Come inviare fax da gmail, pc e cellulare

Il fax rimane un modo popolare per inviare documenti nel 2020 ed è un pilastro in molte organizzazioni sanitarie a livello globale. L'invio di fax è più sicuro dell'e-mail, per non parlare del fatto che il fax crittografato è conforme agli standard HIPAA.

HIPAA, se non sei a conoscenza, sta per Health Insurance Portability and Accountability Act. L'HIPAA fa in modo che medici e ospedali non possano condividere le informazioni mediche di un paziente attraverso vie non approvate e non protette. L'invio di fax, tuttavia, è conforme e approvato HIPAA.

Con il giusto servizio fax puoi inviare in tutta sicurezza qualsiasi documento dal punto A al punto B mantenendo la massima riservatezza. Inoltre, alcuni moderni servizi di fax funzionano completamente online e sono estremamente comodi da usare.

In questo articolo, ti offriamo una panoramica di come inviare un fax da Gmail, PC o cellulare. Il processo è fulmineo e non richiede alcuna competenza tecnica speciale da parte tua. Inoltre, puoi risparmiare denaro evitando il tuo tradizionale fax.

Parte 1: Come inviare un fax dal computer

È possibile inviare fax dal computer con l'aiuto di un servizio fax in linea, Windows Fax and Scan, o tramite un apparecchio fax collegato al PC. Non consigliamo le ultime due opzioni: richiedono una grande quantità di configurazione e sono scomode.

Un servizio Internet fax, invece, è comodo da usare e non richiede alcuna configurazione. Puoi iniziare a inviare fax in pochi minuti e risparmiare denaro mentre ci sei. Tuttavia, devi scegliere il servizio giusto, poiché non tutti sono affidabili o affidabili.

1.1 CocoFax – Il servizio fax affidabile e professionale

CocoFax è un servizio fax Internet popolare e affidabile con conformità HIPAA. Cocofax ha una buona eredità ed è il servizio preferito da molte organizzazioni, inclusi gli ospedali, in tutto il mondo. Il servizio è stato menzionato online da noti canali mediatici come Mashable, Forbes e LifeWire.

L'utilizzo di CocoFax è gratuito per 30 giorni, dopodiché si paga una tariffa mensile ragionevole, a seconda delle esigenze di fax. Ci sono 3 motivi per cui consigliamo di utilizzare CocoFax per le tue esigenze di fax:

• CocoFax offre funzionalità avanzate

CocoFax offre molto di più della semplice comodità di inviare fax dal tuo computer. Il servizio prevede anche molte funzionalità che il tradizionale fax non può offrire. Alcuni di questi sono fax 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fax internazionali, archiviazione permanente, supporto multiformato, compatibilità con Office 365 e portabilità dei numeri.

• Il servizio è incredibilmente sicuro e privato

Non tutti i servizi di fax Internet offrono la conformità HIPAA, ma CocoFax lo fa. Utilizza la più recente tecnologia di crittografia per proteggere i tuoi fax durante la trasmissione. Solo il mittente e il destinatario hanno le chiavi necessarie per decifrare il messaggio. CocoFax è adatto per comunicazioni commerciali riservate.

• Ti fa risparmiare tempo e denaro

I servizi Internet fax non richiedono il possesso di un apparecchio fax o l'affitto di una linea telefonica. Invece, invii via fax i documenti direttamente dai loro server, proprio come invii un'e-mail. Non devi pagare tasse stravaganti per possedere e gestire un fax o una linea telefonica.

1.2 Come utilizzare CocoFax per inviare un fax dal computer

Hai bisogno di un abbonamento CocoFax per poter inviare fax dal tuo computer. Come accennato in precedenza, è gratuito per 30 giorni. Di seguito sono riportate istruzioni dettagliate su come inviare un fax con CocoFax utilizzando il browser Web:

Passaggio 1: iscriviti a un piano CocoFax sul sito Web ufficiale. Non devi impegnarti in un acquisto subito.

Ti verrà chiesto di scegliere un numero di fax gratuito come prima parte del processo di registrazione.

Dovrai fornire alcuni dettagli per il modulo successivo ai fini dell'identificazione. L'indirizzo e-mail registrato durante questo passaggio è il luogo in cui riceverai le notifiche relative ai fax.

Il tuo browser reindirizzerà automaticamente alla dashboard di CocoFax non appena avrai terminato la registrazione.

Passaggio 2: il dashboard di CocoFax è essenzialmente il tuo fax virtuale. Ti permette di inviare nuovi fax e leggere quelli in arrivo. Tiene inoltre traccia della tua attività di fax e archivia i tuoi fax in arrivo.

