Как создать ярлыки в Word из электронной таблицы Excel

Опубликовано: 2021-07-12

Если вы хотите создавать и печатать этикетки любого типа, вам подойдет Microsoft Word и Excel. Вы можете сохранить данные этикетки в Excel, а затем получить эти данные в Word, чтобы сохранить или распечатать этикетки.

В этом руководстве вы узнаете, как создать электронную таблицу этикеток в Excel, совместимую с Word, настроить этикетки, а также сохранить или распечатать их.

Оглавление

    1. Введите данные для ваших этикеток в электронную таблицу Excel.

    Первым шагом является создание электронной таблицы Excel с данными этикетки. Вы назначите соответствующий заголовок каждому полю данных, чтобы можно было получить заголовки в Word.

    В следующем примере мы создадим электронную таблицу со следующими полями:

    • Имя
    • Фамилия
    • Адрес улицы
    • Город
    • Состояние
    • Почтовый индекс

    Чтобы приступить к созданию электронной таблицы Excel:

    1. Запустите Microsoft Excel на компьютере с Windows или Mac и создайте новую электронную таблицу.
    2. На экране электронной таблицы Excel выберите первую ячейку в первой строке и введите Имя .
    1. Выберите первую ячейку в столбце B и введите Last Name . Аналогичным образом добавьте Street Address , City , State и ZIP Code в первые строки столбцов C , D , E и F соответственно.
    2. Теперь добавьте данные под каждым заголовком, который вы только что создали. Ваша таблица должна выглядеть примерно так:
    1. Когда вы закончите добавлять данные, сохраните электронную таблицу, выбрав « Файл» вверху.
    2. Выберите Сохранить на левой боковой панели.
    3. Выберите Обзор на панели справа.
    1. Выберите папку для сохранения электронной таблицы, введите имя электронной таблицы в поле Имя файла и выберите Сохранить в нижней части окна.
    1. Закройте окно Excel.

    Ваша электронная таблица Excel готова.

    2. Настройте метки в Word

    Второй шаг — настроить размеры ваших меток в Word. Существует несколько предопределенных макетов этикеток, которые вы можете выбрать. Вы даже можете создать свою собственную этикетку с нестандартными размерами, если хотите.

    1. Запустите Microsoft Word на компьютере с Windows или Mac и создайте новый пустой документ.
    2. На экране редактирования документа выберите вкладку Рассылки на верхней панели инструментов.
    3. На вкладке « Рассылки » выберите « Начать слияние », а затем выберите « Ярлыки » в меню.
    1. В открывшемся окне выберите поставщика этикеток из выпадающего меню Поставщики этикеток. Затем выберите тип этикетки из списка Номер продукта . Наконец, нажмите OK .
    1. Если вы хотите создать собственную этикетку, нажмите кнопку « Новая этикетка » и укажите размеры этикетки в следующем окне.
    1. Ваш макет этикетки теперь настроен, и держите этот документ открытым в Word.

    3. Перенесите данные Excel в документ Word

    Теперь, когда ваши метки настроены, импортируйте данные, сохраненные в электронной таблице Excel, в документ Word. Для этого не нужно открывать Excel.

    Начать:

    1. Пока ваш документ Word все еще открыт, выберите вкладку « Рассылки » вверху.
    2. На вкладке « Рассылки » выберите « Выбрать получателей » и выберите «Использовать существующий список» . Вы сообщаете Word, что хотите использовать предопределенный список для своих меток.
    1. В открывшемся окне проводника перейдите к папке, содержащей электронную таблицу Excel, которую вы создали выше. Дважды щелкните электронную таблицу, чтобы импортировать ее в документ Word.
    1. Word откроет окно выбора таблицы . Здесь выберите лист, содержащий данные этикетки.
    2. Установите флажок « Первая строка данных содержит заголовки столбцов » и нажмите « ОК ».

    4. Добавьте метки из Excel в документ Word

    Теперь вы укажете поля, которые хотите использовать в своих ярлыках.

    Для этого:

    1. Убедитесь, что вы все еще находитесь в документе с этикетками в Word.
    2. Выберите вкладку « Рассылки » вверху, а затем в разделе « Запись и вставка полей » выберите параметр « Блок адреса ».
    1. В открывшемся окне « Вставить адресный блок » нажмите кнопку « Сопоставить поля» .
    1. Word открывает окно Match Fields . Здесь убедитесь, что каждое поле в блоке «Обязательно для адреса » соответствует соответствующему полю в вашей электронной таблице. Например, в поле «Адрес 1 » следует использовать почтовый адрес из электронной таблицы и т. д.
    1. Выберите OK , чтобы закрыть окно.
    2. Вернувшись в окно « Вставить адресный блок », вы можете увидеть предварительный просмотр вашей этикетки. Убедитесь, что этот предварительный просмотр представляет фактические этикетки, которые вы хотите создать. Затем выберите ОК в нижней части окна.
    1. В документе Word вы заметите, что первая метка теперь гласит <<AddressBlock>> .
    2. Выберите вкладку « Рассылки » вверху, а затем выберите « Обновить ярлыки ».
    1. Все метки в вашем документе теперь должны быть такими: <<AddressBlock>> .

    5. Создавайте этикетки из Excel в документе Word

    Теперь в Word есть все данные, необходимые для создания этикеток. Теперь вы закончите процесс, и Word отобразит фактические данные для каждой метки:

    1. На вкладке « Рассылки » Word выберите параметр « Завершить и объединить » и выберите « Редактировать отдельные документы » в меню.
    1. В открывшемся окне выберите « Все » и нажмите « ОК ».
    1. Теперь ваш документ Word должен отображать все ваши метки с их индивидуальными данными.

    Теперь вы можете сохранить этот документ с этикетками, создать из него PDF-файл или физически распечатать документ (этикетки).

    6. Сохраняйте метки Word, созданные из Excel, в формате PDF .

    Вам не нужно использовать сторонний инструмент для сохранения документа этикетки Word в формате PDF:

    1. Выберите вкладку « Файл » в верхней части окна Word.
    2. На боковой панели слева выберите « Сохранить как ».
    3. Выберите Обзор на правой панели.
    1. Выберите папку для сохранения PDF-файла, введите имя для PDF- файла в поле Имя файла , выберите PDF в раскрывающемся меню Тип файла и выберите Сохранить .

    7. Печать этикеток Word, созданных из Excel

    Вы можете распечатать этикетки прямо из Word. Убедитесь, что ваш принтер подключен к компьютеру, когда вы выполняете печать:

    1. Выберите вкладку « Файл » в верхней части окна Word.
    2. Выберите « Печать» на левой боковой панели.
    1. Выберите принтер в меню « Принтер » на правой панели, а затем выберите « Печать » вверху.

    И все готово.

    Как вы можете видеть выше, Word и Excel помогают создавать практически все виды этикеток на компьютерах с Windows и Mac. Если это помогло вам создать нужный тип меток в Excel, сообщите нам об этом в комментариях ниже.