如何从 Excel 电子表格在 Word 中创建标签

已发表: 2021-07-12

如果您正在寻找创建和打印任何类型的标签，Microsoft Word 和 Excel 就是您的不二之选。 您可以将标签数据存储在 Excel 中，然后在 Word 中获取该数据以保存或打印标签。

在本指南中，您将了解如何在 Excel 中创建与 Word 兼容的标签电子表格、配置标签以及保存或打印它们。

目录

    1. 在 Excel 电子表格中输入标签数据

    第一步是使用您的标签数据创建一个 Excel 电子表格。 您将为每个数据字段分配一个适当的标题，以便您可以在 Word 中检索标题。

    对于以下示例，我们将创建一个包含以下字段的电子表格：

    • 名
    • 姓
    • 街道地址
    • 城市
    • 状态
    • 邮政编码

    要开始创建 Excel 电子表格：

    1. 在您的 Windows 或 Mac 计算机上启动 Microsoft Excel 并创建一个新的电子表格。
    2. 在 Excel 的电子表格屏幕上，选择第一行中的第一个单元格并输入First Name 。
    1. 选择B列中的第一个单元格并输入Last Name 。 同样，将Street Address 、 City 、 State和ZIP Code分别添加到C 、 D 、 E和F列的第一行。
    2. 现在在您刚刚创建的每个标题下添加数据。 您的电子表格应如下所示：
    1. 添加完数据后，通过选择顶部的文件来保存电子表格。
    2. 在左侧边栏中选择保存。
    3. 在右侧窗格中选择浏览。
    1. 选择一个文件夹来保存您的电子表格，在文件名字段中输入电子表格的名称，然后选择窗口底部的保存。
    1. 关闭 Excel 窗口。

    您的 Excel 电子表格现已准备就绪。

    2.在Word中配置标签

    第二步是在 Word 中配置标签的尺寸。 您可以选择几种预定义的标签布局。 如果需要，您甚至可以使用自定义尺寸创建自己的标签。

    1. 在您的 Windows 或 Mac 计算机上启动 Microsoft Word 并开始一个新的空白文档。
    2. 在文档编辑屏幕上，从顶部工具栏中选择“邮件”选项卡。
    3. 在“邮件”选项卡中，选择“开始邮件合并” ，然后从菜单中选择“标签”。
    1. 在打开的窗口中，从标签供应商下拉菜单中选择标签供应商。 然后，从Product number列表中选择一种标签类型，最后，选择OK 。
    1. 如果您想创建自定义标签，请选择“新建标签”按钮并在以下窗口中指定您的标签尺寸。
    1. 您的标签布局现在已配置，并在 Word 中保持此文档打开。

    3.将Excel数据导入Word文档

    现在您的标签已配置，将保存在 Excel 电子表格中的数据导入 Word 文档。 您无需打开 Excel 即可执行此操作。

    开始：

    1. 当您的 Word 文档仍处于打开状态时，选择顶部的“邮件”选项卡。
    2. 在Mailings选项卡中，选择Select Recipients并选择Use an Existing List 。 你告诉 Word 你想为你的标签使用一个预定义的列表。
    1. 在打开的文件资源管理器窗口中，导航到包含您在上面创建的 Excel 电子表格的文件夹。 双击电子表格将其导入您的 Word 文档。
    1. Word 将打开一个选择表窗口。 在这里，选择包含标签数据的工作表。
    2. 勾选First row of data contains column headers选项并选择OK 。

    4. 将 Excel 中的标签添加到 Word 文档

    您现在将指定要在标签中使用的字段。

    要做到这一点：

    1. 确保您仍在 Word 中的标签文档上。
    2. 选择顶部的“邮件”选项卡，然后从“写入和插入字段”部分中，选择“地址块”选项。
    1. 在打开的插入地址块窗口中，选择匹配字段按钮。
    1. Word 将打开一个匹配字段窗口。 在这里，确保地址块所需的每个字段与电子表格中的相应字段匹配。 例如，地址 1应设置为使用电子表格中的街道地址，依此类推。
    1. 选择确定关闭窗口。
    2. 返回“插入地址块”窗口，您可以看到标签的预览。 确保此预览代表您要创建的实际标签。 然后，选择窗口底部的确定。
    1. 在您的 Word 文档中，您会注意到第一个标签现在显示<<AddressBlock>> 。
    2. 选择顶部的邮件选项卡，然后选择更新标签。
    1. 您文档中的所有标签现在都应该显示<<AddressBlock>> 。

    5. 在 Word 文档中从 Excel 创建标签

    Word 现在拥有生成标签所需的所有数据。 您现在将完成该过程，Word 将显示每个标签的实际数据：

    1. 在 Word 的“邮件”选项卡中，选择“完成并合并”选项，然后从菜单中选择“编辑单个文档”。
    1. 在打开的窗口中，选择All并选择OK 。
    1. 您的 Word 文档现在应该显示所有标签及其各自的数据。

    您现在可以保存此标签文档、从中生成 PDF 或物理打印文档（标签）。

    6.将 Excel 创建的 Word 标签另存为 PDF

    您不必使用第三方工具将 Word 的标签文档另存为 PDF：

    1. 选择 Word 窗口顶部的“文件”选项卡。
    2. 从左侧的边栏中，选择Save As 。
    3. 在右侧窗格中选择浏览。
    1. 选择要保存 PDF 的文件夹，在文件名字段中输入 PDF 的名称，从保存类型下拉菜单中选择PDF ，然后选择保存。

    7.打印从 Excel 创建的 Word 标签

    您可以直接从 Word 打印标签。 确保您的打印机在执行打印时已连接到您的计算机：

    1. 选择 Word 窗口顶部的“文件”选项卡。
    2. 在左侧边栏中选择打印。
    1. 从右侧窗格的“打印机”菜单中选择一台打印机，然后选择顶部的“打印”。

    你都准备好了。

    正如您在上面看到的，Word 和 Excel 可以帮助您在 Windows 和 Mac 计算机上创建几乎所有类型的标签。 如果这有助于您在 Excel 中生成所需的标签类型，请在下面的评论中告诉我们。