Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

Opublikowany: 2021-07-12

Jeśli chcesz tworzyć i drukować wszelkiego rodzaju etykiety, nie szukaj dalej niż Microsoft Word i Excel. Możesz przechowywać dane etykiety w programie Excel, a następnie pobrać te dane w programie Word, aby zapisać lub wydrukować etykiety.

W tym przewodniku dowiesz się, jak utworzyć arkusz kalkulacyjny etykiet w programie Excel, który jest zgodny z programem Word, skonfigurować etykiety oraz zapisywać je lub drukować.

Spis treści

    1. Wprowadź dane dla swoich etykiet w arkuszu kalkulacyjnym Excel

    Pierwszym krokiem jest utworzenie arkusza kalkulacyjnego Excel z danymi etykiety. Do każdego pola danych przypiszesz odpowiedni nagłówek, aby móc pobrać nagłówki w programie Word.

    W poniższym przykładzie utworzymy arkusz kalkulacyjny z następującymi polami:

    • Imię
    • Nazwisko
    • Adres ulicy
    • Miasto
    • Państwo
    • Kod pocztowy

    Aby rozpocząć tworzenie arkusza kalkulacyjnego Excel:

    1. Uruchom program Microsoft Excel na komputerze z systemem Windows lub Mac i utwórz nowy arkusz kalkulacyjny.
    2. Na ekranie arkusza kalkulacyjnego Excel wybierz pierwszą komórkę w pierwszym wierszu i wpisz Imię .
    1. Wybierz pierwszą komórkę w kolumnie B i wpisz Nazwisko . Podobnie dodaj Ulica , Miasto , Województwo i Kod pocztowy odpowiednio w pierwszych wierszach kolumn C , D , E i F .
    2. Teraz dodaj dane pod każdym właśnie utworzonym nagłówkiem. Twój arkusz kalkulacyjny powinien wyglądać mniej więcej tak:
    1. Po zakończeniu dodawania danych zapisz arkusz kalkulacyjny, wybierając Plik u góry.
    2. Wybierz Zapisz na lewym pasku bocznym.
    3. Wybierz Przeglądaj w okienku po prawej stronie.
    1. Wybierz folder, w którym chcesz zapisać arkusz kalkulacyjny, wprowadź nazwę arkusza kalkulacyjnego w polu Nazwa pliku i wybierz Zapisz na dole okna.
    1. Zamknij okno Excela.

    Twój arkusz kalkulacyjny Excel jest teraz gotowy.

    2. Skonfiguruj etykiety w programie Word

    Drugim krokiem jest skonfigurowanie wymiarów etykiet w programie Word. Dostępnych jest kilka predefiniowanych układów etykiet. Jeśli chcesz, możesz nawet stworzyć własną etykietę z niestandardowymi wymiarami.

    1. Uruchom program Microsoft Word na komputerze z systemem Windows lub Mac i rozpocznij nowy pusty dokument.
    2. Na ekranie edycji dokumentu wybierz kartę Korespondencja z górnego paska narzędzi.
    3. Na karcie Korespondencja wybierz opcję Rozpocznij korespondencję seryjną , a następnie wybierz z menu opcję Etykiety .
    1. W oknie, które zostanie otwarte, wybierz dostawcę etykiet z menu rozwijanego Dostawcy etykiet . Następnie wybierz typ etykiety z listy Numer produktu , na koniec wybierz OK .
    1. Jeśli chcesz utworzyć niestandardową etykietę, wybierz przycisk Nowa etykieta i określ wymiary etykiety w następnym oknie.
    1. Twój układ etykiety jest teraz skonfigurowany i pozostaw ten dokument otwarty w programie Word.

    3. Przenieś dane z Excela do dokumentu Word

    Teraz, gdy etykiety są skonfigurowane, zaimportuj dane zapisane w arkuszu kalkulacyjnym Excel do dokumentu Word. Aby to zrobić, nie musisz otwierać programu Excel.

