Outlook, Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones. Las grabaciones de sus reuniones se almacenan en SharePoint, los datos se almacenan en OneDrive y su calendario de Outlook se sincroniza constantemente con Teams.

Puede conectar cualquier aplicación de Microsoft o de terceros a su entorno de Microsoft Teams, eliminando la necesidad de cambiar entre diferentes plataformas.

9. Agrega pestañas en tus canales

Las empresas pueden usar la interfaz de Teams para integrar aplicaciones como una pestaña dentro de un canal. Como resultado, Teams puede servir como una plataforma única para todas las aplicaciones de la empresa, mejorando la experiencia del usuario.

Para agregar una aplicación a sus pestañas, haga clic en el ícono "+" en un chat, grupo o canal y seleccione la aplicación que necesita en la ventana de la aplicación.

10. Usa la pizarra virtual

Puede tener una gran experiencia virtual usando Whiteboard en Teams donde todos en la reunión pueden contribuir con sus ideas y notas, tal como lo harían en una sesión fuera de línea. Podrás observar cómo contribuye cada uno de tus compañeros de trabajo, y sus pensamientos te empoderarán. Después de la reunión, los resultados del trabajo del grupo se pueden compartir simplemente a través del canal apropiado.

Conclusión

Estas funciones de Microsoft Team le permiten trabajar de forma remota y mantenerse conectado profesionalmente con sus compañeros de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento, interactuar con sus equipos en múltiples tareas en tiempo real y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.