Ce este managementul portofoliului de proiecte (PPM)?

Managementul portofoliului de proiecte, sau PPM, este un tip de management care este centralizat în jurul tehnologiilor, proceselor și metodelor care sunt utilizate de managerii de proiect. PPM ajută birourile de management de proiect să analizeze și să gestioneze proiectele propuse pe baza diferitelor trăsături cheie din care pot consta.

• Importanța managementului portofoliului de proiecte
• Procesul de management al portofoliului de proiecte
• Fazele PPM
• Avantajele managementului portofoliului de proiecte
• Industrii care utilizează PPM
• Care este rolul managerului de portofoliu de proiecte?
• Cele mai bune practici PPM
• Managementul proiectelor vs. Managementul portofoliului

Importanța managementului portofoliului de proiecte

Există mai multe motive pentru care managerii de proiect pot beneficia de managementul portofoliului de proiecte. Implementarea acestui tip de practică în mediul dvs. de lucru poate schimba în mod eficient obiceiurile organizaționale și poate conduce afaceri în mod eficient.

Importanța managementului portofoliului de proiecte poate nu numai să scadă riscurile de dezorganizare, ci și să ajute întreaga companie să se concentreze asupra imaginii principale a anumitor proiecte.

De exemplu, atunci când supravegheați obiectivele pentru atingerea unor obiective specifice de afaceri, este important să ne amintim că managementul portofoliului de proiecte poate îmbunătăți procesul general de selecție și tehnica în cadrul unui proiect pentru un client sau organizație.

Utilizarea resurselor poate fi folosită cu succes și cu ajutorul managementului portofoliului de proiecte, deoarece poate clarifica instrumentele potrivite sau resursele care vă pot ajuta să alegeți și să revizuiți proiectele echipei. În cele din urmă, colaborarea cu echipa dvs. în cadrul managementului portofoliului de proiecte echilibrează ambele concepte de colaborare și concurență în cadrul unei echipe.

Procese de management al portofoliului de proiecte

1. Creați un inventar și stabiliți o strategie

   Primul proiect din procesul de management al portofoliului ar fi stabilirea strategiilor pentru proiectul dumneavoastră. La inițierea unui proiect, cea mai bună soluție ar fi să determinați care sunt avantajele și dezavantajele creării unei strategii și cum va contribui aceasta la inventarul lor.

2. Analizați strategia

   După crearea strategiilor pentru un proiect, următorul pas este analiza amănunțită. Când analizați soluțiile pentru un proiect, este important să luați ce tipuri de pași ați dori să faceți dvs. și echipa dvs. pentru a merge mai departe cu un proiect. Trebuie să ai obiective pentru a reuși. Prin urmare, o analiză a acestor strategii.

3. Asigurați alinierea

   Alinierea convingerilor tale cu obiectivele tale este următorul pas în implementarea strategiilor pentru un proiect. Urmează să fie realist în acest tip de proces, deoarece totul depinde de execuția proiectului.

4. management

   Presupunând că există un orar cu proiectul dvs., echipele aflate în managementul portofoliului de proiecte ar trebui să gestioneze întotdeauna timpul eficient și să aibă toate sarcinile și conceptele în ordine. Ca parte a planificării strategiilor și a alinierii respectivelor strategii la obiectivele proiectului, a fi oportunitatea face parte din procesul general cu managementul portofoliului de proiecte.

5. Testează și adaptează

   Reușirea performanței proiectului și determinarea modului în care proiectul se va adapta este etapa finală a procesului de management al portofoliului de proiecte. Monitorizarea și evaluarea întregului proiect poate crea mai mult timp pentru îmbunătățirea și identificarea problemelor care apar pe parcursul proiectului.

   Deoarece există o lipsă de spațiu din cauza unui interval de timp, este important să vă identificați cu atenție problemele, precum și să efectuați mai multe teste înainte de a trimite proiectul final.

( Citește și : Managementul agil al portofoliului este ușor)

Fazele managementului portofoliului de proiecte

Faza 1. Grupul Procese de Aliniere

• Identificare: Primul pas către procesul de aliniere este identificarea proiectelor în cadrul conductei. Acestea pot fi toate tipurile de proiecte care variază de la cele recente la cele continue. Cu toate acestea, obiectivul principal de identificare a proiectelor este de a aduna informații cheie organizaționale despre proiecte înainte de a trece la pasul următor.

