如何在 Outlook 中创建分发列表

已发表: 2021-04-17

如果您使用 Outlook 与您的同事交流，您可能希望反复向成员资格经常更改的特定组发送电子邮件。 例如，您可能需要每天向所有客户服务代表发送电子邮件，但由于人员流动率高，列表可能会经常更改。

您可以在每次发送电子邮件时手动输入每个人的姓名或电子邮件，但随着群组的扩大，这很快就会变得很麻烦。 不仅如此，您还会冒着无意中忘记某人的风险，这可能会导致办公室闹剧。 这就是分发列表或联系人组的用武之地！

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    在大多数情况下，术语“联系人组”和“分发列表”是可以互换的。 微软开始使用短语“联系人组”，大概是因为它比“分发列表”更直观一些。

    但是，在使用 Microsoft 365 的组织中，两者之间存在真正的区别。Microsoft 365 的管理员可以将现有的 Outlook 通讯组列表转换为“组”，从而使组成员可以访问共享库和协作空间，例如 Microsoft团队、Yammer 和 Planner。

    虽然您的 IT 部门可能会管理您组织的 Outlook 通讯组列表，尤其是可怕且经常维护不善的全体员工列表，但您仍然可以在 Outlook 中创建自己的联系人组。

    下面，我们将向您介绍如何在 Outlook 中为浏览器版本和桌面应用程序创建联系人组。

    如何在 Outlook Online 中创建联系人组

    在浏览器版本的 Outlook 中创建联系人组很容易。

    1. 在 outlook.com 上登录您的帐户，如果您已登录 Microsoft 365，则从应用启动器中选择Outlook 。如果您在应用列表中没有看到 Outlook（您会看到），请选择所有应用。
    1. 在左窗格中的Groups下，选择New group 。
    1. 在弹出窗口中，为您的新组命名和描述，然后选择Create 。 （如果您的组织已启用它，系统可能会提示您为群组创建电子邮件地址。在这种情况下，为便于使用，请尝试使电子邮件地址与群组名称相同。）
    1. 现在，将成员添加到组中。 按姓名或电子邮件地址搜索人员。 选择您要添加到群组的人的搜索结果，他们将出现在“此人将被添加”下。
    1. 重复第 4 步，直到您将想要的每个人都添加到组中。 然后选择添加按钮。
    2. 选择关闭。
    3. 通过选择新消息向您创建的群组发送电子邮件。
    1. 在“收件人”字段中，开始输入您创建的组的名称，然后从出现的列表中选择它。

    十分简单。 但是，如果您需要在群组中添加或删除人员怎么办？ 继续阅读。

    如何在 Outlook Online 中编辑联系人组

    Microsoft 让您无需离开 Outlook Online 即可轻松编辑联系人组。 根据您的组织配置 Microsoft 365 的方式，某些步骤可能会略有不同，但以下步骤应该可以帮助您实现目标。

    1. 在左窗格中的Groups下，选择要编辑的组。
    2. 在该组的条目中，选择更多（三个点/省略号）图标。
    1. 选择设置。 （根据为您的组织配置 Outlook 的方式，您可能会看到直接从“更多”图标添加成员的选项。）
    1. 在右侧出现的 Group Settings 面板中，选择Edit group 。
    1. 选择成员选项卡。
    2. 从那里，您可以通过选择要删除的人的条目旁边的X图标来添加成员或将其从组中删除。
    1. 如果您已将成员添加到组，请选择添加按钮。 否则，选择关闭。

    在 Outlook Online 中编辑联系人组的另一种方法

    根据 Outlook 的配置方式，您还可以按照以下步骤编辑联系人组：

    1. 转到 Outlook 的“人员”部分（日历图标右侧）。
    1. 在组部分的左窗格中，选择所有者以显示您创建的组。
    1. 从列表中选择要编辑的组。
    2. 选择管理组成员。
    1. 从那里，您可以通过选择条目旁边的X添加成员或删除现有成员。

    如何在 Outlook 的桌面应用程序中创建联系人组

    在 Outlook 的桌面版本中创建联系人组比在在线版本中更简单。

    1. 启动 Outlook，然后选择左下角附近的“人员”图标（您可以在此处在电子邮件、任务、人员和日历之间切换）。
    1. 接下来，从工具栏中选择New Contact Group 。 （如果您的组织使用的是 Microsoft 365，您可能还会看到“新建组”按钮。出于我们的目的，我们将使用“新建联系人组”来促进组电子邮件。）
    1. 在出现的联系人组窗口中，为您的联系人组命名，然后选择添加成员并选择您希望从何处获取新成员。 选项可能包括来自 Outlook 联系人、来自通讯簿或新电子邮件联系人。
    1. 一个一个地搜索要添加到联系人组的人。 确保他们的条目被突出显示，然后选择成员按钮（或双击他们的条目）以添加他们。 完成后，选择OK 。
    2. 关闭窗口，如果提示保存更改，请确保响应Yes 。
    3. 现在，当您处理新电子邮件时，您可以在“收件人”字段中键入联系人组的名称。 您的联系人组将被添加。 如果您愿意，您可以展开组列表，Outlook 将用其成员替换该列表。 但是请注意，您将无法再次折叠列表。

    联系人组在 Outlook 通讯簿中显示为条目，因此您可以在按字母顺序排列的列表中找到它们。

    如何在 Outlook 的桌面应用程序中编辑联系人组

    现在让我们在桌面版 Outlook 中编辑现有的联系人组。

    1. 启动 Outlook，然后选择左下角附近的人物图标。
    2. 在联系人列表中查找并选择要编辑的组。
    3. 在右侧窗格中，选择Edit 。 这将使您回到可以通过添加和/或删除成员来管理组的位置。

    无论您使用的是 Outlook 的在线版本还是桌面应用程序，花几分钟时间来创建您将重复使用的 Outlook 通讯组列表绝对是值得的。 你会很高兴你做到了。