Proje Portföy Yönetimi (PPM) nedir?

Proje Portföy Yönetimi veya PPM, proje yöneticileri tarafından kullanılan teknolojiler, süreçler ve yöntemler etrafında merkezileştirilmiş bir yönetim türüdür. PPM, proje yönetimi ofislerinin, içerebilecekleri çeşitli temel özelliklere dayalı olarak önerilen projeleri analiz etmelerine ve yönetmelerine yardımcı olur.

• Proje Portföy Yönetiminin Önemi
• Proje Portföy Yönetim Süreci
• PPM Aşamaları
• Proje Portföy Yönetiminin Avantajları
• PPM Kullanan Sektörler
• Proje Portföy Yöneticisinin Rolü Nedir?
• PPM En İyi Uygulamaları
• Proje Yönetimi ve Portföy Yönetimi

Proje Portföy Yönetiminin Önemi

Proje yöneticilerinin proje portföy yönetiminden faydalanmasının birçok nedeni vardır. Bu tür bir uygulamayı çalışma ortamınıza uygulamak, işletmeleri verimli bir şekilde yürütmenin yanı sıra organizasyonel alışkanlıkları da etkili bir şekilde değiştirebilir.

Proje portföy yönetiminin önemi, sadece düzensizlik risklerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda tüm şirketin belirli projelerin ana resmine odaklanmasına yardımcı olur.

Örneğin, belirli iş hedeflerine ulaşmak için hedefleri denetlerken, proje portföy yönetiminin bir müşteri veya kuruluş için bir proje içindeki genel seçim sürecini ve tekniğini iyileştirebileceğini hatırlamak önemlidir.

Kaynakların kullanımı, proje portföy yönetiminin yardımıyla da başarılı bir şekilde kullanılabilir, çünkü doğru araçları veya ekip projelerinizi seçmenize ve gözden geçirmenize yardımcı olabilecek söz konusu kaynakları netleştirebilir. Son olarak, proje portföy yönetimi kapsamında ekibinizle işbirliği, bir ekip içinde hem işbirliği hem de rekabet kavramlarını dengeler.

Proje Portföy Yönetim Süreçleri

1. Bir Envanter Oluşturun ve Bir Strateji Oluşturun

   Portföy yönetimi sürecindeki ilk proje, projeniz için stratejiler oluşturmak olacaktır. Bir projeyi başlatırken, en iyi çözüm, bir strateji oluşturmanın artılarının ve eksilerinin neler olduğunu ve bunun envanterlerine nasıl katkıda bulunacağını belirlemek olacaktır.

2. Stratejiyi Analiz Edin

   Bir proje için stratejiler oluşturduktan sonraki adım, iyice analiz etmektir. Bir projeye yönelik çözümleri analiz ederken, sizin ve ekibinizin bir projede ilerlemek için ne tür adımlar atmak istediğiniz önemlidir. Başarılı olmak için hedefleriniz olmalıdır. Bu nedenle, söz konusu stratejiler hakkında bir analiz.

3. Hizalamaları Sağlayın

   İnançlarınızı hedeflerinizle uyumlu hale getirmek, bir proje için stratejiler uygulamadaki bir sonraki adımdır. Bu tür bir süreçte gerçekçi olmak daha iyidir çünkü her şey projenin yürütülmesine bağlıdır.

4. Yönetmek

   Projenizle ilgili bir zaman çizelgesi olduğunu varsayarsak, proje portföy yönetimi altındaki ekipler her zaman zamanı verimli bir şekilde yönetmeli ve tüm görev ve kavramları sırayla almalıdır. Stratejileri planlamanın ve bu stratejileri proje hedeflerine uyumlu hale getirmenin bir parçası olarak, zamanında olmak proje portföy yönetimi ile ilgili genel sürecin bir parçasıdır.

5. Test Et ve Uyarla

   Proje performansı ile başarıya ulaşmak ve projenin nasıl adapte olacağını belirlemek, proje portföy yönetimi sürecinin son aşamasıdır. Tüm projenin izlenmesi ve değerlendirilmesi, proje boyunca ortaya çıkan sorunları iyileştirmek ve belirlemek için daha fazla zaman yaratabilir.

   Bir zaman çerçevesinden dolayı yer sıkıntısı olduğundan, nihai projeyi göndermeden önce birden fazla test yapmanın yanı sıra sorunlarınızı özenle belirlemeniz önemlidir.

( Ayrıca Okuyun : Çevik Portföy Yönetimi Kolaylaştı )

Proje Portföy Yönetiminin Aşamaları

Aşama 1. Hizalama Süreçleri Grubu

• Tanımlama: Hizalama sürecinin ilk adımı, boru hattı içindeki projeleri belirlemektir. Bunlar, son zamanlardan sürekli olanlara kadar değişen her tür proje olabilir. Ancak, projeleri belirlemenin asıl amacı, bir sonraki adıma geçmeden önce organizasyonel kilit proje bilgilerini toplamaktır.

