改善演示文稿的 15 个 PowerPoint 提示和技巧

已发表: 2021-10-22

如果您知道一些技巧和窍门，在 PowerPoint 中创建演示文稿会容易得多。 我们向您展示了如何更改幻灯片的大小、插入 PDF、添加音乐，以及如何让您的 PowerPoint 更具吸引力。

无论您是创建 PowerPoint 演示文稿的新手还是专业人士，都可以通过整合新的 PowerPoint 设计理念来进一步改进。

目录

    1. 如何在 PowerPoint 中锁定图像

    在 PowerPoint 演示文稿中锁定图像将防止图像的比例或纵横比失真或超出比例。

    要在 PowerPoint 中锁定图像，请执行以下步骤：

    1. 右键单击图像并选择大小和位置。
    1. 选中标有Lock aspect ratio的框。

    也可以锁定图像或对象，使其根本无法调整大小或在幻灯片周围移动。 大多数 PowerPoint 桌面版本可能缺少此功能。 您也许可以右键单击图像、形状或对象，然后选择Lock 。

    如果您没有看到该选项，一种解决方法是将对象放入母版幻灯片中。 要了解如何操作，请阅读如何在 PowerPoint 中编辑母版幻灯片。

    2. 在 PowerPoint 中循环播放幻灯片

    如果您计划连续运行 PowerPoint 幻灯片，您可以将幻灯片设置为循环播放，而不必手动重新启动它。

    1. 打开要循环播放的 PowerPoint。
    2. 选择幻灯片放映选项卡。
    3. 选择设置幻灯片放映按钮。
    1. 连续选中标记为循环的框，直到“Esc”。
    1. 选择确定按钮。

    您需要按Esc键来结束循环播放的 PowerPoint 演示文稿。 单击卡片组中的最后一张幻灯片或按键盘上的右箭头键将导致幻灯片重新开始。

    3. 如何缩小 PowerPoint 的大小

    如果您插入了高分辨率图像或媒体文件，PowerPoint 文件可能会变大。 我们提供了一些 PowerPoint 提示和技巧，可以帮助减小 PowerPoint 文件的大小。

    • 通过在左侧菜单中选择“文件”>“选项”>“保存”，仅嵌入演示文稿中使用的字体字符。
    • 如果您已选择在文件中嵌入字体，请选择仅嵌入演示文稿中使用的字符选项。
    • 删除图像编辑数据。 当您在 PowerPoint 中编辑图像时，它会保存原始图像和您编辑的版本。 为了防止这种情况：
      • 选择文件>选项>高级。
      • 在图像大小和质量下，选中标记为放弃编辑数据的框。
      • 要进一步减小 PowerPoint 的大小，请取消选中标记为不要压缩文件中的图像的框，并为图像选择较低的默认分辨率。
    • 通过选择幻灯片中的图像进一步压缩图像。
      • 在图片格式选项卡中，选择压缩图片按钮。 您可以选择是对所有图像应用压缩选项还是仅对您选择的图片应用压缩选项。
      • 选中标有删除图片裁剪区域的框，然后选择使用默认分辨率。 按确定。

    通过减小 PowerPoint 文件的大小，您可以使文件更易于存储和通过电子邮件发送。

    4. 如何添加和打印 PowerPoint 笔记

    通过选择 PowerPoint 底部的“备注”按钮，添加演讲者备注以帮助演示者记住在演示过程中要说的内容。 键入一个脚本或几条笔记作为提醒。

    要打印带有注释的演示文稿，请在“打印”对话框的“设置”部分中选择“注释页”。

    5. 如何编辑 PowerPoint 背景

    要使用 PowerPoint 桌面应用程序从幻灯片中添加、删除或编辑背景图形，您需要从“视图”菜单中选择“幻灯片母版”。 然后，在左侧，选择幻灯片母版或其下方显示的布局之一：右键单击并选择设置背景格式。 选中标有隐藏背景图形的框。

    如果您在浏览器中使用 PowerPoint，您可能已经注意到没有幻灯片母版。 当您使用在线版本时，您可以直接添加、删除或编辑幻灯片上出现的任何图形。

    6. 如何链接到演示文稿中的另一张幻灯片

    如果您预计由于时间限制需要跳过演示文稿的一部分或参考上一张幻灯片，则链接到同一演示文稿中的另一张幻灯片会很有帮助。 就像添加超链接一样简单。

    1. 选择要用作链接的文本、图像或形状。
    2. 选择插入>链接或右键单击并选择超链接。
    3. 在“插入超链接”对话框的“链接到”下，选择“置入本文档” 。
    1. 选择要链接到的幻灯片，然后按OK按钮。

    7. 使用格式刷保持一致

    一致性是精心设计的 PowerPoint 演示文稿的标志。 例如，幻灯片标题应该在整个卡片组中具有相同的颜色、字体和字体大小。 使用格式刷可以快速轻松地标准化演示文稿中的所有标题和元素标签。

