วิธีเข้าถึง Inbox Zero ใน Gmail

คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญเพราะกล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่ยังไม่ได้ตอบก่อนหน้านี้หรือไม่? คนส่วนใหญ่เคยเจอเหตุการณ์นี้และเกือบทุกคนรู้ดีว่าอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 50 ฉบับทำให้ไขว้เขวซึ่งต้องการความสนใจจากคุณทันทีที่คุณเปิดกล่องจดหมายในตอนเช้า

จากการศึกษาพบว่า พนักงานใช้เวลามากถึง 28 เปอร์เซ็นต์ในการอ่านและตอบอีเมลในหนึ่งสัปดาห์ นั่นเป็นมากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาทั้งหมดของคุณในที่ทำงาน คุณสามารถทำสำเร็จได้อีกมากเพียงใดหากคุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลจำนวนมากอย่างต่อเนื่อง

Inbox Zero คืออะไร?

Inbox Zero เป็นแนวคิดที่พัฒนาโดย Merlin Mann ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะตีความ "ศูนย์" ในชื่อเพื่ออ้างถึงจำนวนอีเมลที่บุคคลมี แต่เดิมหมายถึงเวลาที่ผู้คนใช้ความคิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลเป็นศูนย์ แสดงว่าคุณใช้เวลาเกือบเป็นศูนย์ในการคิดถึงอีเมลเหล่านั้น

บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณให้เหลือน้อยที่สุดโดยใช้เครื่องมือที่มีให้คุณใน Gmail รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่คุณสามารถนำไปใช้กับวันทำงานซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมอีเมลที่ได้รับจำนวนมาก ตลอดวัน.

พื้นฐานการจัดการอีเมล

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลคือการปิดกล่องขาเข้าของคุณ อาจฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่ควรให้เวลากับตัวเองในการอ่านและตอบกลับอีเมล ดีกว่ากำหนดเมื่ออีเมลมาถึง การวิจัยแสดงให้เห็นว่าเส้นตายที่กำหนดขึ้นเองหรือไม่ ปรับปรุงประสิทธิภาพและลดเวลาที่ใช้ในโครงการ

จัดสรรเวลาห้านาทีในตอนเริ่มต้นของแต่ละชั่วโมง หรืออาจจะยี่สิบนาทีในตอนเริ่มต้นและสิ้นสุดวันเพื่อตอบอีเมล ลบอีเมลที่เป็นสแปมอย่างชัดเจน ถ้าอีเมลต้องใช้เวลาสองนาทีหรือน้อยกว่าในการตอบ ให้ตอบกลับก่อน

หากอีเมลต้องใช้เวลาตอบมากขึ้น ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นพิเศษ

การใช้ Gmail เพื่อเข้าถึง Inbox Zero

Gmail เป็นโปรแกรมรับส่งเมลที่ใช้มากที่สุดในโลก แต่คนส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าแพลตฟอร์มนี้ใช้งานได้หลากหลายเพียงใด Gmail เต็มไปด้วยเครื่องมือและตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ซึ่งช่วยให้คุณควบคุมลักษณะที่ปรากฏได้อย่างมาก Inbox Zero ทำได้มากขึ้นเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้

ใช้ดาวพิเศษ

ทุกคนรู้เกี่ยวกับความสามารถในการ "ติดดาว" อีเมลโดยคลิกที่ไอคอนรูปดาว แต่คุณรู้ไหมว่ามีดาว 12 ดวงที่สามารถใช้ได้ คลิก การตั้งค่า > ดูการตั้งค่าทั้งหมด > ทั่วไป จากนั้นเลื่อนไปจนกว่าคุณจะเห็นส่วนย่อยของ ดาว

ดาวมีสีต่างกัน แต่ก็มีไอคอนต่างๆ เช่น เครื่องหมายอัศเจรีย์ ลูกศรกรอไปข้างหน้า เครื่องหมายถูก เครื่องหมายคำถาม และตัว i ตัวพิมพ์เล็ก ตามค่าเริ่มต้น มีเพียงดาวหลักเท่านั้นที่เปิดใช้งาน แต่คุณสามารถคลิกและลากไอคอนใดก็ได้ไปยังส่วน ใช้ งาน เพื่อเปิดใช้งาน

มีเพียงสัญลักษณ์เดียวเท่านั้นที่จะปรากฏใน Gmail คลิกหลาย ๆ ครั้งเพื่อหมุนดูดาวต่าง ๆ ทั้งหมดที่คุณเลือก เลือกสัญลักษณ์อย่างน้อยสี่ตัว: ดาวมาตรฐาน, ดาวสีแดง, ตัวพิมพ์เล็ก i และเครื่องหมายถูกสีเขียว

ตั้งค่ากล่องขาเข้าและตัวกรองหลายกล่อง

คุณอาจคุ้นเคยกับแท็บต่างๆ ที่มีอยู่ใน Gmail อยู่แล้ว ได้แก่ โปรโมชัน ส่วนตัว โซเชียล ฯลฯ ไปที่ การตั้งค่า > กล่องจดหมาย และข้าง ประเภทกล่องจดหมาย ให้ คลิกช่องรายการแบบเลื่อนลงและเลือก กล่องจดหมายหลายกล่อง

