改善演示文稿的 15 個 PowerPoint 提示和技巧

已發表: 2021-10-22

如果您知道一些技巧和竅門，在 PowerPoint 中創建演示文稿會容易得多。 我們向您展示瞭如何更改幻燈片的大小、插入 PDF、添加音樂，以及如何讓您的 PowerPoint 更具吸引力。

無論您是創建 PowerPoint 演示文稿的新手還是專業人士，都可以通過整合新的 PowerPoint 設計理念來進一步改進。

目錄

    1. 如何在 PowerPoint 中鎖定圖像

    在 PowerPoint 演示文稿中鎖定圖像將防止圖像的比例或縱橫比失真或超出比例。

    要在 PowerPoint 中鎖定圖像，請執行以下步驟：

    1. 右鍵單擊圖像並選擇大小和位置。
    1. 選中標有Lock aspect ratio的框。

    也可以鎖定圖像或對象，使其根本無法調整大小或在幻燈片周圍移動。 大多數 PowerPoint 桌面版本可能缺少此功能。 您也許可以右鍵單擊圖像、形狀或對象，然後選擇Lock 。

    如果您沒有看到該選項，一種解決方法是將對象放入母版幻燈片中。 要了解如何操作，請閱讀如何在 PowerPoint 中編輯母版幻燈片。

    2. 在 PowerPoint 中循環播放幻燈片

    如果您計劃連續運行 PowerPoint 幻燈片，您可以將幻燈片設置為循環播放，而不必手動重新啟動它。

    1. 打開要循環播放的 PowerPoint。
    2. 選擇幻燈片放映選項卡。
    3. 選擇設置幻燈片放映按鈕。
    1. 連續選中標記為循環的框，直到“Esc”。
    1. 選擇確定按鈕。

    您需要按Esc鍵來結束循環播放的 PowerPoint 演示文稿。 單擊卡片組中的最後一張幻燈片或按鍵盤上的右箭頭鍵將導致幻燈片重新開始。

    3. 如何縮小 PowerPoint 的大小

    如果您插入了高分辨率圖像或媒體文件，PowerPoint 文件可能會變大。 我們提供了一些 PowerPoint 提示和技巧，可以幫助減小 PowerPoint 文件的大小。

    • 通過在左側菜單中選擇“文件”>“選項”>“保存”，僅嵌入演示文稿中使用的字體字符。
    • 如果您已選擇在文件中嵌入字體，請選擇僅嵌入演示文稿中使用的字符選項。
    • 刪除圖像編輯數據。 當您在 PowerPoint 中編輯圖像時，它會保存原始圖像和您編輯的版本。 為了防止這種情況：
      • 選擇文件>選項>高級。
      • 在圖像大小和質量下，選中標記為放棄編輯數據的框。
      • 要進一步減小 PowerPoint 的大小，請取消選中標記為不要壓縮文件中的圖像的框，並為圖像選擇較低的默認分辨率。
    • 通過選擇幻燈片中的圖像進一步壓縮圖像。
      • 在圖片格式選項卡中，選擇壓縮圖片按鈕。 您可以選擇是對所有圖像應用壓縮選項還是僅對您選擇的圖片應用壓縮選項。
      • 選中標有刪除圖片裁剪區域的框，然後選擇使用默認分辨率。 按確定。

    通過減小 PowerPoint 文件的大小，您可以使文件更易於存儲和通過電子郵件發送。

    4. 如何添加和打印 PowerPoint 筆記

    通過選擇 PowerPoint 底部的“備註”按鈕，添加演講者備註以幫助演示者記住在演示過程中要說的內容。 鍵入一個腳本或幾條筆記作為提醒。

    要打印帶有註釋的演示文稿，請在“打印”對話框的“設置”部分中選擇“註釋頁”。

    5. 如何編輯 PowerPoint 背景

    要使用 PowerPoint 桌面應用程序從幻燈片中添加、刪除或編輯背景圖形，您需要從“視圖”菜單中選擇“幻燈片母版”。 然後，在左側，選擇幻燈片母版或其下方顯示的佈局之一：右鍵單擊並選擇設置背景格式。 選中標有隱藏背景圖形的框。

