OneDrive dla szkoły lub pracy: 8 wskazówek dla początkujących

Opublikowany: 2021-07-08

Im bardziej jesteś mobilny, tym ważniejszy jest dostęp do plików bez względu na to, gdzie jesteś i z jakiego urządzenia korzystasz. W dawnych czasach wszystkie pliki elektroniczne znajdowały się na komputerze, więc jeśli nie było Cię w pobliżu komputera, nie można było uzyskać dostępu do plików. Wszystko zmieniło się wraz z pojawieniem się usług szybkiego Internetu i przechowywania w chmurze oferowanych przez firmy takie jak Dropbox, Amazon i Google.

Jak na ironię, zeszłoroczne zamówienia dotyczące pozostawania w domu i przejścia na pracę zdalną również zwiększyły potrzebę i chęć przechowywania w chmurze. Wiele szkół i pracodawców zwróciło się do platformy Microsoft 365, aby zapewnić łączność uczniom i pracownikom. W przypadku przechowywania plików oznaczało to przyjęcie usługi OneDrive w szkole lub pracy.

Spis treści

    Jeśli jesteś nowym użytkownikiem usługi OneDrive, zarówno w szkole, jak i w pracy, czytaj dalej, aby uzyskać kilka wskazówek dotyczących korzystania z usługi przechowywania w chmurze firmy Microsoft.

    1. Zrozum swoje ikony stanu OneDrive

    Podczas zapisywania plików w usłudze OneDrive możesz udostępnić plik tylko w trybie online lub offline. Funkcja OneDrive Pliki na żądanie umożliwia dostęp do wszystkich danych zapisanych w magazynie w chmurze bez pobierania lokalnej kopii każdego pliku. Zamiast tego zobaczysz swoje pliki na liście w menedżerze plików wraz z ikonami stanu wskazującymi, czy każdy plik jest dostępny tylko w trybie online, lokalnie lub zawsze.

    Niebieska ikona chmury wskazuje, że plik jest dostępny tylko w trybie online. Przy plikach dostępnych lokalnie na używanym urządzeniu pojawia się zielony znacznik wyboru w kółku.

    Pliki, które zdecydowałeś się zawsze przechowywać na urządzeniu, będą wyświetlane w zielonym kółku z białym znacznikiem wyboru.

    Jeśli otworzysz plik tylko online na swoim komputerze lub innym urządzeniu, zostanie on pobrany i będzie dostępny lokalnie. Dostępność lokalna oznacza, że ​​możesz otworzyć plik, nawet jeśli nie masz połączenia z Internetem. Aby zwolnić miejsce na dysku twardym, kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Zwolnij miejsce .

    2. Jak włączyć pliki na żądanie?

    Użytkownicy komputerów PC mogą wykonać następujące czynności, aby włączyć pliki na żądanie.

    1. Wybierz ikonę OneDrive na pasku zadań.
    2. Wybierz Pomoc i ustawienia .
    3. Wybierz Ustawienia .
    4. Na karcie Ustawienia zaznacz pole „ Oszczędzaj miejsce i pobieraj pliki w miarę ich używania ”.

    Użytkownicy komputerów Mac mogą włączyć pliki na żądanie, wykonując następujące czynności:

    1. Wybierz ikonę OneDrive na pasku menu.
    2. Wybierz przycisk … Więcej .
    3. Wybierz Preferencje .
    4. Wybierz przycisk Włącz pliki na żądanie .

    3. Włącz funkcję Czujnik pamięci dla komputerów PC

    Użytkownicy systemu Windows 10 mają dodatkową opcję włączenia funkcji Czujnik pamięci, która automatycznie ustawia wszystkie pliki OneDrive, które nie były otwierane w ciągu ostatnich 30 dni, w trybie online, jeśli zaczyna brakować miejsca na dysku.

    Możesz także ustawić funkcję Storage Sense, aby działała codziennie, co tydzień lub co miesiąc, a nie tylko wtedy, gdy zaczyna brakować miejsca na dysku.

    4. Co powinieneś wiedzieć o OneDrive Personal Vault

    Podczas gdy wszystkie pliki zapisywane w chmurze OneDrive są chronione przez środki bezpieczeństwa firmy Microsoft, OneDrive Personal Vault oferuje dodatkową warstwę ochrony dla poufnych plików.

    Podczas zapisywania plików w skarbcu osobistym, aby uzyskać do nich dostęp, musisz użyć silnego uwierzytelniania lub drugiego etapu weryfikacji tożsamości. W zależności od urządzenia może to być Twoja twarz, odcisk palca, kod PIN lub kod wysłany do Ciebie SMS-em lub e-mailem.

