วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติใน Microsoft Word

เผยแพร่แล้ว: 2021-05-05

ตัวประมวลผลคำมาไกลตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 1980 เมื่อ Microsoft เปิดตัว Microsoft Word สำหรับ MS-DOS เป็นครั้งแรก คุณลักษณะที่ก้าวล้ำของมันคือถูกออกแบบมาเพื่อใช้กับเมาส์ Microsoft Word เวอร์ชันปัจจุบันมีคุณลักษณะที่ผู้ใช้นึกไม่ถึงในตอนนั้น ซึ่งรวมถึงการใช้ความสามารถ AutoText ของ Microsoft Word เพื่อสร้างเนื้อหาได้เร็วขึ้นและมีข้อผิดพลาดน้อยลง

ถ้าคุณใช้ Word บ่อยๆ อาจมีวลี บล็อกข้อความ หรือกราฟิกที่คุณใช้บ่อยๆ คุณลักษณะการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติของ Word ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้คุณแทรกรายการที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็ว ประหยัดเวลาของคุณ ตัวอย่างอาจเพิ่มลายเซ็นของคุณที่ส่วนท้ายของจดหมายหรือแทรกภาษาต้นแบบลงในเอกสารเช่นสัญญาหรือคำขอสำหรับข้อเสนอ

สารบัญ

    ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติ

    ใน Microsoft Word การแก้ไขอัตโนมัติช่วยให้คุณสร้างตัวอย่างข้อความที่ใช้ซ้ำได้ สูงสุด 255 อักขระ ตัวอย่างข้อมูลเหล่านี้จะพร้อมให้คุณใช้งานได้ไม่เฉพาะใน Word แต่ในแอป Office ทั้งหมดของคุณ เช่น Outlook และ PowerPoint ด้วย

    ในทางกลับกัน AutoText นั้นแข็งแกร่งกว่ามาก สร้างขึ้นเพื่อควบคุมกลุ่มข้อความที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก รายการข้อความอัตโนมัติที่คุณสร้างจะถูกบันทึกด้วยเทมเพลต Word ของคุณ และ ไม่ พร้อมใช้งานในแอป Office อื่นๆ ที่คุณใช้ ทั้งการแก้ไขอัตโนมัติและข้อความอัตโนมัติมีอยู่ใน Microsoft Word เวอร์ชันเดสก์ท็อปและออนไลน์

    วิธีสร้างและใช้การแก้ไขอัตโนมัติ

    ในการกำหนดค่าและใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ ให้เปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการแปลงเป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้ ในตัวอย่างด้านล่าง เรากำลังกำหนดค่าการแก้ไขอัตโนมัติให้แทรกข้อความสั้นๆ เมื่อเราพิมพ์ -123

    1. เลือกข้อความสูงสุด 255 อักขระที่คุณต้องการใช้ซ้ำโดยพิมพ์ชุดอักขระสั้นๆ
    1. ไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > การ พิสูจน์อักษร แล้วเลือกปุ่ม ตัวเลือกการ แก้ไขอัตโนมัติ
    1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แทนที่ข้อความขณะที่คุณพิมพ์
    1. ถัดไป ในส่วน แทนที่ ให้พิมพ์อักขระที่คุณต้องการแทนที่ด้วยบล็อกข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 ในกรณีนี้ เรากำลังใช้อักขระ -123 ข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1 จะปรากฏภายใต้ ด้วย
    1. สุดท้าย ให้เลือก เพิ่ม จากนั้นเลือก ตกลง แล้วเลือก ตกลง อีกครั้ง

    การใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติ

    ในตอนนี้ เพื่อใช้รายการแก้ไขอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นโดยทำตามขั้นตอนข้างต้น เพียงพิมพ์ -123 ลงในเอกสาร Word ของคุณ แล้วอักขระเหล่านั้นจะถูกแทนที่ด้วยกลุ่มข้อความที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 1

    วิธีสร้างและใช้ข้อความอัตโนมัติ

    ถ้าคุณต้องการแทรกบล็อกข้อความที่ยาวกว่า 255 อักขระหรือที่มีรูปภาพโดยอัตโนมัติ ให้ใช้ข้อความอัตโนมัติแทนการแก้ไขอัตโนมัติ

    การสร้างรายการข้อความอัตโนมัติใหม่

    อีกครั้ง ให้เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสารที่มีข้อความที่คุณต้องการให้เป็นข้อมูลโค้ดที่ใช้ซ้ำได้

    1. เลือกกลุ่มข้อความ รวมทั้งรูปภาพ ที่คุณต้องการแปลงเป็นรายการข้อความอัตโนมัติ
    1. กด Alt + F3 ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ สร้างบล็อคการสร้างใหม่ ซึ่งคุณจะมีตัวเลือกสองสามอย่าง
    2. กรอกข้อมูล อย่าลืมใส่ชื่อและคำอธิบายที่ไม่ซ้ำกัน
    1. เลือก ตกลง

