7 การทดสอบการซูมเพื่อดำเนินการก่อนการประชุมครั้งต่อไปของคุณ

การพบปะกับเพื่อนร่วมงานของคุณโดยใช้แอปอย่าง Zoom ถือเป็นเรื่องปกติแบบใหม่ แต่คนส่วนใหญ่ยังคงชินกับมันอยู่

แม้ว่าวิดีโอแชทแบบกลุ่มจะมีมาระยะหนึ่งแล้ว แต่ก็มีโอกาสดีที่จนถึงตอนนี้ คุณไม่เคยมีเหตุผลที่จะใช้มันเลย ซึ่งหมายถึงการเรียนรู้รายการตรวจสอบกฎมารยาทและการเตรียมตัวทางเทคนิคใหม่ทั้งหมด

ข่าวดีก็คือคุณไม่ต้องกังวลเรื่องกลิ่นปากอีกต่อไป แต่คุณควรลองทำแบบทดสอบ Zoom ต่อไปนี้ก่อนการประชุมสำคัญครั้งต่อไป

เตรียมสิ่งแวดล้อมของคุณ

แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในพื้นที่ทางกายภาพเดียวกันกับเพื่อนร่วมงาน แต่ Zoom จะเชื่อมต่อพื้นที่ส่วนบุคคลทั้งหมดของคุณเข้าด้วยกัน ซึ่งหมายความว่าปัญหาใดๆ ที่สภาพแวดล้อมของคุณอาจกลายเป็นปัญหาในการประชุมของคุณ ปัญหาประเภทไหน? ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของแต่ละบุคคล แต่นี่เป็นเคล็ดลับสำคัญบางประการ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสภาพแวดล้อมของคุณมีแสงสว่างเพียงพอ
• ถ้าเป็นไปได้ ให้เลือกสถานที่ที่มีระบบควบคุมการเข้าออก เช่น ประตูที่สามารถล็อคได้
• พยายามเลือกห้องที่ไม่มีเสียงสะท้อนมากเกินไป ที่ไหนสักแห่งที่มีพรม ผ้าม่านหนาๆ และเฟอร์นิเจอร์เนื้อนุ่มมักจะดี
• ตรวจสอบห้องเพื่อหาแหล่งที่มาของเสียงรบกวน อุปกรณ์ส่งเสียงบี๊บ พัดลมส่งเสียงดังเอี้ยน หรือปัญหาอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกันจะรบกวนประสาทของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ
• ตรวจสอบเฟรมของสตรีมวิดีโอของคุณอย่างระมัดระวัง มีบางสิ่งที่ไม่เหมาะสมหรือเสียสมาธิหรือไม่? พิจารณาย้ายตำแหน่งที่คุณนั่งหรือย้ายวัตถุเหล่านั้นออกไปให้พ้นทาง

นี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุม ดังนั้นให้มองไปรอบๆ สภาพแวดล้อมที่คุณจะใช้ในระหว่างการประชุม Zoom และพยายามคิดว่าจะมีปัญหาอะไรไหม

พิจารณาใช้พื้นหลังเสมือน

Zoom ให้ความสามารถในการแทนที่พื้นหลังของคุณด้วยพื้นหลังเสมือนจริง การทำงานนี้เหมือนกับการตั้งค่า "หน้าจอสีเขียว" แต่คุณไม่จำเป็นต้องมีหน้าจอสีเขียวโดยเฉพาะ ตราบใดที่พื้นหลังของคุณเป็นสีสม่ำเสมอและมีแสงเพียงพอ คุณควรได้ผลลัพธ์ที่ดี พื้นหลังเสมือนของคุณไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบ แต่คุณสามารถทดสอบได้ในการตั้งค่าการซูมเพื่อให้แน่ใจว่าพื้นหลังนั้นเหมาะกับคุณ

หากคุณไม่ได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถลองจัดแสงพื้นหลังให้เท่ากันมากขึ้นหรือลงทุนกับหน้าจอสีเขียวแบบป๊อปอัป มีไอเดียเจ๋งๆ มากมาย เช่น หน้าจอสีเขียวบนเก้าอี้ Webaround ซึ่งทำให้ครอบคลุมเฟรมกล้องทั้งหมดได้ง่าย

