10 façons d'améliorer l'expérience de l'utilisateur final de Microsoft Teams

La pandémie a énormément transformé notre façon de vivre et de travailler. Pour faciliter le travail à distance et hybride, les entreprises du monde entier ont adopté des solutions telles que Slack, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Cela signifie que les entreprises utilisant des clouds traditionnels sont passées à des clouds avancés pour profiter des fonctionnalités de collaboration qu'elles offrent pour communiquer entre des équipes distantes.

Suite au parcours de travail à distance, de nombreuses entreprises ont basculé entre les différentes plates-formes de stockage et de collaboration dans le cloud, c'est-à-dire migré de Box vers Google Drive , Dropbox vers Google Drive, et beaucoup ont migré de Slack vers Microsoft Teams en fonction de leurs besoins commerciaux.

Depuis fin 2019, Microsoft Teams est le principal outil de collaboration de l'entreprise. Chaque jour, près de 115 millions de personnes utilisent Teams dans leur travail quotidien. Microsoft a ajouté plusieurs nouvelles fonctionnalités pour les entreprises qui ont commencé à adopter sa plateforme de collaboration depuis le début de l'épidémie de COVID-19, en plus de migrer de Slack vers Teams.

Cet article vous aidera à explorer les meilleures façons de tirer le meilleur parti de Microsoft Teams et d'améliorer l'expérience de l'utilisateur final en utilisant ses fonctionnalités de manière appropriée.

1. Créez des chaînes pertinentes

Les canaux sont un excellent moyen d'organiser les conversations avec votre équipe. Créez des canaux pour tous les domaines de votre équipe, puis publiez vos communications sur ces canaux. Cela permettra à tous les membres de votre équipe de trouver facilement les informations dont ils ont besoin.

2. Collaborez sur des fichiers Office

Si vous et vos coéquipiers devez collaborer simultanément sur le même document, Microsoft Teams vous permet de le faire. De nombreuses entreprises sont passées de Slack à Microsoft Teams pour rendre la collaboration plus efficace et productive en collaborant sur des fichiers à distance en temps réel.

Ouvrez le fichier sur votre application de bureau et collaborez avec votre équipe après l'avoir partagé dans le canal ou le chat approprié dans Microsoft Teams. Vous pouvez suivre les modifications apportées au document par vos coéquipiers et leur fournir des commentaires si nécessaire.

3. Gérer les tâches avec Microsoft Planner

Pour vous organiser, vous et votre équipe distante, utilisez Planner dans Microsoft Teams. C'est un outil fantastique, et vous pouvez l'utiliser quotidiennement pour suivre vos activités et vos performances. Faites une liste de choses à faire, catégorisez les tâches, spécifiez un délai, classez-les par ordre de priorité et attribuez-les au

membres respectifs de votre équipe. Vous pouvez également joindre des liens et des documents à votre message. Vous pouvez également utiliser les commentaires pour collaborer avec d'autres professionnels.

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4. Restez organisé avec les calendriers des équipes

Lorsqu'une équipe est située dans le monde entier et opère dans plusieurs fuseaux horaires, il peut être difficile de planifier des réunions qui conviennent à tout le monde. À l'aide de l'assistant de planification dans Teams, vous pouvez trouver le meilleur moment pour organiser une réunion pour chaque membre de votre équipe.

Si vous ne migrez pas vers Microsoft 365 et au lieu de passer de Box ou Dropbox à Google Drive pour tirer parti de Google Workspace, Google Agenda est une excellente alternative à Microsoft Scheduling Assistant. À l'aide de Google Agenda, vous pouvez intégrer les calendriers des membres de votre équipe pour savoir quand tout le monde sera disponible, et il est simple de planifier et de programmer une réunion.

5. Partagez votre écran pendant une réunion

Les présentations et la présentation des résultats de nos travaux sont des éléments essentiels de notre routine quotidienne. Et, bien que vous puissiez le faire au bureau lors d'une réunion ou en discutant avec un collègue, vous devrez le faire en ligne si vous travaillez à distance. Cependant, il existe également une solution à ce problème.

Vous pouvez partager votre écran ou choisir la fenêtre que vous souhaitez partager avec d'autres personnes lors de la réunion avec Microsoft Teams. De cette façon, personne ne verra ni n'entendra les notifications que vous recevez d'autres applications.

6. Enregistrez vos réunions

Si vous avez une réunion importante à laquelle vous souhaitez revenir et approfondir certaines questions cruciales, l'enregistrer et même obtenir des résumés de la réunion est une idée fantastique. Vous pourrez ensuite les partager avec votre équipe.

Cette fonction est particulièrement utile pour les personnes qui n'ont pas pu assister à la réunion mais qui souhaitent rester informées de l'ordre du jour et des mesures prises.

7. Basculez facilement entre différents appareils

Des urgences surviennent, et elles peuvent également survenir lors d'une visioconférence. Votre ordinateur portable peut tomber en panne, votre connexion Internet peut être en panne, votre caméra peut cesser de fonctionner ou vous devrez peut-être partir en cas d'urgence. De telles situations peuvent affecter votre travail lorsque vous êtes sur un appel important.

Heureusement, Microsoft Teams vous permet de rejoindre un appel depuis plusieurs appareils. Vous pouvez rester en communication en utilisant simultanément votre téléphone, votre tablette et votre PC, ou vous pouvez passer d'un appareil à l'autre selon vos besoins.

8. Utilisez les applications Microsoft Teams

Grâce à la richesse de la connexion numérique et physique, les équipes peuvent travailler en toute transparence avec Outlook, Word, Excel, PowerPoint et d'autres applications. Vos enregistrements de réunion sont stockés sur SharePoint, les données sont stockées sur OneDrive et votre calendrier Outlook est constamment synchronisé avec Teams.

Vous pouvez connecter n'importe quelle application Microsoft ou tierce à votre environnement Microsoft Teams, éliminant ainsi le besoin de basculer entre différentes plates-formes.

9. Ajouter des onglets dans vos chaînes

Les entreprises peuvent utiliser l'interface Teams pour intégrer des applications sous forme d'onglet dans un canal. En conséquence, Teams peut servir de plate-forme unique pour toutes les applications de l'entreprise, améliorant ainsi l'expérience utilisateur.

Pour ajouter une application à vos onglets, cliquez sur l'icône "+" dans un chat, un groupe ou un canal et sélectionnez l'application dont vous avez besoin dans la fenêtre de l'application.

10. Utilisez le tableau blanc virtuel

Vous pouvez vivre une expérience virtuelle exceptionnelle en utilisant le tableau blanc dans Teams, où tous les participants à la réunion peuvent apporter leurs idées et leurs notes, tout comme ils le feraient lors d'une session hors ligne. Vous pourrez observer la contribution de chacun de vos collègues, et leurs pensées vous donneront du pouvoir. Après la réunion, les résultats des travaux du groupe peuvent être simplement partagés via le canal approprié.

Conclusion

Ces fonctionnalités Microsoft Team vous permettent de travailler à distance et de rester en contact professionnel avec vos collègues de n'importe où et n'importe quand, d'interagir avec vos équipes sur plusieurs tâches en temps réel et de maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.