• Kategorizasyon: Bir projeyi kategorize etmek, her tür projeyi daha iyi organize etmeye yardımcı olur. Bir projeyi kategorize ettiğinizde, ekibiniz doğru projeleri bulmayı kolayca yönetebilir ve bir projeyi birer birer değerlendirebilir.

• Değerlendirme: Bir projeye uyum sağlarken bir projeyi değerlendirmek, bir projenin başarılı olup olmadığından emin olmanıza yardımcı olacaktır. Bu, ekibinizin bir projenin nihai ürününün sorunsuz mu yoksa tamam mı olduğunu belirlemesine izin verebilir.

• Seçim: Doğru proje tipini seçmek, proje portföy yönetiminizin kriterlerine geri döner. Başarılı bir projede aranacak birkaç nitelik, uygunluk, etki, tutarlılık ve verimliliktir.

• Önceliklendirme: Belirli projeleri öncelik haline getirmek, projenin kendisi için bir zaman çizelgesi oluşturmak kadar önemlidir. Yapılması gereken ana hedefleri ve bu konuda ekibinizle nasıl işbirliği yapacağınızı düşünün. İstikrarlı bir plan oluşturmadan önce bir projenin ana önceliklerini göz önünde bulundurmak en iyisidir.

• Yetkilendirme: Proje portföy yönetimi kapsamında proje ve portföyler üzerinde çalışılırken en önemli konulardan biri yetki sahibi olmak olacaktır. Pillerin bir uzaktan kumanda içinde çalışması gibi, ekibinizin bir projenin hizalama işlemi için yetkilendirme yeteneğine sahip olması gerekir.

Aşama 2. İzleme Grubu

• Portföy Periyodik Gözden Geçirme ve Raporlama: Portföylerin periyodik olarak gözden geçirileceği ve genel bir rapor alacağı belirli zamanlar olacaktır. Bir projeye veya portföye göz atarken izlemenin gerçekleştiği yer burasıdır. Bu, proje portföy yönetiminin özüdür çünkü ROI'lerin, KPI'ların ve proje için oluşturulmuş diğer türdeki kriterlerin derinlemesine analizine olanak tanır.

• Stratejik Değişiklikler: İnceleyip raporladıktan sonra stratejik değişiklikler buldum. Özellikle kötü projeler için sürekli iyileştirme alanı vardır. Bir takım kötü değerlendirilmiş bir projeyle karşılaşırsa, değişikliklerin yapılmasına izin verildiğinde yeni ve geliştirilmiş stratejiler devreye girmelidir.

Aşama 3: Bileşen Süreci

• Bileşen Yürütme ve Raporlama: Temel göstergelerin ve ağırlıklı kriterlerin kullanımı, bileşen sürecinin bir parçasıdır. Bir projenin raporlanması, söz konusu projenin genel bir değerlendirmesine izin verir. Bileşenlerin proje boyunca ne kadar iyi yürütüldüğünü belirler ve muhtemelen ekibiniz için geri bildirim sağlar.

Proje Portföy Yönetiminin Faydaları

• Riskleri en aza indirmek

  Proje portföy yönetiminin en büyük faydalarından biri, belirli projelerde üstlendiğiniz daha fazla organizasyon ve daha az risktir. Proje portföylerinin en aza indirilmesi, yönetimde daha fazla esnekliğe ve bir projeye yönelik ana önceliklere daha fazla odaklanmaya yol açabilir.

• Bütçe Hizalamalarına İzin Verme

  Proje portföy yönetiminin amacı dengedir. Fikirleri bütçenizle dengeleme kavramı, belirli bir projenin daha büyük resmine odaklanma yeteneğiniz olduğundan, proje portföy yönetimini kolaylaştırır.

• Kaynak Yönetimini Optimize Etme

  Proje portföy yönetimi ile operasyonel araştırma ve optimizasyon daha iyi hale gelir. Proje yöneticileri, bir projeye katkıda bulunan belirli hedefler için gereken kaynakları denetleme ve denetleme becerisine sahip olabilir. Bu konsept, çalışanların hedeflerine çok daha büyük bir ışık altında ulaşmalarına yardımcı olabilir.

• İşbirlikçi Karar Vermeyi Teşvik Etmek

  Proje portföy yönetiminin masaya getirdiği bir diğer fayda da işbirlikçi karar vermedir. Proje portföy yönetiminin yapısı nedeniyle ekibinizdeki diğer çalışanlarla karar vermek daha sık teşvik edilir.