มีวิธีแก้ปัญหาการจดบันทึก

นี่เป็นเคล็ดลับในการเตรียมตัวที่ใช้กับการประชุมในชีวิตจริงด้วย แต่คุณควรมีวิธีในการจดบันทึก อาจเป็นปากกาและกระดาษ แท็บเล็ตที่มีปากกา หรือโทรศัพท์ที่มีแป้นพิมพ์บนหน้าจอ

การประชุม Zoom บางรายการจะถูกบันทึก ในกรณีนี้คุณไม่จำเป็นต้องจดบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงหลังจากการประชุมสิ้นสุดลง โน้ตจะมีประโยชน์สำหรับการจัดระเบียบคำถามและข้อเสนอแนะของคุณ เป็นเรื่องปกติของการประชุม Zoom ที่คุณอาจไม่มีเวลาพูดมากเมื่อถึงตาคุณ การจดบันทึกจะช่วยให้คุณใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด

ตรวจสอบว่าหน้าจอของคุณเหมาะสมที่จะแบ่งปัน

ไม่ว่าคุณจะวางแผนที่จะแชร์หน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณกับผู้อื่นในระหว่างการประชุมหรือไม่ก็ตาม ให้เตรียมพร้อมที่จะทำเช่นนั้นในเวลาที่แจ้งให้ทราบ สิ่งนี้หมายความว่า? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวอลเปเปอร์ของคุณเหมาะสมกับการทำงาน อาจเป็นการดีที่สุดที่จะเปลี่ยนเป็นหนึ่งในตัวเลือกในตัวของ Windows ปิดแอปพลิเคชันใดๆ ที่เปิดอยู่และอาจแสดงเนื้อหาส่วนตัวหรือเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน

หากคุณมีแนวโน้มว่าจะใช้เว็บเบราว์เซอร์ คุณอาจต้องการปิดการค้นหาอัตโนมัติหรือใช้เบราว์เซอร์แบบพกพาที่ไม่มีประวัติการค้นหาของคุณ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้เว็บไซต์หรือข้อความค้นหาที่คุณเคยเข้าชมในเวลาส่วนตัวของคุณปรากฏขึ้นบนหน้าจอเพื่อให้ทั้งกลุ่มเห็น

เรียกใช้การทดสอบความเร็วอินเทอร์เน็ต

เมื่อคุณพบจุดที่เหมาะสมสำหรับการประชุมและเตรียมสภาพแวดล้อมแล้ว คุณควรตรวจสอบว่าความเร็วอินเทอร์เน็ตของคุณเพียงพอหรือไม่ ทำการทดสอบความเร็วอินเทอร์เน็ตและตรวจสอบว่าคุณมีแบนด์วิดท์เพียงพอที่จะเข้าร่วมการประชุม Zoom หรือไม่

ข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับการสนทนาทางวิดีโอกลุ่ม Zoom คือแบนด์วิดท์ประมาณ 1 Mbps นั่นคือทั้งสองทิศทาง แบนด์วิดท์ต้นน้ำมีความสำคัญมากสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ หากอินเทอร์เน็ตของคุณส่งข้อมูลได้ช้า จะส่งผลต่อประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ตามหลักการแล้วคุณต้องการ 3 Mbps ในทั้งสองทิศทางเพื่อให้แน่ใจว่าการสตรีมวิดีโอ HD คุณภาพสูง

หากการทดสอบความเร็วแสดงว่าการเชื่อมต่อของคุณไม่เร็วเท่ากับแพ็คเกจอินเทอร์เน็ตของคุณ คุณจะต้องแก้ไขปัญหาประสิทธิภาพอินเทอร์เน็ตของคุณ นั่นหมายถึงต้องแน่ใจว่ามีความแรงของสัญญาณ WiFi เพียงพอ และต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้อยู่ในจุดบอด ดูคำแนะนำในการเร่งความเร็วอินเทอร์เน็ต WiFi หรือพิจารณาใช้สายอีเทอร์เน็ต ถ้าเป็นไปได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเว็บแคมและไมโครโฟนของคุณใช้งานได้

ตอนนี้เรามาที่การทดสอบที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำก่อนการประชุม Zoom ของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไมโครโฟนและเว็บแคมของคุณใช้งานได้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

