Come ottenere un numero di telefono aziendale sul tuo cellulare

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Ottenere un numero di telefono aziendale è un risultato e un passo nella giusta direzione per qualsiasi piccolo imprenditore o imprenditore. Dimostra professionalità, crea una migliore consapevolezza del marchio e rafforza la fiducia nell'acquisto per i potenziali clienti.

Immagina di utilizzare un numero straordinario come 1-800-CUPCAKE per la tua attività di panetteria invece del tuo numero di cellulare personale. Sarebbe fantastico, vero?

E non sarebbe ancora più fantastico se potessi utilizzare quel numero Vanity sul tuo cellulare esistente senza la necessità di acquistare telefoni fissi, apparecchiature o cavi aggiuntivi? Sarebbe davvero fantastico!

Fortunatamente, puoi farlo facilmente con un sistema telefonico virtuale. Un sistema telefonico aziendale, come Grasshopper, ti consente di utilizzare il tuo cellulare esistente, scaricare un'app mobile e utilizzarla per inviare/ricevere telefonate tramite un numero di telefono aziendale di tua scelta. Puoi anche inviare messaggi di testo tramite quel numero e impostare estensioni (1 per le vendite; 2 per il supporto, ecc.). Inoltre, potrai continuare a utilizzare il tuo numero personale esistente sul tuo cellulare proprio come hai sempre usato. Esistono anche un paio di servizi che ti consentono di impostare un numero di telefono aziendale gratuito (ad esempio Google Voice).

Un sistema telefonico virtuale è un'ottima soluzione che ti consente di creare da solo una linea telefonica aziendale senza spendere centinaia di dollari per servizi di installazione professionale o acquistare un secondo telefono.

Iniziare

Configurare il numero di telefono aziendale è molto semplice e richiede pochissime conoscenze tecniche. In genere sono necessari circa 30 minuti per configurare tutto. Tutto ciò di cui hai bisogno è il tuo cellulare! Ecco cosa fare:

Passaggio 1: scelta del numero di telefono aziendale

Il primo passo è scegliere il numero di telefono della tua azienda. Ciò richiederà qualche riflessione poiché vorrai sceglierne uno buono. Dovrai decidere tra un numero verde Vanity o uno locale.

L'opzione numero verde è ottima per il branding e facilita la memorizzazione dei clienti. Ancora una volta, pensa al mio esempio precedente con 1-800-CUPCAKE. Questo sarebbe un numero molto divertente e impressionante per un'attività di panetteria!

Un numero di telefono locale non lo avrà, ma utilizzerà il prefisso locale e molti clienti in una piccola città potrebbero preferire acquistare da un numero di azienda locale. Dovrai determinare quale è il migliore per te.

Controlla la disponibilità del numero desiderato!

Dovrai vedere quali numeri di vanità sono disponibili, poiché purtroppo molti sono già occupati. Puoi cercare qui i numeri vanity disponibili.

Una volta trovato il numero giusto, dovrai registrarti per un account e seguire i passaggi sullo schermo per prenotarlo.

Quanto costa un numero di telefono aziendale?

Grasshopper offre tre livelli di prezzo:

Solo ($28/mese): 1 numero, 3 interni
Partner ($46/mese): 3 numeri, 6 interni
Small Business ($80/mese): 5 numeri, interni illimitati

Questi prezzi vengono fatturati annualmente. Sono disponibili anche piani mensili che costano ca. 10% più caro.

Tutti i piani includono:

• Saluti personalizzati
• Inoltro chiamata
• Minuti illimitati
• Segreteria telefonica
• Fax in entrata
• Prova gratuita di 7 giorni

Nota : Grasshopper funziona solo negli Stati Uniti e in Canada. Se risiedi altrove, dovresti prendere in considerazione il servizio telefonico CallHippo, disponibile nella maggior parte dei paesi del mondo. Offre anche la registrazione delle chiamate, cosa che Grasshopper non fa.

Passaggio 2: crea un messaggio di auguri personalizzato per il tuo nuovo numero

Dopo aver prenotato il tuo numero e creato un account con Grasshopper, il passaggio successivo è registrare un saluto personalizzato. Questo è il messaggio principale che i tuoi chiamanti sentiranno quando comporranno il tuo nuovo numero.

Il messaggio predefinito utilizzato da Grasshopper è:

" Grazie per aver chiamato. Per parlare con il rappresentante, premere 0. "

Molto probabilmente, vorrai cambiarlo e personalizzare il saluto per la tua attività specifica. Ci sono alcune opzioni per farlo:

Ti consiglio di registrare il tuo messaggio come file audio .mp3 sul tuo computer e poi caricarlo su Grasshopper. È gratuito e puoi modificarne/crearne uno esattamente come vuoi che suoni. Basta non lasciare che sembri “falso”!

