Как отправить факс с gmail, компьютера и мобильного телефона

Опубликовано: 2020-07-20

Отправка факсов остается популярным способом отправки документов в 2020 году и является основой многих организаций здравоохранения по всему миру. Отправка факсов более безопасна, чем электронная почта, не говоря уже о том, что зашифрованные факсы соответствуют стандартам HIPAA.

HIPAA, если вы не знаете, расшифровывается как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования. HIPAA делает так, что врачи и больницы не могут обмениваться медицинской информацией о пациентах через неутвержденные и незащищенные каналы. Однако факсимильная связь соответствует требованиям HIPAA и одобрена.

С помощью правильной службы факсимильной связи вы можете безопасно отправить любой документ из пункта А в пункт Б, сохраняя при этом полную конфиденциальность. Кроме того, некоторые современные службы факсимильной связи работают полностью в режиме онлайн и чрезвычайно удобны в использовании.

В этой статье мы даем вам обзор того, как отправить факс с Gmail, ПК или мобильного телефона. Процесс молниеносный и не требует от вас особых технических ноу-хау. Кроме того, вы можете сэкономить деньги, отказавшись от традиционного факсимильного аппарата.

Часть 1: Как отправить факс с компьютера

Вы можете отправлять факсы со своего компьютера с помощью онлайн-службы факсов, Windows Fax and Scan или через факсимильный аппарат, подключенный к вашему ПК. Последние два варианта мы не рекомендуем — они требуют большой настройки и неудобны.

Однако служба интернет-факса удобна в использовании и не требует настройки. Вы можете начать отправлять факсы за считанные минуты и при этом сэкономить деньги. Однако вы должны выбрать правильный сервис, так как не все из них надежны или заслуживают доверия.

1.1 CocoFax — надежная профессиональная факсимильная служба

CocoFax — это популярная и надежная служба интернет-факсов, соответствующая требованиям HIPAA. Cocofax имеет хорошее наследие и является предпочтительным сервисом для многих организаций, включая больницы, по всему миру. Сервис был упомянут в Интернете такими известными медиа-каналами, как Mashable, Forbes и LifeWire.

Использование CocoFax бесплатно в течение 30 дней, после чего вы платите разумную ежемесячную плату, в зависимости от ваших потребностей в отправке факсов. Есть 3 причины, по которым мы рекомендуем использовать CocoFax для отправки факсов:

CocoFax предлагает расширенные функции

CocoFax предлагает больше, чем простое удобство отправки факсов с вашего компьютера. Эта услуга также предоставляет множество функций, недоступных для традиционных факсимильных аппаратов. Некоторые из них включают круглосуточную отправку факсов, международную отправку факсов, постоянное хранилище, поддержку нескольких форматов, совместимость с Office 365 и перенос номеров.

Услуга невероятно безопасна и приватна

Не все службы интернет-факса соответствуют требованиям HIPAA, но CocoFax это делает. Он использует новейшую технологию шифрования для защиты ваших факсов во время передачи. Только отправитель и получатель имеют ключи, необходимые для расшифровки сообщения. CocoFax подходит для конфиденциального делового общения.

Это экономит ваше время и деньги

Услуги интернет-факса не требуют наличия факсимильного аппарата или аренды телефонной линии. Вместо этого вы просто отправляете документы по факсу напрямую с их серверов, точно так же, как вы отправляете электронное письмо. Вам не нужно платить непомерные суммы за владение и эксплуатацию факсимильного аппарата или телефонной линии.

1.2 Как использовать CocoFax для отправки факсов с вашего компьютера

Вам нужна подписка CocoFax, чтобы иметь возможность отправлять факсы с вашего компьютера. Как мы упоминали ранее, это бесплатно в течение 30 дней. Вот пошаговые инструкции о том, как отправлять факсы с помощью CocoFax с помощью веб-браузера:

Шаг 1: Подпишитесь на план CocoFax на официальном сайте. Вам не обязательно сразу же совершать покупку.

Вам будет предложено выбрать бесплатный номер факса в качестве первой части процесса регистрации.

Вам нужно будет предоставить некоторые данные для следующей формы для целей идентификации. На адрес электронной почты, который вы зарегистрируете на этом шаге, вы будете получать уведомления, связанные с отправкой факсов.

Ваш браузер автоматически перенаправит вас на панель инструментов CocoFax, как только вы закончите регистрацию.