• เสียบไมโครโฟนและเว็บแคมของคุณ
• หากได้รับแจ้ง คุณอาจต้องติดตั้งซอฟต์แวร์หรือไดรเวอร์สำหรับพวกเขา โดยปกติแล้วนี่คือประสบการณ์แบบพลักแอนด์เพลย์
• เปิด ซูม
• เลือกการ ตั้งค่าฟันเฟือง
• เลือก วิดีโอ
• เลือกเว็บแคมที่ถูกต้องจากรายการดรอปดาวน์ หากมี
• ตรวจสอบการแสดงตัวอย่างเพื่อดูว่าดูดีหรือไม่ (หรือปรากฏเลย)
• ปรับการตั้งค่าอื่นๆ เช่น คุณภาพระดับ HD เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
• เลือก เสียง
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกอุปกรณ์เสียงที่ถูกต้องสำหรับทั้งลำโพงและไมโครโฟน
• เลือก ทดสอบลำโพง และ ไมโครโฟนทดสอบ ตามลำดับเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้

เราขอแนะนำให้คุณทำเครื่องหมายที่ช่อง "ปิดเสียงไมโครโฟนของฉันเมื่อเข้าร่วมการประชุม" เพราะนั่นเป็นเพียงมารยาทที่ดี นอกจากนี้ยังป้องกันไม่ให้คุณพูดบางสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้คนอื่นๆ ในการประชุมโดยไม่ได้ตั้งใจ เพราะคุณลืมปิดเสียงไมโครโฟน

สำหรับคำแนะนำในการตั้งค่าการซูมโดยละเอียด โปรดดูวิธีการตั้งค่าและใช้งานการซูม – ดีกว่า Skype หรือไม่ เพื่อขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

หากเว็บแคมของคุณใช้งานไม่ได้ ให้ไปที่การแก้ไขด่วนเมื่อกล้องการประชุมซูมของคุณไม่ทำงานเพื่อจัดเรียงข้อมูลนั้นในเวลาไม่นาน

เข้าร่วมการประชุมทดสอบ

ขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการก่อนเข้าร่วมการประชุม Zoom ของคุณ คือการเรียกใช้บริการการประชุมทดสอบ Zoom เพียงตรงไปที่ https://zoom.us/test แล้วทำตามคำแนะนำ คุณจะสามารถยืนยันได้ว่าอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณใช้งานได้ และคุณเสียงดีต่อผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในการประชุมหรือไม่ หากคุณพบปัญหาใดๆ กับไมโครโฟน กล้อง หรือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่นี่ คุณสามารถทำตามรายการตรวจสอบด้านบนอีกครั้งเพื่อค้นหาปัญหา

ใช้เวลาสักครู่เพื่อเรียนรู้วิธีบันทึกการประชุม Zoom คุณยังสามารถเรียนรู้วิธีจัดการประชุม Zoom ได้อีกด้วย

ปัญหาทางเทคนิคเกิดขึ้น แล้วชีวิตก็เกิดขึ้น

เราหวังว่าการประชุม Zoom ของคุณจะผ่านไปด้วยดีและไม่มีปัญหาใดๆ แต่สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องรู้คือบางสิ่งอยู่เหนือการควบคุมของคุณ ไม่ต้องเตรียมการหรือสำรองอะไรมากมาย เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะจบลงโดยไม่มีปัญหา ปัญหาทางเทคนิคสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ และคุณควรจัดการกับปัญหาเหล่านั้น

เช่นเดียวกับสิ่งต่าง ๆ ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคอย่างเคร่งครัด หากแมวของคุณกระโดดขึ้นไปบนโต๊ะแล้วขวางกล้อง นั่นก็แค่ชีวิต มันไม่คุ้มค่าที่จะได้รับการทำงานมากกว่า เราทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์ และเราทุกคนต่างก็อยู่ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่ปกติในตอนนี้ ทำใจให้สบาย สนุกกับการประชุม และมั่นใจได้ว่าคุณได้ทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อดำเนินการทดสอบ Zoom ที่ถูกต้องก่อนการประชุม ตอนนี้สิ่งที่คุณต้องทำคือเรียนรู้วิธีแกล้งทำเป็นสนใจในการโทรด้วย Zoom