8 kroków w zakresie zarządzania danymi, które należy wykonać w 2023 r

Zarządzanie danymi ewoluuje. Badania firmy Gartner pokazują, że 61% organizacji traktuje priorytetowo optymalizację danych pod kątem procesów biznesowych i produktywności, a nie tylko pod kątem zgodności. Aby odnieść sukces w realizacji tych celów, należy zrozumieć znaczenie zarządzania danymi i kluczowe kroki, które należy wykonać.

Zrozumienie znaczenia zarządzania danymi w 2023 r

Organizacje wykorzystują zarządzanie danymi, aby zmaksymalizować dane klientów i firmy. Pozyskując dane o klientach, pracownikach, zasobach i nie tylko oraz upewniając się, że są one właściwie i wydajnie wykorzystywane, możesz mieć łatwy i niezawodny dostęp do danych, które pomagają w podejmowaniu krytycznych decyzji biznesowych.

Bezpieczeństwo to kolejna ważna zaleta zarządzania danymi. Tworząc strukturę zarządzania danymi, można zagwarantować bezpieczeństwo repozytoriów wiedzy Twojej organizacji. Biorąc pod uwagę wszystkie te korzyści, sensowne jest zrozumienie znaczenia zarządzania danymi i wdrożenie odpowiednich kroków zarządzania danymi w 2023 roku.

Zarządzanie danymi i zarządzanie danymi są powszechnie używane zamiennie, jednak są to odrębne terminy.

Zarządzanie danymi koncentruje się głównie na dokumentacji. Określa, kto jest właścicielem danych firmy, kto może mieć do nich dostęp, jakie źródła danych są dostępne oraz jakie procesy zostały ustanowione w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych i zgodności z obowiązującymi wymaganiami.

Zarządzanie danymi polega przede wszystkim na działaniu, czyli wdrażaniu przepisów i wytycznych strategii zarządzania danymi.

8 kluczowych kroków do zarządzania danymi

Aby skutecznie zarządzać danymi w 2023 roku, należy pamiętać o następujących krokach i zaleceniach:

1. Przekaż zespołowi (zespołom) swój plan zarządzania danymi

Wyjaśnij każdemu zespołowi lub interesariuszowi, w jaki sposób solidne zarządzanie danymi może pomóc im w wydajniejszym wykonywaniu zadań. Pomoże im to zrozumieć, że ich wysiłki w tym celu – na przykład utworzenie arkusza kalkulacyjnego Excel, z którego korzysta kilka osób na dysku współdzielonym – to kluczowy zasób cyfrowy. Ludzie chętniej przyjmą Twój program zarządzania danymi, jeśli będą świadomi jego znaczenia dla osiągnięcia ogólnych celów organizacji.

2. Dokonaj przeglądu istniejących środków zarządzania danymi

Niezależnie od tego, czy jesteś tego świadomy, czy nie, Twoja firma prawdopodobnie jest już zaangażowana w znaczną liczbę operacji zarządzania danymi. Sprawdź, co aktualnie robisz, na przykład „zarządzanie danymi podstawowymi”, aby określić, gdzie są luki, czy są jakieś niespójności w grupach i czego potrzebujesz, aby ulepszyć program zarządzania danymi.

3. Zrozumieć elementy zarządzania danymi

Twoje podejście powinno rozpocząć się od formalnej deklaracji misji lub karty opisującej cele Twojej organizacji związane z danymi. Po zakończeniu tego etapu możesz przejść do elementów zarządzania danymi, które pomogą Ci osiągnąć te cele. Ogólnie będzie obejmował:

• Dokumentacja : Punkt wyjścia dla Twojej firmy, dzięki któremu możesz przejrzeć ustalone procesy, aby określić, co należy zmienić i gdzie.
• Katalog danych : Lista dostępnych danych zawierająca informacje, takie jak funkcje wyszukiwania, historia pochodzenia danych, narzędzia do współpracy i formaty plików, wraz ze wszystkimi innymi istotnymi cechami.
• Mapowanie danych : Reprezentacja przepływu danych w Twojej organizacji, jej różnych wzajemnych połączeń i skrzyżowań oraz tego, jak ten przepływ może zmienić swój stan.
• Glosariusz : wspólny leksykon zawierający wyjaśnienia terminologii i pojęć specyficznych dla organizacji.
• Metadane : Metadane to dane używane do klasyfikowania i pobierania innych danych; na przykład, jeśli dane to zdjęcie kota, wystąpienia metadanych obejmują również typ pliku, odpowiednie znaczniki lub wyrażenia oraz prawa do używania pliku.
• Dane podstawowe : zdefiniowane, autorytatywne źródło danych, które uznałeś za kluczowe dla strategii zarządzania danymi.

4. Zmapuj aktualny poziom dojrzałości zarządzania danymi i możliwy ostateczny cel

Korzystając z modelu dojrzałości, możesz ocenić zdolność swojej organizacji do skutecznego przyjęcia planu zarządzania danymi. Podejście to analizuje różne stopnie zaangażowania, świadomości i zaangażowania użytkowników w całej firmie, oferując jednocześnie wskazówki, jak zorganizować wdrożenie strategii. Zazwyczaj istnieje pięć faz czegoś takiego:

