Gmail'de Gelen Kutusu Sıfırına Nasıl Gidilir?

Gelen kutunuz yanıtlanmamış mesajlarla dolu olduğu için önemli bir e-postayı hiç kaçırdınız mı? Çoğu insan bunu deneyimlemiştir ve hemen hemen herkes, sabah gelen kutunuzu açar açmaz dikkatinizi çeken elli okunmamış e-postanın dikkatinin dağıldığını bilir.

Araştırmalara göre, çalışanlar haftalarının yüzde 28'ini e-postaları okuyarak ve yanıtlayarak geçiriyor. Bu, işteki tüm zamanınızın dörtte birinden fazlası. Sürekli bir e-posta yağmuru ile uğraşmak zorunda kalmasaydınız, daha ne kadar başarabilirdiniz?

Gelen Kutusu Sıfırı Nedir?

Gelen Kutusu Sıfır, üretkenlik konusunda uzman olan Merlin Mann tarafından geliştirilen bir konsepttir. Çoğu kişi addaki "sıfır"ı bir kişinin sahip olduğu e-posta sayısını belirtmek için yorumlasa da, başlangıçta insanların e-posta hakkında düşünmek için ne kadar zaman harcadıklarına atıfta bulundu. Sıfır e-postanız varsa, onları düşünmek için neredeyse sıfır zaman harcarsınız.

Bu makale, Gmail'de kullanabileceğiniz araçları kullanarak gelen kutunuzdaki okunmamış e-postaların sayısını mutlak minimumda nasıl tutacağınız konusunda size yol gösterecek ve aldığınız e-posta yığınını evcilleştirmenize yardımcı olacak iş gününüze uygulayabileceğiniz uygulamalar konusunda size yol gösterecektir. Gün boyunca.

E-posta Yönetiminin Temelleri

E-posta üretkenliğinizi artırmanın ilk adımı gelen kutunuzu kapatmaktır. Kulağa mantıksız gelebilir, ancak e-postaları okumak ve yanıtlamak için kendinize belirli süreler vermek, e-postaları geldiklerinde ele almaktan daha iyidir. Araştırmalar, kendi kendine empoze edilen veya edilmeyen son teslim tarihlerinin verimliliği artırdığını ve bir projede harcanan süreyi azalttığını göstermiştir.

E-postaları yanıtlamak için her saat başında beş dakika veya günün başında ve sonunda yirmi dakika ayırın. Açıkça spam olan e-postaları silin. Bir e-postanın yanıtlanması iki dakika veya daha kısa sürerse, önce yanıtlayın.

Bir e-postanın yanıtlanması daha uzun sürecekse, onu özel olarak belirlenmiş bir klasöre taşıyın.

Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak için Gmail'i Kullanma

Gmail, dünyada en çok kullanılan e-posta istemcisidir, ancak çoğu insan platformun gerçekte ne kadar çok yönlü olduğunun farkında değildir. Gmail, görünümü üzerinde size muazzam miktarda kontrol sağlayan araçlar ve özelleştirilebilir seçeneklerle dolu. Bu araçlardan yararlandığınızda Inbox Zero çok daha erişilebilir hale gelir.

Özel Yıldızları Kullan

Herkes Yıldız simgesine tıklayarak bir e-postaya "yıldız" eklenebileceğini bilir, ancak kullanılabilecek 12 farklı yıldız olduğunu biliyor muydunuz? Ayarlar > Tüm Ayarları Gör > Genel'e tıklayın ve ardından Yıldızlar alt bölümünü görene kadar kaydırın.

Yıldızların farklı renkleri vardır, ancak ünlem işareti, hızlı ileri ok, onay işareti, soru işareti ve küçük harf i gibi simgeler de vardır. Varsayılan olarak, yalnızca ana yıldız etkindir, ancak etkinleştirmek için simgelerden herhangi birini tıklayıp Kullanımda bölümüne sürükleyebilirsiniz.

Gmail'de yalnızca tek bir sembol görünecektir. Seçtiğiniz tüm farklı yıldızlar arasında geçiş yapmak için birden çok kez tıklayın. En az dört sembol seçin: standart yıldız, kırmızı yıldız, küçük harf i ve yeşil kontrol.

