什么是项目组合管理 (PPM)？

已发表: 2020-12-15

项目组合管理 (PPM) 是一种集中于项目经理使用的技术、流程和方法的管理类型。 PPM 帮助项目管理办公室根据可能包含的各种关键特征分析和管理提议的项目。

在这篇文章中
  • 项目组合管理的重要性
  • 项目组合管理流程
  • PPM 阶段
  • 项目组合管理的优势
  • 使用 PPM 的行业
  • 项目组合经理的角色是什么？
  • PPM 最佳实践
  • 项目管理与投资组合管理

项目组合管理的重要性

项目经理可以从项目组合管理中受益的原因有很多。 在您的工作环境中实施这种类型的实践可以有效地改变组织习惯并有效地开展业务。

项目组合管理的重要性不仅可以降低组织混乱的风险，还可以帮助整个公司专注于某些项目的主要图景。

例如，在监督实现特定业务目标的目标时，重要的是要记住项目组合管理可以为客户或组织改进项目中的整体选择过程和技术。

资源的使用也可以在项目组合管理的帮助下成功使用，因为它可以阐明正确的工具或可以帮助选择和审查团队项目的资源。 最后，在项目组合管理下与您的团队协作平衡了团队内协作和竞争的概念。

项目组合管理流程

  1. 创建库存并制定策略

    项目组合管理过程中的第一个项目是为您的项目制定策略。 在启动项目时，最好的解决方案是确定创建策略的优缺点，以及这将如何有助于他们的库存。

  2. 分析策略

    在为项目创建策略后，下一步是彻底分析。 在分析项目的解决方案时，重要的是要采取您和您的团队在推进项目时希望采取的步骤。 你必须有目标才能成功。 因此，对上述策略进行分析。

  3. 确保对齐

    使您的信念与您的目标保持一致是实施项目战略的下一步。 在这种类型的过程中接下来是现实的，因为这完全取决于项目的执行。

  4. 管理

    假设您的项目有一个时间表，项目组合管理下的团队应该始终有效地管理时间，并且所有任务和概念都井井有条。 作为规划战略并将这些战略与项目目标保持一致的一部分，及时是项目组合管理整个过程的一部分。

  5. 测试和适应

    成功实现项目绩效并确定项目将如何适应是项目组合管理过程的最后阶段。 监控和评估整个项目可以创造更多时间来改进和识别整个项目中出现的问题。

    由于时间限制，空间不足，因此在发送最终项目之前，努力确定您的问题并进行多次测试非常重要。

（另请阅读：敏捷投资组合管理变得容易）

项目组合管理的阶段

阶段 1. 调整流程组

  • 识别：对齐过程的第一步是识别管道中的项目。 这些可以是从最近到持续的所有类型的项目。 但是，识别项目的主要目标是在进行下一步之前收集组织的关键项目信息。
  • 分类：对项目进行分类有助于更好地组织所有类型的项目。 当您对项目进行分类时，您的团队可以轻松地找到合适的项目以及一次评估一个项目。
  • 评估：在确保与项目保持一致时评估项目将有助于确保项目是否成功。 这可以让您的团队确定项目的最终产品是不行还是可以。
  • 选择：选择正确的项目类型可以恢复到达到项目组合管理的标准。 在一个成功的项目中要寻找的一些品质是相关性、影响、连贯性和效率。
  • 优先级：将特定项目作为优先级对于为项目本身制定时间表同样重要。 考虑必须完成的主要目标，以及您将如何与您的团队合作。 在制定稳定的计划之前，最好先考虑项目的主要优先事项。
  • 授权：在项目组合管理中处理项目和组合时，获得授权将是获得的主要内容之一。 就像在遥控器中拥有电池功能一样，您的团队必须具有授权项目对齐过程的能力。

阶段 2. 监察组

  • 投资组合定期审查和报告：有时会定期审查投资组合并收到一份整体报告。 这是在俯瞰项目或投资组合时进行监控的地方。 这本身就是项目组合管理的缩影，因为它允许对 ROI、KPI 和为项目建立的其他类型的标准进行深入分析。
  • 战略变革：在审查和报告后，我提出了战略变革。 有不断改进的空间，尤其是对于糟糕的项目。 如果一个团队遇到一个评估不佳的项目，一旦允许进行更改，就必须采用新的和改进的策略。

第 3 阶段：组件过程

  • 组件执行和报告：关键指标和加权标准的使用是组件流程的一部分。 项目报告允许对所述项目进行总体评估。 它决定了组件在整个项目中的执行情况，并可能为您的团队提供反馈。

项目组合管理的好处

  • 最小化风险

    项目组合管理的最大好处之一是您在某些项目中承担的更多组织和更少的风险。 项目组合的最小化可以带来更大的管理灵活性，并增加对项目主要优先事项的关注。

  • 允许预算调整

    项目组合管理的目的是平衡。 平衡想法与预算的概念使项目组合管理更容易，因为您有能力专注于某个项目的大局。

  • 优化资源管理

    通过项目组合管理、运筹学和优化变得更好。 项目经理可以控制和监督有助于项目的特定目标所需的资源。 这个概念可以帮助员工在更大程度上实现他们的目标。

  • 鼓励协作决策

    项目组合管理带来的另一个好处是协作决策。 由于项目组合管理的结构，更经常鼓励与团队中的其他员工一起决策。

  • 为利益相关者提供项目价值

    项目组合管理还为项目本身向利益相关者提供价值。 您的团队不仅了解您的利益相关者在业务中的利益，而且还具有确定利益相关者如何作为一个整体加强其核心价值观的优势。

  • 提高项目成功率

    如果项目组合管理一词中的“管理”一词现在还没有出现，那么我们建议您继续阅读以说服您。 由于结构和灵活的组织，项目经理可以轻松地以更高的速度管理项目。 这是一个简单的过程，可以让您更快、更准时地完成工作。

