Was ist eine virtuelle Telefonnummer? Seine Vorteile und wie man einen bekommt

Kleine Unternehmen, die in neue lokale und globale Märkte expandieren, tun dies über virtuelle Telefonnummern. Diese bieten mehr Flexibilität als herkömmliche Telefonnummern, da keine festverdrahtete Verbindung besteht.

Virtuelle Telefonnummern, die manchmal als Durchwahlnummern (DID) bezeichnet werden, ermöglichen es Ihnen, weit entfernte Kunden zu erreichen und Ihrem Unternehmen eine nationale Präsenz zu verleihen, selbst wenn Sie gerade erst begonnen haben, außerhalb Ihres Heimatmarktes zu expandieren.

Werfen wir einen Blick darauf, was eine virtuelle Telefonnummer ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie hat und wo man sie bekommt.

• Was ist eine virtuelle Telefonnummer?
• Wie funktioniert eine virtuelle Telefonnummer?
• Einschränkungen traditioneller Telefonnummern
• Vorteile einer virtuellen Telefonnummer
• So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer
• Die 5 besten Anbieter virtueller Telefonnummern
• Side-by-Side-Anbietervergleich
• Häufig gestellte Fragen zu virtuellen Telefonnummern

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Cloud-basierte Nummer, mit der ein Unternehmen unabhängig von herkömmlichen Festnetzen erreicht werden kann. Virtuelle Telefonnummern verwenden das Internet, um eine Verbindung zu Telefonnetzen herzustellen, ohne dass eine herkömmliche Leitung oder Vermittlungsstelle erforderlich ist. Es gibt nur sehr wenig physische Hardware mit einer virtuellen Telefonnummer, sodass eingehende Anrufe auf jedem Gerät beantwortet werden können, das mit der Cloud verbunden ist.

Ihr Unternehmen kann von einem VoIP-Dienstanbieter so viele virtuelle Telefonnummern erwerben, wie es benötigt, um Einheimische in verschiedenen Märkten zu erreichen. Jede Nummer lässt sich einfach über VoIP-Software verwalten, und lokale Vorwahlen, 800-Vorwahlen und internationale Nummern können Ihrem Unternehmen zugewiesen werden. Die Software ermöglicht es Unternehmen wie Ihrem auch, Anrufe basierend auf geschäftlichen Anforderungen anzunehmen.

Möchten Sie Anrufe nach 17:00 Uhr an der Ostküste erhalten, nachdem die Geschäftszeiten eines Callcenters vorüber sind? Die Software für virtuelle Telefonnummern leitet eingehende Kundendienstanrufe stattdessen automatisch an die Callcenter an der Westküste weiter, die später geöffnet sind.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer nutzt das Internet, um Telefongespräche zu führen. Es ist keine SIM-Karte, Netzabdeckung oder physische Adresse erforderlich, um Anrufe zu tätigen oder zu empfangen. Es folgt den gleichen Regeln wie herkömmliche Festnetznummern – lokale und nationale Nummern haben 10 Ziffern, die die Vorwahl, die dreistellige Amtsleitung und die vierstellige Teilnehmernummer umfassen.

Um eine virtuelle Telefonnummer zu verwenden, benötigen Sie eine schnelle Internetverbindung über Kabel, LTE oder Wi-Fi-Netzwerk und ein Gerät wie einen Desktop, Laptop oder Smartphone. Wenn Ihre Internetverbindung nicht zuverlässig ist, kann die Anrufqualität darunter leiden.

Es ist kein Anschluss an das Kupferleitungsnetz erforderlich, was Ferngesprächsgebühren, teure Installationen und Anforderungen an die Festverdrahtung mit sich bringt.

Es gibt vier Haupttypen von virtuellen Telefonnummern, die Unternehmen verwenden.

• Vanity-Nummern – Diese verwenden einprägsame alphanumerische Ausdrücke oder Nummern, die es einfach machen, sich an Ihre Marke zu erinnern.
• Gebührenfreie Nummern – Dies sind nationale Nummern, die Kunden verwenden, um eine Marke von überall aus ohne Gebühren für Ferngespräche zu erreichen.
• Lokale Nummern – Lokale Telefonnummern verwenden bestimmte Vorwahlen, um ein Unternehmen lokaler erscheinen zu lassen, selbst wenn es sich weit entfernt befindet.
• Lokale internationale Nummern – Ähnlich wie lokale Nummern lassen lokale internationale Nummern ein Unternehmen für ausländische Märkte lokal erscheinen.

