如何從 Excel 電子表格在 Word 中創建標籤

已發表: 2021-07-12

如果您正在尋找創建和打印任何類型的標籤，Microsoft Word 和 Excel 就是您的不二之選。 您可以將標籤數據存儲在 Excel 中，然後在 Word 中獲取該數據以保存或打印標籤。

在本指南中，您將了解如何在 Excel 中創建與 Word 兼容的標籤電子表格、配置標籤以及保存或打印它們。

目錄

    1. 在 Excel 電子表格中輸入標籤數據

    第一步是使用您的標籤數據創建一個 Excel 電子表格。 您將為每個數據字段分配一個適當的標題，以便您可以在 Word 中檢索標題。

    對於以下示例，我們將創建一個包含以下字段的電子表格：

    • 名
    • 姓
    • 街道地址
    • 城市
    • 狀態
    • 郵政編碼

    要開始創建 Excel 電子表格：

    1. 在您的 Windows 或 Mac 計算機上啟動 Microsoft Excel 並創建一個新的電子表格。
    2. 在 Excel 的電子表格屏幕上，選擇第一行中的第一個單元格並輸入First Name 。
    1. 選擇B列中的第一個單元格並輸入Last Name 。 同樣，將Street Address 、 City 、 State和ZIP Code分別添加到C 、 D 、 E和F列的第一行。
    2. 現在在您剛剛創建的每個標題下添加數據。 您的電子表格應如下所示：
    1. 添加完數據後，通過選擇頂部的文件來保存電子表格。
    2. 在左側邊欄中選擇保存。
    3. 在右側窗格中選擇瀏覽。
    1. 選擇一個文件夾來保存您的電子表格，在文件名字段中輸入電子表格的名稱，然後選擇窗口底部的保存。
    1. 關閉 Excel 窗口。

    您的 Excel 電子表格現已準備就緒。

    2.在Word中配置標籤

    第二步是在 Word 中配置標籤的尺寸。 您可以選擇幾種預定義的標籤佈局。 如果需要，您甚至可以使用自定義尺寸創建自己的標籤。

    1. 在您的 Windows 或 Mac 計算機上啟動 Microsoft Word 並開始一個新的空白文檔。
    2. 在文檔編輯屏幕上，從頂部工具欄中選擇“郵件”選項卡。
    3. 在“郵件”選項卡中，選擇“開始郵件合併” ，然後從菜單中選擇“標籤”。
    1. 在打開的窗口中，從標籤供應商下拉菜單中選擇標籤供應商。 然後，從Product number列表中選擇一種標籤類型，最後，選擇OK 。
    1. 如果您想創建自定義標籤，請選擇“新建標籤”按鈕並在以下窗口中指定您的標籤尺寸。
    1. 您的標籤佈局現在已配置，並在 Word 中保持此文檔打開。

    3.將Excel數據導入Word文檔

    現在您的標籤已配置，將保存在 Excel 電子表格中的數據導入 Word 文檔。 您無需打開 Excel 即可執行此操作。

    開始：

    1. 當您的 Word 文檔仍處於打開狀態時，選擇頂部的“郵件”選項卡。
    2. 在Mailings選項卡中，選擇Select Recipients並選擇Use an Existing List 。 你告訴 Word 你想為你的標籤使用一個預定義的列表。
    1. 在打開的文件資源管理器窗口中，導航到包含您在上面創建的 Excel 電子表格的文件夾。 雙擊電子表格將其導入您的 Word 文檔。
    1. Word 將打開一個選擇表窗口。 在這裡，選擇包含標籤數據的工作表。
    2. 勾選First row of data contains column headers選項並選擇OK 。

    4. 將 Excel 中的標籤添加到 Word 文檔

    您現在將指定要在標籤中使用的字段。

    要做到這一點：

    1. 確保您仍在 Word 中的標籤文檔上。
    2. 選擇頂部的“郵件”選項卡，然後從“寫入和插入字段”部分中，選擇“地址塊”選項。
    1. 在打開的插入地址塊窗口中，選擇匹配字段按鈕。
    1. Word 將打開一個匹配字段窗口。 在這裡，確保地址塊所需的每個字段與電子表格中的相應字段匹配。 例如，地址 1應設置為使用電子表格中的街道地址，依此類推。
    1. 選擇確定關閉窗口。
    2. 返回“插入地址塊”窗口，您可以看到標籤的預覽。 確保此預覽代表您要創建的實際標籤。 然後，選擇窗口底部的確定。
    1. 在您的 Word 文檔中，您會注意到第一個標籤現在顯示<<AddressBlock>> 。
    2. 選擇頂部的郵件選項卡，然後選擇更新標籤。
    1. 您文檔中的所有標籤現在都應該顯示<<AddressBlock>> 。

    5. 在 Word 文檔中從 Excel 創建標籤

    Word 現在擁有生成標籤所需的所有數據。 您現在將完成該過程，Word 將顯示每個標籤的實際數據：

    1. 在 Word 的“郵件”選項卡中，選擇“完成並合併”選項，然後從菜單中選擇“編輯單個文檔”。
    1. 在打開的窗口中，選擇All並選擇OK 。
    1. 您的 Word 文檔現在應該顯示所有標籤及其各自的數據。

    您現在可以保存此標籤文檔、從中生成 PDF 或物理打印文檔（標籤）。

    6.將 Excel 創建的 Word 標籤另存為 PDF

    您不必使用第三方工具將 Word 的標籤文檔另存為 PDF：

    1. 選擇 Word 窗口頂部的“文件”選項卡。
    2. 從左側的邊欄中，選擇Save As 。
    3. 在右側窗格中選擇瀏覽。
    1. 選擇要保存 PDF 的文件夾，在文件名字段中輸入 PDF 的名稱，從保存類型下拉菜單中選擇PDF ，然後選擇保存。

    7.打印從 Excel 創建的 Word 標籤

    您可以直接從 Word 打印標籤。 確保您的打印機在執行打印時已連接到您的計算機：

    1. 選擇 Word 窗口頂部的“文件”選項卡。
    2. 在左側邊欄中選擇打印。
    1. 從右側窗格的“打印機”菜單中選擇一台打印機，然後選擇頂部的“打印”。

    你都準備好了。

    正如您在上面看到的，Word 和 Excel 可以幫助您在 Windows 和 Mac 計算機上創建幾乎所有類型的標籤。 如果這有助於您在 Excel 中生成所需的標籤類型，請在下面的評論中告訴我們。