• Categorizare: Categorizarea unui proiect ajută la organizarea mai bună a tuturor tipurilor de proiecte. Când clasificați un proiect, echipa dumneavoastră se poate descurca cu ușurință să găsească proiectele potrivite, precum și să evalueze un proiect pe rând.

• Evaluare: Evaluarea unui proiect atunci când se asigură alinierea la un proiect va ajuta să se asigure dacă un proiect are succes sau nu. Acest lucru poate permite echipei dvs. să stabilească dacă produsul final al unui proiect este o problemă sau nu.

• Selectare: Selectarea tipului potrivit de proiecte revine la atingerea criteriilor de management al portofoliului de proiecte. Câteva calități de căutat într-un proiect de succes sunt relevanța, impactul, coerența și eficiența.

• Stabilirea priorităților: prioritizarea proiectelor specifice este la fel de esențială pentru crearea unui calendar pentru proiectul în sine. Gândiți-vă la principalele obiective care trebuie îndeplinite și cum veți colabora cu echipa dvs. la el. Cel mai bine este să luați în considerare prioritățile majore ale unui proiect înainte de a stabili un plan stabil.

• Autorizare: A avea autorizație va fi unul dintre principalele lucruri de obținut atunci când lucrați la proiecte și portofolii în cadrul managementului portofoliului de proiecte. La fel cum bateriile funcționează în interiorul unei telecomenzi, echipa ta trebuie să aibă capacitatea de autorizare pentru procesul de aliniere a unui proiect.

Faza 2. Grupul de Monitorizare

• Analiza și raportarea periodică a portofoliului: vor exista anumite momente în care portofoliile vor fi revizuite periodic și vor primi un raport general. Aici are loc monitorizarea atunci când trecem cu vederea un proiect sau un portofoliu. Acesta în sine este simbolul managementului portofoliului de proiecte, deoarece permite o analiză profundă a ROI-urilor, KPI-urilor și a altor tipuri de criterii care au fost stabilite pentru proiect.

• Schimbări strategice: După revizuire și raportare, am venit cu schimbări strategice. Există loc constant de îmbunătățire, mai ales pentru proiectele proaste. Dacă o echipă ar întâlni un proiect slab evaluat, trebuie să intre în joc strategii noi și îmbunătățite odată ce se permite să se facă schimbări.

Faza 3: Procesul componentelor

• Execuția și raportarea componentelor: Utilizarea indicatorilor cheie și a criteriilor ponderate fac parte din procesul componentei. Raportarea unui proiect permite o evaluare generală a proiectului respectiv. Determină cât de bine au fost executate componentele pe parcursul proiectului și, eventual, implică feedback pentru echipa ta.

Beneficii pentru managementul portofoliului de proiecte

• Minimizarea riscurilor

  Unul dintre cele mai mari beneficii ale managementului portofoliului de proiecte este mai multă organizare și mai puține riscuri pe care le asumați cu anumite proiecte. Reducerea la minimum a portofoliilor de proiecte poate duce la o mai mare flexibilitate în management și la o concentrare sporită asupra priorităților principale către un proiect.

• Permiterea alinierii bugetare

  Scopul managementului portofoliului de proiecte este echilibrul. Conceptul de echilibrare a ideilor cu bugetul dvs. facilitează gestionarea portofoliului de proiecte, deoarece aveți capacitatea de a vă concentra pe imaginea de ansamblu a acelui proiect.

• Optimizarea managementului resurselor

  Cu managementul portofoliului de proiecte, cercetarea operațională și optimizarea devin mai bune. Managerii de proiect pot avea controlul și capacitatea de a supraveghea resursele necesare pentru obiectivele specifice care contribuie la un proiect. Acest concept poate ajuta angajații să-și atingă obiectivele într-o lumină mult mai mare.

• Încurajarea procesului de luare a deciziilor în colaborare

  Un alt beneficiu pe care managementul portofoliului de proiecte îl aduce la masă este luarea deciziilor în colaborare. Luarea deciziilor cu alți angajați din cadrul echipei dvs. este încurajată mai des datorită structurii managementului portofoliului de proiecte.