Se non desideri registrare la tua voce, puoi utilizzare la funzione di studio vocale professionale (che potrebbe costare di più a seconda del piano scelto) per far narrare il tuo saluto in modo professionale. Potresti anche prendere in considerazione un software di sintesi vocale, sebbene i messaggi vocali artificiali potrebbero non corrispondere allo stile della tua attività particolare.

Passaggio 3: aggiungi estensioni per i tuoi dipendenti

Questa è una funzionalità davvero utile e Grasshopper ti offre un numero illimitato di estensioni. Puoi utilizzare queste estensioni per inoltrare il chiamante alla persona o al reparto giusto nella tua azienda. Ad esempio, puoi dire al chiamante " Per le vendite, premi 1. Per il supporto, premi 2 ". Inoltre, puoi reindirizzare entrambi questi dipartimenti a te stesso se sei l'unico responsabile della tua attività. Puoi anche utilizzare le estensioni per reindirizzare i chiamanti ad altre persone specifiche all'interno della tua azienda.

Passaggio 4: modifica il messaggio di posta vocale predefinito

Analogamente alla modifica del messaggio di saluto principale, ti consigliamo di personalizzare anche il messaggio di saluto di assenza (essenzialmente il messaggio di posta vocale), che può essere trovato sotto ciascun interno. Questo è il messaggio che i tuoi chiamanti sentiranno nel caso in cui perdi la loro chiamata e gli viene chiesto di lasciare un messaggio vocale.

Per impostazione predefinita, Grasshopper utilizza:

" Grazie per aver chiamato. Si prega di lasciare un messaggio e la vostra chiamata verrà richiamata il prima possibile. "

Penso che questo sia un messaggio accettabile, ma probabilmente vorresti personalizzarlo ulteriormente per adattarlo allo stile della tua attività. Se disponi di numerosi interni, ricordati di modificare il messaggio di saluto della segreteria di ciascuno. Inoltre, potresti anche voler modificare il messaggio di saluto dell'inoltro di chiamata e il nome dell'interno registrato .

Passaggio 5: modifica la musica "in attesa".

Puoi anche modificare la musica "In attesa" predefinita. Questo è ciò che sentiranno i chiamanti quando verranno messi in attesa.

Come per gli altri saluti, ti consiglio di registrare la tua musica “In attesa”. Anche questa non deve necessariamente essere musica. Puoi informare i tuoi chiamanti delle promozioni attuali o delle nuove funzionalità/servizi offerti dalla tua azienda. La tua musica "In attesa" può essere un'ottima occasione per pubblicizzare ai chiamanti cose che potrebbero non sapere.

Un recente studio di AT&T riporta che oltre il 70% delle chiamate di lavoro vengono messe in attesa per una media di 45 secondi ciascuna.

Ricorda che la musica "In attesa" dovrebbe aiutare a distorcere la percezione del tempo e a gestire qualsiasi frustrazione o ansia per il chiamante, costruendo allo stesso tempo un'identità di marchio ed eventualmente pubblicizzando nuovi prodotti o funzionalità della tua attività.

Metti alla prova il tuo nuovo numero!

Congratulazioni! Ora hai configurato il tuo nuovo numero aziendale e sei pronto per iniziare a inviare/ricevere chiamate. Te l'avevo detto che era facile! Tuttavia, prima di iniziare a distribuire in modo entusiasmante il tuo nuovo numero di telefono aziendale ai clienti, è una buona idea testarlo prima.

Ti consigliamo di prestare molta attenzione all'esperienza utente del chiamante. Sebbene tu possa utilizzare il tuo cellulare per chiamare il tuo nuovo numero e testarlo tu stesso (sì, puoi chiamare te stesso), ti consiglio di chiedere a un amico di aiutarti in questo. Chiedi al tuo amico di fingere di essere un cliente che chiama la tua azienda e chiedigli di ascoltare il tuo saluto personalizzato e le tue estensioni. Chiedi un contributo al tuo amico. Il saluto del menu principale sembrava professionale? Le estensioni erano dirette e facili da capire?

Dovrai anche sapere con sicurezza come rispondere alle chiamate in arrivo e utilizzare l'app Grasshopper sul tuo telefono. Anche se è davvero semplice, è comunque una buona idea provarlo più volte e testarlo in modo da sapere esattamente come funziona.

Conclusione

Ora sai come ottenere un numero di telefono aziendale che funzioni sul tuo cellulare esistente! L'uso di un sistema telefonico virtuale, come Grasshopper, rende tutto più veloce, facile e conveniente. Dedica del tempo a determinare se hai bisogno di un numero verde vanity o di un numero locale e personalizza il tuo account in modo che corrisponda al tuo stile aziendale e al tuo marchio. Dopo aver testato a fondo il tuo nuovo numero, sei pronto per iniziare a parlare!