如何在 Microsoft Word 中創建和使用自動圖文集

已發表: 2021-05-05

自 1980 年代初微軟首次發布 Microsoft Word for MS-DOS 以來，文字處理器已經取得了長足的進步。 它的開創性特點是它被設計為與鼠標一起使用。 今天的 Microsoft Word 版本包含了用戶當時甚至無法想像的功能，包括使用 Microsoft Word 的自動圖文集功能以更快地創建內容並減少錯誤。

如果您經常使用 Word，則可能存在您經常使用的短語、文本塊或圖形。 Word 的自動更正和自動圖文集功能可幫助您快速插入這些重複條目，從而節省您的時間。 示例可能是在信函末尾添加您的簽名，或將樣板語言插入合同或提案請求等文檔中。

目錄

    自動更正和自動圖文集的區別

    在 Microsoft Word 中，自動更正允許您創建可重複使用的文本片段 — 最多 255 個字符。 然後，您不僅可以在 Word 中使用這些片段，還可以在 Outlook 和 PowerPoint 等所有 Office 應用程序中使用這些片段。

    另一方面，自動圖文集更加健壯。 它用於控制更大的文本塊。 您創建的自動圖文集條目與您的 Word 模板一起保存，並且在您使用的其他 Office 應用程序中不可用。 自動更正和自動圖文集在 Microsoft Word 的桌面和在線版本中都可用。

    如何創建和使用自動更正

    要配置和使用自動更正條目，請打開包含要轉換為可重複使用片段的文本的文檔。 在下面的示例中，我們將自動更正配置為在鍵入-123時插入一小段文本。

    1. 通過鍵入一系列短字符，最多可選擇 255 個要重複使用的文本字符。
    1. 轉到文件>選項>校對，然後選擇自動更正選項按鈕。
    1. 確保選中“鍵入時替換文本”複選框。
    1. 接下來，在“替換”部分，鍵入要替換為在步驟 1 中選擇的文本塊的字符。在本例中，我們使用字符-123 。 您在步驟 1 中選擇的文本將出現在With下。
    1. 最後，選​​擇Add ，然後選擇OK ，然後再次選擇OK 。

    使用自動更正條目

    現在，要使用按照上述步驟創建的自動更正條目，只需在 Word 文檔中鍵入-123 ，這些字符將替換為您在步驟 1 中選擇的文本塊。

    如何創建和使用自動圖文集

    如果要自動插入長度超過 255 個字符或包含圖像的文本塊，請使用自動圖文集而不是自動更正。

    創建新的自動圖文集條目

    同樣，首先打開一個文檔，其中包含您想要製作成可重複使用的片段的文本。

    1. 選擇要轉換為自動圖文集條目的文本塊，包括圖像。
    1. 按Alt + F3 。 這將啟動一個Create New Building Block對話框，您將在其中有幾個選項。
    2. 填寫信息，確保包含唯一的名稱和描述。
    1. 選擇確定。

    使用 Microsoft Word 自動圖文集條目

    現在，要使用您剛剛創建的自動圖文集條目，請按照下列步驟操作。

    1. 選擇工具欄上的插入選項卡。
    2. 選擇Quick Parts ，然後選擇AutoText 。
    3. 選擇您想要的自動圖文集條目，它將被插入到您的 Word 文檔中。

    通過自動更正使用自動文本條目

    或者，您可以通過鍵入條目的名稱來插入您創建的自動圖文集條目。 此方法本質上是使用自動更正功能。 例如，使用上面的自動圖文集條目，您可以開始鍵入“利用敏捷框架”，您會看到一個工具提示出現，上面寫著“（按 ENTER 插入）”。

    當您按下Enter時，完整的自動圖文集塊將被插入到您的文檔中。

    如果您沒有看到“（按 ENTER 插入）”工具提示，則需要啟用Show AutoComplete Suggestions 。 您可以通過轉到File > Options > Advanced並選中Show AutoComplete Suggestions旁邊的框來做到這一點。

    向快速訪問工具欄添加自動圖文集條目

    如果您想減少插入 Microsoft Word 自動圖文集所必須執行的操作數量，您可以將該條目添加到快速訪問工具欄。

    1. 選擇快速訪問工具欄下拉箭頭並選擇更多命令。
    1. 在從下拉框中選擇命令中，選擇所有命令。
    1. 在左側列表中找到自動圖文集，然後選擇添加按鈕將其添加到右側列表中。
    1. 選擇確定。
    2. 現在您將看到一個自動圖文集按鈕已添加到快速訪問工具欄。
    1. 要插入自動圖文集條目，請選擇自動圖文集按鈕，然後選擇要插入到文檔中的自動圖文集條目。

    通過快捷方式使用自動圖文集條目

    插入自動圖文集條目的另一種方法是創建鍵盤快捷鍵。

    1. 右鍵單擊工具欄功能區上的任意位置，然後選擇自定義功能區...
    1. 選擇對話框底部的自定義按鈕。
    2. 在左側的類別列表中，選擇Building Blocks 。
    3. 在右側的Building Blocks列表中，選擇要為其創建鍵盤快捷鍵的 Building Block。
    4. 將光標放在按新快捷鍵字段中，然後鍵入要使用的鍵盤快捷鍵。 在下面的示例中，我們使用Alt + Ctrl + Shift + L作為鍵盤快捷鍵。
    1. 選擇分配按鈕。
    2. 選擇關閉，然後選擇確定。
    3. 現在，當您返回 Word 文檔時，您可以使用剛剛創建的鍵盤快捷鍵插入自動圖文集條目。

    用你學到的技巧變得更聰明更快

    即使你不是一個真正注重細節的人，上面的提示也會讓你看起來像！ 如果您利用這些功能，您將在撰寫 Word 文檔時節省時間並減少錯誤。 如果您願意，可以更進一步，在 Word 中為您重複執行的任何一系列操作創建一些宏。