Birden Çok Gelen Kutusu ve Filtre Ayarlayın

Gmail'de kullanabileceğiniz birkaç sekmeye zaten aşina olabilirsiniz: Promosyonlar, Kişisel, Sosyal vb. Ayarlar > Gelen Kutusu'na gidin ve Gelen Kutusu türü'nün yanında, açılır kutuyu tıklayın ve Birden çok gelen kutusu'nu seçin.

Birden çok gelen kutusu bölümü adında yeni bir bölüm görünür. İki tanesi varsayılan olarak doldurulmuş olsa da, ana gelen kutunuzun yanında görüntülemek için en fazla beş özel bölüm adlandırabilirsiniz. Bir bölüm Yıldızlı e-postalar, diğeri ise taslaklar içindir. Bu bölümler, arama sorguları tarafından belirlenir, bu nedenle, onlar için bölümler ayırmak için özel yıldızların her birinin adını öğrenmeniz gerekir.

Bunlar her yıldızın adıdır:

• Sarı yıldız
• Kırmızı yıldız
• turuncu-yıldız
• Yeşil yıldız
• Mavi yıldız
• mor-yıldız
• Sarı patlama (ünlem işareti)
• kırmızı patlama
• mor soru
• Turuncu guillemet (hızlı ileri sarma sembolü)
• yeşil kontrol
• Mavi bilgi (küçük harf i)

Arama sorgusu alanı farklı operatörleri tanır, böylece aynı bölüme birden çok yıldız eklemek için VEYA/VE komutlarını kullanabilirsiniz. Arama sorgusu alanının yanında Bölüm adı alanı bulunur. Alanın çağrılmasını istediğiniz adı buraya girin.

Gelen Kutusu Sıfırına ulaşmak için birkaç özel bölüm oluşturmak en iyisidir:

• İşlem/Yanıt Gerekiyor
• Acil Cevap Gerekiyor
• Yanıt bekliyor
• yetki verilmiş

İhtiyaçlarınıza göre beşinci bir bölüm kurmayı seçebilirsiniz, ancak bu dördü en temel görevleri yerine getirecektir.

Gelen Kutusu Sıfırına Ulaşmak

Artık Gmail ayarlarınızı değiştirdiğinize göre, her şeyi eyleme geçirme zamanı. İlk önce filtrelerinizi ayarlayın. Aşağıdakileri girin:

Bir e-posta aldığınızda yapmanız gereken ilk şey, bir yanıt gerektirip gerektirmediğine veya silmeniz gerekip gerekmediğine karar vermektir. E-posta spam ise veya yanıt verilmesini gerektirmiyorsa, hemen silin veya arşivleyin.

E-posta yanıt gerektiriyorsa ve iki dakikadan az sürecekse yanıtlayın. İki dakikadan fazla zamana ihtiyacınız varsa, Yıldız simgesine bir kez tıklayın. E-posta acilse ve yanıtlamanız gereken bir sonraki şeyse, Kırmızı Yıldız ile işaretlemek için simgeye iki kez tıklayın.

Bir e-postayı yanıtladığınızda, bir yanıt bekliyorsanız, "Yanıt Bekleniyor" olarak belirlemek için Yıldız simgesini üç kez tıklayın. Başka biri tarafından daha iyi ele alınan bir e-posta alırsanız, uygun kişiye iletin ve "Yetkilendirildi" olarak işaretlemek için Yıldız simgesini dört kez tıklayın.

E-postanıza ne zaman yanıt vermek istediğinizi seçin ve yalnızca o zamanlar içinde çalışmaya odaklanın. Kendinize son tarihler vererek ve e-postaları işlemek için süreler belirleyerek, daha önemli görevlere odaklanabilmeniz için gelen kutunuzda harcadığınız süreyi azaltırsınız. Bununla saat başında ilgilenmeyi seçerseniz, önce acil e-postalara yanıt vermeye odaklanın, ardından gerisini oradan halledin.

Bu yöntemleri uygulamaya koyarak, kısa sürede gelen kutunuzun tam kontrolünü elde edebilirsiniz. Halihazırda dağınıksa, zaten sahip olduğunuz e-postaları sıralamak ve önemli olup olmadıklarını belirlemek için günde yarım saat ayırın. İhtiyacı olanlara cevap verin, ihtiyacı olmayanları silin.

Bu biraz zaman alabilir, ancak filtreler, belirlenmiş gelen kutuları ve diğer araçlar, Gelen Kutusu Sıfırına ulaşmanıza yardımcı olacaktır ve orada kalmanıza en iyi hangi tekniklerin yardımcı olduğunu göreceksiniz.