    如果您在瀏覽器中使用 PowerPoint，您可能已經註意到沒有幻燈片母版。 當您使用在線版本時，您可以直接添加、刪除或編輯幻燈片上出現的任何圖形。

    6. 如何鏈接到演示文稿中的另一張幻燈片

    如果您預計由於時間限制需要跳過演示文稿的一部分或參考上一張幻燈片，則鏈接到同一演示文稿中的另一張幻燈片會很有幫助。 就像添加超鏈接一樣簡單。

    1. 選擇要用作鏈接的文本、圖像或形狀。
    2. 選擇插入>鏈接或右鍵單擊並選擇超鏈接。
    3. 在“插入超鏈接”對話框的“鏈接到”下，選擇“置入本文檔” 。
    1. 選擇要鏈接到的幻燈片，然後按OK按鈕。

    7. 使用格式刷保持一致

    一致性是精心設計的 PowerPoint 演示文稿的標誌。 例如，幻燈片標題應該在整個卡片組中具有相同的顏色、字體和字體大小。 使用格式刷可以快速輕鬆地標準化演示文稿中的所有標題和元素標籤。

    1. 選擇具有您喜歡的格式的內容。
    2. 在主頁選項卡中，選擇格式刷。
    3. 接下來，選擇其他內容，將自動應用第一個元素的格式。

    簡單的。 要將格式應用於多個元素，請雙擊格式刷並重複上面的步驟 #3，直到您已將格式應用於所需的所有元素。 按Esc鍵停止使用格式刷。

    8. 使用 SmartArt 看起來很聰明

    PowerPoint 的內置 SmartArt 功能將幫助您的演示文稿更上一層樓。 使用 SmartArt，您可以將簡單、無聊的文本轉換為引人入勝的圖形。

    1. 選擇要轉換為圖形的文本。
    2. 在主頁選項卡上，選擇轉換為 SmartArt 。
    1. 選擇您最喜歡的選項。 當您將鼠標移到不同的選項上時，您會看到您的文本轉換為該 SmartArt 選項後的樣子。
    2. 如果您想要一個允許您添加圖片的 SmartArt 選項，請選擇更多 SmartArt 圖形。
    3. 在左側菜單中，選擇圖片。
    1. 選擇您最喜歡的選項。
    2. 選擇確定按鈕。
    3. 要添加圖像，請選擇 SmartArt 元素中的圖像圖標，然後選擇是從計算機上的文件中插入圖像，還是從 Bing 等在線資源中插入圖像。

    SmartArt 畫廊有許多選項可供選擇。 其中之一肯定會讓您的幻燈片更具吸引力。

    9.對齊你的對象

    您已使用格式刷確保您的格式在整個演示文稿中保持一致。 當您使用它時，請確保使用 PowerPoint 的對齊工具完全對齊您的所有對象。

    1. 選擇每個對象時按住 Shift 鍵選擇要對齊的對象。
    2. 在“格式”選項卡中，選擇“對齊”。
    3. 選擇您希望所選對像如何對齊。
    1. 要均勻分佈三個或更多對象，請選擇對象，然後選擇對齊並選擇水平分佈或垂直分佈。

    有意識地了解幻燈片上的對像是如何對齊的，這對於製作具有專業外觀的演示文稿大有幫助。

    10.如何使用圖片佈局

    當您使用包含一個或多個圖像的幻燈片時，請嘗試使用 PowerPoint 的內置圖片佈局工具。 它是用於圖像的 SmartArt。

    1. 選擇幻燈片上的所有圖像（按住 下Shift可選擇多個圖像）。
    2. 在“圖片工具”菜單中，選擇“格式”> “圖片佈局” 。
    1. 將鼠標懸停在選項上以找到您最喜歡的圖片佈局，然後選擇它。

