¿Qué es un intercambio electrónico de datos (EDI)? - Una guía

Durante casi 20 años, el Intercambio electrónico de datos (EDI) se considera una tecnología fundamental para la gestión de la cadena de suministro en las empresas que brindan beneficios a través de las empresas en múltiples niveles. El intercambio electrónico de datos permite a las organizaciones intercambiar información de misión crítica sobre órdenes de compra, facturas, solicitudes de reserva, etc. El intercambio electrónico de datos no es más que una serie de reglas que permiten a las empresas comunicarse entre sí. Bajo el paraguas de EDI, estamos analizando el intercambio de correos electrónicos, notas y documentos, que está respaldado de manera eficiente por un software para leer e interpretar esta información.

El intercambio electrónico de datos consiste en la misma información que se hubiera intercambiado en papel. Sin embargo, en este caso, existe una integración perfecta entre dos sistemas comerciales para que la misma información en papel se pueda intercambiar electrónicamente.

• ¿Cómo funciona EDI?
• Beneficios de EDI
• sus desventajas
• Implementación EDI
• Futuro por conocer
• Estudios de caso
• Recursos EDI
• Ejemplos de intercambio electrónico de datos

¿Cómo funciona EDI?

Una forma clave en que funciona EDI es mediante la sustitución de procesos más antiguos, que son de naturaleza manual, como el correo, el fax o incluso los correos electrónicos estándar, mediante la implementación de sistemas comerciales que pueden intercambiar fácilmente dicha información en un formato electrónico.

En este método, hay un traductor que inicialmente convierte los datos de la aplicación entre dos socios comerciales o entidades que realizan transacciones. Estas son organizaciones, separadas, que están involucradas en una transacción comercial. Un ejemplo clásico de tal transacción es entre una empresa OEM y un fabricante y un comprador. La implementación de EDI acorta considerablemente el tiempo del ciclo para procesar dichos pedidos o transacciones.

Beneficios de EDI

El intercambio electrónico de datos no es una tecnología nueva. Ha habido casos en los que se ha implementado EDI incluso en sistemas heredados, ya en la década de 1960. Estos son algunos de los beneficios que corroboran el hecho de que el intercambio electrónico de datos es un medio muy efectivo de colaboración y comunicación.

• Reducir los costos operativos

  Se estima que los costos operativos de las empresas se reducen en alrededor de un 35% después de implementar EDI. Esto se debe principalmente a la reducción o eliminación de papel, impresión, almacenamiento, archivo y otras áreas similares, que tenían gastos generales. Además, también reduce considerablemente los gastos de mantenimiento y la utilización de recursos administrativos.

• Mejore el tiempo del ciclo comercial

  Un elemento muy clave para el procesamiento de pedidos es el tiempo. Tener un proceso manual para el intercambio de información puede consumir mucho tiempo para ejecutar la transacción. Con Electronic Data Interchange se estima que el tiempo de ciclo mejora en un 61%, principalmente debido a los protocolos de automatización que se configuran al momento de la implementación.

• Mejore la precisión de los datos

  Tener implementado el intercambio electrónico de datos reduce cualquier tipo de error porque hay muy poca intervención manual en tales transacciones. Esto mejora la calidad general de los datos que se capturan, reduciendo los errores en un asombroso 30% a 40%.

• Favorable al medio ambiente

  Dado que Electronic Data Interchange funciona en un entorno sin papel, es completamente respetuoso con el medio ambiente, lo que provoca una reducción drástica de las emisiones de CO2.

• Mejore la eficiencia empresarial

  Un impacto directo de la reducción en la intervención humana da como resultado un mejor desempeño del negocio en general, creando un aumento significativo en la eficiencia de la organización en todos los ámbitos. EDI también mejora las relaciones con socios comerciales como proveedores, clientes, distribuidores, debido a una entrega más rápida de bienes y servicios.

Desventajas de EDI

Si bien estamos analizando algunos de los beneficios de tener EDI implementado, uno no puede dejar de lado las limitaciones o desventajas de EDI. Veamos algunas de las desventajas importantes que las organizaciones deben tener en cuenta.

• Configuración inicial

  Si bien tener EDI suena genial, la configuración inicial de EDI (excluyendo el último WebEDI) es un proceso que requiere mucho tiempo.

• Normas a seguir

  EDI viene con un montón de estándares de la industria que las organizaciones deben cumplir. Esto puede representar un desafío porque se deben implementar recursos para garantizar que la empresa alcance esos estándares. Algunos de estos estándares incluyen UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS y HL7.

• Fuertes sistemas de respaldo

  No se trata solo de implementar EDI, sino también de mantenerlo. Tener una tecnología tan vasta requiere sistemas de respaldo robustos y las organizaciones necesitan recursos que puedan realizar esta tarea.

Implementación EDI

La implementación de EDI no es más que el proceso mediante el cual se implementará el software EDI en la organización, que está en línea con la meta u objetivo definido. Al implementar EDI, hay ciertas pautas que debe seguir. Aquí hay 3 pautas importantes para su referencia.

• Decisión sobre quién hace la implementación de EDI

  Si bien es nuevo en este marco de EDI, no habrá ningún experto dentro de la organización que pueda implementar EDI, particularmente para pequeñas y medianas empresas. Por lo tanto, es importante tener un consenso para decidir quién será el socio de implementación para usted. Las opciones son muchas, pero debe hacer una debida diligencia adecuada antes de seleccionar el socio adecuado.

• Implementar un consultor externo

  Para tener una implementación EDI exitosa, es mejor contratar a un consultor externo. Esta persona lo ayudará a definir la hoja de ruta de su viaje de implementación de EDI y lo ayudará a seleccionar el proveedor de software adecuado.