Einschränkungen traditioneller Telefonnummern

Da traditionelle PSTN-Leitungen an Drähte gekettet sind, muss ein Unternehmen viel mehr tun, um die gleichen Verbindungen zu erreichen, die es mit virtuellen Telefonnummern hätte. PSTN ist auf eine Nummer und eine Leitung beschränkt, sodass Callcenter mehrere Leitungen kaufen müssten, damit ihre Agenten weiterhin Telefonanrufe erhalten.

Diese Nummern sind auch fest verdrahtet, sodass Unternehmen ihre Dienste für eingehende Anrufe nicht über mehrere Callcenter mit derselben Einwahlnummer verteilen können. Wenn Sie ein Zentrum in Tuscon, AZ, und ein weiteres in Edison, NJ haben, müssen Sie bestimmte Nummern für die Anrufe haben, die an jeden Standort getätigt werden. Das PSTN-Netzwerk ist weltweit und hat eine riesige Installationsbasis, aber VoIP (Voice over Internet Protocol) beseitigt die Fesseln, spezifische Hardware für spezifische Verbindungen zu benötigen.

Vorteile einer virtuellen Telefonnummer

Es gibt mehrere einzigartige Vorteile für virtuelle Telefonnummern. Bei kleineren Unternehmen werden diese Nummern häufig verwendet, wenn der Geschäftsinhaber keine persönlichen Daten oder eine persönliche Nummer herausgeben möchte. Virtuelle Nummern rufen jedes kompatible Telefon an, und die meisten Dienste ermöglichen sogar Textnachrichten und Voicemail.

All dies wird mit derselben Paketvermittlungstechnologie verwaltet, die auch für andere internetbasierte Dienste verwendet wird. Es besteht keine Notwendigkeit zur Wartung von Telefonkabeln und es gibt keine offenen Stromkreise, die beim Telefonieren berücksichtigt werden müssen.

Es gibt mehrere andere Gründe, virtuelle Telefonnummern für ein kleines Unternehmen in Betracht zu ziehen.

Verknüpfen Sie Geschäftsstandorte mit einer Telefonnummer

Mit einer virtuellen Telefonnummer verwenden mehrere Standorte auf der ganzen Welt eine einzige, zentralisierte Nummer, um Anrufe entgegenzunehmen. Wenn ein Kunde in einer bestimmten Zeitzone Hilfe benötigt, bekommt er oder sie diese von Agenten in seiner Region der Welt. Die Verwendung von Nebenstellen mit virtuellen Nummern ist ebenfalls möglich, sodass ein Kunde, wenn er speziellere Hilfe benötigt, mit der richtigen Abteilung verbunden wird. Dies wird selbst dann durchgeführt, wenn das Zentrum der anfänglichen Nummer Hunderte von Kilometern von der Nebenstelle entfernt ist.

Zugang zu einem größeren Pool an Talenten

Es gibt keine physischen Einschränkungen, wenn es darum geht, ein Telefonzentrum auf der ganzen Welt mit virtuellen Telefonnummern zu eröffnen. Das bedeutet, dass Ihr geschäftliches Telefonsystem Kunden mit ihrem richtigen Agenten verbindet, unabhängig vom Herkunftsort oder Standort des Agenten. Da virtuelle Nummern unabhängig von herkömmlicher PSTN- und PBX-Hardware sind, erhalten Agenten unterwegs Anrufe auf ihren Smartphones und Laptops. Mit dieser Art von Konnektivität können Kunden leicht mit Agenten verbunden werden, die ihnen zuvor geholfen haben.

Auch die Zuordnung des Ursprungsortes zu einem Callcenter in der Nähe ist viel einfacher. Die Vereinigten Staaten und Kanada sind voll von regionalen Dialekten und lokalen Callcentern, die sich mit lokalen Fällen befassen, erleichtern es den Agenten, die Kundenbedürfnisse zu verstehen. Mit lokalen virtuellen Nummern können Unternehmen ganz einfach bestimmte Anrufe mit Agenten abgleichen, die den Dialekt oder Slang sprechen. Selbst wenn sie Hunderte von Kilometern entfernt sind, sieht der Anrufer die Vorwahl und denkt, dass der Anruf lokal weitergeleitet wird.

Überall Anrufe entgegennehmen

Virtuelle Telefonnummern bieten Mitarbeitern außerhalb des Büros mehr Flexibilität. Wenn beispielsweise eine Rezeptionistin aus der Ferne arbeiten muss, erhält sie dennoch alle Anrufe, die an das Unternehmen gerichtet sind. Dies geschieht über Desktop- oder mobile Apps. Da virtuelle Nummern mit Software für das Anrufmanagement geliefert werden, ist es einfach, Anrufweiterleitung oder Anrufweiterleitung zu verwenden, um sich mit anderen Abteilungen zu verbinden.

