如何在 Outlook 中創建分發列表

已發表: 2021-04-17

如果您使用 Outlook 與您的同事交流，您可能希望反復向成員資格經常更改的特定組發送電子郵件。 例如，您可能需要每天向所有客戶服務代表發送電子郵件，但由於人員流動率高，列表可能會經常更改。

您可以在每次發送電子郵件時手動輸入每個人的姓名或電子郵件，但隨著組的擴大，這很快就會變得很麻煩。 不僅如此，您還會冒著無意中忘記某人的風險，這可能會導致辦公室鬧劇。 這就是分發列表或聯繫人組的用武之地！

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    在大多數情況下，術語“聯繫人組”和“分發列表”是可以互換的。 微軟開始使用短語“聯繫人組”，大概是因為它比“分發列表”更直觀一些。

    但是，在使用 Microsoft 365 的組織中，兩者之間存在真正的區別。Microsoft 365 的管理員可以將現有的 Outlook 通訊組列表轉換為“組”，從而使組成員可以訪問共享庫和協作空間，例如 Microsoft團隊、Yammer 和 Planner。

    雖然您的 IT 部門可能會管理您組織的 Outlook 通訊組列表，尤其是可怕且經常維護不善的全體員工列表，但您仍然可以在 Outlook 中創建自己的聯繫人組。

    下面，我們將向您介紹如何在 Outlook 中為瀏覽器版本和桌面應用程序創建聯繫人組。

    如何在 Outlook Online 中創建聯繫人組

    在瀏覽器版本的 Outlook 中創建聯繫人組很容易。

    1. 在 outlook.com 上登錄您的帳戶，如果您已登錄 Microsoft 365，則從應用啟動器中選擇Outlook 。如果您在應用列表中沒有看到 Outlook（您會看到），請選擇所有應用。
    1. 在左窗格中的Groups下，選擇New group 。
    1. 在彈出窗口中，為您的新組命名和描述，然後選擇Create 。 （如果您的組織已啟用它，系統可能會提示您為組創建電子郵件地址。在這種情況下，為便於使用，請嘗試使電子郵件地址與組名稱相同。）
    1. 現在，將成員添加到組中。 按姓名或電子郵件地址搜索人員。 選擇您要添加到群組的人的搜索結果，他們將出現在“此人將被添加”下。
    1. 重複第 4 步，直到您將想要的每個人都添加到組中。 然後選擇添加按鈕。
    2. 選擇關閉。
    3. 通過選擇新消息向您創建的群組發送電子郵件。
    1. 在“收件人”字段中，開始輸入您創建的組的名稱，然後從出現的列表中選擇它。

    十分簡單。 但是，如果您需要在群組中添加或刪除人員怎麼辦？ 繼續閱讀。

    如何在 Outlook Online 中編輯聯繫人組

    Microsoft 讓您無需離開 Outlook Online 即可輕鬆編輯聯繫人組。 根據您的組織配置 Microsoft 365 的方式，某些步驟可能會略有不同，但以下步驟應該可以幫助您實現目標。

    1. 在左窗格中的Groups下，選擇要編輯的組。
    2. 在該組的條目中，選擇更多（三個點/省略號）圖標。
    1. 選擇設置。 （根據為您的組織配置 Outlook 的方式，您可能會看到直接從“更多”圖標添加成員的選項。）
    1. 在右側出現的 Group Settings 面板中，選擇Edit group 。
    1. 選擇成員選項卡。
    2. 從那裡，您可以通過選擇要刪除的人的條目旁邊的X圖標來添加成員或將其從組中刪除。
    1. 如果您已將成員添加到組，請選擇添加按鈕。 否則，選擇關閉。

    在 Outlook Online 中編輯聯繫人組的另一種方法

    根據 Outlook 的配置方式，您還可以按照以下步驟編輯聯繫人組：

    1. 轉到 Outlook 的“人員”部分（日曆圖標右側）。
    1. 在組部分的左窗格中，選擇所有者以顯示您創建的組。
    1. 從列表中選擇要編輯的組。
    2. 選擇管理組成員。
    1. 從那裡，您可以通過選擇條目旁邊的X添加成員或刪除現有成員。

    如何在 Outlook 的桌面應用程序中創建聯繫人組

    在 Outlook 的桌面版本中創建聯繫人組比在在線版本中更簡單。

    1. 啟動 Outlook，然後選擇左下角附近的“人員”圖標（您可以在此處在電子郵件、任務、人員和日曆之間切換）。
    1. 接下來，從工具欄中選擇New Contact Group 。 （如果您的組織使用的是 Microsoft 365，您可能還會看到“新建組”按鈕。出於我們的目的，我們將使用“新建聯繫人組”來促進組電子郵件。）
    1. 在出現的聯繫人組窗口中，為您的聯繫人組命名，然後選擇添加成員並選擇您希望從何處獲取新成員。 選項可能包括來自 Outlook 聯繫人、來自通訊簿或新電子郵件聯繫人。
    1. 一個一個地搜索要添加到聯繫人組的人。 確保他們的條目被突出顯示，然後選擇成員按鈕（或雙擊他們的條目）以添加他們。 完成後，選擇OK 。
    2. 關閉窗口，如果提示保存更改，請確保響應Yes 。
    3. 現在，當您處理新電子郵件時，您可以在“收件人”字段中鍵入聯繫人組的名稱。 您的聯繫人組將被添加。 如果您願意，您可以展開組列表，Outlook 將用其成員替換該列表。 但是請注意，您將無法再次折疊列表。

    聯繫人組在 Outlook 通訊簿中顯示為條目，因此您可以在按字母順序排列的列表中找到它們。

    如何在 Outlook 的桌面應用程序中編輯聯繫人組

    現在讓我們在桌面版 Outlook 中編輯現有的聯繫人組。

    1. 啟動 Outlook，然後選擇左下角附近的人物圖標。
    2. 在聯繫人列表中查找並選擇要編輯的組。
    3. 在右側窗格中，選擇Edit 。 這將使您回到可以通過添加和/或刪除成員來管理組的位置。

    無論您使用的是 Outlook 的在線版本還是桌面應用程序，花幾分鐘時間來創建您將重複使用的 Outlook 通訊組列表絕對是值得的。 你會很高興你做到了。