Что такое электронный обмен данными (EDI)? - Руководство

Опубликовано: 2021-07-15

В течение почти 20 лет электронный обмен данными (EDI) считается технологией, которая имеет решающее значение для управления цепочками поставок на предприятиях, предоставляя преимущества предприятиям на разных уровнях. Электронный обмен данными позволяет организациям обмениваться критически важной информацией о заказах на покупку, счетах-фактурах, запросах на бронирование и т. д. Электронный обмен данными — это не что иное, как набор правил, которые позволяют предприятиям общаться друг с другом. Под зонтиком EDI мы рассматриваем обмен электронными письмами, заметками и документами, который эффективно поддерживается программным обеспечением для чтения и интерпретации этой информации.

Электронный обмен данными состоит из той же информации, что и на бумаге. Однако в этом случае существует бесшовная интеграция между двумя бизнес-системами, так что одна и та же бумажная информация может обмениваться в электронном виде.

В этой статье
  • Как работает ЭДО?
  • Преимущества ЭОД
  • Его недостатки
  • Внедрение ЭОД
  • Будущее, чтобы знать
  • Тематические исследования
  • Ресурсы ЭОД
  • Примеры электронного обмена данными

Как работает ЭДО?

Ключевым способом работы EDI является замена старых процессов, которые по своей природе являются ручными, таких как почта, факс или даже стандартная электронная почта, внедрением бизнес-систем, которые могут легко обмениваться такой информацией в электронном формате.

В этом методе есть транслятор, который первоначально преобразует данные приложения между двумя торговыми партнерами или организациями, осуществляющими транзакцию. Это организации, отдельные, которые участвуют в хозяйственной операции. Классический пример такой сделки — между OEM-компанией, производителем и покупателем. Внедрение EDI значительно сокращает время обработки таких заказов или транзакций.

Преимущества ЭОД

Электронный обмен данными не является новой технологией. Были случаи, когда EDI был реализован даже в устаревших системах еще в 1960-х годах. Вот некоторые из преимуществ, подтверждающих тот факт, что электронный обмен данными является очень эффективным средством сотрудничества и коммуникации.

  • Сокращение эксплуатационных расходов

    По оценкам, операционные расходы предприятий снижаются примерно на 35% после внедрения ЭОД. Это в первую очередь связано с сокращением или устранением бумаги, печати, хранения, архивирования и других подобных областей, которые имели накладные расходы. Кроме того, это также приводит к значительному сокращению расходов на техническое обслуживание и использования административных ресурсов.

  • Увеличьте время бизнес-цикла

    Очень важным элементом для обработки заказа является время. Наличие ручного процесса обмена информацией может занять много времени для выполнения транзакции. По оценкам, при электронном обмене данными время цикла сокращается на 61 %, в основном благодаря протоколам автоматизации, которые устанавливаются во время внедрения.

  • Повышение точности данных

    Внедрение электронного обмена данными снижает количество ошибок любого рода, поскольку в таких транзакциях очень мало ручного вмешательства. Это улучшает общее качество собираемых данных, уменьшая количество ошибок на ошеломляющие 30-40%.

  • Экологичность

    Поскольку электронный обмен данными работает в безбумажной среде, он полностью безопасен для окружающей среды, что приводит к резкому сокращению выбросов CO2.

  • Повышение эффективности бизнеса

    Прямое влияние сокращения вмешательства человека приводит к повышению эффективности бизнеса в целом, что приводит к значительному повышению эффективности организации по всем направлениям. EDI также улучшает отношения с торговыми партнерами, такими как поставщики, клиенты, дистрибьюторы, благодаря более быстрой доставке товаров и услуг.

Недостатки ЭОД

Хотя мы рассматриваем некоторые преимущества внедрения EDI, нельзя упускать из виду ограничения или недостатки EDI. Давайте рассмотрим некоторые важные недостатки, которые организации должны принимать во внимание.

  • Начальная настройка

    Несмотря на то, что наличие EDI звучит красиво, первоначальная настройка EDI (за исключением последней версии WebEDI) — это трудоемкий процесс.

  • Стандарты, которым необходимо следовать

    EDI поставляется с целым набором отраслевых стандартов, которых должны придерживаться организации. Это может представлять собой проблему, поскольку необходимо задействовать ресурсы, чтобы гарантировать, что компания достигает этих стандартов. Некоторые из этих стандартов включают UN/EDIFACT, ANSI ASC X12, GS1 EDI, TRADACOMS и HL7.

  • Надежные системы резервного копирования

    Речь идет не только о внедрении EDI, но и о его поддержании. Наличие такой обширной технологии требует надежных систем резервного копирования, а организациям нужны ресурсы, которые могут выполнить эту задачу.

Внедрение ЭОД

Внедрение EDI — это не что иное, как процесс, с помощью которого программное обеспечение EDI будет развернуто в организации, что соответствует поставленной цели или задаче. При внедрении EDI существуют определенные рекомендации, которым необходимо следовать. Вот 3 важных правила для справки.

  • Решение о том, кто занимается внедрением ЭОД

    Пока вы новичок в этой структуре EDI, в организации не будет ни одного эксперта, который может внедрить EDI, особенно для малых и средних предприятий. Следовательно, важно прийти к единому мнению о том, кто будет вашим партнером по внедрению. Вариантов много, но вам нужно проявить должную осмотрительность, прежде чем выбрать подходящего партнера.