使用 PPM 的行业和组织

每个行业都有定制的 PPM，这使得行业和组织能够更有效地蓬勃发展。 以下是使用项目组合管理作为成功整合工作流程和明确业务战略的手段的以下行业。 查看我们对每个行业的 PPM 软件的建议。

  • 它
  • 医院/医疗保健
  • 建筑、汽车
  • 非营利组织
  • 金融服务和银行业务
  • 服务和人员招聘
  • 保险
  • 电信
  • 政府行政

项目组合经理的角色是什么？

现在我们已经介绍了项目组合管理的目的，是时候告诉您项目组合经理的主要角色了。 这个职位包括简​​单地管理在截止日期前完成多项任务和需求的小型项目。 项目组合经理必须监督与整个项目本身相关的所有职责。

  1. 项目请求管理

    作为项目组合经理，您可以挑选似乎适合企业或组织的项目类型。 但是，请求管理是系统的一部分，在该系统中，项目必须通过基于价值的标准才能获得批准。

    确定在项目中应该在哪里分配某些资源是项目组合经理必须做的另一个角色，以有效地执行项目。 在资源分配时，项目组合经理必须分配和安排所述可用资源。

  2. 风险管理

    尽量减少潜在问题的数量是项目组合经理在担任此职位时必须承担的另一项责任。 他们必须确保不会对项目的时间表产生负面影响。

  3. 识别并减少低效率

    因为项目组合监督项目的任务和总体目标，所以项目经理识别低效率并减少这些低效率在项目时间表内发生的机会也很重要。

  4. 与高级利益相关者合作

    在项目组合管理系统和利益相关者之间保持稳定的业务关系是项目组合经理的另一项重要任务。 与高级利益相关者保持沟通对于在即将到来的涉及他们的项目中取得成功变得有效。

  5. 更换管理层

    学习如何实施变更管理有助于提高项目组合管理中执行项目的绩效。 至关重要的是，项目经理要抓住机会并解决任何重大问题，然后再继续下一个需要在整个过程中做出的决定。

  6. 跟踪项目的业务投资回报率

    项目的投资回报（ROI）与这个职位同样重要。 投资回报率是决定支出盈利能力的关键绩效指标。 项目经理必须跟踪这一点，以衡量企业投资的累积成功。

项目组合管理的最佳实践

  • 了解业务战略

    在深入了解情况之前了解游戏计划对于在项目组合管理中取得成功是必要的。 清楚地了解项目使用的业务策略与在创建决策之前浏览您想要实施的某些想法一样成功。

  • 确定正确的项目集

    确定正确的项目集可以追溯到项目组合经理的角色。 作为项目经理，他们有责任根据项目请求管理流程来决定是否进行项目。

  • 建立项目管理办公室（PMO）

    PMO 是实现有效项目组合管理的良好实践的第一个标志。 设立项目管理办公室可以在管理项目时提供控制感和影响力。 因此，为什么在建立项目组合管理概念的支柱时这是一个很好的策略。

  • 制定项目评估标准

    在评估项目时，重要的是你要制定标准。 为您的项目创建标准将使您拥有团队在评估过程中应具备的心态。 此类标准应包括连贯性、效率、相关性，甚至项目所具有的影响。

  • 制定风险管理策略

    风险管理将继续是一个需要不断关注的问题。 这就是为什么在项目组合管理方面，您的团队必须制定策略，以便为最坏的情况做好准备。

  • 制定变革管理策略

    除了风险管理之外，还有变革管理。 为变革管理制定战略应该与为风险管理制定的战略同样相关。 请记住，数字营销和项目组合管理最重要的组成部分之一是提高绩效。

  • 使用 PPM 工具

    您的团队可以使用大量 PPM 软件。 PPM 工具非常有用，是项目组合管理成功的良好开端。 值得考虑和使用的著名软件可以是 Wrike、Asana 和 Planview。

项目管理和项目组合管理之间的区别

尽管听起来相似，但项目管理和项目组合管理之间存在差异。 明确地说，项目管理是领导团队实现项目目标的行为。 而投资组合管理主要侧重于挑选和选择能够满足客户长期财务目标的不同类型的投资。

最后，组织最好以 PPM 类型的方式运行项目和项目组合，因为它为需要在项目或项目组合中管理的所有类型的任务提供了更多的控制和灵活性。

最后的想法

有很多工具可以帮助项目经理进行投资组合管理。 这方面的示例可以包括 Asana、Clarizen、Wrike、Sciforma、Mavenlink 和 Trello 等软件。 通过使用这些 PPM 工具，项目经理可以更快、更有效地建立 PMO 或项目管理办公室。

PPM 也适用于任何类型的行业。 这可能与医疗保健、建筑甚至政府管理不同。 总体而言，项目组合管理的好处不仅可以帮助改善公司内近期和拟议项目的组织，还可以帮助项目经理在其领域内有效地工作。

其他有用的资源：

实施成功的项目组合管理流程的 5 个步骤

项目失败的 3 个原因以及如何避免它