    Zacząć:

    1. Gdy dokument programu Word jest nadal otwarty, wybierz kartę Korespondencja u góry.
    2. Na karcie Korespondencja wybierz opcję Wybierz odbiorców i wybierz opcję Użyj istniejącej listy . Mówisz programowi Word, że chcesz użyć predefiniowanej listy dla swoich etykiet.
    1. W otwartym oknie Eksploratora plików przejdź do folderu zawierającego utworzony powyżej arkusz kalkulacyjny programu Excel. Kliknij dwukrotnie arkusz kalkulacyjny, aby zaimportować go do dokumentu programu Word.
    1. Word otworzy okno Wybierz tabelę . Tutaj wybierz arkusz zawierający dane etykiety.
    2. Zaznacz opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn i wybierz OK .

    4. Dodaj etykiety z Excela do dokumentu Word

    Teraz określisz pola, których chcesz użyć w etykietach.

    Aby to zrobić:

    1. Upewnij się, że nadal znajdujesz się w dokumencie z etykietami w programie Word.
    2. Wybierz kartę Korespondencja u góry, a następnie w sekcji Wpisz i wstaw pola wybierz opcję Blok adresu .
    1. W otwartym oknie Wstaw blok adresu wybierz przycisk Dopasuj pola .
    1. Program Word otworzy okno Dopasuj pola . W tym miejscu upewnij się, że każde pole w polu Wymagane do bloku adresu jest zgodne z odpowiednim polem w arkuszu kalkulacyjnym. Na przykład Adres 1 powinien być ustawiony tak, aby używał adresu z arkusza kalkulacyjnego i tak dalej.
    1. Wybierz OK , aby zamknąć okno.
    2. W oknie Wstaw blok adresu możesz zobaczyć podgląd swojej etykiety. Upewnij się, że ten podgląd reprezentuje rzeczywiste etykiety, które chcesz utworzyć. Następnie wybierz OK na dole okna.
    1. W dokumencie programu Word zauważysz, że pierwsza etykieta mówi teraz <<AddressBlock>> .
    2. Wybierz kartę Korespondencja u góry, a następnie wybierz Aktualizuj etykiety .
    1. Wszystkie etykiety w dokumencie powinny teraz zawierać tekst <<AddressBlock>> .

    5. Twórz etykiety z Excela w dokumencie Word

    Word ma teraz wszystkie dane potrzebne do wygenerowania etykiet. Teraz zakończysz proces, a program Word wyświetli rzeczywiste dane dla każdej etykiety:

    1. Na karcie Korespondencja programu Word wybierz opcję Zakończ i scal , a następnie wybierz z menu opcję Edytuj poszczególne dokumenty .
    1. W oknie, które się otworzy, wybierz Wszystkie i wybierz OK .
    1. Twój dokument Word powinien teraz wyświetlać wszystkie etykiety z ich indywidualnymi danymi.

    Możesz teraz zapisać ten dokument z etykietami, wygenerować z niego plik PDF lub fizycznie wydrukować dokument (etykiety).

    6. Zapisz etykiety Word utworzone z Excela jako PDF

    Nie musisz używać narzędzia innej firmy, aby zapisać dokument etykiety programu Word w formacie PDF:

    1. Wybierz kartę Plik u góry okna programu Word.
    2. Z paska bocznego po lewej stronie wybierz Zapisz jako .
    3. Wybierz Przeglądaj w prawym okienku.
    1. Wybierz folder, w którym chcesz zapisać plik PDF, wprowadź nazwę pliku PDF w polu Nazwa pliku , wybierz opcję PDF z menu rozwijanego Zapisz jako typ i wybierz opcję Zapisz .

    7. Drukuj etykiety słowne utworzone z programu Excel

    Możesz drukować etykiety bezpośrednio z programu Word. Upewnij się, że drukarka jest podłączona do komputera podczas drukowania:

    1. Wybierz kartę Plik u góry okna programu Word.
    2. Wybierz Drukuj na lewym pasku bocznym.
    1. Wybierz drukarkę z menu Drukarka w prawym okienku, a następnie wybierz Drukuj u góry.

    I wszystko gotowe.

    Jak widać powyżej, Word i Excel pomagają tworzyć prawie wszystkie rodzaje etykiet na komputerach z systemem Windows i Mac. Jeśli to pomogło Ci wygenerować żądany typ etykiet w Excelu, daj nam znać w komentarzach poniżej.