Pronto per inviare il tuo primo fax tramite CocoFax? Fare clic sul pulsante "Nuovo fax" nell'angolo della dashboard. Ciò farà apparire la finestra di creazione del fax.

Passaggio 3: la finestra "Invia fax" è esattamente come la finestra in cui si compongono le e-mail. E comporre un fax è proprio come scrivere un'e-mail.

Di seguito sono riportati i dettagli che puoi compilare quando invii un fax:

• Campo "A": il numero di fax del destinatario va nel campo "a". È possibile fornire numeri locali o internazionali.
• “Oggetto” (facoltativo): il soggetto è facoltativo. Se lo fornisci, viene stampato nella parte superiore del documento che stai inviando.
• Copertina (opzionale): la copertina è la prima pagina del fax che stai per inviare. È facoltativo, anche se puoi scegliere di includerlo per il contesto.
• Allegati: gli allegati sono la parte importante: sono essenzialmente i documenti che vuoi inviare via fax. Puoi scansionare e caricare qualsiasi tipo di documento. I formati supportati includono Doc, Xls, Png e Pdf.

Passaggio 4: fare clic sul pulsante "Invia" dopo che il fax è stato composto e tutti i documenti sono stati allegati. È possibile inviare via fax più documenti contemporaneamente.

Dopo la consegna del fax, riceverai un messaggio di conferma sulla dashboard. Riceverai anche una notifica all'indirizzo email che hai fornito.

Occasionalmente, il fax potrebbe non funzionare. Ciò è dovuto a numeri inseriti in modo errato o problemi con la macchina del destinatario, il più delle volte. Puoi riprovare se questo è il caso.

CocoFax ti consente anche di inviare fax dal tuo computer con altri mezzi:

• Puoi inviare fax da un'app di Office 365 come MS Word con il componente aggiuntivo CocoFax.
• Puoi inviare fax da Google Drive con il componente aggiuntivo CocoFax.

1.3 Come ricevere un fax senza un apparecchio fax

È possibile ricevere un fax senza un apparecchio fax, proprio come è possibile inviare un fax senza uno. Devi solo essere abbonato a un servizio di fax Internet come CocoFax.

Se hai un numero di fax e sei abbonato a CocoFax, riceverai tutti i fax in arrivo nella tua dashboard. CocoFax traduce automaticamente i fax in arrivo in formato elettronico e li inoltra alla dashboard. Non hai bisogno di un fax o di una stampante.

Ci sono documenti allegati al fax? Verranno tradotti in formato PDF. È possibile archiviare questi documenti sul PC o farli stampare.

Tieni presente che è necessario un numero di fax per poter ricevere i fax in arrivo, anche se va bene non avere un apparecchio fax.

Parte 2: Come inviare e ricevere un fax tramite Gmail

Tradizionalmente, inviare un'e-mail è sempre stato più conveniente che inviare un fax. Grazie alla moderna tecnologia, puoi unire la comodità della posta elettronica con il fax. È possibile inviare e ricevere fax tramite un servizio popolare come Gmail.

CocoFax è una soluzione fax multipiattaforma. Offre funzionalità di posta elettronica a fax. Ci sono diversi vantaggi nell'usare un client di posta elettronica per le tue esigenze di fax:

• Inviare un fax da Gmail è semplicissimo. Tutto quello che devi fare è comporre un'e-mail, allegare alcuni file e inviarla al numero del destinatario, seguito da “@cocofax.com”.
• Ricevi le notifiche relative ai fax comodamente nella tua casella di posta elettronica.
• È possibile controllare la presenza di nuovi fax con la stessa facilità con cui controllare le nuove e-mail.
• Non è necessario accedere continuamente al tuo account CocoFax per inviare fax.

2.1 Come inviare un fax da Gmail

Se ti chiedi come inviare un fax da Gmail, ecco i passaggi da seguire:

Passaggio 1: dovrai registrarti per un account e un abbonamento CocoFax. È gratis per un mese.

Durante la registrazione, ti verrà chiesto di compilare un modulo come parte del processo. Registra l'ID Gmail da cui desideri inviare il fax in questo passaggio. CocoFax ti consentirà di inviare e ricevere fax da questo indirizzo.

Passaggio 2: accedi all'account Gmail per iniziare a inviare fax. Puoi utilizzare il tuo browser web o l'app Gmail, qualunque cosa funzioni meglio per te.

Passaggio 3: inviare un fax da Gmail è come scrivere un'e-mail. Invii un'e-mail ai server di CocoFax, che la traducono in formato fax e la inoltrano al destinatario per tuo conto.

