การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) คืออะไร? - คู่มือ

เป็นเวลาเกือบ 20 ปีแล้วที่ Electronic Data Interchange (EDI) ถือเป็นเทคโนโลยีที่มีความสำคัญต่อการจัดการซัพพลายเชนในองค์กรต่างๆ ที่ส่งผลดีทั่วทั้งองค์กรในหลายระดับ การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลที่มีความสำคัญต่อภารกิจเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ คำขอจอง และอื่นๆ การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้เป็นเพียงแค่ชุดของกฎเกณฑ์ที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถสื่อสารกันได้ ภายใต้กลุ่ม EDI เรากำลังพิจารณาการแลกเปลี่ยนอีเมล บันทึกย่อ และเอกสาร ซึ่งได้รับการสนับสนุนอย่างมีประสิทธิภาพจากซอฟต์แวร์เพื่ออ่านและตีความข้อมูลนี้

Electronic Data Interchange ประกอบด้วยข้อมูลเดียวกันกับที่จะถูกแลกเปลี่ยนผ่านกระดาษ อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ มีการบูรณาการอย่างราบรื่นระหว่างระบบธุรกิจสองระบบ เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นกระดาษเดียวกันทางอิเล็กทรอนิกส์ได้

• EDI ทำงานอย่างไร
• ประโยชน์ของEDI
• ข้อเสีย
• การนำ EDI ไปใช้
• อนาคตที่ต้องรู้
• กรณีศึกษา
• ทรัพยากร EDI
• ตัวอย่างการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

EDI ทำงานอย่างไร

วิธีสำคัญที่ EDI ดำเนินการคือการแทนที่กระบวนการที่เก่ากว่า ซึ่งเป็นเรื่องปกติ เช่น อีเมล แฟกซ์ หรือแม้แต่อีเมลมาตรฐาน โดยใช้ระบบธุรกิจที่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลดังกล่าวได้อย่างง่ายดายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ในวิธีนี้ มีผู้แปลที่เริ่มแปลงข้อมูลแอปพลิเคชันระหว่างคู่ค้าหรือนิติบุคคลที่ทำธุรกรรมสองราย เหล่านี้เป็นองค์กรที่แยกจากกันซึ่งเกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจ ตัวอย่างคลาสสิกของธุรกรรมดังกล่าวคือระหว่างบริษัท OEM กับผู้ผลิตและผู้ซื้อ การนำ EDI ไปใช้จะช่วยลดระยะเวลาในการประมวลผลคำสั่งซื้อหรือธุรกรรมดังกล่าวได้อย่างมาก

ประโยชน์ของEDI

Electronic Data Interchange ไม่ใช่เทคโนโลยีใหม่ มีหลายกรณีที่ EDI ถูกนำมาใช้แม้ในระบบเดิมตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1960 ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการ ซึ่งยืนยันความจริงที่ว่า Electronic Data Interchange เป็นวิธีการทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมาก

• ลดต้นทุนการดำเนินงาน

  คาดว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานขององค์กรจะลดลงประมาณ 35% หลังจากติดตั้ง EDI สาเหตุหลักมาจากการลดหรือกำจัดกระดาษ การพิมพ์ การจัดเก็บ การจัดเก็บ และพื้นที่อื่นๆ ที่มีค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและการใช้ทรัพยากรในการบริหารลงอย่างมาก

• ปรับปรุงเวลาของวงจรธุรกิจ

  องค์ประกอบที่สำคัญมากสำหรับการประมวลผลคำสั่งคือเวลา การมีกระบวนการด้วยตนเองสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลอาจต้องใช้เวลามากในการดำเนินการธุรกรรม ด้วยการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ คาดว่ารอบเวลาจะเพิ่มขึ้น 61% สาเหตุหลักมาจากโปรโตคอลระบบอัตโนมัติที่ตั้งค่าไว้ในขณะที่ใช้งาน

• ปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล

  การใช้การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดข้อผิดพลาดทุกประเภท เนื่องจากมีการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่น้อยมากในธุรกรรมดังกล่าว สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของข้อมูลที่ถูกจับ ลดข้อผิดพลาดลง 30% ถึง 40%

• เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

  เนื่องจากการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ทำงานในสภาพแวดล้อมที่ไร้กระดาษ จึงเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมโดยสิ้นเชิง ส่งผลให้การปล่อย CO2 ลดลงอย่างมาก

• ปรับปรุงประสิทธิภาพทางธุรกิจ

  ผลกระทบโดยตรงของการลดการแทรกแซงของมนุษย์ส่งผลให้ประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจดีขึ้น ทำให้เกิดการเพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในประสิทธิภาพขององค์กรทั่วกระดาน EDI ยังช่วยเพิ่มความสัมพันธ์กับคู่ค้า เช่น ซัพพลายเออร์ ลูกค้า ผู้จัดจำหน่าย เนื่องจากการส่งมอบสินค้าและบริการที่รวดเร็วขึ้น

ข้อเสียของ EDI

ในขณะที่เรากำลังดูประโยชน์บางประการของการนำ EDI มาใช้ แต่ก็ไม่อาจละเลยข้อจำกัดหรือข้อเสียของ EDI ได้ เรามาดูข้อเสียที่สำคัญบางประการที่องค์กรต้องคำนึงถึง

• ตั้งค่าเริ่มต้น

  ในขณะที่มี EDI ฟังดูน่ากลัว แต่การตั้งค่าเริ่มต้นของ EDI (ยกเว้น WebEDI ล่าสุด) เป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน

• มาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตาม

  EDI มาพร้อมกับมาตรฐานอุตสาหกรรมมากมายที่องค์กรต้องปฏิบัติตาม นี่อาจเป็นความท้าทายเนื่องจากต้องใช้ทรัพยากรเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทบรรลุมาตรฐานเหล่านั้น มาตรฐานเหล่านี้บางส่วน ได้แก่ UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS และ HL7

• ระบบสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่ง

  ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับการนำ EDI ไปใช้งาน แต่ยังเกี่ยวกับการบำรุงรักษาอีกด้วย การมีเทคโนโลยีที่กว้างขวางนั้นต้องการระบบสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่ง และองค์กรต้องการทรัพยากรที่สามารถดำเนินการนี้ได้

การนำ EDI ไปใช้

การนำ EDI ไปใช้ไม่ได้เป็นเพียงกระบวนการที่จะปรับใช้ซอฟต์แวร์ EDI ในองค์กร ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ในขณะที่ใช้ EDI มีแนวทางบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตาม ต่อไปนี้เป็นแนวทางสำคัญ 3 ข้อสำหรับการอ้างอิงของคุณ

• การตัดสินใจว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ EDI Implementation

  ในขณะที่คุณยังใหม่กับเฟรมเวิร์ก EDI นี้ จะไม่มีผู้เชี่ยวชาญคนใดในองค์กรที่สามารถนำ EDI ไปใช้งาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลาง ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีฉันทามติในการตัดสินใจว่าใครจะเป็นหุ้นส่วนในการดำเนินการให้กับคุณ ทางเลือกมีมากมาย แต่คุณต้องพิจารณาอย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจเลือกพันธมิตรที่เหมาะสม

• ปรับใช้ที่ปรึกษาบุคคลที่สาม

  เพื่อให้การนำ EDI ไปใช้สำเร็จลุล่วง จะดีกว่าถ้าจ้างที่ปรึกษาบุคคลที่สาม บุคคลนี้จะช่วยคุณในการกำหนดแผนงานของเส้นทางการนำ EDI ไปใช้งาน และช่วยคุณในการเลือกผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม

• ทำงานกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ของคุณ

  หลังจากที่คุณได้เลือกผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์สำหรับการนำ EDI ไปใช้งานแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องทำงานร่วมกับผู้ขาย ไม่ใช่แค่ปล่อยให้ทุกอย่างเป็นหน้าที่ของพวกเขา ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้าง EDI Champion ภายในองค์กร ซึ่งจะเป็นหัวหอกของโครงการ

การปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้จะช่วยให้การดำเนินโครงการ EDI ของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

อนาคต ของ EDI

สิ่งหนึ่งที่คงที่เกี่ยวกับอนาคตของ EDI คือความไม่แน่นอนที่มีอยู่ แม้ว่าจะเป็นเทคโนโลยีที่เก่าแก่ก็ตาม EDI มีมานานหลายทศวรรษแล้วและยังคงเป็นเทคโนโลยีที่องค์กรต้องการมากที่สุด อย่างไรก็ตาม หน่วยงานหลายแห่งคาดการณ์ถึงจุดจบของเทคโนโลยีดังกล่าว สิ่งนี้อาจเป็นจริงได้เพราะในปี 2564 เราได้เห็นทางเลือกทางเทคโนโลยีทางเลือกเพิ่มขึ้น และองค์กรต่างๆ ก็กำลังสำรวจทางเลือกต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของซัพพลายเชน มีประเด็นเล็กๆ น้อยๆ ที่เราสามารถดูได้เมื่อพูดถึงอนาคตของ EDI โดยอิงจากความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญ

• องค์กรขนาดใหญ่กำลังวางแผนที่จะตั้งค่าความสามารถภายในสำหรับการประมวลผล EDI
• เนื่องจากเทคโนโลยีใหม่ วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมต้องเผชิญกับความท้าทายในการจัดการกับสถานการณ์แบบไดนามิกนี้อย่างต่อเนื่อง
• ประมาณการว่า 95% ของการใช้งาน EDI ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะ ซึ่งหมายความว่าต้องมีการลงทุนจำนวนมากในการบำรุงรักษาในรูปแบบของต้นทุนและทรัพยากร
• มีบริษัทประมาณ 41% ที่ยังไม่ได้ใช้ EDI

EDI กรณีศึกษา

กรณีศึกษาเหล่านี้เป็นตัวอย่างของบริษัทต่างๆ ที่ได้นำการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ และจะให้ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณเกี่ยวกับเส้นทางต่างๆ ที่บริษัทเหล่านี้นำไปใช้เพื่อปรับใช้ EDI ได้สำเร็จ

• Nichirin UK Limited

  บริษัทในเครือ Nichirin Group ซึ่งเป็นบริษัทในเครือของญี่ปุ่น บริษัทผลิตและจำหน่ายท่ออ่อนสำหรับยานยนต์ต่างๆ ให้กับผู้ผลิตรถยนต์ในสหราชอาณาจักร

  ท้าทาย

  • มีอำนาจหน้าที่ขับเคลื่อนโดยความคาดหวังของลูกค้าในการติดตั้ง EDI เพื่อปกป้องความสัมพันธ์ทางธุรกิจและปกป้องรายได้ด้วย
  • มีข้อกำหนดในการตั้งค่าฉลากบรรจุภัณฑ์ที่ควรจะตรงกับคำแนะนำในการจัดส่ง
  • EDI และการติดฉลากเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการได้รับรางวัลมาตรฐานคุณภาพ

  นิชิรินใช้ผลิตภัณฑ์ OpenText Freeway Professional เพื่อจัดการกับความท้าทายที่กล่าวถึงข้างต้น

  คุณค่า/ประโยชน์

  • ผู้ขายมีความรู้เกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะ (ในกรณีนี้ รูปแบบข้อความของคู่ค้า) ซึ่งเปิดใช้งานการปรับใช้ที่รวดเร็วขึ้น
  • บรรลุการปฏิบัติตามการติดฉลากที่สอดคล้องกับ ODETTE
  • ผู้ขายยังช่วยให้นิชิรินบรรลุมาตรฐานคุณภาพ JLRQ
  • คุณลักษณะสำคัญของระบบที่ปรับใช้โดย OpenText คือความยืดหยุ่นและความสะดวกในการใช้งาน

• Dixons Carphone

  เป็นบริษัทข้ามชาติที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์อิเล็กทรอนิกส์และโทรคมนาคม โดยมีสำนักงานใหญ่อยู่ที่ลอนดอน

