Google Meet : planifiez et démarrez facilement une réunion vidéo Hangouts

• Vous pouvez utiliser Google Meet pour organiser des réunions en ligne avec jusqu'à 100 participants.
• Utilisez Google Agenda pour planifier des réunions et ajouter directement un lien Google Meet.
• Pendant la réunion, vous pouvez décider d'activer l'image de votre caméra et/ou votre microphone.
• Lorsque vous enregistrez votre réunion, vous pouvez ensuite la partager avec d'autres.

Avec Google Meet, vous pouvez rapidement planifier et démarrer des réunions vidéo Hangouts avec de nombreux participants. Voici comment procéder et comment vous pouvez même enregistrer des conférences.

Pratiquement rien ne fait gagner plus de temps (et donc d'argent) et est plus facile que de tenir une réunion en ligne. Les vidéoconférences et audioconférences sont particulièrement adaptées aux entreprises multi-sites ou aux discussions avec les clients. Avec Meet (anciennement Hangouts), Google propose sa solution, qui est entièrement basée sur le Web et comprend également le calendrier Google interne. Nous vous montrerons comment vous pouvez utiliser Google Meet pour organiser des conférences en ligne avec jusqu'à 100 participants et comment la solution se compare à Microsoft Teams.

Particulièrement intéressante : Google Meet Video Conferencing App Gratuite pour tous – y compris les particuliers. Auparavant, Google Meet était exclusivement réservé aux utilisateurs de G Suite, c'est-à-dire aux clients premium, ainsi qu'aux établissements d'enseignement et aux autorités.

Comment planifier ou démarrer une réunion vidéo Hangouts avec Google Meet

Si vous souhaitez organiser votre prochaine réunion avec Google Meet, vous pouvez simplement utiliser votre agenda Google pour planifier une réunion. Une condition préalable à cela, cependant, est une licence d'entreprise (un soi-disant "compte G-Suite" ). Si vous ne les avez pas, vous ne pouvez assister qu'aux réunions Google Meet, mais vous ne pouvez pas les organiser vous-même. Assurez-vous donc d'abord que vous êtes connecté au navigateur que vous utilisez actuellement avec votre compte Google compatible G-Suite.

Comment planifier votre conférence Google Meet à l'aide de Google Calendar

Vous pouvez utiliser votre agenda Google pour planifier une conférence Google Meet. Comment faire:

1. Accédez à votre agenda Google.
2. Cliquez sur une zone libre pour y créer un nouveau rendez-vous.
3. Cliquez sur "Plus d'options" .
4. Entrez un nom significatif pour votre réunion ci-dessus. Exemple : « Discussion des chiffres trimestriels » .
5. Entrez les détails habituels du rendez-vous, comme l'heure, la durée, etc., et ajoutez des invités à l'aide de leurs adresses e-mail.
6. Décidez maintenant sous "Ajouter une vidéoconférence" si vous souhaitez utiliser "Hangouts Meet" (Google Meet).
7. Si vous avez opté pour la conférence Hangouts Meet, vous recevrez votre code de conférence après une courte période d'attente. Ceci est affiché sous le menu déroulant correspondant.
8. Dès que vous enregistrez la date de la conférence, tous les participants ajoutés recevront une invitation et, avec celle-ci, le lien correspondant vers votre conférence.
9. À l'heure prévue, cliquez sur le lien de la conférence dans votre agenda pour démarrer la visioconférence Hangouts et saluer les participants.

Vous pouvez également organiser une réunion à la volée

Pour démarrer spontanément une réunion Google Meet, procédez comme suit :

1. Accédez à la page Google Meet à l'adresse https://meet.google.com.
2. Cliquez sur "Démarrer une nouvelle réunion" .
3. Votre conférence sera d'abord mise dans une sorte de mode veille.
4. Vous trouverez un lien de réunion sous la rubrique "Réunion prête" , que vous pouvez maintenant envoyer aux participants souhaités. Alternativement, ils peuvent également se connecter à la conférence via un numéro de téléphone en entrant d'abord le numéro, puis le code PIN affiché sur leur clavier téléphonique. Selon la variante G Suite réservée et selon que Google "connaît" votre position, un numéro de téléphone s'affiche ici.
5. Démarrez maintenant la réunion en cliquant sur "Démarrer la réunion" .
6. Vous serez progressivement averti lorsque d'autres participants se connecteront à la conférence.
7. Les informations d'identification pour la conférence peuvent être trouvées à tout moment dans le coin inférieur gauche de la fenêtre de la conférence sous « Détails de la réunion » .