Шаг 2: Панель инструментов CocoFax — это, по сути, ваш виртуальный факсимильный аппарат. Это позволяет отправлять новые факсы и читать входящие. Он также отслеживает ваши действия по отправке факсов и архивирует входящие факсы.

Готовы отправить свой первый факс через CocoFax? Нажмите кнопку «Новый факс» в углу панели управления. Это вызовет всплывающее окно создания факса.

Шаг 3: Окно «Отправить факс» точно такое же, как окно, в котором вы составляете электронные письма. И составление факса так же, как написать электронное письмо.

Ниже приведены данные, которые вы можете заполнить при отправке факса:

Поле «Кому»: Номер факса получателя указывается в поле «Кому». Вы можете указать местные или международные номера.
«Тема» (необязательно): тема не является обязательной. Если вы предоставите его, он будет распечатан в верхней части документа, который вы отправляете.
Титульная страница (необязательно): титульная страница — это первая страница факса, который вы собираетесь отправить. Это необязательно, хотя вы можете включить его для контекста.
Вложения: вложения являются важным моментом — это, по сути, документы, которые вы хотите отправить по факсу. Вы можете отсканировать и загрузить любой документ. Поддерживаемые форматы включают Doc, Xls, Png и Pdf.

Шаг 4: Нажмите кнопку «Отправить» после составления факса и прикрепления всех документов. Вы можете отправлять по факсу несколько документов одновременно.

После того, как факс будет доставлен, вы получите подтверждающее сообщение на панели управления. Вы также получите уведомление на адрес электронной почты, который вы указали.

Иногда факс может не работать. Чаще всего это происходит из-за неверно введенных номеров или проблем с машиной получателя. Вы можете попробовать еще раз, если это так.

CocoFax также позволяет отправлять факсы с компьютера другими способами:

Вы можете отправлять факсы из приложения Office 365, такого как MS Word, с надстройкой CocoFax.
Вы можете отправлять факсы с Google Диска с помощью надстройки CocoFax.

1.3 Как получить факс без факсимильного аппарата

Можно получить факс без факсимильного аппарата, так же как и отправить факс без него. Вам просто нужно подписаться на услугу интернет-факса, такую как CocoFax.

Если у вас есть номер факса и вы подписаны на CocoFax, вы будете получать все входящие факсы на своей панели. CocoFax автоматически переводит входящие факсы в электронный формат и перенаправляет их на панель управления. Вам не нужен факс или принтер.

Приложены ли документы к факсу? Они будут переведены в формат PDF. Вы можете сохранить эти документы на своем ПК или распечатать их.

Имейте в виду, что вам нужен номер факса, чтобы иметь возможность получать входящие факсы, даже если нет факсимильного аппарата.

Часть 2. Как отправить и получить факс через Gmail

Традиционно отправка электронной почты всегда была более удобной, чем отправка факса. Благодаря современным технологиям вы можете сочетать удобство электронной почты с факсимильной связью. Можно отправлять и получать факсы через популярный сервис, такой как Gmail.

CocoFax — это многоплатформенное решение для отправки факсов. Он предлагает функции электронной почты для факса. Использование почтового клиента для отправки факсов имеет несколько преимуществ:

Отправить факс из Gmail очень просто. Все, что вам нужно сделать, это составить электронное письмо, прикрепить несколько файлов и отправить его по электронной почте на номер получателя, а затем «@cocofax.com».
Вы удобно получаете уведомления, связанные с факсом, в свой почтовый ящик.
Проверить наличие новых факсов можно так же просто, как проверить новые сообщения электронной почты.
Вам не нужно постоянно входить в свою учетную запись CocoFax для отправки факсов.

2.1 Как отправить факс из Gmail

Если вам интересно, как отправить факс из Gmail, выполните следующие действия:

Шаг 1: Вам необходимо зарегистрировать учетную запись CocoFax и подписку. Это бесплатно на месяц.

Во время регистрации вам будет предложено заполнить форму как часть процесса. На этом шаге зарегистрируйте идентификатор Gmail, с которого вы хотите отправлять факсы. CocoFax позволит вам отправлять и получать факсы с этого адреса.

Шаг 2. Войдите в учетную запись Gmail, чтобы начать отправку факсов. Вы можете использовать свой веб-браузер или приложение Gmail, как вам удобнее.

Шаг 3. Отправка факса из Gmail аналогична написанию электронного письма. Вы отправляете электронное письмо на серверы CocoFax, которые переводят его в формат факса и пересылают получателю от вашего имени.

