MicrosoftWordで定型句を作成して使用する方法

公開: 2021-05-05

ワードプロセッサは、MicrosoftがMS-DOS用のMicrosoftWordを最初にリリースした1980年代初頭から長い道のりを歩んできました。 その画期的な機能は、マウスで使用するように設計されていることでした。 現在のバージョンのMicrosoftWordには、コンテンツをより速く、より少ないミスで作成するためのMicrosoft Wordの定型句機能の使用など、ユーザーが当時は想像もできなかった機能が含まれています。

Wordを頻繁に使用する場合は、頻繁に使用するフレーズ、テキストのブロック、またはグラフィックが存在する可能性があります。 Wordのオートコレクトと定型句の機能は、これらの繰り返しのエントリをすばやく挿入して時間を節約できるように作られています。 例としては、手紙の最後に署名を追加したり、契約書や提案依頼書などの文書に定型文を挿入したりする場合があります。

目次

    オートコレクトと定型句の違い

    Microsoft Wordでは、オートコレクトを使用すると、最大255文字の再利用可能なテキストスニペットを作成できます。 これらのスニペットは、Wordだけでなく、OutlookやPowerPointなどのすべてのOfficeアプリでも利用できます。

    一方、定型句ははるかに堅牢です。 これは、はるかに大きなテキストブロックを制御するために作られています。 作成した定型句はWordテンプレートとともに保存され、使用している他のOfficeアプリでは使用できません。 オートコレクトと定型句はどちらも、デスクトップ版とオンライン版のMicrosoftWordで利用できます。

    オートコレクトを作成して使用する方法

    オートコレクトエントリを構成して使用するには、再利用可能なスニペットに変換するテキストを含むドキュメントを開きます。 以下の例では、 -123と入力したときに短いテキストブロックを挿入するようにオートコレクトを構成しています。

    1. 短い一連の文字を入力して、再利用する最大255文字のテキストを選択します。
    1. [ファイル]> [オプション]> [校正]に移動し、[オートコレクトオプション]ボタンを選択します。
    1. [入力時にテキストを置換する]チェックボックスがオンになっていることを確認します。
    1. 次に、[置換]セクションで、置換する文字を手順1で選択したテキストのブロックに入力します。この場合、文字-123を使用しています。 手順1で選択したテキストは、 [With]の下に表示されます。
    1. 最後に、[追加]、[ OK ]、[ OK ]の順に選択します。

    オートコレクトエントリの使用

    上記の手順で作成したオートコレクトエントリを使用するには、Word文書に-123と入力するだけで、これらの文字が手順1で選択したテキストのブロックに置き換えられます。

    定型句を作成して使用する方法

    255文字を超えるテキストや画像を含むテキストのブロックを自動的に挿入する場合は、オートコレクトの代わりにオートテキストを使用します。

    新しい定型句エントリの作成

    繰り返しになりますが、再利用可能なスニペットにするテキストを含むドキュメントを開くことから始めます。

    1. オートテキストエントリに変換する画像を含むテキストのブロックを選択します。
    1. Alt + F3を押します。 これにより、いくつかのオプションがある[新しいビルディングブロックの作成]ダイアログボックスが起動します。
    2. 情報を入力し、一意の名前と説明を必ず含めてください。
    1. [ OK]を選択します。

    MicrosoftWord定型句の使用

    ここで、作成した定型句エントリを使用するには、次の手順に従います。

    1. ツールバーの[挿入]タブを選択します。
    2. [クイックパーツ]、[定型句]の順に選択します。
    3. 必要な定型句を選択すると、Word文書に挿入されます。

    オートコレクトによる定型句の使用

    または、エントリの名前を入力して、作成した定型句を挿入することもできます。 この方法は、基本的にオートコレクト機能を使用しています。 たとえば、上記の定型句エントリを使用して、「アジャイルフレームワークを活用する」と入力し始めると、「（Enterキーを押して挿入）」というツールチップが表示されます。

    Enterキーを押すと、完全な定型句がドキュメントに挿入されます。

    「（Enterキーを押して挿入）」ツールチップが表示されない場合は、[オートコンプリート候補の表示]を有効にする必要があります。 これを行うには、 [ファイル] > [オプション] > [詳細]に移動し、[オートコンプリートの提案を表示する]の横のチェックボックスをオンにします。

    クイックアクセスツールバーへの定型句の追加

    Microsoft Word定型句を挿入するために実行する必要のあるアクションの数を減らしたい場合は、クイックアクセスツールバーにエントリを追加できます。

    1. [クイックアクセス]ツールバーのドロップダウン矢印を選択し、[その他のコマンド]を選択します。
    1. [コマンドの選択]ドロップダウンボックスで、[すべてのコマンド]を選択します。
    1. 左側のリストで定型句を見つけ、[追加]ボタンを選択して右側のリストに追加します。
    1. [ OK]を選択します。
    2. これで、定型句ボタンがクイックアクセスツールバーに追加されたことがわかります。
    1. 定型句を挿入するには、[定型句]ボタンを選択してから、ドキュメントに挿入する定型句を選択します。

    ショートカットによる定型句の使用

    定型句を挿入する別の方法は、キーボードショートカットを作成することです。

    1. ツールバーリボンの任意の場所を右クリックして、[リボンのカスタマイズ... ]を選択します。
    1. ダイアログボックスの下部にある[カスタマイズ]ボタンを選択します。
    2. 左側の[カテゴリ]リストで、[ビルディングブロック]を選択します。
    3. 右側の[ビルディングブロック]リストで、キーボードショートカットを作成するビルディングブロックを選択します。
    4. [新しいショートカットキーを押す]フィールドにカーソルを置き、使用するキーボードショートカットを入力します。 以下の例では、キーボードショートカットとしてAlt + Ctrl + Shift + Lを使用しています。
    1. [割り当て]ボタンを選択します。
    2. [閉じる] 、[ OK ]の順に選択します。
    3. これで、Word文書に戻ったら、作成したキーボードショートカットを使用して定型句を挿入できます。

    あなたが学んだトリックでより賢くそしてより速くなりなさい

    あなたが本当に詳細志向の人でなくても、上記のヒントはあなたがそうであるように見えるでしょう！ これらの機能を利用すれば、Word文書を作成するときに時間を節約し、エラーを減らすことができます。 必要に応じて、さらに一歩進んで、繰り返し実行する一連のアクション用にWordでいくつかのマクロを作成します。