• Niemowlęctwo : w tej chwili konsensus co do podejścia do zarządzania może być ograniczony. Obecne obejścia i środki nadzoru nad danymi podzielonymi na segmenty mogą być „wystarczająco dobre”, aby menedżerowie nie widzieli jeszcze wymogu takiej inicjatywy.
• Inicjalizacja : Mniej więcej w tym momencie wybitne osoby rozumieją, że potrzebne są bardziej skuteczne środki, aby powtórzyć sukcesy z przeszłości. Twoim obowiązkiem jest przekonać swój zespół, że musi przyjąć strategię — co osiągnąłeś w fazie 1.
• Korekta kursu : Na tym etapie plan zarządzania danymi jest bardziej stabilny. Możesz użyć podstawowych technik zarządzania, aby przygotować swoją firmę do procesu ustanawiania rozległych, zintegrowanych ram zarządzania.
• Korzyść biznesowa : na tym etapie procesy są bardziej wyrafinowane i spójne w całej organizacji. Masz spójne podejście do zarządzania danymi, a udział znacznie wzrósł. Ponadto Twój system zarządzania danymi jest wyraźnie powiązany z obecnymi i przyszłymi potrzebami biznesowymi.
• Optymalizacja : Firmy, które osiągnęły poziom czwarty, postrzegają zarządzanie danymi jako fundamentalny, niezbędny element swoich procesów. Twoje zasady zarządzania danymi działają już od jakiegoś czasu i aktywnie wdrażasz działania optymalizacyjne.

5. Przypisz własność

Identyfikacja, do kogo należą dane, to kolejny etap przyjmowania zarządzania danymi w 2023 r. Osoby te muszą odgrywać aktywną rolę w opracowywaniu uproszczonej polityki zarządzania danymi, ponieważ mają ostateczną władzę nad danymi. Tak więc, nawet jeśli dyrektor ds. danych (CDO) lub dyrektor ds. ładu korporacyjnego powinien kierować procesem opracowywania programu, zaangażowanie właściciela danych jest niezbędne do jego osiągnięcia. Może to być szczególnie trudny krok w 2023 r., jeśli interesariusze pracują z różnych lokalizacji – więc upewnij się, że wszyscy są na tej samej stronie.

6. Wybierz preferowany model zarządzania danymi — scentralizowany lub federacyjny

Tradycyjnie firmy stosowały pasywne architektury zorientowane na zgodność. Nakreślili, w jaki sposób użytkownicy powinni generować, pozyskiwać, zarządzać i usuwać dane. Aby skorzystać z aktualnych analiz, firmy potrzebują innowacyjnych modeli zarządzania, które uwzględniają kontekst i sprzyjają kreatywności.

Ponadto paradygmat zarządzania musi być scentralizowany lub zdecentralizowany. W architekturze scentralizowanej dział IT lub inny organ kontroluje dostęp do danych w przypadku zastosowań biznesowych typu „jeden do wielu”. Tylko kilku „twórców”, podczas gdy reszta to widzowie. Federacyjny system zarządzania występuje, gdy wiele grup posiada prawa do danych. Jest to ważne, gdy działy mają różne wymagania dotyczące danych.

Jako środek pośredni możesz także eksplorować delegowany nadzór nad danymi. Ta sekcja wprowadza nowe stanowiska niezależne od IT lub administracji scentralizowanej. Można na przykład zidentyfikować administratorów witryny lub zarządców danych, którzy mogą mieć natychmiastowy dostęp do źródeł danych. Wprowadzenie procesów weryfikujących, promujących i certyfikujących dane może być ograniczone przez procedury zatwierdzania.

7. Wdrażaj zarządzanie danymi

Jest to operacyjny komponent wdrażania strategii zarządzania danymi i będzie się składał m.in. z trzech procesów:

• Przeprowadzanie oceny danych : Aby ustanowić politykę zarządzania danymi, firma musi być świadoma danych, które obecnie posiada. W ramach tej procedury firma musi najpierw dokonać inwentaryzacji danych, sklasyfikować dane i przefiltrować je do strumieni lub zasobników wiedzy.
• Centralizacja przechowywania metadanych : zwykle działy w organizacji mają własne bazy danych do zarządzania metadanymi. Doprowadziło to jednak do powstania silosów danych; scentralizowane metadane zapewniają skalowalność i elastyczność wymagane do analiz.
• Przygotowanie danych : to jedna z najbardziej czasochłonnych faz. Konieczny jest powrót do surowych metadanych, ich konwersja, naprawa i łączenie zbiorów danych w katalogi danych. Jej główne działania to oczyszczanie danych, transformacja danych w celu standaryzacji oraz opracowywanie szablonów glosariuszy.

Na szczęście dostępnych jest kilka platform oprogramowania do zarządzania danymi, które mogą przekształcić jeden lub więcej z tych kroków.

8. Stwórz ścieżki dystrybucji wraz z oceną ryzyka

Wreszcie, współczesne inicjatywy dotyczące zarządzania danymi powinny demokratyzować dane. Dlatego zasady odnoszą największe sukcesy, gdy są zintegrowane z codziennymi zadaniami, procesami i indywidualnymi narzędziami, które są regularnie używane. Dystrybuując dane między zespołami, należy również wziąć pod uwagę protokoły bezpieczeństwa i zobowiązania dotyczące zgodności. Na przykład Globalne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) może zobowiązać Cię do wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń.

Kluczowe dania na wynos

Ponieważ firmy generują więcej informacji niż kiedykolwiek wcześniej (z IoT, urządzeń zdalnych, platform internetowych, aplikacji biznesowych itp.), kluczowe znaczenie ma dobre zarządzanie danymi. Na najniższym poziomie zapewni zgodność z przepisami o ochronie danych, a na najbardziej zaawansowanym poziomie utoruje drogę do skuteczniejszej analizy. Te osiem etapów zarządzania danymi będzie miało kluczowe znaczenie dla sukcesu w 2023 r. Zawsze możesz rozszerzyć swoją strategię zarządzania o pięć dodatkowych środków strategicznych.