  • Разверните стороннего консультанта

    Для успешного внедрения EDI лучше нанять стороннего консультанта. Этот человек поможет вам определить план вашего пути внедрения EDI и поможет вам выбрать правильного поставщика программного обеспечения.

  • Работайте с вашим поставщиком программного обеспечения

    После того, как вы выбрали поставщика программного обеспечения для реализации EDI, важно работать с ним, а не просто оставлять все ему. Таким образом, вы можете создать внутреннего чемпиона EDI, который затем возглавит проект.

Следование этим рекомендациям может обеспечить бесперебойную реализацию вашего проекта EDI.

Будущее ЭОД

Одна вещь, которая неизменна в будущем EDI, — это преобладающая неопределенность, несмотря на то, что это устаревшая технология. EDI существует уже несколько десятилетий и до сих пор является наиболее предпочтительной технологией среди предприятий, однако многие агентства фактически предсказывают возможный конец этой технологии. Это может быть правдой, потому что в 2021 году мы наблюдаем появление альтернативных технологических вариантов, и организации изучают варианты, особенно в сегменте цепочки поставок. Есть несколько выводов, на которые мы можем обратить внимание, когда речь заходит о будущем ЭОД, основываясь на мнениях экспертов.

  • Крупные предприятия планируют создать собственную компетенцию по обработке ЭДО
  • Из-за новых технологий малые и средние предприятия постоянно сталкиваются с проблемой, связанной с этим динамичным сценарием.
  • Подсчитано, что 95% внедрений EDI разрабатываются индивидуально, а это означает, что они требуют значительных инвестиций в поддержку в виде затрат и ресурсов.
  • Около 41% компаний еще не внедрили EDI.

Тематические исследования ЭОД

Эти тематические исследования являются примерами компаний, которые внедрили электронный обмен данными, и они дадут вам представление о различных путях, выбранных этими компаниями для успешного развертывания EDI.

  • Ничирин ЮК Лимитед

    Дочерняя компания японского конгломерата Nichirin Group производит и поставляет различные автомобильные шланги производителям автомобилей в Великобритании.

    Вызов

    • Клиенты хотели внедрить EDI для защиты деловых отношений, а также для защиты доходов.
    • Требовалось установить упаковочную этикетку, которая должна была совпадать с уведомлением об отправке.
    • ЭОД и маркировка были предпосылками для получения награды за стандарт качества

    Ничирин внедрил продукт OpenText Freeway Professional для решения вышеуказанных задач.

    Ценность/Преимущества

    • У поставщика были знания о конкретных сценариях (в данном случае о форматах сообщений торговых партнеров), что позволило ускорить развертывание.
    • Достигнуто соответствие маркировке ODETTE.
    • Поставщик также помог компании Nichirin достичь стандарта качества JLRQ.
    • Ключевыми атрибутами системы, развернутой OpenText, были гибкость и простота использования.

  • Диксонс Карфон

    Это многонациональная компания по продаже электронных и телекоммуникационных продуктов со штаб-квартирой в Лондоне.

    Вызов

    • Регистрация новых поставщиков занимала много времени
    • По мере роста организации возникло соответствующее требование электронной торговли и автоматизации процесса.

    Продуктом, реализованным Dixons Carphone, была служба обмена сообщениями OpenText Trading Grid.

    Ценность/Преимущества

    • Сокращение сроков адаптации с недель до дней
    • Полностью масштабируемое и безопасное решение
    • Улучшилась видимость уровней запасов, а время отклика также улучшилось.

Ресурсы ЭОД

В этом сегменте мы продемонстрируем некоторые ключевые ресурсы и вспомогательные материалы, которые помогут организациям выбрать правильное решение EDI. Эти ресурсы включают часто задаваемые вопросы, исчерпывающий список глоссария важных терминов и многое другое.

  • Справочные загрузки

    Он состоит из официальных документов, которые помогают организациям получить дополнительную информацию об EDI. Для получения более подробной информации, вы можете нажать здесь

  • Учебники

    Здесь вы можете скачать учебные пособия по XML, EDIFACT и ANSI. Чтобы узнать больше об этих руководствах, нажмите здесь.

  • Образец запроса предложений

    Эти образцы помогут вам получить представление о том, как вы можете определить требования. Эти RFP будут служить руководством, поскольку они состоят из требований и критериев оценки. Вы можете нажать здесь, чтобы получить доступ к образцу.

Вот несколько справочных материалов, которые помогут любой организации, желающей узнать подробности о запуске проекта EDI.

Примеры ЭОД

Основной причиной внедрения EDI является ускорение бизнес-транзакций. Некоторыми примерами EDI являются EDI 850, то есть заказы на покупку, EDI 214, то есть статус доставки, и EDI 820, который больше связан со счетами-фактурами, информацией о клиентах и ​​подтверждениями платежей.

Последние мысли

Несмотря на то, что EDI является старой технологией, организации по-прежнему предпочитают ее внедрять, и она по-прежнему считается предпочтительным решением в сфере B2B. Хотя методология EDI не сильно изменилась, но системы и инструменты, используемые для выполнения этого действия, претерпели сдвиг парадигмы: многие системы теперь доступны в облаке, что делает их гибкими, дешевыми, простыми в развертывании и использовании; Излишне говорить, что он имеет множество функций.

Для организаций важно учитывать как преимущества, так и ограничения, прежде чем приступать к внедрению EDI. Однако им также необходимо убедиться, что поставщик услуг, внедряющий EDI, имеет надежную репутацию и может помочь вам в развитии вашего бизнеса.