    Pliki w skarbcu osobistym są szyfrowane przez cały czas, także wtedy, gdy znajdują się w skarbcu i gdy podróżują między chmurą a urządzeniem. Co więcej, pliki w skarbcu są skanowane w poszukiwaniu wirusów i monitorowane pod kątem podejrzanej aktywności, w tym oprogramowania ransomware.

    Magazyn osobisty jest wyświetlany jako folder w usłudze OneDrive. Po prostu zapisz w skarbcu, aby czerpać korzyści z tych dodatkowych zabezpieczeń.

    Uwaga : użytkownicy bez subskrypcji Microsoft 365 są ograniczeni do trzech plików w swoim magazynie osobistym.

    5. Jak przesłać pliki do OneDrive

    Jeśli używasz OneDrive w szkole lub pracy, istnieje wiele sposobów przekazywania plików do chmury OneDrive.

    Prześlij pliki za pomocą przeglądarki

    Zawsze możesz uzyskać dostęp do OneDrive w przeglądarce. Poniższe kroki działają w Chrome i Edge i mogą się nieznacznie różnić, jeśli używasz innej przeglądarki.

    1. Zaloguj się w witrynie office.com i wybierz program uruchamiający aplikacje w lewym górnym rogu strony, a następnie wybierz OneDrive.
    1. Wybierz Prześlij > Pliki lub Folder .
    1. Wybierz pliki lub foldery, które chcesz przesłać, i wybierz je.
    2. Wybierz Otwórz lub Wybierz folder .

    Prześlij pliki za pomocą pulpitu

    Jeśli używasz komputera z systemem Windows 10, usługa OneDrive jest już zainstalowana. Po prostu zapisz lub przenieś swoje pliki i foldery do folderu OneDrive, aby były dostępne na wszystkich urządzeniach za pośrednictwem OneDrive.

    Jeśli nie jesteś zalogowany w OneDrive, wybierz przycisk Start , wyszukaj OneDrive i uruchom aplikację. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby się zalogować.

    Podobnie użytkownicy komputerów Mac mogą automatycznie przesyłać pliki do OneDrive, kopiując je lub przenosząc do folderu OneDrive za pomocą Findera lub zapisując je w folderze OneDrive z aplikacji.

    6. Udostępnianie plików w OneDrive

    Udostępnianie plików nie może być prostsze dzięki OneDrive. Na komputerze kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Udostępnij .

    Wybierz, komu chcesz udostępnić plik, dodaj opcjonalną wiadomość, a następnie wybierz przycisk Wyślij lub skopiuj łącze lub wyślij za pośrednictwem innej aplikacji na urządzeniu.

    7. Przywróć plik lub folder w OneDrive

    OneDrive ma kosz, w którym możesz przywrócić przypadkowo usunięty plik lub folder.

    1. W usłudze OneDrive w przeglądarce wybierz Kosz .
    2. Wybierz plik, który chcesz przywrócić.
    1. Wybierz przycisk Przywróć .

    8. Jak umieścić daty wygaśnięcia i hasła w plikach OneDrive?

    Chociaż ta funkcja nie jest jeszcze dostępna dla bezpłatnych kont, niektórzy użytkownicy platformy Microsoft 365 mają możliwość umieszczania dat wygaśnięcia i haseł w swoich plikach w usłudze OneDrive. Jeśli ta funkcja została włączona w centrum administracyjnym usługi OneDrive, oto co należy zrobić.

    Uwaga : działa to tylko w przypadku anonimowego udostępniania linku, a nie w przypadku udostępnienia go określonym osobom.

    1. W przeglądarce internetowej wybierz plik lub folder, który chcesz udostępnić.
    2. Wybierz udostępnij .
    3. W ustawieniach linków wybierz, kiedy chcesz, aby dostęp do pliku wygasł.
    1. Dodaj hasło , jeśli chcesz.
    2. Wybierz przycisk Zastosuj .

    Wydobądź więcej z OneDrive dla szkoły lub pracy

    Powyższe wskazówki to tylko zarys tego, co możesz zrobić z OneDrive w szkole lub pracy. Dowiedz się, jak rozwiązywać problemy z synchronizacją, użyj łączy symbolicznych, aby zsynchronizować dowolny folder na komputerze z usługą OneDrive lub, jeśli czujesz się nieswojo, całkowicie wyłącz usługę OneDrive.