ส่วนใหม่จะปรากฏขึ้นเรียกว่า ส่วนกล่องจดหมายหลายกล่อง คุณสามารถตั้งชื่อส่วนที่กำหนดเองได้มากถึงห้าส่วนเพื่อดูข้างกล่องจดหมายหลักของคุณ แม้ว่าสองส่วนจะถูกกรอกตามค่าเริ่มต้นก็ตาม ส่วนหนึ่งมีไว้สำหรับอีเมลที่ติดดาว ส่วนอีกส่วนหนึ่งสำหรับฉบับร่าง ส่วนเหล่านี้กำหนดโดยคำค้นหา ดังนั้นคุณจะต้องเรียนรู้ว่าดาวพิเศษแต่ละดวงเรียกว่าอะไร เพื่อแยกส่วนสำหรับพวกเขา

นี่คือชื่อของแต่ละดาว:

• ดาวเหลือง
• ดาวสีแดง
• ออเร้นจ์สตาร์
• กรีนสตาร์
• บลูสตาร์
• ดาวสีม่วง
• เหลืองปัง (เครื่องหมายอัศเจรีย์)
• ปังแดง
• สีม่วง-คำถาม
• Orange-guillemet (สัญลักษณ์กรอไปข้างหน้า)
• กรีนเช็ค
• ข้อมูลสีน้ำเงิน (ตัวพิมพ์เล็ก i)

ช่องคำค้นหาจะระบุตัวดำเนินการต่างๆ ดังนั้นคุณสามารถใช้คำสั่ง OR/AND เพื่อรวมดาวหลายดวงไว้ในส่วนเดียวกันได้ ข้างช่อง คำค้นหา คือช่อง ชื่อส่วน ป้อนชื่อเฉพาะที่คุณต้องการให้ฟิลด์ถูกเรียกที่นี่

เพื่อให้ได้ Inbox Zero วิธีที่ดีที่สุดคือตั้งค่าบางส่วน:

• ต้องการการดำเนินการ/ตอบกลับ
• ต้องการคำตอบด่วน
• รอการตอบกลับ
• ได้รับมอบหมาย

คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าส่วนที่ห้าได้ตามความต้องการของคุณ แต่สี่ส่วนนี้จะจัดการงานพื้นฐานที่สุด

การเข้าถึงกล่องจดหมายเป็นศูนย์

เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่า Gmail แล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการทุกอย่าง ขั้นแรก ตั้งค่าตัวกรองของคุณ ป้อนต่อไปนี้:

เมื่อคุณได้รับอีเมล สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตัดสินใจว่าอีเมลนั้นต้องการการตอบกลับหรือว่าคุณควรลบทิ้ง หากอีเมลนั้นเป็นสแปมหรือไม่รับประกันคำตอบ ให้ลบทิ้งทันทีหรือเก็บถาวร

หากอีเมลต้องการการตอบกลับและจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ตอบอีเมลนั้น หากคุณต้องการเวลามากกว่าสองนาที ให้คลิกไอคอน ดาว หนึ่งครั้ง หากอีเมลเป็นเรื่องด่วนและควรเป็นสิ่งถัดไปที่คุณตอบกลับ ให้คลิกไอคอนสองครั้งเพื่อทำเครื่องหมายด้วยดาวแดง

เมื่อคุณตอบกลับอีเมลแล้ว หากคุณกำลังรอการตอบกลับ ให้คลิกไอคอน ดาว สามครั้งเพื่อกำหนดให้เป็น "กำลังรอการตอบกลับ" หากคุณได้รับอีเมลที่จัดการได้ดีกว่าโดยบุคคลอื่น ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องและคลิกไอคอนรูป ดาว สี่ครั้งเพื่อทำเครื่องหมายเป็น "มอบหมายแล้ว"

เลือกเวลาที่คุณต้องการตอบกลับอีเมลและมุ่งเน้นการทำงานเฉพาะในช่วงเวลาดังกล่าว การกำหนดเส้นตายและกำหนดระยะเวลาในการจัดการอีเมลทำให้คุณสามารถใช้เวลาในกล่องจดหมายได้น้อยลง คุณจึงสามารถจดจ่อกับงานที่สำคัญมากขึ้นได้ หากคุณเลือกที่จะจัดการกับมันตั้งแต่ต้นชั่วโมง ให้เน้นที่การตอบกลับอีเมลด่วนก่อน แล้วจึงจัดการที่เหลือจากที่นั่น

เมื่อนำวิธีการเหล่านี้ไปปฏิบัติจริง คุณจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายทั้งหมดได้ในไม่ช้า ถ้ามันรกอยู่แล้ว ให้เผื่อเวลาไว้ครึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อจัดเรียงอีเมลที่คุณมีและพิจารณาว่าอีเมลเหล่านั้นสำคัญหรือไม่ ตอบสนองต่อผู้ที่ต้องการลบผู้ที่ไม่ต้องการ

อาจใช้เวลาสักครู่ แต่ตัวกรอง กล่องจดหมายที่กำหนด และเครื่องมืออื่นๆ จะช่วยให้คุณเข้าถึง Inbox Zero และคุณจะพบว่าเทคนิคใดที่จะช่วยให้คุณอยู่ที่นั่นได้ดีที่สุด