    การใช้รายการข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word

    ในตอนนี้ เพื่อใช้รายการ AutoText ที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

    1. เลือกแท็บ แทรก บนแถบเครื่องมือ
    2. เลือก Quick Parts จากนั้นเลือก AutoText
    3. เลือกรายการ AutoText ที่คุณต้องการ และรายการนั้นจะถูกแทรกลงในเอกสาร Word ของคุณ

    การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านการแก้ไขอัตโนมัติ

    อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถแทรกรายการ AutoText ที่คุณสร้างขึ้นโดยพิมพ์ชื่อรายการ วิธีนี้ใช้ฟังก์ชันการแก้ไขอัตโนมัติเป็นหลัก ตัวอย่างเช่น การใช้รายการข้อความอัตโนมัติด้านบน คุณสามารถเริ่มพิมพ์ “Leverage agile frameworks” และคุณจะเห็นคำแนะนำเครื่องมือปรากฏขึ้นว่า “(กด ENTER เพื่อแทรก)”

    เมื่อคุณกด Enter บล็อกข้อความอัตโนมัติทั้งหมดจะถูกแทรกลงในเอกสารของคุณ

    หากคุณไม่เห็นคำแนะนำเครื่องมือ “(กด ENTER เพื่อแทรก)” คุณจะต้องเปิดใช้ งานแสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ คุณสามารถทำได้โดยไปที่ ไฟล์ > ตัวเลือก > ขั้นสูง และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก แสดงคำแนะนำการทำให้สมบูรณ์อัตโนมัติ

    การเพิ่มรายการข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน

    ถ้าคุณต้องการลดจำนวนการดำเนินการที่คุณต้องทำเพื่อแทรกข้อความอัตโนมัติของ Microsoft Word คุณสามารถเพิ่มรายการลงในแถบเครื่องมือ Quick Access

    1. เลือกลูกศรดรอปดาวน์ของ แถบเครื่องมือ Quick Access และเลือก More Commands
    1. ในกล่อง เลือกคำสั่งจาก ดรอปดาวน์ เลือก คำสั่งทั้งหมด
    1. ค้นหา ข้อความอัตโนมัติ ในรายการทางด้านซ้าย แล้วเลือกปุ่ม เพิ่ม เพื่อเพิ่มลงในรายการทางด้านขวา
    1. เลือก ตกลง
    2. ตอนนี้ คุณจะเห็นว่ามีการเพิ่มปุ่มข้อความอัตโนมัติลงในแถบเครื่องมือด่วน
    1. เมื่อต้องการแทรกรายการ AutoText ให้เลือกปุ่ม AutoText จากนั้นเลือกรายการ AutoText ที่คุณต้องการแทรกลงในเอกสารของคุณ

    การใช้รายการข้อความอัตโนมัติผ่านทางลัด

    อีกวิธีในการแทรกรายการ AutoText คือการสร้างแป้นพิมพ์ลัด

    1. คลิกขวา ที่ใดก็ได้บน Ribbon ของแถบเครื่องมือ แล้วเลือก กำหนด Ribbon เอง...
    1. เลือกปุ่ม กำหนดเอง ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
    2. ในรายการหมวดหมู่ทางด้านซ้าย ให้เลือก Building Blocks
    3. ในรายการ Building Blocks ทางด้านขวา ให้เลือกบล็อคส่วนประกอบที่คุณต้องการสร้างแป้นพิมพ์ลัด
    4. วางเคอร์เซอร์ของคุณในช่อง กดปุ่มลัดใหม่ และพิมพ์แป้นพิมพ์ลัดที่คุณต้องการใช้ ในตัวอย่างด้านล่าง เราใช้ Alt + Ctrl + Shift + L เป็นแป้นพิมพ์ลัด
    1. เลือกปุ่ม กำหนด
    2. เลือก ปิด แล้ว ตกลง
    3. ตอนนี้ เมื่อคุณกลับมาที่เอกสาร Word คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดที่คุณเพิ่งสร้างขึ้นเพื่อแทรกรายการข้อความอัตโนมัติได้

    ฉลาดขึ้นและเร็วขึ้นด้วยลูกเล่นที่คุณเรียนรู้

    แม้ว่าคุณจะไม่ใช่คนที่มีความละเอียดรอบคอบ แต่เคล็ดลับข้างต้นจะทำให้ดูเหมือนว่าคุณเป็น! คุณจะประหยัดเวลาและทำข้อผิดพลาดน้อยลงเมื่อคุณเขียนเอกสาร Word หากคุณใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะเหล่านี้ หากคุณต้องการ ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งแล้วสร้างมาโครบางตัวใน Word สำหรับชุดของการกระทำใดๆ ที่คุณทำซ้ำๆ