• Oferirea de valoare a proiectului părților interesate

  Managementul portofoliului de proiecte vine, de asemenea, cu furnizarea de valoare a proiectului în sine pentru părțile interesate. Echipa dvs. nu numai că înțelege interesele părților interesate din cadrul afacerii, dar are și avantajul de a determina modul în care părțile interesate își pot consolida valorile de bază în ansamblu.

• Creșterea ratei de succes a proiectului

  Dacă cuvântul „management” în termenul de management al portofoliului de proiecte nu a ajuns până acum, atunci vă sugerăm să continuați să citiți pentru a vă convinge de contrariul. Datorită structurii și organizării flexibile, managerii de proiect pot gestiona cu ușurință proiecte la o rată mai mare. Este un proces simplu care vă poate permite să obțineți munca mai rapid și la timp.

Industrii și organizații care utilizează PPM

Fiecare industrie are PPM personalizat, ceea ce face ca industria și organizațiile să prospere mai eficient. Mai jos sunt următoarele industrii care utilizează managementul portofoliului de proiecte ca mijloc de a integra cu succes fluxul de lucru și strategii de afaceri clare. Consultați sugestiile noastre pentru software PPM pentru fiecare industrie.

• ACEASTA
• Spitale/asistență medicală
• Constructii, auto
• Nonprofit
• Servicii financiare și bancare
• Recrutare de servicii și personal
• Asigurare
• Telecomunicatii
• Administrație guvernamentală

Care este rolul managerului de portofoliu de proiecte?

Acum că am acoperit scopul managementului portofoliului de proiecte, este timpul să vă spunem rolul principal al unui manager de portofoliu de proiecte. Această poziție constă în gestionarea pur și simplu de proiecte mici care au mai multe sarcini și nevoi finalizate până la un termen limită. Un manager de portofoliu de proiecte trebuie să supravegheze toate responsabilitățile care sunt legate de întregul proiect în sine.

1. Managementul cererilor de proiecte

   În calitate de manager de portofoliu de proiecte, puteți alege și alege tipurile de proiecte care par potrivite pentru o afacere sau organizație. Cu toate acestea, managementul cererilor face parte dintr-un sistem în care un proiect trebuie să treacă prin criterii bazate pe valoare pentru a fi aprobat.

   A determina unde trebuie alocate anumite resurse în cadrul unui proiect este un alt rol pe care managerii de portofoliu de proiecte trebuie să-l îndeplinească pentru a realiza eficient un proiect. La alocarea resurselor, managerii de portofoliu de proiecte trebuie să aloce și să programeze respectivele resurse care sunt disponibile.

2. Managementul riscului

   Minimizarea numărului de probleme potențiale este o altă responsabilitate pe care trebuie să o facă managerii de portofoliu de proiecte atunci când ocupă această funcție. Ei trebuie să se asigure că nimic nu are un impact negativ asupra calendarului unui proiect.

3. Identificați și reduceți ineficiența

   Deoarece portofoliile de proiecte supraveghează sarcinile și obiectivele generale ale proiectelor, este, de asemenea, important ca managerii de proiect să identifice ineficiențele și să reducă șansele ca aceste ineficiențe să apară în cadrul unui calendar al proiectului.

4. Colaborați cu părțile interesate seniori

   Menținerea unei relații stabile de afaceri între sistemele de management al portofoliului de proiecte și părțile interesate este o altă sarcină esențială pentru managerii de portofoliu de proiecte. Menținerea comunicării cu părțile interesate senior devine eficientă pentru a reuși în proiectele viitoare care îi implică.

5. Managementul schimbării

   Învățarea modului de implementare a managementului schimbării ajută la îmbunătățirea performanței execuției proiectelor în cadrul managementului portofoliului de proiecte. Este esențial ca managerii de proiect să profite de oportunități și să abordeze orice problemă majoră înainte de a merge mai departe către următoarea decizie care trebuie luată pe parcursul procesului.

6. Urmărirea rentabilității investiției în afaceri a proiectelor

   Rentabilitatea investiției (ROI) a proiectelor este la fel de importantă ca și această poziție. ROI este un indicator cheie de performanță care determină profitabilitatea plăților. Managerii de proiect trebuie să urmărească acest lucru pentru a măsura succesul cumulat al investițiilor unei afaceri.