Einige VoIP-Software bietet die Funktion, Anrufe von Gerät zu Gerät weiterzuleiten. Ein auf einem Softphone eingehender Anruf wird schnell an ein Smartphone oder Mobiltelefon weitergeleitet, wenn der Mitarbeiter den Standort wechseln muss. Wenn ein Mitarbeiter einen geplanten Rückruf hat, geht er oder sie seiner Arbeit nach, ohne am Telefon warten zu müssen. Aufgrund der COVID-19-Pandemie wurde dies wichtig, weil virtuelle Telefonnummern es Mitarbeitern ermöglichten, Anrufe von zu Hause aus entgegenzunehmen, selbst wenn sie sozial weit entfernt waren.

Bereitstellung von Einwahlnummern für internationale Märkte

Einige Produkte gedeihen im Ausland, und eine der besten Möglichkeiten, in ausländische Märkte zu expandieren, besteht darin, Kunden eine lokale Nummer zur Verfügung zu stellen, um Ihr Unternehmen zu erreichen. Virtuelle Nummern sind nicht auf US-Vorwahlen und 800-Nummern beschränkt. Bei einigen Anbietern können Sie auch internationale Nummern erwerben, damit Ihre ausländischen Kunden Sie erreichen können.

Mit einer virtuellen Telefonnummer ist es einfach, ein Callcenter in einer Region wie Nova Scotia einzurichten und Anrufe von Kunden aus ausländischen Märkten wie Italien entgegenzunehmen. Der Anrufer muss keine Ferngespräche führen, und das Callcenter leitet diese Art von Anrufen an Agenten weiter, die sich mit der italienischen Sprache auskennen. Für den Anrufer gibt es keinen Hinweis darauf, dass er ins Ausland telefoniert, und Sie bieten denjenigen, die Ihre Marke aus ausländischen Märkten erreichen, ein starkes Kundenserviceerlebnis, ohne lokale Callcenter eröffnen zu müssen.

Da diese Technologie alle Anrufe an eine einzige Nummer weiterleitet, bietet sie eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass internationale Märkte über eine lokalisierte Einwahlnummer verfügen, über die Kunden das Unternehmen und die Abteilung erreichen, mit der sie sprechen und ihre Probleme schnell lösen müssen .

Messen Sie die Leistung von Vertrieb und Marketing

Im Marketing oder Vertrieb müssen Sie in der Lage sein, die Anzahl der erhaltenen Anrufe nachzuverfolgen, insbesondere wenn Sie Anrufe aus mehreren Kampagnen entgegennehmen. Sie können Marketingkampagnen bestimmte Telefonnummern zuordnen, anstatt Ihre Haupttelefonnummer zu verwenden, und die Leistung und Konversionsraten dieser Kampagnen effektiv messen.

Mit einer virtuellen Telefonnummer ist es einfach, den Erfolg in verschiedenen Märkten zu kartieren. Wenn sich beispielsweise Anrufer häufiger bei Ihrer Nummer mit der Vorwahl 515 einwählen, ist dies ein Indikator dafür, dass Ihre Kampagne möglicherweise mehr Des Moines-Anrufer hat. Vielleicht könnte die Kampagne in dieser Stadt gut auf ein anderes Gebiet übertragen werden, um den Umsatz zu steigern.

So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer

Egal, ob Sie eine gebührenfreie oder eine lokale Nummer suchen, bei den meisten Anbietern richten Sie während des Anmeldevorgangs virtuelle Geschäftstelefonnummern ein. In der Regel berechnen sie pro Telefonleitung und Monat und portieren alte Nummern zu ihrem Dienst. Vanity-, gebührenfreie und lokale Nummern sind alle über virtuelle Telefondienstanbieter wie Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva und UniTel Voice verfügbar.

Es gibt zwar Dienste, die kostenlose virtuelle Telefonnummern anbieten, aber sie bieten nicht die Möglichkeit, unbegrenzt zu telefonieren oder sich mit mehreren Benutzern zu verbinden. Wenn Sie möchten, dass Kundenanrufe ohne Einschränkungen an die richtige Stelle geleitet werden, ist ein Abonnementdienst die richtige Wahl.

Die 5 besten Anbieter virtueller Telefonnummern

Mehrere Anbieter liefern virtuelle Telefonnummern in ihre Pläne. In diesem nächsten Abschnitt werden wir uns fünf ansehen, die gebührenfreie, lokale und Vanity-Nummern bieten.

