如何在 Gmail 中将收件箱归零

已发表: 2020-12-30

您是否曾经因为收件箱中塞满了以前未回复的邮件而错过了一封重要的电子邮件？大多数人都经历过这种情况，几乎每个人都知道早上打开收件箱时有 50 封未读电子邮件会让人分心。

根据研究，员工每周花费多达 28% 的时间阅读和回复电子邮件。这超过了你整个工作时间的四分之一。如果您不必处理源源不断的电子邮件，您还能完成多少工作？

什么是收件箱零？

收件箱归零是生产力专家 Merlin Mann 提出的概念。尽管大多数人将名称中的“零”解释为一个人拥有的电子邮件数量，但它最初指的是人们花多少时间思考电子邮件。如果您的电子邮件数量为零，那么您花在思考它们的时间几乎为零。

本文将引导您了解如何使用 Gmail 中可用的工具将收件箱中的未读电子邮件数量保持在绝对最低水平，以及您可以在工作日应用的实践，以帮助您驯服收到的大量电子邮件全天。

提高电子邮件效率的第一步是关闭收件箱。这听起来可能违反直觉，但最好给自己设定的时间来阅读和回复电子邮件，而不是在它们到达时处理它们。研究表明，无论是否自行设置截止日期，都可以提高效率并减少项目花费的时间。

在每个小时的开始留出五分钟，或者在一天的开始和结束时留出二十分钟来回复电子邮件。删除任何明显是垃圾邮件的电子邮件。如果电子邮件需要两分钟或更短的时间才能回复，请先回复。

如果电子邮件需要更多时间来回复，请将其移至专门指定的文件夹。

Gmail 是世界上最常用的电子邮件客户端，但大多数人并没有意识到该平台实际上有多么多功能。 Gmail 充满了工具和可自定义的选项，可让您对其外观进行大量控制。当您利用这些工具时，收件箱零变得更加容易实现。

每个人都知道可以通过单击星号图标为电子邮件“加星标”——但您知道可以使用 12 种不同的星号吗？单击“设置”>“查看所有设置”>“常规” ，然后滚动直到看到“星星”子部分。

有不同颜色的星星，但也有感叹号、快进箭头、复选标记、问号和小写 i 等图标。默认情况下，只有主星处于活动状态，但您可以单击任何图标并将其拖动到“使用中”部分以激活它们。

Gmail 中只会出现一个符号。多次单击它以循环浏览您选择的所有不同星星。至少选择四个符号：标准星号、红色星号、小写 i 和绿色复选标记。

您可能已经熟悉 Gmail 中可用的几个选项卡：促销、个人、社交等。导航到设置 > 收件箱，在收件箱类型旁边，单击下拉框并选择多个收件箱。

将出现一个新部分，称为多个收件箱部分。 您最多可以命名五个自定义部分以在主收件箱旁边查看，但默认情况下会填写两个。一部分用于已加星标的电子邮件，另一部分用于草稿。这些部分由它们的搜索查询指定，因此您需要了解每个特殊星号的名称，以便为它们预留部分。

这些是每颗星星的名字：

搜索查询字段可识别不同的运算符，因此您可以使用 OR/AND 命令在同一部分中包含多个星号。 搜索查询字段旁边是部分名称字段。在此处输入您希望该字段被调用的特定名称。

要实现收件箱零，最好设置几个特定部分：

您可以根据需要选择设置第五个部分，但这四个将处理最基本的任务。

现在您已经更改了 Gmail 设置，是时候开始行动了。首先，设置过滤器。输入以下内容：

当您收到一封电子邮件时，您应该做的第一件事是决定它是否需要回复或是否应该删除它。如果电子邮件是垃圾邮件或只是不保证回复，请立即将其删除或存档。

如果电子邮件需要回复并且需要不到两分钟的时间，请回复。如果您需要超过两分钟，请单击星形图标一次。如果电子邮件很紧急并且应该是您回复的下一件事，请单击该图标两次以用红星标记它。

回复电子邮件后，如果您正在等待回复，请单击星形图标 3 次以将其指定为“等待回复”。如果您收到一封由其他人更好地处理的电子邮件，请将其转发给适当的人，然后单击星形图标四次以将其标记为“已委托”。

选择您想要回复电子邮件的时间，并只专注于在这些时间段内工作。通过给自己设置处理电子邮件的截止日期和时间段，您可以减少在收件箱中花费的时间，以便您可以专注于更重要的任务。如果您选择在一小时开始处理它，请先专注于回复任何紧急电子邮件，然后再从那里处理其余的。

通过将这些方法付诸实践，您很快就可以完全控制您的收件箱。如果已经很乱了，那么每天留出半个小时来整理你已经拥有的电子邮件，并确定它们是否重要。有需要的回复，不需要的删掉。

这可能需要一些时间，但过滤器、指定收件箱和其他工具将帮助您达到收件箱零 - 您会发现哪些技术最能帮助您留在那里。