    如果您決定不想使用圖片佈局，則可以通過選擇“設計”>“轉換”> “轉換為形狀”將圖像轉換回“形狀”。

    11. 保留幻燈片轉換

    一旦您發現可以在幻燈片之間添加動畫，您可能會很想嘗試所有這些。 但是，您應該記住 PowerPoint 演示文稿的基本規則：少即是多。 如果您絕對必須使用過渡，請堅持使用Cut和Fade等簡單的過渡。

    1. 選擇一張幻燈片。
    2. 從“過渡”選項卡中，選擇一個過渡。
    1. 如果可以為過渡選擇其他設置，請選擇效果選項。
    1. 選擇預覽以查看正在運行的過渡。

    12. 明智地使用動畫

    在調整幻燈片過渡時，請確保您也明智地使用動畫。 為幻燈片上的文本或對象設置動畫可以幫助您的演示文稿流暢，但過多的動畫可能會分散注意力。 辨別何時何地使用它們。

    添加動畫和效果：

    1. 選擇要設置動畫的文本或對象。
    2. 在動畫選項卡上，選擇一個動畫。
    1. 接下來，選擇效果選項以選擇效果。 請注意，效果選項將根據您選擇的動畫而有所不同。

    您可以選擇不同的方式來啟動動畫。 在Animations選項卡的Timing部分中，選擇開始動畫的時間。

    • 點擊時。 當您單擊幻燈片時，此選項將啟動動畫。
    • 與以前的 . 如果您希望動畫與序列中的前一個動畫同時播放，請選擇此選項。
    • 在上一個之後。 動畫將在前一個結束後立即開始。
    • 持續時間。 此選項允許您使效果持續時間更長或更短。
    • 延遲。 在效果開始之前添加一些時間。

    要更改動畫播放的順序：

    1. 選擇幻燈片上的動畫標記（或通過在“動畫”選項卡的“高級動畫”部分中選擇“動畫窗格”並在列表中選擇一個動畫來切換它。）
    1. 在Animation選項卡的Timing部分中，選擇Move Early或Move Later 。

    要將動畫添加到一組對象：

    1. 按Ctrl並選擇多個對象。
    2. 選擇格式>組>組以創建組。
    3. 從“動畫”選項卡中選擇一個動畫。

    如果您以正確的方式使用它們，動畫可以使您的演示文稿更清晰，更容易讓觀眾理解。

    13. 親吻

    PowerPoint 幻燈片在簡單時最有效。 當您在幻燈片中只包含最重要的信息時，您可以讓人們更容易消化和記住您的信息。 您總是可以就該主題說更多，但不要在幻燈片中包含超出您需要的內容。 畢竟，您的聽眾應該多聽而不是閱讀。

    14. 尋找高質量的模板、圖像和圖形

    當您保持簡單時，這意味著使用看起來不錯的圖像和圖形。 我們收集了一些很棒的圖片庫網站和地方來獲得漂亮的 PowerPoint 模板。

    15. 將演示文稿導出為視頻

    當您對演示文稿感到滿意時，將其導出為視頻：

    1. 選擇文件>導出。
    1. 選擇創建視頻。
    1. 選擇視頻質量以及是否使用錄製的時間和旁白。
    1. 設置每張幻燈片的持續時間。
    2. 選擇創建視頻按鈕。
    3. 導航到要保存視頻文件的文件夾。
    4. 選擇保存按鈕。

    通過實施這些提示和技巧，您的演示文稿將更上一層樓！

    然而，儘管你已經學會了所有的技巧和竅門，你還是決定徹底放棄這個軟件。 如此多的 PowerPoint 演示文稿讓觀眾睡著了，以至於我們現在有了一個術語：“PowerPoint 致死”。 在這種情況下，告別 Powerpoint，看看這七個可以在線使用的 PowerPoint 替代品。