学校または職場向けのOneDrive：初心者向けの8つのヒント

公開: 2021-07-08

モバイルが多いほど、どこにいても、どのデバイスを使用していても、ファイルにアクセスできることが重要になります。 昔は、電子ファイルはすべてコンピューター上に存在していたため、コンピューターの近くにいなければ、ファイルにアクセスできませんでした。 Dropbox、Amazon、Googleなどの企業が提供する高速インターネットおよびクラウドストレージサービスの出現により、すべてが変わりました。

皮肉なことに、昨年の外出禁止令とリモートワークへの転換により、クラウドストレージの必要性と要望も高まっています。 多くの学校や雇用主は、学生と労働者のつながりを維持するためにMicrosoft365を利用しています。 ファイルストレージの場合、それは学校や職場でのOneDriveの採用を意味します。

目次

    学校でも職場でも、OneDriveを初めて使用する場合は、Microsoftのクラウドストレージサービスを使用するためのヒントを読み続けてください。

    1.OneDriveステータスアイコンを理解する

    ファイルをOneDriveに保存するときに、ファイルをオンラインのみで利用できるようにするか、オフラインで利用できるようにするかを選択できます。 OneDriveファイルオンデマンド機能を使用すると、すべてのファイルのローカルコピーをダウンロードしなくても、クラウドストレージに保存したすべてのものにアクセスできます。 代わりに、ファイルマネージャにファイルが一覧表示され、各ファイルがオンラインのみ、ローカルで利用可能、または常に利用可能かどうかを示すステータスアイコンが表示されます。

    青い雲のアイコンは、ファイルがオンラインのみであることを示します。 円で囲まれた緑色のチェックマークは、使用しているデバイスでローカルに使用可能なファイルによって表示されます。

    常にデバイスに保持することを選択したファイルには、白いチェックマークが付いた緑色の丸が表示されます。

    コンピューターまたは別のデバイスでオンライン専用ファイルを開くと、ファイルがダウンロードされ、ローカルで利用できるようになります。 ローカルで利用できるということは、インターネットに接続していなくてもファイルを開くことができることを意味します。 ハードドライブの空き容量を増やすには、ファイルを右クリックして[空き容量を増やす]を選択します。

    2.ファイルをオンデマンドでオンにする方法

    PCユーザーは、次の手順に従ってファイルオンデマンドをオンにすることができます。

    1. システムトレイでOneDriveアイコンを選択します。
    2. [ヘルプと設定]を選択します。
    3. [設定]を選択します。
    4. [設定]タブで、[スペースを節約し、使用するファイルをダウンロードする]チェックボックスをオンにします。

    Macユーザーは、次の手順に従ってファイルオンデマンドをオンにできます。

    1. メニューバーでOneDriveアイコンを選択します。
    2. [ …詳細]ボタンを選択します。
    3. [設定]を選択します。
    4. [ファイルをオンデマンドでオンにする]ボタンを選択します。

    3.PCのStorageSenseをオンにします

    Windows 10ユーザーには、ストレージセンスをオンにする追加オプションがあります。これにより、ディスク容量が不足している場合にのみ、過去30日間に開いていないOneDriveファイルがすべてオンラインに自動的に設定されます。

    また、ディスク容量が不足しているときだけでなく、毎日、毎週、または毎月実行するようにStorageSenseを設定することもできます。

    4. OneDrive PersonalVaultについて知っておくべきこと

    OneDriveクラウドに保存するすべてのファイルは、Microsoftのセキュリティ対策によって保護されていますが、OneDrive Personal Vaultは、機密ファイルを保護するための追加のレイヤーを提供します。

    ファイルを個人用ボールトに保存するときは、強力な認証または2番目のID検証手順を使用してファイルにアクセスする必要があります。 デバイスによっては、顔、指紋、PIN、またはテキストや電子メールで送信されたコードの場合があります。

    Personal Vault内のファイルは、Vault内にあるときや、クラウドとデバイス間を移動するときを含め、常に暗号化されています。 さらに、ボールト内のファイルはウイルスがスキャンされ、ランサムウェアなどの疑わしいアクティビティがないか監視されます。

    Personal Vaultは、OneDrive内のフォルダーとして表示されます。 ボールトに保存するだけで、追加のセキュリティのメリットを享受できます。

    注：Microsoft 365サブスクリプションを持たないユーザーは、PersonalVault内のファイルが3つに制限されています。

    5.ファイルをOneDriveにアップロードする方法

    学校や職場でOneDriveを使用している場合、OneDriveクラウドにファイルをアップロードする方法は複数あります。

    ブラウザを使用してファイルをアップロードする

    ブラウザでいつでもOneDriveにアクセスできます。 以下の手順はChromeとEdgeで機能し、別のブラウザを使用している場合は若干異なる場合があります。

    1. office.comにサインインし、ページの左上隅にあるアプリランチャーを選択して、OneDriveを選択します。
    1. [アップロード] > [ファイルまたはフォルダー]を選択します。
    1. アップロードするファイルまたはフォルダを選択して選択します。
    2. [開く]または[フォルダの選択]を選択します。

    デスクトップを使用してファイルをアップロードする

    Windows 10を搭載したコンピューターを使用している場合は、OneDriveが既にインストールされています。 ファイルとフォルダーをOneDriveフォルダーに保存または移動するだけで、OneDriveを介してすべてのデバイスからアクセスできるようになります。

    OneDriveにサインインしていない場合は、[スタート]ボタンを選択し、OneDriveを検索して、アプリを起動します。 指示に従ってサインインします。

    同様に、Macユーザーは、Finderを使用してファイルをOneDriveフォルダーにコピーまたは移動するか、アプリからOneDriveフォルダーに保存することで、ファイルをOneDriveに自動的にアップロードできます。

    6.OneDriveでファイルを共有する

    OneDriveを使用すると、ファイルの共有がこれほど簡単になりません。 コンピューターで、ファイルを右クリックし、[共有]を選択します。

    ファイルを共有する相手を選択し、オプションのメッセージを追加してから、[送信]ボタンを選択するか、リンクをコピーするか、デバイス上の別のアプリを介して送信するかを選択します。

    7.OneDriveでファイルまたはフォルダーを復元します

    OneDriveにはごみ箱があり、誤って削除したファイルやフォルダーを復元できる場合があります。

    1. ブラウザのOneDriveから、ごみ箱を選択します。
    2. 復元するファイルを選択します。
    1. [復元]ボタンを選択します。

    8.OneDriveファイルに有効期限とパスワードを設定する方法

    この機能は無料のアカウントではまだ利用できませんが、一部のMicrosoft 365ユーザーは、OneDriveのファイルに有効期限とパスワードを設定するオプションがあります。 この機能がOneDrive管理センターで有効になっている場合は、次のようにします。

    注：これは、リンクを匿名で共有する場合にのみ機能し、特定のユーザーと共有することを選択した場合には機能しません。

    1. Webブラウザーで、共有するファイルまたはフォルダーを選択します。
    2. 共有を選択します。
    3. リンク設定で、ファイルへのアクセスをいつ期限切れにするかを選択します。
    1. 必要に応じてパスワードを追加します。
    2. [適用]ボタンを選択します。

    学校や職場でOneDriveをさらに活用する

    上記のヒントは、学校や職場でOneDriveを使用してできることのほんの一部にすぎません。 同期の問題を解決する方法、シンボリックリンクを使用してコンピューター上の任意のフォルダーをOneDriveと同期する方法、または塩辛い場合はOneDriveを完全に無効にする方法を学びます。