Nextiva

Nextiva bietet virtuelle Telefonnummern in jedem Staat. Dazu gehören gebührenfreie Nummern aller Präfixe, Vanity und lokale Optionen. Nextiva ist ein Anbieter, der Geschäftsinhabern Unified Communications bereitstellt, und Funktionen wie virtuelle Voicemail und eine automatische Telefonzentrale sind in ihren Plänen enthalten. Laut ihrer Website ist Nextiva „der größte lokale Anbieter virtueller Telefonnummern für Unternehmen im Land“.

Nextiva hat drei Business-Kommunikationspläne, darunter Basic, Pro und Enterprise. Jede davon ist auf die Kommunikation mit Kunden und zwischen Teammitgliedern ausgerichtet. Nextiva macht es auch relativ einfach, ältere Nummern in ihre virtuelle Telefonanlage zu portieren.

Nextiva bietet seinen Kunden:

• Telefon-, E-Mail- und Live-Chat-Support rund um die Uhr
• Gemeinsame Anrufpräsentation
• Gebündelte virtuelle Voicemail und automatische Telefonzentrale

RingCentral

RingCentral erleichtert die Auswahl einer gebührenfreien Nummer mit den Vorwahlen 800, 888, 877, 866, 855 oder 844. RingCentral hat auch eine vollständige UCaaS-Plattform für seine Benutzer, damit sie eine vollständige Suite von Geschäftskommunikationsoptionen erleben können.

Im Vergleich zu Grasshopper hat RingCentral eine Struktur, die für die meisten Unternehmensgrößen geeignet ist, und es stehen vier Business-Pläne zur Auswahl: Essentials, Standard, Premium und Ultimate.

RingCentral bietet seinen Kunden:

• Hunderte von Integrationen
• Visuelle Voicemail und Voicemail an E-Mail oder SMS
• 24/7-Support für den Standardplan und höher

Heuschrecke

Grasshopper ist ein VoIP-Anbieter, der für den Solopreneur bis hin zum mittelständischen Unternehmer konzipiert ist. Es ist vollgepackt mit Funktionen wie Gmail-Integration, geschäftlichen Textnachrichten, Anrufer-ID, Voicemail-Transkription und natürlich benutzerdefinierten Telefonnummern. Unsere umfassende Überprüfung der Preise und Pläne von Grasshopper hat die vielen Gründe aufgezeigt, warum dies die erste Wahl für kleine Unternehmen ist.

Grasshopper bietet seinen Kunden:

• Voicemail-Transkription
• Virtuelles Fax
• Gmail-Integration

GoToConnect

GoToConnect bietet eine Auswahl aus über 200 Vorwahlen. Eingehende Anrufe auf virtuellen Geschäftsnummern werden im Minutentakt abgerechnet, es sind aber auch monatliche Pauschaltarife verfügbar. Sie können auch Telefone von ihrer Website kaufen.

Sie können Kunden mehrere Vorwahlen anbieten, darunter 800-, 888-, 877-, 866-, 855- oder 844-Nummern. Für diejenigen, die von einem PSTN-System wechseln möchten, werden auch analoge Telefonadapter (ATA) angeboten. Dadurch können herkömmliche Telefone wie VoIP-Telefone funktionieren.

GoToConnect bietet seinen Kunden:

• Individuelle Anrufprotokolle
• Filter für eingehende Anrufe, um automatische Anrufer und Spam zu blockieren
• LDAP-Integration (Lightweight Directory Access Protocol) zur Optimierung der Benutzeranmeldung

UniTel Voice

UniTel Voice ist ein Dienstanbieter, der gebührenfreie virtuelle Nummern mit den Präfixen 800, 888, 877, 866, 855 und 844 gewährt. Es ermöglicht auch den Zugriff auf 833-Nummern, die 2017 von der FCC hinzugefügt wurden. UniTel unterscheidet, wenn Anrufer sich über die virtuelle Geschäftsnummer melden, indem die eingehende Nummer auf dem Gerätebildschirm angezeigt wird. Von hier aus ist es einfach, Anrufe anzunehmen oder weiterzuleiten.

UniTel Voice bietet seinen Kunden:

• Unbegrenzte Erweiterungen
• Transkription von Voicemail zu E-Mail
• Voice Talent Studio für individuelle Nachrichten

Side-by-Side-Anbietervergleich

Häufig gestellte Fragen zu virtuellen Telefonnummern

Nachfolgend haben wir einige der häufigsten häufig gestellten Fragen zu virtuellen Telefonnummern beantwortet.