Vous pouvez également saisir un code pour la conférence sous "Entrer le code de la réunion" sur la page d'accueil de Google Meet pour rejoindre une conférence existante organisée par un autre organisateur.

Comment utiliser Google Meet sur les smartphones et les tablettes

Vous pouvez également utiliser un smartphone ou une tablette Android ou iOS pour Google Meet. Téléchargez simplement l'application Hangouts Meet appropriée sur Google Play Store (pour Android) ou sur l'App Store (pour iOS). Il est également possible de créer une conférence dans l'application et d'envoyer le lien correspondant via "Partager les informations de participation" .

Vous pouvez également utiliser des messagers tels que WhatsApp ou Teamwire pour vos invitations. Les participants invités peuvent recevoir un lien pour installer l'application Google Hangouts Meet.

Ces options sont disponibles pendant la réunion

Selon la licence G Suite utilisée dans votre entreprise, vous avez la possibilité d'organiser ou de participer à des conférences avec jusqu'à 100 utilisateurs. Cependant, ces restrictions devraient être en grande partie levées prochainement. Plusieurs options s'offrent à vous lors de votre conférence Google Meet :

• À l'aide du symbole de l'appareil photo en bas de l'écran, vous pouvez déterminer si votre photo de profil Google ou la photo de votre appareil photo s'affiche.
• Cliquez sur le symbole du microphone pour l'allumer et parler aux participants, ou éteignez-le si, par exemple, vous souhaitez consulter brièvement ou si vous ne devez pas être entendu temporairement ou définitivement pour d'autres raisons.
• Cliquez sur "Partager l'écran" pour partager le contenu de votre écran avec le reste des participants. Accédez ensuite au contenu que vous souhaitez afficher. De cette façon, vous pouvez faire une présentation PowerPoint, par exemple.
• Utilisez l'icône à trois points en bas à droite pour appeler d'autres options. Cela inclut les sous-titres générés automatiquement, le mode plein écran ou les options de réglage du microphone et de la caméra.
• Cliquez sur le combiné téléphonique rouge en bas au centre pour quitter la conférence Google Meet. Dès que tous les participants ont quitté la conférence, celle-ci se termine.

Comment changer ou flouter l'arrière-plan de votre appareil photo ?

Vous pouvez définir un arrière-plan différent au lieu de l'arrière-plan existant (c'est-à-dire la vue de la pièce dans laquelle vous vous trouvez). Alternativement, vous pouvez vous assurer que votre arrière-plan est flou afin qu'aucun détail ne puisse être vu. Et voici comment procéder :

• Dans la zone d'attente virtuelle : Cliquez ou appuyez sur le symbole de la personne dans le coin inférieur droit de l'image d'aperçu de votre caméra.
• Pendant une conférence : Appelez l'option « Modifier l'arrière-plan » à l'aide du symbole à trois points en bas à droite.
• Choisissez maintenant l'une des options proposées : floutez votre arrière-plan en deux étapes, téléchargez votre image d'arrière-plan ou faites votre sélection parmi les images d'arrière-plan proposées.

Que faire si vous ne pouvez pas modifier l'arrière-plan de votre image dans Google Meet

Si vous n'avez pas la possibilité de changer l'arrière-plan, votre ordinateur peut être trop lent pour cette fonctionnalité plutôt gourmande en calculs. Mais d'abord, vérifiez que l'accélération matérielle est activée dans votre navigateur Chrome. Vous pouvez trouver ce paramètre sous "Menu à trois points (en haut à droite) | Paramètres | Étendu (développer) | Système | Utilisez l'accélération matérielle si disponible ». Après avoir activé ce paramètre, vous devrez redémarrer Chrome. Ensuite, l'option "Changer l'arrière-plan" devrait s'afficher.

Vous pouvez également enregistrer une conférence Google Meet

Une fonctionnalité particulièrement pratique consiste à enregistrer une conférence Google Meet. De cette façon, les participants qui ont manqué la conférence peuvent également la suivre par la suite avec du texte et des images.

Les enregistrements ne sont actuellement disponibles que pour les utilisateurs de G Suite Enterprise (également dans la version Enterprise Educational). Cependant, peu importe que vous soyez l'organisateur ou simplement un participant à une conférence, tant que les deux appartiennent à la même structure d'entreprise G-Suite. Et voici comment procéder :

1. En tant qu'organisateur, démarrez une conférence Google Meet comme décrit ci-dessus ou rejoignez-la au sein de la même organisation.
2. Si possible, demandez à tous les participants s'ils acceptent l'enregistrement de la conférence.
3. Cliquez sur l'icône à trois points et sélectionnez "Enregistrer la réunion" .
4. Les participants seront désormais informés du début et plus tard de la fin de l'enregistrement.
5. Vous pouvez également arrêter l'enregistrement ultérieurement dans le même menu ( « Arrêter l'enregistrement » ).
6. L'enregistrement est localisé quelques minutes après sa fin sous « Ma mémoire | Meet Recordings » dans le Google Drive de l'organisateur de la réunion.

Vous pouvez le faire si l'enregistrement ne fonctionne pas ou n'est pas proposé

1. Tout d'abord, assurez-vous que la solution de stockage cloud Google Drive est activée dans votre entreprise.
2. Assurez-vous que l'enregistrement des conférences Google Meet est autorisé dans votre entreprise et sur votre site.
3. Assurez-vous de disposer de l'une des versions de G Suite, Enterprise ou Enterprise for Education.
4. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur et accédez aux "Applications |" espace G Suite | Google Hangouts » .
5. Cliquez sur « Paramètres de Google Meet » et, si nécessaire, sélectionnez l'unité organisationnelle appropriée au sein de votre entreprise.
6. Cliquez sur "Autoriser l'enregistrement des réunions" pour activer la fonction.

C'est ainsi que Google Meet se compare à d'autres outils de conférence tels que Teams, WebEx et Co.

L'un des principaux concurrents de Google Meet aux côtés de WebEx et GoToMeeting est Microsoft Teams avec Skype for Business. Le formulaire de demande Microsoft, qui était auparavant proposé sous le nom de Lync, est une solution indépendante pour les conférences en ligne. Il a principalement le nom et une partie de l'apparence en commun avec le bien connu Skype pour les utilisateurs finaux, mais fonctionne autrement avec votre identifiant Teams et donc dans le cadre de Microsoft 365.

Alors que Google Meet se distingue principalement par une configuration en ligne simple, avec Skype Entreprise, vous pouvez organiser des conférences avec jusqu'à 250 au lieu de 100 participants (avec Google Meet) dans le cadre d'une solution de package Microsoft 365. Dans le cadre d'une conférence Skype en direct, vous pouvez même faire des présentations devant jusqu'à 10 000 participants.

Contrairement à Google Meet (à partir d'avril 2019), il existe également un client (facultatif) pour Mac et PC pour Skype Entreprise. De plus, vous pouvez utiliser Skype Entreprise de manière transparente avec Outlook, le logiciel de messagerie, de contacts et de calendrier.

Ainsi, si vous utilisez déjà Microsoft 365 dans votre entreprise ou envisagez de le mettre en place, avec Skype Entreprise vous bénéficiez d'une solution qui s'intègre (plus) facilement aux autres composants Office que Google Meet. Si, en revanche, vous comptez davantage sur une approche basée sur un navigateur pour les réunions en ligne sans support client pour Mac ou PC, Google Meet fera également un très bon travail.

Les choses les plus importantes sur Google Meet en un coup d'œil

• Vous pouvez planifier et tenir des réunions en ligne avec Google Meet.
• Démarrez une session Google Meet impromptue ou utilisez Google Agenda pour planifier une conférence.
• Allumez ou éteignez le microphone et la caméra comme vous le souhaitez pendant la session.
• Si la fonction est disponible dans votre organisation et que tous les participants sont d'accord, vous pouvez également enregistrer des conférences.
• Le nombre de participants possibles dépend de la licence G-Suite que vous utilisez et est actuellement de 100 au maximum.

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Que pensez-vous de la solution de réunion interne de Google ? Les utilisez-vous de manière intensive ou préférez-vous faire confiance à Microsoft Teams and Co. ?