Cele mai bune practici pentru managementul portofoliului de proiecte

• Înțelegerea strategiilor de afaceri

  Cunoașterea planului de joc înainte de a te scufunda într-o situație este necesară pentru a reuși în managementul portofoliului de proiecte. Să ai o idee clară despre ce strategii de afaceri să folosești pentru un proiect este la fel de reușit ca să treci prin anumite idei pe care vrei să le implementezi înainte de a crea o decizie.

• Identificarea setului potrivit de proiecte

  Identificarea setului potrivit de proiecte se întoarce la rolul unui manager de portofoliu de proiecte. În calitate de manager de proiect, este responsabilitatea lor să determine dacă să urmărească un proiect pe baza procesului de gestionare a cererilor de proiect.

• Înființarea unui birou de management de proiect (PMO)

  PMO este primul semn de bună practică către managementul eficient al portofoliului de proiecte. Înființarea unui birou de management de proiect oferă un sentiment de control și influență atunci când gestionați proiecte. Prin urmare, de ce este o strategie excelentă atunci când se stabilește coloana vertebrală a conceptului de management al portofoliului de proiecte.

• Crearea standardelor pentru evaluarea proiectelor

  Când evaluați proiecte, este important să creați standarde după care să trăiți. Crearea de standarde pentru proiectele dvs. vă va lăsa cu o mentalitate pe care echipa dvs. ar trebui să o aibă atunci când trece printr-un proces de evaluare. Astfel de criterii ar trebui să includă coerența, eficiența, relevanța și chiar impactul pe care îl are proiectul.

• Formularea strategiilor de management al riscului

  Managementul riscului va continua să fie o problemă la care trebuie să fiți atenți în mod constant. De aceea, atunci când vine vorba de managementul portofoliului de proiecte, echipa ta trebuie să aibă strategii formulate pentru a se pregăti pentru ce e mai rău.

• Formularea de strategii pentru managementul schimbării

  Pe lângă managementul riscului vine și managementul schimbării. Formularea strategiilor pentru managementul schimbării ar trebui să fie la fel de relevantă pentru strategiile dezvoltate pentru managementul riscului. Amintiți-vă, una dintre cele mai importante componente ale marketingului digital și ale managementului portofoliului de proiecte este îmbunătățirea performanței.

• Utilizați instrumente PPM

  Există o mulțime de software PPM pe care echipa ta le poate folosi. Instrumentele PPM sunt foarte utile și un bun început pentru a reuși în managementul portofoliului de proiecte. Software-ul faimos de luat în considerare și de utilizat poate fi Wrike, Asana și Planview.

Diferențele dintre managementul de proiect și managementul portofoliului

Deși sună similar, există o diferență între managementul de proiect și cel al portofoliului. Pentru a fi clar, managementul de proiect este atunci când actul de a conduce o echipă în îndeplinirea obiectivelor unui proiect. În timp ce managementul portofoliului se concentrează în principal pe alegerea și alegerea diferitelor tipuri de investiții care pot îndeplini obiectivele financiare ale unui client pe termen lung.

În cele din urmă, este mai bine pentru organizații să ruleze proiecte și portofolii într-o manieră de tip PPM, deoarece oferă mai mult control și flexibilitate tuturor tipurilor de sarcini care trebuie gestionate în cadrul unui proiect sau portofoliu.

Gânduri finale

Există o mulțime de instrumente care pot ajuta managerii de proiect cu gestionarea portofoliului. Exemple în acest sens pot include software precum Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink și Trello. Prin utilizarea acestor instrumente PPM, managerii de proiect pot stabili PMO-uri sau birouri de management de proiect mai rapid și mai eficient.

PPM este, de asemenea, compatibil în orice tip de industrie. Acest lucru poate varia de la asistență medicală, construcții și chiar administrație guvernamentală. În general, beneficiile managementului portofoliului de proiecte pot ajuta nu numai la îmbunătățirea organizării proiectelor recente și propuse în cadrul companiei dvs., ci și a ajuta managerii de proiect să lucreze eficient în domeniile lor.

Alte resurse utile:

5 pași pentru implementarea unui proces de management de succes al portofoliului de proiecte

3 motive pentru care proiectele eșuează și cum se poate evita