• Paydaşlara Proje Değeri Sağlamak

  Proje portföy yönetimi aynı zamanda paydaşlarınıza projenin kendisine değer sağlamakla birlikte gelir. Ekibiniz yalnızca iş içindeki paydaşlarınızın çıkarlarını anlamakla kalmaz, aynı zamanda paydaşlarınızın bir bütün olarak temel değerlerini nasıl güçlendirebileceğini belirleme avantajına da sahiptir.

• Artan Proje Başarı Oranı

  Proje portföy yönetimi terimindeki “yönetim” kelimesi şimdiye kadar isabet etmediyse, sizi başka türlü ikna etmek için okumaya devam etmenizi öneririz. Yapı ve esnek organizasyon nedeniyle proje yöneticileri projeleri daha yüksek oranda kolayca yönetebilir. İşi daha hızlı ve zamanında yapmanızı sağlayan basit bir işlemdir.

PPM Kullanan Sektörler ve Kuruluşlar

Her endüstri, endüstrilerin ve kuruluşların gelişmesini daha verimli hale getiren özelleştirilmiş PPM'ye sahiptir. Aşağıda, iş akışını ve net iş stratejilerini başarılı bir şekilde bütünleştirmenin bir yolu olarak proje portföy yönetimini kullanan aşağıdaki endüstriler yer almaktadır. Her sektör için PPM yazılımı önerilerimize göz atın.

• O
• hastaneler/sağlık
• İnşaat, otomotiv
• kar amacı gütmeyen
• Finansal hizmetler ve bankacılık
• Servis ve personel alımı
• Sigorta
• Telekomünikasyon
• Hükümet yönetimi

Proje Portföy Yöneticisinin Rolü Nedir?

Proje portföy yönetiminin amacını ele aldığımıza göre, size bir proje portföy yöneticisinin ana rolünü anlatmamızın zamanı geldi. Bu pozisyon, belirli bir tarihe kadar tamamlanan çeşitli görevleri ve ihtiyaçları olan küçük projeleri yönetmekten ibarettir. Bir proje portföy yöneticisi, tüm projenin kendisine bağlı olan tüm sorumlulukları denetlemek zorundadır.

1. Proje talep yönetimi

   Bir proje portföy yöneticisi olarak, bir işletme veya kuruluş için uygun görünen proje türlerini seçebilir ve seçebilirsiniz. Ancak talep yönetimi, bir projenin onaylanması için değere dayalı kriterlerden geçmesi gereken bir sistemin parçasıdır.

   Bir projede belirli kaynakların nereye tahsis edilmesi gerektiğini bulmak, proje portföy yöneticilerinin bir projeyi etkin bir şekilde yürütmek için yapması gereken başka bir roldür. Kaynak tahsisi yaparken, proje portföy yöneticileri, mevcut olan söz konusu kaynakları atamalı ve planlamalıdır.

2. Risk yönetimi

   Potansiyel sorunların sayısını en aza indirmek, proje portföy yöneticilerinin bu pozisyonu alırken yapması gereken bir diğer sorumluluktur. Hiçbir şeyin bir projenin zaman çizelgesini olumsuz etkilemediğinden emin olmaları gerekir.

3. Verimsizlikleri belirleyin ve azaltın

   Proje portföyleri, projelerdeki görevleri ve genel hedefleri denetlediğinden, proje yöneticilerinin verimsizlikleri belirlemesi ve bu verimsizliklerin bir proje zaman çizelgesi içinde ortaya çıkma ihtimalini azaltması da önemlidir.

4. Üst düzey paydaşlarla işbirliği yapın

   Proje portföy yönetim sistemleri ve paydaşlar arasında istikrarlı bir iş ilişkisini sürdürmek, proje portföy yöneticileri için bir diğer önemli görevdir. Kıdemli paydaşlarla iletişimi sürdürmek, onları içeren gelecek projelerde başarılı olmak için etkili olur.

5. Yönetimi değiştir

   Değişiklik yönetiminin nasıl uygulanacağını öğrenmek, proje portföy yönetimi dahilinde proje yürütme performansının iyileştirilmesine yardımcı olur. Proje yöneticilerinin, süreç boyunca verilmesi gereken bir sonraki karara geçmeden önce fırsatları değerlendirmeleri ve önemli sorunları ele almaları çok önemlidir.

6. Projelerin iş yatırım getirisini izleme

   Projelerin yatırım getirisi (ROI) bu pozisyon kadar önemlidir. Yatırım getirisi, ödemelerin karlılığını belirleyen önemli bir performans göstergesidir. Proje yöneticileri, bir işletmenin yatırımlarının kümülatif başarısını ölçmek için bunu takip etmelidir.