Scegli l'opzione "Componi nuova email" e procedi con la compilazione dei dettagli necessari:

• "A": Il campo "A" è il punto in cui di solito digiti l'indirizzo e-mail del destinatario. Per i nostri scopi, digiterai il numero di fax del destinatario seguito da “@cocofax.net”. Ad esempio, se il numero di fax è 98765, immettere "[email protected]".
• “Oggetto” (facoltativo): l'oggetto viene visualizzato come una nota nella parte superiore della pagina del fax.
• Corpo dell'e-mail (facoltativo): la prima pagina del fax, chiamata anche copertina, è il corpo dell'e-mail. È facoltativo.
• File fax: puoi allegare qualsiasi file all'e-mail. Questo è il documento fax principale che stai inviando. Puoi allegare più file contemporaneamente in qualsiasi formato supportato.

Passaggio 4: fai clic sul pulsante "Invia" quando sei pronto. Congratulazioni, hai inviato correttamente un fax da Gmail!

Come per l'invio di fax dalla dashboard, riceverai una conferma se il fax viene inviato. Se c'è un problema, verrai informato anche tu.

2.2 Come ricevere un fax su Gmail

Come si fa a ricevere un fax da Gmail? Avrai bisogno di un servizio fax Internet che supporti il ​​fax per e-mail, come CocoFax. Con CocoFax, tutti i fax in arrivo vengono tradotti in formato e-mail e inoltrati alla tua casella di posta elettronica.

Se i documenti vengono inviati via fax, verranno convertiti in formato PDF e allegati anche all'e-mail. Tieni presente che hai bisogno di un numero di fax per poter ricevere i fax, anche se non hai bisogno di un apparecchio fax o di una linea telefonica.

Parte 3: Come inviare un fax dal cellulare

Infine, puoi anche inviare un fax dal tuo cellulare. È forse l'opzione più conveniente, visto che puoi usare il cellulare da qualsiasi luogo. Sarà necessario abbonarsi a un servizio fax Internet come CocoFax per poter inviare fax dal proprio dispositivo mobile.

Se si dispone di un abbonamento a un servizio di fax Internet, ci sono tre modi per inviare o ricevere un fax:

1. Invia un fax dal browser del tuo cellulare

Proprio come il browser web di un computer, puoi utilizzare il browser web del tuo cellulare per inviare fax. Accedi alla dashboard di CocoFax per comporre un fax e inviarlo in un batter d'occhio. I passaggi menzionati nella Parte 1 sono applicabili anche ai browser dei telefoni cellulari.

2. Utilizza un client di posta elettronica come Gmail per inviare fax dal tuo telefono

Puoi utilizzare un client di posta elettronica come Gmail per inviare fax dal tuo telefono, dal tuo browser web o tramite l'app Gmail. Fare riferimento ai passaggi menzionati nella Parte 2 per istruzioni su come.  

3. Scarica un'app fax dedicata per telefono cellulare

Alcuni provider di fax Internet come CocoFax sono dotati anche di un'app dedicata per telefoni cellulari. Puoi scaricare questa app fax su iOS o Android per inviare comodamente i fax dal tuo telefono.

Parte 4: Domande frequenti

1. Posso inviare un fax da Gmail gratuitamente?

Sì, puoi utilizzare CocoFax per inviare un fax da Gmail gratuitamente. Il servizio viene fornito con una prova gratuita di 30 giorni. Dovrai pagare una tariffa mensile ragionevole al termine della prova.

2. Posso inviare un fax direttamente a un account Gmail?

Non puoi inviare un fax direttamente a un account Gmail. Questo perché i fax utilizzano la tecnologia telefonica mentre i client di posta elettronica come Gmail funzionano con la tecnologia digitale. Le due tecnologie non sono compatibili tra loro. I fax in arrivo vengono inviati a numeri di telefono, non a indirizzi e-mail.

3. Esiste un'alternativa all'utilizzo di un servizio fax online per inviare fax da Gmail?

Alcuni server fax di livello aziendale possono inviare e-mail direttamente a un apparecchio fax, ma sono difficili da configurare, per non dire costosi da mantenere. Probabilmente dovrai assumere un'intera squadra per questo. È invece più conveniente utilizzare un servizio di fax Internet.

Conclusione

Per riassumere, puoi ricevere e inviare un fax tramite il tuo account Gmail, computer o telefono cellulare. Tutto ciò che serve è un abbonamento a un servizio fax Internet come CocoFax e una connessione Internet. È veloce, sicuro e facile. Ci sono metodi alternativi, ma non funzionano altrettanto bene.

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