  ท้าทาย

  • การขึ้นเครื่องของซัพพลายเออร์รายใหม่ใช้เวลานาน
  • เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ก็มีข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องในการซื้อขายทางอิเล็กทรอนิกส์และทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

  ผลิตภัณฑ์ที่ดำเนินการโดย Dixons Carphone คือ OpenText Trading Grid Messaging Service

  คุณค่า/ประโยชน์

  • ลดระยะเวลากระบวนการออนบอร์ดจากสัปดาห์เป็นวัน
  • โซลูชันที่สามารถปรับขนาดได้อย่างสมบูรณ์และปลอดภัย
  • ให้การมองเห็นระดับสต็อกที่ดีขึ้นและเวลาในการตอบสนองก็ดีขึ้นด้วย

ทรัพยากร EDI

ในส่วนนี้ เราจะนำเสนอแหล่งข้อมูลสำคัญและเอกสารสนับสนุน ที่จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจเลือกโซลูชัน EDI ที่เหมาะสม แหล่งข้อมูลเหล่านี้ประกอบด้วยคำถามที่พบบ่อย รายการคำศัพท์ที่สำคัญอย่างละเอียดถี่ถ้วน และอื่นๆ อีกมากมาย

• ดาวน์โหลดอ้างอิง

  ประกอบด้วยเอกสารไวท์เปเปอร์ที่ช่วยให้องค์กรได้รับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับ EDI สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่

• บทช่วยสอน

  คุณสามารถดาวน์โหลดบทช่วยสอนเกี่ยวกับ XML, EDIFACT และ ANSI ได้ที่นี่ สำหรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทช่วยสอนเหล่านี้ คลิกที่นี่

• ตัวอย่าง RFP

  ตัวอย่างเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงวิธีการกำหนดข้อกำหนด RFP เหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นแนวทางเนื่องจากประกอบด้วยข้อกำหนดและเกณฑ์การประเมิน คุณสามารถคลิกที่นี่เพื่อเข้าถึงตัวอย่าง

นี่เป็นเอกสารทรัพยากรบางส่วนที่จะช่วยองค์กรที่ต้องการทราบรายละเอียดเกี่ยวกับการเริ่มต้นโครงการ EDI

ตัวอย่างของ EDI

เหตุผลหลักในการใช้ EDI คือการเร่งการทำธุรกรรมทางธุรกิจ ตัวอย่างของ EDI ได้แก่ EDI 850 ซึ่งเป็นใบสั่งซื้อ EDI 214 ซึ่งเป็นสถานะการจัดส่ง และ EDI 820 ซึ่งเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ ข้อมูลลูกค้า และการยืนยันการชำระเงินเพิ่มเติม

ความคิดสุดท้าย

แม้ว่า EDI จะเป็นเทคโนโลยีแบบเก่า แต่องค์กรต่างๆ ก็ยังต้องการใช้สิ่งนี้ และถือว่าเป็นโซลูชันที่ต้องการในพื้นที่ B2B แม้ว่าวิธีการของ EDI จะไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนัก แต่ระบบและเครื่องมือที่ใช้ในการดำเนินการนี้ได้ผ่านการปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ โดยขณะนี้ระบบจำนวนมากพร้อมใช้งานบนคลาวด์แล้ว ทำให้มีความยืดหยุ่น ถูกกว่า ปรับใช้ได้ง่ายขึ้น และใช้งานง่ายขึ้น ไม่จำเป็นต้องพูดว่ามันมาพร้อมกับคุณสมบัติมากมายเหลือเฟือ

สำหรับองค์กร ควรพิจารณาทั้งข้อดีและข้อจำกัดก่อนที่จะดำเนินการใช้ EDI อย่างไรก็ตาม พวกเขายังต้องแน่ใจว่าผู้ให้บริการที่ใช้ EDI นั้นมีข้อมูลประจำตัวที่รัดกุมและสามารถช่วยให้คุณเติบโตทางธุรกิจได้