OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน: 8 เคล็ดลับสำหรับผู้เริ่มต้น

ยิ่งคุณมีอุปกรณ์พกพามากเท่าไร การเข้าถึงไฟล์ของคุณก็ยิ่งมีความสำคัญมากขึ้นเท่านั้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนหรืออุปกรณ์ใดที่คุณใช้อยู่ ย้อนกลับไปในสมัยก่อน ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณทั้งหมดอยู่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้น หากคุณไม่ได้อยู่ใกล้คอมพิวเตอร์ คุณจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ ทั้งหมดนี้เปลี่ยนไปพร้อมกับอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงและบริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เสนอโดยบริษัทต่างๆ เช่น Dropbox, Amazon และ Google

ที่น่าแปลกก็คือ คำสั่งให้อยู่แต่บ้านในปีที่แล้วและเปลี่ยนไปทำงานทางไกล ได้เพิ่มความต้องการและความต้องการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ด้วย โรงเรียนและนายจ้างหลายแห่งหันมาใช้ Microsoft 365 เพื่อให้นักเรียนและพนักงานเชื่อมต่อกัน สำหรับการจัดเก็บไฟล์ นั่นหมายถึงการนำ OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงานมาใช้

หากคุณเป็นผู้ใช้ OneDrive ใหม่ ไม่ว่าจะสำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน โปรดอ่านเคล็ดลับบางประการในการใช้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Microsoft

1. ทำความเข้าใจไอคอนสถานะ OneDrive ของคุณ

เมื่อบันทึกไฟล์ไปยัง OneDrive คุณสามารถเลือกให้ไฟล์ของคุณพร้อมใช้งานแบบออนไลน์เท่านั้นหรือออฟไลน์ ฟีเจอร์ OneDrive Files On-Demand ช่วยให้คุณเข้าถึงทุกสิ่งที่คุณบันทึกไว้ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยไม่ต้องดาวน์โหลดสำเนาของทุกไฟล์ในเครื่อง แต่คุณจะเห็นไฟล์ของคุณแสดงอยู่ในตัวจัดการไฟล์พร้อมกับไอคอนสถานะที่ระบุว่าแต่ละไฟล์เป็นแบบออนไลน์เท่านั้น พร้อมใช้งานในเครื่อง หรือพร้อมใช้งานตลอดเวลา

ไอคอนคลาวด์สีน้ำเงินแสดงว่าไฟล์เป็นแบบออนไลน์เท่านั้น เครื่องหมายถูกสีเขียวในวงกลมจะปรากฏขึ้นตามไฟล์ที่มีอยู่ในอุปกรณ์ที่คุณใช้

ไฟล์ที่คุณเลือกเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคุณ เสมอ จะแสดงวงกลมสีเขียวทึบพร้อมเครื่องหมายถูกสีขาว

หากคุณเปิดไฟล์แบบออนไลน์อย่างเดียวบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อื่น ไฟล์นั้นจะถูกดาวน์โหลดและพร้อมใช้งานในเครื่อง การพร้อมใช้งานในเครื่องหมายความว่าคุณสามารถเปิดไฟล์ได้แม้ว่าคุณจะไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็ตาม หากต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างบนฮาร์ดไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก เพิ่มพื้นที่ว่าง

2. วิธีเปิดไฟล์แบบออนดีมานด์

ผู้ใช้พีซีสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปิดไฟล์ได้ตามใจ

1. เลือกไอคอน OneDrive ในซิสเต็มเทรย์
2. เลือก ความช่วยเหลือและการตั้งค่า
3. เลือก การตั้งค่า
4. บนแท็บ การตั้งค่า ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง “ ประหยัดพื้นที่และดาวน์โหลดไฟล์ตามที่คุณใช้ ”

ผู้ใช้ Mac สามารถเปิดไฟล์ได้ตามใจโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. เลือกไอคอน OneDrive ในแถบเมนู
2. เลือกปุ่ม …เพิ่มเติม
3. เลือกการ ตั้งค่า
4. เลือกปุ่ม เปิดไฟล์ตามความต้องการ

3. เปิด Storage Sense สำหรับพีซี

ผู้ใช้ Windows 10 มีตัวเลือกพิเศษในการเปิด Storage Sense ซึ่งจะตั้งค่าไฟล์ OneDrive ใดๆ ที่คุณไม่ได้เปิดในช่วง 30 วันที่ผ่านมาเป็นแบบออนไลน์เท่านั้นหากคุณมีพื้นที่ดิสก์เหลือน้อย

คุณยังสามารถตั้งค่าให้ Storage Sense ทำงานทุกวัน สัปดาห์ หรือเดือน แทนที่จะใช้เฉพาะเมื่อคุณมีพื้นที่ดิสก์เหลือน้อย

4. สิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับ OneDrive Personal Vault

แม้ว่าไฟล์ทั้งหมดที่คุณบันทึกไปยังระบบคลาวด์ของ OneDrive จะได้รับการปกป้องโดยมาตรการรักษาความปลอดภัยของ Microsoft แต่ OneDrive Personal Vault ก็มีชั้นการป้องกันเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อน

เมื่อคุณบันทึกไฟล์ไปยัง vault ส่วนบุคคลของคุณ คุณต้องใช้การพิสูจน์ตัวตนที่เข้มงวดหรือขั้นตอนการยืนยันตัวตนที่สองเพื่อเข้าถึง ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณ ซึ่งอาจเป็นใบหน้าของคุณ ลายนิ้วมือ PIN หรือรหัสที่ส่งถึงคุณทางข้อความหรืออีเมล