Выберите опцию «Создать новое электронное письмо» и перейдите к заполнению необходимых данных:

«Кому»: в поле «Кому» вы обычно вводите адрес электронной почты получателя. Для наших целей вы собираетесь ввести номер факса получателя, а затем «@cocofax.net». Например, если их номер факса 98765, введите «[email protected]».
«Тема» (необязательно): тема отображается в виде примечания вверху страницы факса.
Тело сообщения электронной почты (необязательно): первая страница факса, также называемая титульной страницей, является телом сообщения электронной почты. Это необязательно.
Файлы факса: Вы можете прикрепить любой файл к электронному письму. Это основной факсимильный документ, который вы отправляете. Вы можете прикрепить несколько файлов одновременно в любом поддерживаемом формате.

Шаг 4: Когда будете готовы, нажмите кнопку «Отправить». Поздравляем, вы успешно отправили факс из Gmail!

Как и при отправке факса с панели управления, вы получите подтверждение, если факс будет отправлен. Если есть проблема, вы также будете уведомлены об этом.

2.2 Как получить факс на Gmail

Как вы получаете факс от Gmail? Вам понадобится служба интернет-факса, поддерживающая отправку факса по электронной почте, например CocoFax. С CocoFax все входящие факсы переводятся в формат электронной почты и пересылаются в ваш почтовый ящик.

Если документы отправляются по факсу, они будут преобразованы в формат PDF и также прикреплены к электронному письму. Пожалуйста, имейте в виду, что вам нужен номер факса, чтобы иметь возможность получать факсы, хотя вам не нужен факсимильный аппарат или телефонная линия.

Часть 3: Как отправить факс с мобильного телефона

Наконец, вы также можете отправлять факсы со своего мобильного телефона. Это, пожалуй, самый удобный вариант, поскольку пользоваться мобильным телефоном можно откуда угодно. Вам нужно будет подписаться на услугу интернет-факса, такую как CocoFax, чтобы иметь возможность отправлять факсы с вашего мобильного устройства.

Если у вас есть подписка на услугу интернет-факса, вы можете отправить или получить факс тремя способами:

Отправка факса из браузера мобильного телефона

Точно так же, как с помощью веб-браузера компьютера, вы можете использовать веб-браузер вашего мобильного телефона для отправки факсов. Войдите в панель инструментов CocoFax, чтобы составить факс и отправить его в один миг. Шаги, упомянутые в части 1, также применимы для браузеров мобильных телефонов.

Используйте почтовый клиент, например Gmail, для отправки факса с телефона.

Вы можете использовать почтовый клиент, такой как Gmail, для отправки факсов с телефона, из веб-браузера или через приложение Gmail. Обратитесь к шагам, упомянутым в Части 2, для получения инструкций о том, как это сделать.

Загрузите специальное приложение факса для мобильного телефона

Некоторые провайдеры интернет-факсов, такие как CocoFax, также поставляются со специальным приложением для мобильных телефонов. Вы можете загрузить это факсимильное приложение на iOS или Android, чтобы удобно отправлять факсы со своего телефона.

Часть 4: Часто задаваемые вопросы

Могу ли я отправить факс из Gmail бесплатно?

Да, вы можете использовать CocoFax для бесплатной отправки факса из Gmail. Сервис поставляется с 30-дневной бесплатной пробной версией. Вам придется платить разумную ежемесячную плату после завершения пробного периода.

Могу ли я отправить факс напрямую на учетную запись Gmail?

Вы не можете отправить факс напрямую на учетную запись Gmail. Это связано с тем, что факсимильная связь использует телефонную технологию, а почтовые клиенты, такие как Gmail, работают на цифровой технологии. Эти две технологии несовместимы друг с другом. Входящие факсы отправляются на номера телефонов, а не на адреса электронной почты.

Есть ли альтернатива использованию онлайн-службы факсов для отправки факсов из Gmail?

Некоторые факс-серверы корпоративного уровня могут отправлять электронные письма на факсимильный аппарат напрямую, но их сложно настроить, не говоря уже о дороговизне обслуживания. Вероятно, вам потребуется нанять для этого целую команду. Вместо этого удобнее использовать службу интернет-факса.

Заключение

Подводя итог, вы можете получать и отправлять факсы через свою учетную запись Gmail, компьютер или мобильный телефон. Все, что вам нужно, это подписка на службу интернет-факса, такую как CocoFax, и подключение к Интернету. Это быстро, безопасно и просто. Есть альтернативные методы, но они не работают.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.

Как отправить факс с gmail, компьютера и мобильного телефона

Рекомендации редакции: