วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook

ถ้าคุณใช้ Outlook เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณอาจต้องการส่งอีเมลถึงกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งที่มีการเปลี่ยนแปลงสมาชิกภาพบ่อยครั้ง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องส่งอีเมลถึงตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณทุกวัน แต่เนื่องจากมีการหมุนเวียนสูง รายการจึงอาจมีการเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้ง

คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของแต่ละคนด้วยตนเองทุกครั้งที่ส่งอีเมล แต่การดำเนินการนี้อาจยุ่งยากขึ้นอย่างรวดเร็วเมื่อกลุ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น ไม่เพียงแค่นั้น แต่คุณยังเสี่ยงต่อการลืมใครบางคนที่อาจนำไปสู่ละครในสำนักงานโดยไม่ได้ตั้งใจ นั่นคือที่มาของรายชื่อการแจกจ่ายหรือกลุ่มผู้ติดต่อ!

โดยส่วนใหญ่ คำว่า "กลุ่มผู้ติดต่อ" และ "รายการแจกจ่าย" สามารถใช้แทนกันได้ Microsoft เริ่มใช้วลี "กลุ่มผู้ติดต่อ" น่าจะเป็นเพราะใช้งานง่ายกว่า "รายชื่อการแจกจ่าย" เล็กน้อย

อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างที่แท้จริงระหว่างทั้งสองในองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 ผู้ดูแลระบบของ Microsoft 365 สามารถแปลงรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่มีอยู่เป็น "กลุ่ม" ซึ่งจะทำให้สมาชิกในกลุ่มสามารถเข้าถึงไลบรารีที่แชร์และพื้นที่การทำงานร่วมกันเช่น Microsoft ทีม Yammer และ Planner

แม้ว่าแผนกไอทีของคุณอาจควบคุมรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ขององค์กรของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งรายชื่อพนักงานทั้งหมดที่น่ากลัวและได้รับการดูแลไม่ดี คุณยังสามารถสร้างกลุ่มที่ติดต่อของคุณเองใน Outlook ได้

ด้านล่างนี้ เราจะแนะนำวิธีการสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook สำหรับทั้งเวอร์ชันเบราว์เซอร์และแอปเดสก์ท็อป

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

การสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเบราว์เซอร์นั้นเป็นเรื่องง่าย

1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณที่ outlook.com หรือเลือก Outlook จากตัวเปิดใช้แอป หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Microsoft 365 แล้ว หากคุณไม่เห็น Outlook ในรายการแอป (คุณจะเห็น) ให้เลือก แอปทั้งหมด

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้ กลุ่ม ให้เลือก กลุ่มใหม่

3. ในป๊อปอัป ให้ตั้งชื่อและคำอธิบายให้กับกลุ่มใหม่ของคุณ แล้วเลือก สร้าง (หากองค์กรของคุณเปิดใช้งาน คุณอาจได้รับแจ้งให้สร้างที่อยู่อีเมลสำหรับกลุ่ม ในกรณีนี้ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ให้พยายามทำให้ที่อยู่อีเมลเหมือนกับชื่อกลุ่ม)

4. ตอนนี้ เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ค้นหาบุคคลด้วยชื่อหรือที่อยู่อีเมล เลือกผลการค้นหาสำหรับบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่ม และจะปรากฏใต้ "บุคคลนี้จะถูกเพิ่ม"

5. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 4 จนกว่าคุณจะเพิ่มทุกคนที่คุณต้องการในกลุ่ม จากนั้นเลือกปุ่ม เพิ่ม
6. เลือก ปิด
7. ส่งอีเมลไปยังกลุ่มที่คุณสร้างโดยเลือก ข้อความใหม่

8. ในช่อง ถึง ให้ พิมพ์ชื่อกลุ่มที่คุณสร้าง แล้วเลือกจากรายการที่ปรากฏขึ้น

ง่าย สบาย. แต่ถ้าคุณต้องการเพิ่มหรือลบบุคคลออกจากกลุ่มล่ะ อ่านต่อ.

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

Microsoft ทำให้ง่ายต่อการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อโดยไม่ต้องออกจาก Outlook Online บางขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณกำหนดค่า Microsoft 365 ไว้อย่างไร แต่ขั้นตอนด้านล่างควรช่วยคุณได้

1. ในบานหน้าต่างด้านซ้าย ภายใต้ กลุ่ม ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไข
2. ในรายการของกลุ่มนั้น ให้เลือกไอคอน เพิ่มเติม (สามจุด/จุดไข่ปลา)

3. เลือก การตั้งค่า (ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่า Outlook สำหรับองค์กรของคุณ คุณอาจเห็นตัวเลือกในการ เพิ่มสมาชิก โดยตรงจากไอคอนเพิ่มเติม)

4. ในแผงการตั้งค่ากลุ่มที่ปรากฏทางด้านขวา ให้เลือก แก้ไขกลุ่ม

5. เลือกแท็บ สมาชิก
6. จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบออกจากกลุ่มโดยเลือกไอคอน X ข้างรายการของบุคคลที่คุณต้องการลบ

7. หากคุณได้เพิ่มสมาชิกในกลุ่ม ให้เลือกปุ่ม เพิ่ม มิฉะนั้น เลือก ปิด

อีกวิธีหนึ่งในการแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook Online

ขึ้นอยู่กับวิธีกำหนดค่า Outlook คุณอาจสามารถแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อได้โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ส่วน บุคคล ของ Outlook (ทางด้านขวาของไอคอนปฏิทิน)

2. ในบานหน้าต่างด้านซ้ายในส่วนกลุ่ม ให้เลือก เจ้าของ เพื่อแสดงกลุ่มที่คุณสร้างขึ้น

3. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขจากรายการ
4. เลือก จัดการสมาชิกกลุ่ม

5. จากที่นั่น คุณสามารถเพิ่มสมาชิกหรือลบสมาชิกที่มีอยู่ได้โดยการเลือก X ถัดจากรายการ

วิธีสร้างกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook

การสร้างกลุ่มที่ติดต่อใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปทำได้ง่ายกว่าในเวอร์ชันออนไลน์

1. เปิด Outlook แล้วเลือกไอคอน People ใกล้กับมุมล่างซ้าย (ซึ่งคุณสลับไปมาระหว่างอีเมล งาน บุคคล และปฏิทิน)

2. ถัดไป จากแถบเครื่องมือ เลือก New Contact Group (ถ้าองค์กรของคุณใช้ Microsoft 365 คุณอาจเห็นปุ่มกลุ่มใหม่ สำหรับวัตถุประสงค์ของเรา เราจะใช้กลุ่มที่ติดต่อใหม่เพื่ออำนวยความสะดวกในอีเมลกลุ่ม)

3. ในหน้าต่างกลุ่มที่ติดต่อที่ปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อกลุ่มที่ติดต่อของคุณ จากนั้นเลือก เพิ่มสมาชิก แล้วเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการรับสมาชิกใหม่ของคุณ ตัวเลือกอาจรวมถึง From Outlook Contacts , From Address Book หรือ New Email Contacts

4. ค้นหาบุคคลที่คุณต้องการเพิ่มในกลุ่มผู้ติดต่อทีละคน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการของพวกเขาถูกเน้น และเลือกปุ่ม สมาชิก (หรือดับเบิลคลิกที่รายการของพวกเขา) เพื่อเพิ่มพวกเขา เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้เลือก ตกลง
5. ปิดหน้าต่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตอบกลับ ใช่ หากได้รับแจ้งให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
6. ตอนนี้ เมื่อคุณระบุอีเมลใหม่ คุณสามารถพิมพ์ชื่อกลุ่มที่ติดต่อในช่อง ถึง ได้ กลุ่มผู้ติดต่อของคุณจะถูกเพิ่ม คุณสามารถขยายรายชื่อกลุ่มได้หากต้องการ และ Outlook จะแทนที่รายการด้วยสมาชิก แต่โปรดทราบว่าคุณจะไม่สามารถยุบรายการได้อีก

กลุ่มที่ติดต่อจะปรากฏเป็นรายการในสมุดที่อยู่ Outlook ดังนั้นคุณจะพบได้ในรายการเรียงตามตัวอักษร

วิธีแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อในแอปเดสก์ท็อปของ Outlook

ตอนนี้ มาแก้ไขกลุ่มที่ติดต่อที่มีอยู่ใน Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อปกัน

1. เปิด Outlook แล้วเลือกไอคอน People ใกล้มุมล่างซ้าย
2. ค้นหาและเลือกกลุ่มที่คุณต้องการแก้ไขในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
3. ในบานหน้าต่างด้านขวา เลือก แก้ไข ซึ่งจะนำคุณกลับไปยังตำแหน่งที่คุณสามารถจัดการกลุ่มได้โดยการเพิ่มและ/หรือลบสมาชิก

ไม่ว่าคุณจะใช้ Outlook เวอร์ชันออนไลน์หรือแอปเดสก์ท็อป ก็คุ้มค่าที่จะใช้เวลาสักครู่เพื่อสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่คุณจะใช้ซ้ำๆ คุณจะดีใจที่คุณทำ