ไฟล์ใน Personal Vault ของคุณจะได้รับการเข้ารหัสตลอดเวลา รวมถึงเมื่ออยู่ในตู้นิรภัยและเมื่อไฟล์เหล่านั้นกำลังเดินทางระหว่างระบบคลาวด์และอุปกรณ์ของคุณ นอกจากนี้ ไฟล์ในห้องนิรภัยของคุณจะถูกสแกนหาไวรัสและติดตามกิจกรรมที่น่าสงสัย ซึ่งรวมถึงแรนซัมแวร์

Personal Vault จะปรากฏเป็นโฟลเดอร์ภายใน OneDrive ของคุณ เพียงบันทึกลงในตู้นิรภัยเพื่อรับประโยชน์จากการรักษาความปลอดภัยพิเศษทั้งหมดนั้น

หมายเหตุ : ผู้ใช้ที่ไม่ได้สมัครใช้งาน Microsoft 365 จะถูกจำกัดไว้ที่สามไฟล์ใน Personal Vault

5. วิธีอัปโหลดไฟล์ไปยัง OneDrive

หากคุณกำลังใช้ OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน มีหลายวิธีในการอัปโหลดไฟล์ไปยังระบบคลาวด์ OneDrive ของคุณ

อัปโหลดไฟล์โดยใช้เบราว์เซอร์ของคุณ

คุณสามารถเข้าถึง OneDrive ในเบราว์เซอร์ได้ตลอดเวลา ขั้นตอนด้านล่างใช้ได้กับ Chrome และ Edge และอาจแตกต่างออกไปเล็กน้อยหากคุณใช้เบราว์เซอร์อื่น

1. ลงชื่อเข้าใช้ office.com แล้วเลือกตัวเปิดใช้แอปที่มุมบนซ้ายของหน้า แล้วเลือก OneDrive

2. เลือก อัปโหลด > ไฟล์ หรือ โฟลเดอร์

3. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการอัปโหลดและเลือก
4. เลือก เปิด หรือ เลือกโฟลเดอร์

อัปโหลดไฟล์โดยใช้เดสก์ท็อปของคุณ

หากคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ที่มี Windows 10 แสดงว่า OneDrive ได้รับการติดตั้งไว้แล้ว เพียงบันทึกหรือย้ายไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณไปยังโฟลเดอร์ OneDrive เพื่อให้สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณผ่าน OneDrive

ถ้าคุณไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ OneDrive ให้เลือกปุ่ม เริ่มต้น ค้นหา OneDrive แล้วเปิดแอป ทำตามคำแนะนำเพื่อลงชื่อเข้าใช้

ในทำนองเดียวกัน ผู้ใช้ Mac สามารถอัปโหลดไฟล์ไปยัง OneDrive ได้โดยอัตโนมัติด้วยการคัดลอกหรือย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ OneDrive โดยใช้ Finder หรือบันทึกลงในโฟลเดอร์ OneDrive จากแอป

6. การแชร์ไฟล์ใน OneDrive

การแชร์ไฟล์ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไปด้วย OneDrive บนคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิกขวาที่ไฟล์และเลือก แชร์

เลือกคนที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย เพิ่มข้อความเสริม จากนั้นเลือกปุ่ม ส่ง หรือเลือกคัดลอกลิงก์หรือส่งผ่านแอปอื่นบนอุปกรณ์ของคุณ

7. กู้คืนไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน OneDrive

OneDrive มีถังรีไซเคิลซึ่งคุณสามารถกู้คืนไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณลบโดยไม่ตั้งใจได้

1. จาก OneDrive ในเบราว์เซอร์ของคุณ ให้เลือก ถังรีไซเคิล
2. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการกู้คืน

3. เลือกปุ่ม คืนค่า

8. วิธีใส่วันหมดอายุและรหัสผ่านในไฟล์ OneDrive ของคุณ

แม้ว่าฟีเจอร์นี้ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับบัญชีฟรี แต่ผู้ใช้ Microsoft 365 บางรายมีตัวเลือกในการใส่วันหมดอายุและรหัสผ่านในไฟล์ของตนใน OneDrive หากเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ใน OneDrive Admin Center สิ่งที่ควรทำมีดังนี้

หมายเหตุ : ใช้งานได้เฉพาะเมื่อแชร์ลิงก์โดยไม่ระบุชื่อและ จะไม่ ทำงานเมื่อคุณเลือกที่จะแชร์กับบุคคลที่ต้องการ

1. ในเว็บเบราว์เซอร์ ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
2. เลือก แชร์
3. ใน การตั้งค่าลิงก์ ให้เลือกว่าเมื่อใดที่คุณต้องการให้การเข้าถึงไฟล์หมดอายุ

4. เพิ่ม รหัสผ่าน หากต้องการ
5. เลือกปุ่ม นำ ไปใช้

รับประโยชน์เพิ่มเติมจาก OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน

เคล็ดลับข้างต้นเป็นเพียงการเริ่มต้นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วย OneDrive สำหรับโรงเรียนหรือที่ทำงาน เรียนรู้วิธีแก้ปัญหาการซิงค์ ใช้ลิงก์สัญลักษณ์เพื่อซิงค์โฟลเดอร์ใดๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณกับ OneDrive หรือหากคุณรู้สึกไม่สบายใจ ให้ปิดใช้งาน OneDrive โดยสิ้นเชิง