    1. 选择具有您喜欢的格式的内容。
    2. 在主页选项卡中，选择格式刷。
    3. 接下来，选择其他内容，将自动应用第一个元素的格式。

    简单的。 要将格式应用于多个元素，请双击格式刷并重复上面的步骤 #3，直到您已将格式应用于所需的所有元素。 按Esc键停止使用格式刷。

    8. 使用 SmartArt 看起来很聪明

    PowerPoint 的内置 SmartArt 功能将帮助您的演示文稿更上一层楼。 使用 SmartArt，您可以将简单、无聊的文本转换为引人入胜的图形。

    1. 选择要转换为图形的文本。
    2. 在主页选项卡上，选择转换为 SmartArt 。
    1. 选择您最喜欢的选项。 当您将鼠标移到不同的选项上时，您会看到您的文本转换为该 SmartArt 选项后的样子。
    2. 如果您想要一个允许您添加图片的 SmartArt 选项，请选择更多 SmartArt 图形。
    3. 在左侧菜单中，选择图片。
    1. 选择您最喜欢的选项。
    2. 选择确定按钮。
    3. 要添加图像，请选择 SmartArt 元素中的图像图标，然后选择是从计算机上的文件中插入图像，还是从 Bing 等在线资源中插入图像。

    SmartArt 画廊有许多选项可供选择。 其中之一肯定会让您的幻灯片更具吸引力。

    9.对齐你的对象

    您已使用格式刷确保您的格式在整个演示文稿中保持一致。 当您使用它时，请确保使用 PowerPoint 的对齐工具完全对齐您的所有对象。

    1. 选择每个对象时按住 Shift 键选择要对齐的对象。
    2. 在“格式”选项卡中，选择“对齐”。
    3. 选择您希望所选对象如何对齐。
    1. 要均匀分布三个或更多对象，请选择对象，然后选择对齐并选择水平分布或垂直分布。

    有意识地了解幻灯片上的对象是如何对齐的，这对于制作具有专业外观的演示文稿大有帮助。

    10.如何使用图片布局

    当您使用包含一个或多个图像的幻灯片时，请尝试使用 PowerPoint 的内置图片布局工具。 它是用于图像的 SmartArt。

    1. 选择幻灯片上的所有图像（按住 下Shift可选择多个图像）。
    2. 在“图片工具”菜单中，选择“格式”> “图片布局” 。
    1. 将鼠标悬停在选项上以找到您最喜欢的图片布局，然后选择它。

    如果您决定不想使用图片布局，则可以通过选择“设计”>“转换”> “转换为形状”将图像转换回“形状”。

    11. 保留幻灯片转换

    一旦您发现可以在幻灯片之间添加动画，您可能会很想尝试所有这些。 但是，您应该记住 PowerPoint 演示文稿的基本规则：少即是多。 如果您绝对必须使用过渡，请坚持使用Cut和Fade等简单的过渡。

    1. 选择一张幻灯片。
    2. 从“过渡”选项卡中，选择一个过渡。
    1. 如果可以为过渡选择其他设置，请选择效果选项。
    1. 选择预览以查看正在运行的过渡。

    12. 明智地使用动画

    在调整幻灯片过渡时，请确保您也明智地使用动画。 为幻灯片上的文本或对象设置动画可以帮助您的演示文稿流畅，但过多的动画可能会分散注意力。 辨别何时何地使用它们。

    添加动画和效果：

    1. 选择要设置动画的文本或对象。
    2. 在动画选项卡上，选择一个动画。
    1. 接下来，选择效果选项以选择效果。 请注意，效果选项将根据您选择的动画而有所不同。

    您可以选择不同的方式来启动动画。 在Animations选项卡的Timing部分中，选择开始动画的时间。

    • 点击时。 当您单击幻灯片时，此选项将启动动画。
    • 与以前的 . 如果您希望动画与序列中的前一个动画同时播放，请选择此选项。
    • 在上一个之后。 动画将在前一个结束后立即开始。
    • 持续时间。 此选项允许您使效果持续时间更长或更短。
    • 延迟。 在效果开始之前添加一些时间。

    要更改动画播放的顺序：

    1. 选择幻灯片上的动画标记（或通过在“动画”选项卡的“高级动画”部分中选择“动画窗格”并在列表中选择一个动画来切换它。）
    1. 在Animation选项卡的Timing部分中，选择Move Early或Move Later 。

    要将动画添加到一组对象：

    1. 按Ctrl并选择多个对象。
    2. 选择格式>组>组以创建组。
    3. 从“动画”选项卡中选择一个动画。

    如果您以正确的方式使用它们，动画可以使您的演示文稿更清晰，更容易让观众理解。

    13. 亲吻

    PowerPoint 幻灯片在简单时最有效。 当您在幻灯片中只包含最重要的信息时，您可以让人们更容易消化和记住您的信息。 您总是可以就该主题说更多，但不要在幻灯片中包含超出您需要的内容。 毕竟，您的听众应该多听而不是阅读。

    14. 寻找高质量的模板、图像和图形

    当您保持简单时，这意味着使用看起来不错的图像和图形。 我们收集了一些很棒的图片库网站和地方来获得漂亮的 PowerPoint 模板。

    15. 将演示文稿导出为视频

    当您对演示文稿感到满意时，将其导出为视频：

    1. 选择文件>导出。
    1. 选择创建视频。
    1. 选择视频质量以及是否使用录制的时间和旁白。
    1. 设置每张幻灯片的持续时间。
    2. 选择创建视频按钮。
    3. 导航到要保存视频文件的文件夹。
    4. 选择保存按钮。

    通过实施这些提示和技巧，您的演示文稿将更上一层楼！

    然而，尽管你已经学会了所有的技巧和窍门，你还是决定彻底放弃这个软件。 如此多的 PowerPoint 演示文稿让观众睡着了，以至于我们现在有了一个术语：“PowerPoint 致死”。 在这种情况下，告别 Powerpoint，看看这七个可以在线使用的 PowerPoint 替代品。