15 เคล็ดลับและเทคนิค PowerPoint เพื่อปรับปรุงการนำเสนอของคุณ

การสร้างงานนำเสนอใน PowerPoint จะง่ายขึ้นอย่างมากหากคุณทราบคำแนะนำและเคล็ดลับบางประการ เราได้แสดงวิธีเปลี่ยนขนาดสไลด์ แทรก PDF เพิ่มเพลง และวิธีทำให้ PowerPoint มีส่วนร่วมมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ในการสร้างงานนำเสนอ PowerPoint หรือเป็นมืออาชีพ คุณสามารถปรับปรุงเพิ่มเติมได้โดยผสมผสานแนวคิดการออกแบบ PowerPoint ใหม่ๆ

1. วิธีล็อครูปภาพใน PowerPoint

การล็อกรูปภาพในงานนำเสนอ PowerPoint จะป้องกันไม่ให้สัดส่วนหรืออัตราส่วนของรูปภาพบิดเบี้ยวหรือเกินมาตราส่วน

เมื่อต้องการล็อกรูปภาพใน PowerPoint ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. คลิกขวาที่รูปภาพแล้วเลือก ขนาดและตำแหน่ง

2. ทำเครื่องหมายที่ช่องที่มีป้ายกำกับ ล็อกอัตราส่วนกว้างยาว

นอกจากนี้ยังสามารถล็อกรูปภาพหรือวัตถุเพื่อไม่ให้ปรับขนาดหรือเคลื่อนย้ายไปรอบๆ สไลด์ได้เลย ฟีเจอร์นี้อาจหายไปจากเวอร์ชันเดสก์ท็อป PowerPoint ส่วนใหญ่ คุณอาจคลิกขวาที่รูปภาพ รูปร่าง หรือวัตถุ แล้วเลือก ล็อก

ถ้าคุณไม่เห็นตัวเลือกนั้น วิธีแก้ไขชั่วคราววิธีหนึ่งคือการวางวัตถุลงในสไลด์ต้นแบบ หากต้องการเรียนรู้วิธีการ ให้อ่านวิธีแก้ไขสไลด์ต้นแบบใน PowerPoint

2. วนซ้ำสไลด์โชว์ใน PowerPoint

ถ้าคุณวางแผนที่จะเรียกใช้การนำเสนอสไลด์ PowerPoint อย่างต่อเนื่อง คุณสามารถตั้งค่าสไลด์โชว์ให้วนซ้ำแทนที่จะต้องเริ่มใหม่ด้วยตนเอง

1. เปิด PowerPoint ที่คุณต้องการวนซ้ำ
2. เลือกแท็บการนำเสนอ สไลด์
3. เลือกปุ่ม ตั้งค่าการนำเสนอสไลด์

4. ทำเครื่องหมายที่ช่องที่ระบุว่า วนซ้ำอย่างต่อเนื่องจนถึง 'Esc.'

5. เลือกปุ่ม ตกลง

คุณจะต้องกด แป้น Esc เพื่อสิ้นสุดการนำเสนอ PowerPoint ที่วนซ้ำ การคลิกที่สไลด์สุดท้ายในสำรับของคุณหรือกดแป้นลูกศรขวาบนแป้นพิมพ์จะทำให้สไลด์โชว์เริ่มต้นใหม่

3. วิธีลดขนาดของ PowerPoint

ไฟล์ PowerPoint อาจมีขนาดใหญ่หากคุณใส่รูปภาพหรือไฟล์สื่อที่มีความละเอียดสูง เรามีเคล็ดลับและกลเม็ดเกี่ยวกับ PowerPoint สองสามข้อที่สามารถช่วยลดขนาดไฟล์ PowerPoint ของคุณได้

• ฝังเฉพาะอักขระฟอนต์ที่ใช้ในงานนำเสนอของคุณโดยเลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > บันทึก ในเมนูทางด้านซ้าย

• ถ้าคุณได้เลือกที่จะฝังฟอนต์ในไฟล์ ให้เลือกตัวเลือก ฝังเฉพาะอักขระที่ใช้ในงานนำเสนอ

• ลบข้อมูลการแก้ไขภาพ เมื่อคุณแก้ไขรูปภาพใน PowerPoint รูปภาพนั้นจะบันทึกรูปภาพต้นฉบับและเวอร์ชันที่คุณแก้ไข เพื่อป้องกันสิ่งนี้:
  • เลือก ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง
  • ภายใต้ ขนาดและคุณภาพของภาพ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย ละทิ้งข้อมูลการแก้ไข
  • หากต้องการลดขนาด PowerPoint ลงอีก ให้ยกเลิกการเลือกช่องที่ระบุว่า ห้ามบีบอัดรูปภาพในไฟล์ และเลือกความละเอียดเริ่มต้นที่ต่ำกว่าสำหรับรูปภาพของคุณ

• บีบอัดรูปภาพเพิ่มเติมโดยเลือกรูปภาพในสไลด์โชว์ของคุณ
  • ในแท็บ รูปแบบรูปภาพ ให้เลือกปุ่ม บีบอัดรูปภาพ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะใช้ตัวเลือกการบีบอัดกับรูปภาพทั้งหมดหรือเฉพาะรูปภาพที่คุณเลือก
  • ทำเครื่องหมายในช่องที่มีข้อความ ลบพื้นที่ครอบตัดของรูปภาพ แล้วเลือก ใช้ความละเอียดเริ่มต้น กด ตกลง

การลดขนาดไฟล์ PowerPoint จะทำให้จัดเก็บและส่งอีเมลได้ง่ายขึ้น

4. วิธีเพิ่มและพิมพ์บันทึกย่อของ PowerPoint

เพิ่มบันทึกย่อของผู้บรรยายเพื่อช่วยให้ผู้นำเสนอจดจำสิ่งที่ต้องพูดในระหว่างการนำเสนอโดยการเลือกปุ่ม บันทึกย่อ ที่ด้านล่างของ PowerPoint พิมพ์สคริปต์หรือเพียงแค่บันทึกย่อเพื่อเป็นการเตือนความจำ

เมื่อต้องการพิมพ์งานนำเสนอด้วยบันทึกย่อ ให้เลือก หน้าบันทึกย่อ ในส่วน การตั้งค่า ของกล่องโต้ตอบการพิมพ์

5. วิธีแก้ไขพื้นหลัง PowerPoint

เมื่อต้องการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขกราฟิกพื้นหลังจากสไลด์ของคุณโดยใช้แอป PowerPoint บนเดสก์ท็อป คุณจะต้องเลือก ต้นแบบสไลด์ จากเมนู มุมมอง จากนั้น ทางด้านซ้าย ให้เลือกต้นแบบสไลด์หรือหนึ่งในเค้าโครงที่ปรากฏด้านล่าง: คลิกขวาและเลือก จัดรูปแบบพื้นหลัง ทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า ซ่อนกราฟิกพื้นหลัง

หากคุณกำลังใช้ PowerPoint ในเบราว์เซอร์ คุณอาจสังเกตเห็นว่าไม่มีต้นแบบสไลด์ เมื่อคุณใช้เวอร์ชันออนไลน์ คุณสามารถเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขกราฟิกที่ปรากฏบนสไลด์ได้โดยตรง

6. วิธีเชื่อมโยงไปยังสไลด์อื่นในการนำเสนอ

การลิงก์ไปยังสไลด์อื่นในงานนำเสนอเดียวกันอาจมีประโยชน์หากคุณคาดว่าจะต้องข้ามงานนำเสนอบางส่วนเนื่องจากข้อจำกัดด้านเวลาหรือย้อนกลับไปดูสไลด์ก่อนหน้า ง่ายเหมือนการเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์

1. เลือกข้อความ รูปภาพ หรือรูปร่างที่คุณต้องการใช้เป็นลิงก์
2. เลือก แทรก > ลิงก์ หรือคลิกขวาแล้วเลือก ไฮเปอร์ ลิงก์
3. ในกล่องโต้ตอบ แทรกไฮเปอร์ลิงก์ ภายใต้ ลิงก์ไปยัง ให้ เลือก วาง ในเอกสาร นี้

4. เลือกสไลด์ที่คุณต้องการเชื่อมโยงและกดปุ่ม OK

7. คงความสม่ำเสมอโดยใช้ Format Painter

ความสม่ำเสมอคือจุดเด่นของการนำเสนอ PowerPoint ที่ออกแบบมาอย่างดี ตัวอย่างเช่น ส่วนหัวของสไลด์ควรมีสี ฟอนต์ และขนาดฟอนต์เหมือนกันตลอดทั้งเด็ค การใช้ตัวระบายสีรูปแบบทำให้การกำหนดมาตรฐานของหัวเรื่องและป้ายชื่อองค์ประกอบทั้งหมดในงานนำเสนอของคุณทำได้ง่ายและรวดเร็ว

1. เลือกเนื้อหาที่มีรูปแบบที่คุณต้องการ
2. ในแท็บ หน้าแรก ให้เลือก Format Painter
3. ถัดไป เลือกอย่างอื่น และการจัดรูปแบบขององค์ประกอบแรกจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติ

เรียบง่าย. หากต้องการนำการจัดรูปแบบไปใช้กับหลายองค์ประกอบ ให้ดับเบิลคลิกที่ Format Painter แล้วทำซ้ำขั้นตอนที่ 3 ด้านบนจนกว่าคุณจะใช้การจัดรูปแบบกับองค์ประกอบทั้งหมดที่คุณต้องการ กดปุ่ม Esc เพื่อหยุดใช้ Format Painter

8. ดูสมาร์ทด้วย SmartArt

ฟีเจอร์ SmartArt ในตัวของ PowerPoint จะช่วยยกระดับการนำเสนอของคุณไปอีกระดับ ด้วย SmartArt คุณสามารถแปลงข้อความธรรมดาที่น่าเบื่อให้เป็นกราฟิกที่น่าสนใจได้

1. เลือกข้อความที่คุณต้องการแปลงเป็นกราฟิก
2. บนแท็บ หน้าแรก เลือก แปลงเป็น SmartArt

3. เลือกตัวเลือกที่คุณชอบมากที่สุด เมื่อคุณเลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือกต่างๆ คุณจะเห็นว่าข้อความของคุณดูเหมือนแปลงเป็นตัวเลือก SmartArt นั้นอย่างไร
4. หากคุณต้องการตัวเลือก SmartArt ที่ให้คุณเพิ่มรูปภาพได้ ให้เลือก More SmartArt Graphics
5. ในเมนูด้านซ้าย ให้เลือก รูปภาพ

6. เลือกตัวเลือกที่คุณชอบที่สุด
7. เลือกปุ่ม ตกลง
8. ในการเพิ่มรูปภาพ ให้เลือกไอคอนรูปภาพในองค์ประกอบ SmartArt แล้วเลือกว่าจะแทรกรูปภาพจากไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือจากแหล่งข้อมูลออนไลน์ เช่น Bing

แกลเลอรี SmartArt มีตัวเลือกมากมายให้เลือก หนึ่งในนั้นจะต้องทำให้สไลด์ของคุณมีส่วนร่วมมากขึ้น

9. จัดตำแหน่งวัตถุของคุณ

คุณได้ใช้ Format Painter เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบของคุณสอดคล้องกันตลอดการนำเสนอของคุณ ขณะที่คุณทำอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวัตถุทั้งหมดของคุณอยู่ในแนวเดียวกันอย่างสมบูรณ์โดยใช้เครื่องมือ Align ของ PowerPoint

1. เลือกวัตถุที่คุณต้องการจัดแนวโดย กด Shift ค้าง ไว้ในขณะที่คุณเลือกแต่ละวัตถุ
2. ในแท็บ รูปแบบ เลือก จัดแนว
3. เลือกวิธีที่คุณต้องการให้วัตถุที่เลือกจัดแนว