• Trabaje con su proveedor de software

  Una vez que haya seleccionado el proveedor de software para su implementación de EDI, es importante trabajar con el proveedor y no dejar todo en sus manos. De esta manera, puede crear un EDI Champion interno que pueda encabezar el proyecto.

Seguir estas pautas puede garantizar una implementación fluida de su proyecto EDI.

Futuro de EDI

Una cosa que es constante sobre el futuro de EDI es la incertidumbre que prevalece, a pesar de que se trata de una tecnología antigua. EDI existe desde hace décadas y sigue siendo la tecnología preferida entre las empresas; sin embargo, muchas agencias han pronosticado un posible fin de la tecnología. Esto podría ser cierto porque en 2021, hemos visto surgir opciones de tecnología alternativa y las organizaciones están explorando opciones, particularmente en el segmento de la cadena de suministro. Hay algunas conclusiones que podemos ver cuando se trata del futuro de EDI, según las opiniones de los expertos.

• Las grandes empresas planean establecer una competencia interna para procesar EDI
• Debido a las nuevas tecnologías, las pequeñas y medianas empresas enfrentan constantemente un desafío para hacer frente a este escenario dinámico.
• Se estima que el 95% de las implementaciones de EDI son hechas a la medida, lo que significa que estas requieren una fuerte inversión en mantenimiento en forma de costo y recursos.
• Hay alrededor del 41% de las empresas que aún no han implementado EDI

Estudios de casos de EDI

Estos estudios de casos son ejemplos de empresas que han implementado el intercambio electrónico de datos y le darán una idea de las diversas rutas que tomaron estas empresas para implementar EDI con éxito.

• Nichirin UK Limited

  Una subsidiaria del conglomerado japonés Nichirin Group, la compañía fabrica y distribuye varias mangueras automotrices a fabricantes de vehículos en el Reino Unido.

  Desafío

  • Hubo un mandato impulsado por la expectativa del cliente de implementar EDI para salvaguardar las relaciones comerciales y también proteger los ingresos.
  • Había un requisito para configurar una etiqueta de embalaje que se suponía que debía coincidir con el aviso de envío
  • EDI y el etiquetado eran un requisito previo para obtener un premio por estándar de calidad

  Nichirin implementó el producto OpenText Freeway Professional para abordar los desafíos mencionados anteriormente.

  Valor/Beneficios

  • El proveedor tenía conocimiento de escenarios específicos (en este caso, formatos de mensajes de socios comerciales), lo que permitió una implementación más rápida
  • Logró el cumplimiento del etiquetado compatible con ODETTE
  • El proveedor también ayudó a Nichirin a lograr el estándar de calidad JLRQ
  • Los atributos clave del sistema implementado por OpenText fueron la flexibilidad y la facilidad de uso

• Carphone de Dixon

  Es una empresa multinacional que vende productos electrónicos y de telecomunicaciones, con sede en Londres.

  Desafío

  • La incorporación de nuevos proveedores estaba tomando mucho tiempo
  • A medida que la organización fue creciendo, hubo un requisito pertinente de comercio electrónico y automatizó el proceso.

  El producto implementado por Dixons Carphone fue OpenText Trading Grid Messaging Service.

  Valor/Beneficios

  • Reducción de la línea de tiempo del proceso de incorporación de semanas a días
  • Una solución completamente escalable y segura
  • Ofreció una mejor visibilidad de los niveles de existencias y el tiempo de respuesta también mejoró

Recursos EDI

En este segmento, mostraremos algunos recursos clave y material de apoyo que ayudarán a las organizaciones a decidir sobre la solución EDI adecuada. Estos recursos incluyen preguntas frecuentes, una lista exhaustiva de glosarios de términos importantes y mucho más.

• Descargas de referencia

  Consiste en documentos técnicos que ayudan a las organizaciones a obtener más información sobre EDI. Para más detalles, puede hacer clic aquí

• Tutoriales

  Aquí puede descargar tutoriales sobre XML, EDIFACT y ANSI. Para obtener más información sobre estos tutoriales, haga clic aquí.

• Solicitud de propuesta de muestra

  Estos ejemplos le ayudarán a hacerse una idea de cómo puede definir los requisitos. Estas RFP servirán de guía ya que consisten en requisitos y criterios de evaluación. Puede hacer clic aquí para acceder a la muestra.

Estos son algunos de los materiales de recursos para ayudar a cualquier organización que desee conocer detalles sobre cómo iniciar un proyecto EDI.

Ejemplos de EDI

La razón principal para implementar EDI es acelerar las transacciones comerciales. Algunos de los ejemplos de EDI son EDI 850, que son órdenes de compra, EDI 214, que es estado de envío, y EDI 820, que trata más sobre facturas, información de clientes y confirmaciones de pago.

Pensamientos finales

A pesar de que EDI es una tecnología antigua, las organizaciones aún prefieren implementarla y todavía se considera una solución preferida en el espacio B2B. Si bien la metodología EDI no ha cambiado mucho, los sistemas y herramientas utilizados para realizar esta acción han sufrido un cambio de paradigma, con muchos sistemas ahora disponibles en la nube, lo que los hace flexibles, más baratos, más fáciles de implementar y de usar; No hace falta decir que viene con una gran cantidad de características.

Para las organizaciones, es importante considerar tanto los beneficios como las limitaciones antes de continuar con la implementación de EDI. Sin embargo, también deben asegurarse de que el proveedor de servicios que está implementando EDI tenga credenciales sólidas y pueda ayudarlo a hacer crecer su negocio.