如何在 Microsoft Word 中创建和使用自动图文集

已发表: 2021-05-05

自 1980 年代初微软首次发布 Microsoft Word for MS-DOS 以来，文字处理器已经取得了长足的进步。 它的开创性特点是它被设计为与鼠标一起使用。 今天的 Microsoft Word 版本包含了用户当时甚至无法想象的功能，包括使用 Microsoft Word 的自动图文集功能以更快地创建内容并减少错误。

如果您经常使用 Word，则可能存在您经常使用的短语、文本块或图形。 Word 的自动更正和自动图文集功能可帮助您快速插入这些重复条目，从而节省您的时间。 示例可能是在信函末尾添加您的签名，或将样板语言插入合同或提案请求等文档中。

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    自动更正和自动图文集的区别

    在 Microsoft Word 中，自动更正允许您创建可重复使用的文本片段 — 最多 255 个字符。 然后，您不仅可以在 Word 中使用这些片段，还可以在 Outlook 和 PowerPoint 等所有 Office 应用程序中使用这些片段。

    另一方面，自动图文集更加健壮。 它用于控制更大的文本块。 您创建的自动图文集条目与您的 Word 模板一起保存，并且在您使用的其他 Office 应用程序中不可用。 自动更正和自动图文集在 Microsoft Word 的桌面和在线版本中都可用。

    如何创建和使用自动更正

    要配置和使用自动更正条目，请打开包含要转换为可重复使用片段的文本的文档。 在下面的示例中，我们将自动更正配置为在键入-123时插入一小段文本。

    1. 通过键入一系列短字符，最多可选择 255 个要重复使用的文本字符。
    1. 转到文件>选项>校对，然后选择自动更正选项按钮。
    1. 确保选中“键入时替换文本”复选框。
    1. 接下来，在“替换”部分，键入要替换为在步骤 1 中选择的文本块的字符。在本例中，我们使用字符-123 。 您在步骤 1 中选择的文本将出现在With下。
    1. 最后，选择Add ，然后选择OK ，然后再次选择OK 。

    使用自动更正条目

    现在，要使用按照上述步骤创建的自动更正条目，只需在 Word 文档中键入-123 ，这些字符将替换为您在步骤 1 中选择的文本块。

    如何创建和使用自动图文集

    如果要自动插入长度超过 255 个字符或包含图像的文本块，请使用自动图文集而不是自动更正。

    创建新的自动图文集条目

    同样，首先打开一个文档，其中包含您想要制作成可重复使用的片段的文本。

    1. 选择要转换为自动图文集条目的文本块，包括图像。
    1. 按Alt + F3 。 这将启动一个Create New Building Block对话框，您将在其中有几个选项。
    2. 填写信息，确保包含唯一的名称和描述。
    1. 选择确定。

    使用 Microsoft Word 自动图文集条目

    现在，要使用您刚刚创建的自动图文集条目，请按照下列步骤操作。

    1. 选择工具栏上的插入选项卡。
    2. 选择Quick Parts ，然后选择AutoText 。
    3. 选择您想要的自动图文集条目，它将被插入到您的 Word 文档中。

    通过自动更正使用自动文本条目

    或者，您可以通过键入条目的名称来插入您创建的自动图文集条目。 此方法本质上是使用自动更正功能。 例如，使用上面的自动图文集条目，您可以开始键入“利用敏捷框架”，您会看到一个工具提示出现，上面写着“（按 ENTER 插入）”。

    当您按下Enter时，完整的自动图文集块将被插入到您的文档中。

    如果您没有看到“（按 ENTER 插入）”工具提示，则需要启用Show AutoComplete Suggestions 。 您可以通过转到File > Options > Advanced并选中Show AutoComplete Suggestions旁边的框来做到这一点。

    向快速访问工具栏添加自动图文集条目

    如果您想减少插入 Microsoft Word 自动图文集所必须执行的操作数量，您可以将该条目添加到快速访问工具栏。

    1. 选择快速访问工具栏下拉箭头并选择更多命令。
    1. 在从下拉框中选择命令中，选择所有命令。
    1. 在左侧列表中找到自动图文集，然后选择添加按钮将其添加到右侧列表中。
    1. 选择确定。
    2. 现在您将看到一个自动图文集按钮已添加到快速访问工具栏。
    1. 要插入自动图文集条目，请选择自动图文集按钮，然后选择要插入到文档中的自动图文集条目。

    通过快捷方式使用自动图文集条目

    插入自动图文集条目的另一种方法是创建键盘快捷键。

    1. 右键单击工具栏功能区上的任意位置，然后选择自定义功能区...
    1. 选择对话框底部的自定义按钮。
    2. 在左侧的类别列表中，选择Building Blocks 。
    3. 在右侧的Building Blocks列表中，选择要为其创建键盘快捷键的 Building Block。
    4. 将光标放在按新快捷键字段中，然后键入要使用的键盘快捷键。 在下面的示例中，我们使用Alt + Ctrl + Shift + L作为键盘快捷键。
    1. 选择分配按钮。
    2. 选择关闭，然后选择确定。
    3. 现在，当您返回 Word 文档时，您可以使用刚刚创建的键盘快捷键插入自动图文集条目。

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