4. เมื่อต้องการกระจายวัตถุสามชิ้นขึ้นไปอย่างเท่าเทียมกัน ให้เลือกวัตถุ จากนั้นเลือก จัดแนว และ กระจายตามแนวนอน หรือ กระจายในแนวตั้ง

ความตั้งใจที่จะจัดวางวัตถุบนสไลด์ของคุณจะช่วยให้การนำเสนอดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

10. วิธีการใช้เค้าโครงรูปภาพ

เมื่อคุณทำงานกับสไลด์ที่มีรูปภาพตั้งแต่หนึ่งรูปขึ้นไป ให้ลองใช้เครื่องมือเค้าโครงรูปภาพที่มีอยู่แล้วภายในของ PowerPoint เป็น SmartArt สำหรับรูปภาพ

1. เลือกรูปภาพทั้งหมดบนสไลด์ (กดค้างไว้ ลง Shift เพื่อเลือกหลายภาพ)
2. ในเมนู เครื่องมือรูปภาพ เลือก รูปแบบ > เค้าโครงรูปภาพ

3. เลื่อนเมาส์ไปที่ตัวเลือกเพื่อค้นหาเค้าโครงรูปภาพที่คุณชอบที่สุดแล้วเลือก

ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณไม่ต้องการใช้เค้าโครงรูปภาพ คุณสามารถแปลงรูปภาพของคุณกลับเป็นรูปร่างได้โดยการเลือก ออกแบบ > แปลง > แปลงเป็นรูปร่าง

11. ประหยัดกับการเปลี่ยนสไลด์

เมื่อคุณค้นพบว่าคุณสามารถเพิ่มแอนิเมชั่นระหว่างสไลด์ได้ คุณอาจจะอยากลองใช้มันทั้งหมด อย่างไรก็ตาม คุณควรจำกฎสำคัญของการนำเสนอ PowerPoint: น้อยแต่มาก หากคุณจำเป็นต้องใช้ช่วงการเปลี่ยนภาพจริงๆ ให้ใช้วิธีง่ายๆ เช่น Cut and Fade

1. เลือกสไลด์
2. จากแท็บ การ เปลี่ยน เลือกการเปลี่ยน

3. เลือก ตัวเลือกเอฟเฟกต์ หากมีให้เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมสำหรับการเปลี่ยน

4. เลือก แสดงตัวอย่าง เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินการ

12. ใช้แอนิเมชั่นอย่างชาญฉลาด

ขณะที่คุณกำลังปรับโทนสีสไลด์ของคุณ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แอนิเมชั่นอย่างรอบคอบด้วย การทำให้ข้อความหรือวัตถุเคลื่อนไหวบนสไลด์สามารถช่วยให้การนำเสนอของคุณลื่นไหล แต่ภาพเคลื่อนไหวมากเกินไปอาจทำให้เสียสมาธิได้ ระมัดระวังเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่คุณใช้

ในการเพิ่มแอนิเมชั่นและเอฟเฟกต์:

1. เลือกข้อความหรือวัตถุที่คุณต้องการทำให้เคลื่อนไหว
2. บนแท็บ แอนิเมชั่น ให้เลือกแอนิเมชั่น

3. จากนั้นเลือกตัวเลือก เอฟเฟกต์ เพื่อเลือกเอฟเฟกต์ โปรดทราบว่าตัวเลือกเอฟเฟกต์จะแตกต่างกันไปตามแอนิเมชั่นที่คุณเลือก

คุณสามารถเลือกวิธีต่างๆ ในการเริ่มแอนิเมชั่นได้ ในส่วนการ กำหนดเวลา ของแท็บ แอนิเมชัน ให้เลือกเวลาที่จะเริ่มแอนิเมชัน