Proje Portföy Yönetimi için En İyi Uygulamalar

• İş stratejilerini anlama

  Bir duruma dalmadan önce oyun planını bilmek, proje portföy yönetiminde başarılı olmak için gereklidir. Bir proje için hangi iş stratejilerinin kullanılacağına dair net bir fikre sahip olmak, bir karar vermeden önce uygulamak istediğiniz belirli fikirleri gözden geçirmek kadar başarılıdır.

• Doğru proje grubunu belirleme

  Doğru proje grubunu belirlemek, proje portföy yöneticisi rolüne geri döner. Bir proje yöneticisi olarak, proje talep yönetimi sürecine dayalı olarak bir projeyi takip edip etmemeye karar vermek onların sorumluluğundadır.

• Proje Yönetim Ofisi (PMO) Kurulması

  PMO, etkin proje portföy yönetimine yönelik iyi uygulamaların ilk işaretidir. Bir proje yönetim ofisi kurmak, projeleri yönetirken bir kontrol ve etki duygusu sağlar. Bu nedenle, proje portföy yönetimi kavramının omurgasını oluştururken neden mükemmel bir stratejidir?

• Proje değerlendirmesi için standartlar oluşturma

  Projeleri değerlendirirken, yaşamak için standartlar oluşturmanız önemlidir. Projeleriniz için standartlar oluşturmak, bir değerlendirme sürecinden geçerken ekibinizin sahip olması gereken bir zihniyetle sizi bırakacaktır. Bu kriterler, tutarlılık, verimlilik, uygunluk ve hatta projenin sahip olduğu etkiyi içermelidir.

• Risk yönetimi için stratejilerin formüle edilmesi

  Risk yönetimi sürekli dikkat edilmesi gereken bir konu olmaya devam edecektir. Bu nedenle, proje portföy yönetimi söz konusu olduğunda, ekibiniz en kötüsüne hazırlanmak için stratejiler oluşturmuş olmalıdır.

• Değişim yönetimi için stratejilerin formüle edilmesi

  Risk yönetiminin üzerine yönetim değişikliği gelir. Değişim yönetimi için stratejilerin formüle edilmesi, risk yönetimi için geliştirilen stratejilerle aynı derecede alakalı olmalıdır. Dijital pazarlamanın ve proje portföy yönetiminin en önemli bileşenlerinden birinin performansı artırmak olduğunu unutmayın.

• PPM araçlarını kullanın

  Ekibinizin kullanabileceği tonlarca PPM yazılımı vardır. PPM araçları çok faydalıdır ve proje portföy yönetiminde başarılı olmak için iyi bir başlangıçtır. Dikkate alınması ve kullanılması gereken ünlü yazılımlar Wrike, Asana ve Planview olabilir.

Proje Yönetimi ve Portföy Yönetimi Arasındaki Farklar

Kulağa benzer gelse de proje ve portföy yönetimi arasında fark vardır. Açıkça belirtmek gerekirse, proje yönetimi, bir projenin hedeflerine ulaşmada bir ekibe liderlik etme eylemidir. Portföy yönetimi, esas olarak, bir müşterinin finansal hedeflerini uzun vadede karşılayabilecek farklı yatırım türlerini seçmeye ve seçmeye odaklanır.

Sonuç olarak, bir proje veya portföy içinde yönetilmesi gereken her tür görev için daha fazla kontrol ve esneklik sağladığından, kuruluşların projeleri ve portföyleri PPM türünde yürütmesi daha iyidir.

Son düşünceler

Proje yöneticilerine portföy yönetimi konusunda yardımcı olabilecek birçok araç vardır. Bunun örnekleri arasında Asana, Clarizen, Wrike, Sciforma, Mavenlink ve Trello gibi yazılımlar yer alabilir. Bu PPM araçlarının kullanımı ile proje yöneticileri, PMO'ları veya Proje Yönetim Ofislerini daha hızlı ve daha etkin bir şekilde kurabilirler.

PPM ayrıca her tür endüstriyle uyumludur. Bu, sağlık hizmetleri, inşaat ve hatta devlet idaresinden değişebilir. Genel olarak, proje portföy yönetiminin faydaları, yalnızca şirketinizde yeni ve önerilen projelerin organizasyonunu iyileştirmeye değil, aynı zamanda proje yöneticilerinin kendi alanlarında etkin bir şekilde çalışmasına da yardımcı olabilir.

Diğer Faydalı Kaynaklar:

Başarılı Proje Portföy Yönetim Sürecini Uygulamak İçin 5 Adım

Projelerin Başarısız Olmasının 3 Sebebi ve Bundan Nasıl Kaçının