• เมื่อคลิก ตัวเลือกนี้จะเริ่มแอนิเมชั่นเมื่อคุณคลิกสไลด์
• ด้วยก่อนหน้านี้ . เลือกตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้แอนิเมชั่นเล่นพร้อมกันกับแอนิเมชั่นก่อนหน้าในลำดับ
• หลังจากที่ก่อนหน้านี้ . แอนิเมชั่นจะเริ่มทันทีหลังจากอันก่อนหน้าจบลง
• ระยะเวลา . ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณสร้างเอฟเฟกต์ได้นานขึ้นหรือสั้นลง
• ล่าช้า . เพิ่มเวลาก่อนที่เอฟเฟกต์จะเริ่มขึ้น

ในการเปลี่ยนลำดับการเล่นแอนิเมชั่นของคุณ:

1. เลือกตัวทำเครื่องหมายภาพเคลื่อนไหวบนสไลด์ (หรือสลับ บนบานหน้าต่างภาพเคลื่อนไหว โดยเลือกในส่วน ภาพเคลื่อนไหวขั้นสูง ของแท็บ ภาพเคลื่อนไหว แล้วเลือกภาพเคลื่อนไหวในรายการ)

2. ในส่วนการ กำหนดเวลา ของแท็บ แอนิเมชัน ให้เลือก ย้ายก่อนหน้า หรือ ย้ายภายหลัง

ในการเพิ่มแอนิเมชั่นให้กับกลุ่มของวัตถุ:

1. กด Ctrl และเลือกหลายวัตถุ
2. เลือก รูปแบบ > กลุ่ม > กลุ่ม เพื่อสร้างกลุ่ม
3. เลือกแอนิเมชั่นจากแท็บ แอนิเมชั่น

ถ้าคุณใช้พวกมันอย่างถูกวิธี แอนิเมชั่นจะทำให้การนำเสนอของคุณชัดเจนขึ้นและสำหรับผู้ดูจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น

13. จูบ

สไลด์ PowerPoint จะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อไม่ซับซ้อน เมื่อคุณใส่เฉพาะข้อมูลที่สำคัญที่สุดในสไลด์ของคุณ จะทำให้ผู้อื่นเข้าใจและจดจำข้อความของคุณได้ง่ายขึ้น คุณสามารถพูดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อได้เสมอ แต่อย่าจัดสไลด์ที่มีเนื้อหามากเกินที่คุณต้องการ ท้ายที่สุด ผู้ชมของคุณควรฟังมากกว่าอ่าน

14. ค้นหาเทมเพลต รูปภาพ และกราฟิกคุณภาพสูง

เมื่อคุณทำให้มันเรียบง่าย นั่นหมายถึงการใช้รูปภาพและกราฟิกที่ดูดี เราได้รวบรวมไซต์ภาพถ่ายสต็อกที่ยอดเยี่ยมและสถานที่ต่างๆ เพื่อรับเทมเพลต PowerPoint ที่สวยงาม

15. ส่งออกงานนำเสนอเป็นวิดีโอ

เมื่อคุณพอใจกับการนำเสนอของคุณแล้ว ให้ส่งออกเป็นวิดีโอ:

1. เลือก ไฟล์ > ส่งออก

2. เลือก สร้างวิดีโอ

3. เลือกคุณภาพของวิดีโอและดูว่าจะใช้การกำหนดเวลาและคำบรรยายที่บันทึกไว้หรือไม่

4. กำหนดระยะเวลาของแต่ละสไลด์
5. เลือกปุ่ม สร้างวิดีโอ
6. ไปที่โฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์วิดีโอ
7. เลือกปุ่ม บันทึก

การใช้เคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้จะช่วยยกระดับการนำเสนอของคุณไปอีกระดับ!

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าคุณจะได้เรียนรู้เคล็ดลับและกลเม็ดต่าง ๆ ทั้งหมด แต่คุณตัดสินใจที่จะปฏิเสธซอฟต์แวร์ทั้งหมด การนำเสนอ PowerPoint จำนวนมากทำให้ผู้ชมหลับใหล จนตอนนี้เรามีคำศัพท์ที่ใช้เรียกมันว่า "ความตายโดย PowerPoint" ในกรณีนั้น บอกลา Powerpoint แล้วลองดูทางเลือกทั้งเจ็ดของ PowerPoint ที่คุณสามารถใช้ได้ทางออนไลน์